মিটিং এবং সেশন, সাধারণ এবং বিশেষ বৈশিষ্ট্য। ব্যবসায়িক সভা এবং সম্মেলন পরিচালনা

একটি সভা যৌথ বিনিময়ের একটি উপায় ব্যবসা তথ্যনির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত গ্রহণ (যোগাযোগ) সহ। সভা সাধারণত জানানোর জন্য ব্যবস্থাপনা দ্বারা সংগঠিত হয় শ্রম সম্মিলিত.

একটি সভা পরিচালনা। বৈঠকে বিবাদ

অধস্তনদের সাথে যোগাযোগের সাধারণভাবে গৃহীত পদ্ধতি এবং একই সাথে একজন ম্যানেজারের কাজ সংগঠিত করার ফর্মগুলি হল উত্পাদন মিটিং এবং মিটিং।

সভা এবং সম্মেলনগুলি নির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত গ্রহণের সাথে একজন বসের নেতৃত্বে ব্যবসায়িক তথ্যের সম্মিলিত আদান-প্রদানের একটি উপায়।

উদ্দেশ্য দ্বারা তারা বিশিষ্ট হয় নিম্নলিখিত ধরনেরসভা এবং সম্মেলন:

পরিচায়ক (নতুন প্রকল্পের উপস্থাপনা, উন্নত প্রশিক্ষণ);

তথ্যগত (সংক্ষিপ্ত তথ্য, দৃষ্টিভঙ্গি অধ্যয়ন);

ব্যাখ্যামূলক (কিছু বিষয়ে কর্মীদের বোঝানো);

· সমস্যাযুক্ত (সমস্যার সমাধানের জন্য সম্মিলিত অনুসন্ধান);

· শিক্ষামূলক (প্রয়োজনীয় তথ্যের দৃষ্টি আকর্ষণ করা এবং কর্মের পদ্ধতির ব্যাখ্যা);

অপারেশনাল ("অপারেটিভ") (বিষয়ক অবস্থা সম্পর্কে বর্তমান তথ্য প্রাপ্ত করা এবং "বাধা" চিহ্নিত করা);

পরিকল্পনা সভা (পরবর্তী স্বল্প সময়ের জন্য কাজ এবং পরিকল্পনা সেট করা)

সমন্বয় (মিথস্ক্রিয়া নিশ্চিত করা

বিভাগ);

চূড়ান্ত (সময় বা উত্পাদন চক্রের জন্য ফলাফলের সংক্ষিপ্তকরণ);

গাম্ভীর্য (আনুষ্ঠানিক সারসংক্ষেপ,

কোম্পানির জন্য গুরুত্বপূর্ণ তারিখ বা ইভেন্ট, পুরস্কার সেরা কর্মচারী);

"শ্রম সমষ্টির সভা" (অন্য সকলের জন্য

মিটিংগুলিও কাজকে একত্রিত করে, তবে এই নামটি জোর দেয় যে সভায় কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলোচনা করা হয়, পরিচালনার চেয়ে যৌথ কাজের জন্য বেশি - কাজের শর্ত, প্রস্তুতি।

ছুটির দিন, অন্য কিছু অনানুষ্ঠানিক বিষয় যা সরাসরি উৎপাদনের সাথে সম্পর্কিত নয়; একই সিরিজ থেকে - ট্রেড ইউনিয়ন মিটিং)।

"মিটিং" এবং "মিটিং" শব্দগুলি প্রায়শই সমার্থক হিসাবে বিবেচিত হয়। যাইহোক, কঠোরভাবে বলতে গেলে, একটি সভা এবং একটি সম্মেলন উদ্দেশ্য এবং আচরণের পদ্ধতিতে পৃথক।

প্রয়োজনীয় বিশেষজ্ঞ এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য তাদের মতামত শোনে (একটি আলোচনার আয়োজন করে). সাধারণত, ব্যবস্থাপক, বিভাগীয় প্রধান, নেতৃস্থানীয় বিশেষজ্ঞদের অংশগ্রহণে মিটিং অনুষ্ঠিত হয় - অর্থাৎ যাদের মতামত তাৎপর্যপূর্ণ এবং গ্রহণকে প্রভাবিত করতে পারে।

সুতরাং, সভার কাজ হল কর্মশক্তিকে জানানো, সভার কাজ হল একটি যৌথ বিকাশ করা

সমস্যার সাথে জড়িতদের একটি সংকীর্ণ বৃত্তে সমাধান

বিশেষজ্ঞদের ব্যবসায়িক যোগাযোগের এই বিন্যাসের মধ্যে পার্থক্য ব্যুৎপত্তি বিশ্লেষণ করে সহজেই বোঝা যায়

তাদের নামের (উৎপত্তি): তারা একটি মিটিং এর জন্য জড়ো হয়

যে কোন উদ্দেশ্যে, তারা একটি সভা করার জন্য জড়ো হয়। প্রতিটি মিটিং একটি মিটিং, কিন্তু প্রতিটি মিটিং একটি মিটিং নয়। একটি সভা সাধারণত একটি সংকীর্ণ বিন্যাসকে জড়িত করে, তাই পরবর্তীতে আমরা বিস্তৃত দিকগুলি কভার করার জন্য একটি সভা সংগঠিত এবং পরিচালনা করার মৌলিক নীতিগুলি বিবেচনা করব৷

বৈঠকের প্রস্তুতি নিচ্ছেনএকটি লক্ষ্য নির্ধারণের সাথে শুরু হয়, একটি বিষয়, এজেন্ডা এবং অংশগ্রহণকারীদের গঠন সংজ্ঞায়িত করে।

একটি বৈঠকের কার্যকারিতা মূলত নির্ধারিত হয়

সময় এবং এর ধারণের স্থান, সেইসাথে এর রচনা

অংশগ্রহণকারীদের আপনাকে সভায় আমন্ত্রণ জানানো উচিত ন্যূনতম পরিমাণমানুষ - শুধুমাত্র যাদের ছাড়া এটি অকার্যকর হবে. (কখনও কখনও সভা শেষ হওয়ার আগে বরখাস্ত করা বুদ্ধিমানের কাজ হয় যাদের উপস্থিতি আর প্রয়োজন নেই।)

একটি সফল বৈঠকের ভিত্তি হল একটি সুগঠিত এজেন্ডা। এটি সাধারণত মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের আগে থেকেই জানিয়ে দেওয়া হয় যাতে তারা ইতিমধ্যেই জানে যে মিটিংয়ে কোন বিষয় নিয়ে আলোচনা করা হবে এবং তারা প্রস্তুতি নিতে পারে। যাই হোক না কেন, বৈঠকের একেবারে শুরুতেই এজেন্ডা ঘোষণা করতে হবে।

এজেন্ডা প্রায়ই একটি পৃথক নথি হিসাবে সম্পন্ন করা হয়. এই দলিল উভয়

একটি সভার ঘোষণা, এবং একটি আদেশের সাথে একটি সভা অনুষ্ঠিত হবে এবং এই ধরনের একটি বিষয়

এই জাতীয় প্রশ্ন এবং অমুক এবং অমুক অংশগ্রহণকারীরা। অতএব, অর্ডার বোর্ডে এটি পোস্ট করা বোধগম্য।

মিটিং এজেন্ডায় থাকতে হবে:

· সভার শিরোনাম (বিষয়);

সভার স্থান, সময় এবং সময়কাল সম্পর্কে তথ্য; .

· মিটিং অংশগ্রহণকারীদের সম্পর্কে তথ্য (যাদের উপস্থিত হওয়া উচিত);

· আলোচনার জন্য প্রশ্নের তালিকা (যদি প্রয়োজন হয়, বক্তাদের নামের সাথে);

নিয়ম - এজেন্ডা আইটেম সময় বন্টন. যদি সভার অবস্থা নগণ্য হয়, তবে এটি আলোচ্যসূচিতে বিষয়, সময় এবং স্থান, সমস্যাগুলির তালিকা এবং ইঙ্গিত করা যথেষ্ট।

কিছু মিটিং এর বিস্তারিত এজেন্ডা প্রয়োজন হয় না। উদাহরণস্বরূপ, কখনও কখনও একটি ছোট মিটিং জন্য

এটি মৌখিকভাবে স্থান এবং সময়, অংশগ্রহণকারীদের রচনা এবং ঘোষণা করার জন্য যথেষ্ট

বিষয় বৈঠকেই আলোচিত বিষয়গুলোর তালিকা তৈরি করা হবে।

সভা শুরু।সভা সর্বদা একজন ব্যক্তির নেতৃত্বে হয় -

প্রিসাইডিং অফিসার বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই নেতা নিজেই। সভার প্রথম, প্রাথমিক পর্যায়ে, চেয়ারম্যান, প্রথমত, প্রধান পদ্ধতিগত বিষয়গুলির প্রতি দৃষ্টি আকর্ষণ করেন: সভার বিষয় এবং উদ্দেশ্য, আলোচ্যসূচির বিষয়বস্তু, নিয়ম।

একটি সভা পরিচালনাএকজন পরিচালকের জন্য, এটি সর্বদা দুটি সমান্তরাল লাইনে বিভক্ত: পদ্ধতি বজায় রাখা এবং বিষয়বস্তু বজায় রাখা।

একটি সভা পরিচালনা

ম্যানেজারের অবস্থান যত বেশি হবে, তাকে সভা, আলোচনা, ব্যবসায়িক মিটিং এবং অন্যান্য ফর্মগুলিতে তত বেশি সময় দিতে হবে। আন্তঃব্যক্তিক যোগাযোগ. ম্যানেজারদের সময় প্রায়ই নষ্ট হয়।

বৈঠকে নির্ধারিত হয় ব্যাখ্যামূলক অভিধানপ্রদান করা ক্রিয়াপদের একটি ডেরিভেটিভ হিসাবে, অর্থাত্ কারো সাথে ষড়যন্ত্র করা, পরামর্শ করা, যৌথভাবে কিছু আলোচনা করা, "কোনও সমস্যা, ক্রিয়া, ব্যবস্থা নিয়ে আলোচনা করার জন্য নিবেদিত একটি সভা" হিসাবে যা সাধারণত অপারেশনাল বিষয়গুলিতে অনুষ্ঠিত হয়। "মিটিং" শব্দের সমার্থক শব্দ আছে - পাঁচ মিনিটের মিটিং, মিটিং, অপারেশনাল মিটিং, প্ল্যানিং মিটিং।

সুতরাং, একটি মিটিং এই ধরনের বোঝা যায় ব্যবস্থাপনা কার্যক্রম, যখন একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক অংশগ্রহণকারী পূর্ব-নির্ধারিত বিষয় নিয়ে আলোচনা ও সিদ্ধান্ত নিতে একটি নির্দিষ্ট সময়ে একটি পূর্বনির্ধারিত স্থানে জড়ো হয়।

মিটিংয়ের সময় একই সময়ে এত লোকের কাছ থেকে এত বেশি সময় নষ্ট করে এমন অন্য কোনও ধরণের কার্যকলাপ কমই আছে।

অতএব, সভাটি সংগঠন এবং এর পরিচালনার জন্য সমস্ত সাংগঠনিক এবং প্রযুক্তিগত ব্যবস্থাগুলির বিশদ অধ্যয়নের সাথে বিশেষভাবে সাবধানতার সাথে প্রস্তুত করা উচিত। সময় এবং অর্থ নষ্ট করার কারণগুলি প্রায়শই এই সত্যে মিথ্যা হয় যে অনেক সভা খারাপভাবে প্রস্তুত এবং সংগঠিত হয়, খারাপভাবে পরিচালিত হয় এবং খারাপভাবে সংক্ষিপ্ত হয়। ভি. মায়াকভস্কির কবিতা "দ্য সিটিং ওয়ানস" মনে রাখবেন।

আসুন একটি মিটিং বা মিটিংকে যতটা সম্ভব ফলপ্রসূ করার জন্য মূল নীতিগুলি দেখি।

সভার প্রস্তুতি তিনটি পর্যায়ে বাহিত হয়:

1. সাংগঠনিক বিষয় উন্নয়ন.

2. বিবেচনা করা হবে যে সমস্ত বিষয় আলোচনা.

3. একটি অফিস মিটিং পরিচালনা।

সভার উদ্দেশ্য হল "সমস্ত সূচনার সূচনা", যেহেতু আরও নির্দিষ্টভাবে সভার লক্ষ্যগুলি প্রণয়ন করা হয়, একটি ফলপ্রসূ ফলাফলের আশা তত বেশি হয় এবং এর বিপরীতে, অস্পষ্ট প্রণয়ন "ইস্যুটির অবস্থা নিয়ে আলোচনা করার জন্য" "নির্দিষ্ট কিছু লক্ষ্য করে না। অনেক সভায়, অংশগ্রহণকারীরা কোনভাবেই একমত হতে পারে না কারণ তারা আসলে বিভিন্ন বিষয়ে কথা বলছে।

একটি সভা প্রস্তুত করার কাজ শুরু হয় এটি অনুষ্ঠিত করার প্রয়োজনীয়তা, এটির জন্য যে বিষয়গুলি উত্থাপন করা হবে এবং প্রত্যাশিত অংশগ্রহণকারীরা, সভার সময় এবং স্থান সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়ার মাধ্যমে।

কাজের দিনের শুরুতে বা শেষে একটি মিটিং শিডিউল করা ভাল, যাতে কাজের দিন, কাজের ছন্দ ভেঙ্গে না যায় বা লোকেদের এক ধরণের ক্রিয়াকলাপ থেকে অন্যটিতে স্যুইচ করতে বাধ্য করা না হয়। আপনার সপ্তাহান্তের প্রাক্কালে এবং বিশেষ করে ছুটির দিনে মিটিং (মিটিং) করা উচিত নয়, কারণ ইভেন্টে অংশগ্রহণকারীদের তাড়াহুড়ো করা উচিত নয়। উপরন্তু, আপনি অবিলম্বে সভার অবস্থান সম্পর্কে চিন্তা করা প্রয়োজন.

আমন্ত্রণগুলি আঁকার আগে রুমটি অবশ্যই নির্বাচন করা উচিত, যাতে এটি সঠিকভাবে মিটিংয়ের অবস্থান নির্দেশ করে। একটি রুম নির্বাচন করার সময়, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা প্রথমে বিবেচনা করুন। পর্যাপ্ত সংখ্যক অতিরিক্ত আসন সরবরাহ করতে হবে: একটি ছোট সভার জন্য 2-3 অতিরিক্ত চেয়ার, বড় সভাগুলির জন্য কমপক্ষে 15-20 আসন। উপরন্তু, একটি রুম নির্বাচন করার সময়, প্রযুক্তিগত উপায় ব্যবহার করার সম্ভাবনা বিবেচনা করুন।

এজেন্ডা হল প্রথম নথি যা সভার প্রস্তুতির জন্য তৈরি করা হয়।

এজেন্ডা আঁকার সময়, প্রথমে আমন্ত্রিত আরও বেশি লোক আছে এমন সমস্যাগুলি রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়। সেগুলি পর্যালোচনা করার পরে, আমন্ত্রিত ব্যক্তিরা চলে যেতে পারেন। বাকি প্রশ্নগুলি জটিল এবং সময়সাপেক্ষ থেকে সহজতর করার জন্য কঠিন ক্রমে সাজানো হয়েছে।

আলোচ্যসূচি আলোচিত বিষয়গুলি নির্দেশ করে, প্রতিটি বিষয়ে রিপোর্ট করা ব্যক্তিদের নাম, আদ্যক্ষর এবং অবস্থান।

অংশগ্রহণকারীদের তালিকাটি দ্বিতীয় নথি যা প্রস্তুত করা দরকার।

শুধুমাত্র যাদেরকে এড়িয়ে যাওয়া যাবে না তাদেরকেই যে কোন ধরনের মিটিংয়ে আমন্ত্রণ জানানো উচিত। এগুলি হল সেই কর্মচারী যারা সরাসরি বিবেচনাধীন বিষয়গুলির দ্বারা প্রভাবিত হয় এবং সিদ্ধান্তের নির্বাহক বা কর্মচারীদের যাদের অনুরূপ সমস্যা সমাধানে বিশেষ জ্ঞান বা অভিজ্ঞতা রয়েছে। মিটিং অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা সীমিত করার পরামর্শ দেওয়া হয় (15 জনের বেশি নয়), অন্যথায় প্রক্রিয়াটি নিয়ন্ত্রণের অযোগ্য হয়ে যায়।

একটি ফলপ্রসূ সভা প্রস্তুত করার জন্য একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল আমন্ত্রণ। যদি একটি মিটিংয়ে একটি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়ার আশা করা হয়, তাহলে ম্যানেজারকে টেলিফোনে সচিবের মাধ্যমে অংশগ্রহণকারীদের আমন্ত্রণ জানানো উচিত নয়। এই ক্ষেত্রে, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের লিখিতভাবে আমন্ত্রণ পাঠাতে হবে। আমন্ত্রণ তারিখ, এজেন্ডা, বক্তা নির্দেশ করে এবং আমন্ত্রিতদের তালিকা নির্দেশ করতে পারে।

এটি আমন্ত্রিত ব্যক্তিদের সমস্যাযুক্ত পরিস্থিতির অবস্থার মাধ্যমে চিন্তা করার অনুমতি দেয়, একটি অবস্থান তৈরি করা এবং তাদের সিদ্ধান্তকে ন্যায্যতা দেওয়ার জন্য তথ্য সংগ্রহ করা সম্ভব করে, বৈঠকের সময়কাল নির্ধারণ করে ইত্যাদি।

সুতরাং, একটি এজেন্ডা থাকা, অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা, সভার স্থান এবং সময় জেনে, আমরা অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করতে শুরু করি। মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের আগেই অবহিত করা উচিত যাতে তারা তাদের কাজের দিন পরিকল্পনা করতে পারে।

বিজ্ঞপ্তি দুটি উপায়ে বাহিত হতে পারে: লিখিতভাবে (একটি আমন্ত্রণ পাঠিয়ে) বা মৌখিকভাবে (টেলিফোনের মাধ্যমে)।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জায়গাএকটি সভার জন্য প্রস্তুতির মধ্যে আলোচনার অধীন ইস্যুতে একটি খসড়া সিদ্ধান্ত বা চূড়ান্ত নথির খসড়া তৈরি করা জড়িত। এই সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য এবং চূড়ান্ত নথি অনুমোদন করার জন্যই সভা ডাকা হয়। প্রকল্পের উপস্থিতি আপনাকে নথিগুলির গভীরে অনুসন্ধান করতে, পরিবর্তন করতে এবং দ্রুত আলোচনা করতে দেয়। ইস্যুটি প্রস্তুতকারী কর্মচারীদের কাছ থেকে খসড়া সিদ্ধান্তের অনুরোধ করা এবং তাদের সম্পাদনের ব্যবস্থা করা প্রয়োজন।

মিটিংয়ের জন্য উদ্দিষ্ট সমস্ত নথি অবশ্যই কমপক্ষে 48 ঘন্টা আগে সংগ্রহ করতে হবে, মিটিংয়ের 24 ঘন্টা আগে অনুলিপি এবং বিতরণ করতে হবে।

একটি মিটিং প্রস্তুত করার সময়, আপনার এটি রাখার জন্য প্রয়োজনীয় আর্থিক খরচগুলি খুঁজে বের করা উচিত: একটি রুম ভাড়া করা এবং প্রদর্শন সরঞ্জাম, স্টেশনারি, ফুল, জল, একটি কফি বিরতির আয়োজন করা ইত্যাদি ক্রয় করা ব্যয় আইটেম।

প্রস্তুতিমূলক পর্যায়ে, সভা চলাকালীন কাজের মোট সুযোগ নির্ধারণ করা হয় এবং প্রয়োজনে, সভা প্রস্তুত করার জন্য একটি ওয়ার্কিং গ্রুপ তৈরি করার প্রস্তাব দেওয়া হয়। গোষ্ঠীর গঠন, কোন কর্মচারীদের কোন কাজটি করা উচিত এবং তাদের প্রত্যেকে কোন সময়ে মিটিং সার্ভিসিংয়ে জড়িত হবে তা সাবধানতার সাথে বিবেচনা করা প্রয়োজন। বিপুল সংখ্যক অংশগ্রহণকারীদের সাথে বড় সভা সংগঠিত করার সময়, সভা আয়োজনের বিষয়টি পরিচালনার আদেশ দ্বারা স্থির করা উচিত।

IN প্রস্তুতিমূলক পর্যায়এর মধ্যে অংশগ্রহণকারীদের পরিবহনের যত্ন নেওয়াও অন্তর্ভুক্ত।

প্রস্তুতিমূলক পর্যায়টি মিটিং রুম এবং এর প্রযুক্তিগত সরঞ্জামের প্রস্তুতির সাথে শেষ হয়।

সবচেয়ে ভালো জায়গাএকটি সভা অনুষ্ঠিত করার জন্য একটি বিশেষভাবে সজ্জিত রুম আছে গোল টেবিল, একটি দেয়াল ঘড়ি, একটি টেলিফোন এবং একটি নির্বাচক ছাড়া (এটি পাশের ঘরে একটি টেলিফোন এবং একটি নির্বাচক রাখার পরামর্শ দেওয়া হয় যাতে আপনি বাইরে গিয়ে সাহায্য পেতে পারেন বা অন্যদের বিভ্রান্ত না করে প্রয়োজনীয় বিশেষজ্ঞকে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন)। যে ঘরে সভা অনুষ্ঠিত হয় সেখানে অবশ্যই ভাল বায়ুচলাচল থাকতে হবে।

মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীরা কী ক্রমে বসবে তাতে কিছু যায় আসে না। মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের উপস্থিত হওয়ার আগে 6 জন অংশগ্রহণকারী দিয়ে শুরু হওয়া আসনের ক্রম অবশ্যই বিশেষ কার্ড ব্যবহার করে স্থাপন করতে হবে। প্রতিযোগী গোষ্ঠীর প্রতিনিধিদের একে অপরের বিপরীতে বসতে হবে না, অন্যথায় টেবিলের প্রতিটি প্রান্ত একটি পরিখাতে পরিণত হবে এবং দ্বন্দ্ব তাদের নিজেরাই দেখা দেবে। যারা শত্রুতা অনুভব করে তারা একে অপরের থেকে যতটা সম্ভব দূরে বসে থাকে।

নেতাকে কেন্দ্রে বসতে হবে। এটা বাঞ্ছনীয় যে তিনি সবচেয়ে বেশি সংখ্যক মিটিং অংশগ্রহণকারীদের চোখের দিকে তাকানোর সুযোগ পান।

সভা যথাসময়ে শুরু করতে হবে। যারা দেরি করে তাদের জন্য অপেক্ষা করে সময়মতো শাস্তি দেওয়ার কোনো মানে হয় না। একজন ম্যানেজার যিনি প্রথম মিটিংয়ে একজন অংশগ্রহণকারীর জন্য অপেক্ষা করেন তিনি দ্বিতীয় বৈঠকে সবার জন্য অপেক্ষা করবেন।

সভার উদ্দেশ্য সম্পর্কে চেয়ারপারসনকে খুব স্পষ্ট হতে হবে। মিটিং একটি ইতিবাচক নোট শুরু করা উচিত. যে সমস্যাটি সমাধান করা হচ্ছে তা অবশ্যই আকর্ষণীয়ভাবে, কল্পনাপ্রবণভাবে এবং অনুপ্রেরণার সাথে উপস্থাপন করতে হবে। সভার উদ্বোধন দুই মিনিটের বেশি স্থায়ী হওয়া উচিত নয়।

সভায় অংশগ্রহণকারীরা নাম ধরে কথা বলেন। শুধুমাত্র একজন ব্যক্তির সবসময় কথা বলা উচিত। অনেক কথা বলা সব সময় নীরব থাকার মতোই অশালীন। একজনের অতীতে ভ্রমণ এবং পৃথক অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা তৈরি বিষয় থেকে বিচ্যুতি সহ্য করা উচিত নয়। সভাটি ধারাবাহিকভাবে, ধাপে ধাপে, সমস্যার সমাধানের দিকে যেতে হবে।

আপনি পডিয়ামে বক্তৃতা অধীনস্থ ব্যক্তির কথায় মন্তব্য করতে পারবেন না, তার বক্তৃতার সময় তাকে বাধা দিতে পারবেন না, অথবা আলোচনার অধীন বিষয়ে মতামত পরিচালকের মতামতের সাথে মিল না হলে তাকে অভদ্রভাবে বাক্যটির মাঝখানে কেটে ফেলতে পারবেন না।

একটি গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টবৈঠকের নথিভুক্ত করছে, অর্থাৎ আলোচ্যসূচির বিষয়গুলো নিয়ে আলোচনার প্রক্রিয়া রেকর্ড করছে। সভা চলাকালীন এবং শেষ হওয়ার পরে, বক্তৃতার পাঠ্য সংগ্রহ করা প্রয়োজন যা আগে থেকে জমা দেওয়া হয়নি। মিটিংয়ের অগ্রগতি স্টেনোগ্রাফ করা, রেকর্ড করা, ভিডিও রেকর্ড করা বা রেকর্ড করা যেতে পারে।

অধিকাংশ সেরা বিকল্পঅপারেশনাল মিটিং জন্য তাদের রেকর্ডিং হয়. কার্যবিবরণী অবশ্যই সচিব বা বিশেষভাবে নিযুক্ত ব্যক্তিকে রাখতে হবে। বক্তৃতা রেকর্ডিংয়ের মান নির্ভর করে তার যোগ্যতা, আলোচিত বিষয়গুলির সারমর্ম অনুপ্রবেশ এবং বোঝার ক্ষমতার উপর। অতএব, কার্যবিবরণী গ্রহণকারী ব্যক্তির নিয়োগ সভার প্রস্তুতির একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। প্রোটোকল রাখা হয়, একটি নিয়ম হিসাবে, সংক্ষিপ্তভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে।

প্রোটোকলের পাঠ্যের মূল অংশটি এজেন্ডা আইটেমগুলির সাথে সম্পর্কিত বিভাগগুলিতে সংগঠিত হয়। প্রতিটি আইটেমের জন্য নিম্নলিখিত অংশ থাকতে পারে:

শুনেছি

পারফর্মড

সিদ্ধান্ত নেওয়া (সিদ্ধান্ত নেওয়া)

প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের জন্য বিভাগের চূড়ান্ত অংশ হল আলোচনার অধীন ইস্যুতে নেওয়া সিদ্ধান্তের একটি রেকর্ড। প্রোটোকল বাস্তবায়নের জন্য দায়ী ব্যক্তিদের একটি তালিকা নির্দিষ্ট করে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে, সেইসাথে ব্যক্তিদের যারা প্রোটোকলের সাথে নিজেদের পরিচিত করতে হবে।

সভায় অর্জিত ফলাফল সংক্ষিপ্ত এবং নিশ্চিতভাবে প্রণয়ন করা উচিত।

সিদ্ধান্তটি কী কী পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করা উচিত, কার কী দায়িত্ব রয়েছে, সিদ্ধান্তটি বাস্তবায়নের জন্য কার দায়িত্ব এবং কে এর বাস্তবায়ন নিয়ন্ত্রণ করে তা অবিলম্বে স্থাপন করা প্রয়োজন।

একটি সভা একটি বাধ্যতামূলক ইভেন্ট যেখানে একটি সংস্থার সমস্ত সদস্য অংশগ্রহণ করে, যেমন শেয়ারহোল্ডারদের বার্ষিক সভা বা সাধারণ সভাসমবায়ের সদস্যরা। একটি সভা অনুষ্ঠিত করার পদ্ধতিটি প্রাসঙ্গিক সংস্থার চার্টার দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় এবং গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি একটি বিশেষ নথিতে রেকর্ড করা হয় - সভার কার্যবিবরণী।

একটি মিটিংয়ের বিপরীতে, একটি মিটিংয়ে একটি নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট বৃত্ত দ্বারা অংশগ্রহণ করা হয়, সাধারণত বিভিন্ন কোম্পানি বা এন্টারপ্রাইজের বিভাগের প্রতিনিধিরা। সভাগুলি সাধারণত নিয়মিত হয় এবং কঠোরভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়

বিভক্ত সময়, প্রায়শই সপ্তাহে একবার, এবং বর্তমান সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা করার উদ্দেশ্যে, যদিও উৎপাদনের প্রয়োজনের কারণে অনির্ধারিত মিটিং হতে পারে। সভার কার্যবিবরণী প্রয়োজন হয় না, তবে সাধারণত সভার শেষে একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

ব্যবসায়িক সভাগুলি ব্যবসায়িক কথোপকথন এবং আলোচনায় বিভক্ত। ব্যবসায়িক কথোপকথনগুলি একটি বিনামূল্যের আকারে অনুষ্ঠিত হয়, উদ্ভূত যে কোনও সমস্যা নিয়ে আলোচনা করার উদ্দেশ্যে করা হয় এবং অগত্যা কোনও সিদ্ধান্তের সাথে শেষ হয় না। আলোচনা গুরুতর সমস্যা সমাধানের জন্য ডিজাইন করা হয় যৌথ কার্যক্রমউদ্যোগ, কার্যকলাপের ক্ষেত্রগুলির সীমাবদ্ধতা, উত্পাদন মূল্য নীতিইত্যাদি তারা চূড়ান্ত নথি বা মৌখিক ঘোষণা গ্রহণের সাথে শেষ হয়।

তাদের কাজের সুনির্দিষ্টতার কারণে, যে কোনও ব্যবসায়ীকে প্রায়শই বিভিন্ন সভা, সম্মেলন এবং অংশ নিতে হয় ব্যবসা মিটিংওহ, এবং নিজেও এই ইভেন্টগুলি সংগঠিত করুন। তাদের সংগঠিত এবং পরিচালনার জন্য প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি অনুসরণ করা প্রয়োজন, কারণ প্রায়শই সমস্ত বাণিজ্যিক কাজের সাফল্য এটির উপর নির্ভর করে।

একটি মিটিং, মিটিং বা আলোচনার প্রস্তুতির সময়, আপনাকে অবশ্যই:

1. নির্বাচন করুন এবং স্পষ্টভাবে একটি এজেন্ডা তৈরি করুন। এজেন্ডায় দুটি বা তিনটি প্রধান বিষয় এবং তিনটি বা চারটি ছোট বিষয় থাকতে পারে। যদি কয়েকটি প্রধান বিষয় থাকে, তবে সভাটি অবসরভাবে চলবে এবং পর্যাপ্ত সংখ্যক থাকলে একই পরিমাণ সময় নেবে এবং যদি প্রচুর সংখ্যক সমস্যা থাকে তবে আলোচনাটি অতিমাত্রায় পরিণত হবে।

2. অংশগ্রহণকারীদের গঠন নির্ধারণ করুন (মিটিং, আলোচনার জন্য)। ব্যতিক্রম হল উত্পাদন মিটিং, যা নিয়মিতভাবে (সাধারণত সপ্তাহে একবার) অংশগ্রহণকারীদের একটি ধ্রুবক রচনা সহ অনুষ্ঠিত হয়।

3. ইভেন্টের দিন এবং সময় নির্বাচন করুন। আলোচনা পরিচালনা করার সময়, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের সাথে দিন এবং সময় অগ্রিম সম্মত হয়।

4. ইভেন্টের দিন এবং সময় সম্পর্কে অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করুন। সভা করার সময়, এটি 5-7 দিন আগে করার পরামর্শ দেওয়া হয়। শুধুমাত্র এতে আমন্ত্রিত ব্যক্তিরা এবং যারা নিয়মিত মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারী নন তাদের উৎপাদন সভার দিন এবং সময় সম্পর্কে অবহিত করা হয়।

5. ইভেন্টের প্রত্যাশিত সময়কাল সেট করুন এবং এটি সম্পর্কে অংশগ্রহণকারীদের সতর্ক করুন। অভিজ্ঞতা দেখায় যে একটি মিটিং বা মিটিংয়ের শেষ সময় ঘোষণা করলে এর সময়কাল 10-15% কমে যায়।

6. একটি মূল বক্তব্য বা বার্তা প্রস্তুত করুন এবং প্রয়োজনীয় আলোচনায় অংশগ্রহণকারীদের চিহ্নিত করুন। প্রতিবেদনটি অবশ্যই সুনির্দিষ্ট হতে হবে, বিবেচনাধীন ইস্যুটির সারমর্ম প্রতিফলিত করতে হবে এবং উপসংহার অবশ্যই প্রমাণিত হতে হবে। একটি প্রতিবেদন বা বার্তার শব্দার্থ এবং অস্পষ্টতা শ্রোতাদের মধ্যে উদাসীনতা সৃষ্টি করে।

7. প্রাঙ্গনে নির্বাচন করুন এবং প্রস্তুত করুন। সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের থাকার জন্য রুমটি যথেষ্ট আরামদায়ক হয় তা নিশ্চিত করার জন্য যত্ন নেওয়া আবশ্যক। চেয়ারের অভাব হবে না। প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর সামনে টেবিলে আলোচনার আয়োজন করার সময়, শেষ নাম, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা এবং তিনি যে কোম্পানির প্রতিনিধিত্ব করেন তার নাম নির্দেশ করে একটি কার্ড রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়। টেবিলে কাগজ এবং লেখার পাত্রও থাকতে হবে এবং জলখাবার সরবরাহ করা যেতে পারে। আলোচনার সময় অল্প পরিমাণে বেকড পণ্যের সাথে চা বা কফি পরিবেশন করা ভাল ফর্ম হিসাবে বিবেচিত হয়।

আপনাকে ঠিক নির্ধারিত সময়ে কাজ শুরু করতে হবে। একটি মিটিং বা মিটিং শুরু করতে দেরি করলে পরবর্তী মিটিং খুব দেরিতে হয়। সমস্ত পক্ষের আলোচনার শুরুর সময়টি কঠোরভাবে পালন করার রীতি আছে;

একটি মিটিং (মিটিং) বা ব্যবসায়িক মিটিংয়ের সময় পরিবেশ বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া উচিত। অংশগ্রহণকারীদের প্রতি ব্যক্তিগত আক্রমণ এবং শোডাউন গ্রহণযোগ্য নয়।

সভা পরিচালনার জন্য একজন চেয়ারম্যান নির্বাচিত হন। চেয়ারম্যানের প্রধান দায়িত্ব হল:

প্রবিধান অনুসরণ করুন;

স্পিকারের নাম এবং অবস্থান ঘোষণা করুন, তিনি যে সংস্থার একজন প্রতিনিধি তার নাম।

সভার চেয়ারম্যানকে অবশ্যই কিছু প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে, যার মধ্যে প্রধান হল: যোগ্যতা, নিরপেক্ষতা, নিজেকে স্পষ্টভাবে এবং স্পষ্টভাবে প্রকাশ করার ক্ষমতা এবং অন্যের মতামতের প্রতি সহনশীলতা। চেয়ারম্যানের এক বা অন্য মতামত বা সভায় অংশগ্রহণকারীর জন্য তার পছন্দ দেখানোর বা তার মতামত চাপানোর অধিকার নেই। সবার পরে তাকে তার প্রস্তাবনা উপস্থাপন করতে হবে।

একটি গুরুত্বপূর্ণ পর্যায়কোনো মিটিং বা মিটিং হল সিদ্ধান্ত নেওয়া। এই ধরনের মুহুর্তে, সভা প্রায়শই অসহায় হয়ে পড়ে, যেন এটি শক্তি হারিয়ে ফেলে। এটি ঘটে কারণ অংশগ্রহণকারীরা বুঝতে অক্ষম যে এটি একটি সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়, অথবা তারা দ্বিধাবোধ করে, একটি পছন্দ করতে দ্বিধা করে। এই ধরনের ক্ষেত্রে, একটি অফার বেছে নেওয়া এবং এটি বিবেচনা করা চালিয়ে যাওয়া ভাল। বিতর্ক বন্ধ করার মুহূর্তটি মিস না করা গুরুত্বপূর্ণ - এর জন্য চেয়ারম্যানের অভিজ্ঞতা এবং দক্ষতা প্রয়োজন। ভাল উপায়- অন্তর্বর্তী ভোট। এটি আলোচনার পরবর্তী পর্যায়ে যোগ করে। যাইহোক, চূড়ান্ত ভোট নিয়ে খুব তাড়াহুড়ো করা উচিত নয়, কারণ এটা সম্ভব যে একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া হবে যা সংখ্যালঘুদের দ্বারা প্রত্যাখ্যান করা হবে। এই ক্ষেত্রে, সংখ্যালঘু সদস্যরা সংখ্যাগরিষ্ঠকে ভুল প্রমাণ করার জন্য কাজ করা শুরু করতে পারে, যার ফলে আলোচনা পুনরায় শুরু হতে পারে এবং ইতিমধ্যে অর্জিত ফলাফলগুলি নষ্ট হতে পারে।

একটি বিশেষ ধরনের মিটিং হল তথাকথিত "মগজগল্প"। একটি জটিল সমস্যা সমাধান, একটি বিভ্রান্তিকর পরিস্থিতি থেকে একটি উপায় খুঁজে বের করতে বা একটি দায়িত্বশীল সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হলে এই ধরনের সভা অনুষ্ঠিত হয়।

এই জাতীয় সভা পরিচালনা করার জন্য, প্রথমত, কাজটি পরিষ্কারভাবে প্রণয়ন করা প্রয়োজন - শুধুমাত্র একটি, সবচেয়ে কঠিন বা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। এটি পরামর্শ দেওয়া হয় যে আলোচনায় 7-12 জনের বেশি অংশ গ্রহণ করবেন না। চেয়ারগুলিকে একটি বৃত্তে সাজানোর পরামর্শ দেওয়া হয় যাতে কোনও "গ্যালারি" এবং "প্রেসিডিয়াম" না থাকে। আলোচনার সময় কঠোরভাবে নির্ধারণ করা প্রয়োজন। সময়ের অভাব মানসিক চাপ তৈরি করে, যা মস্তিষ্কের কার্যকলাপকে উদ্দীপিত করে। সর্বোত্তম সময়এই ধরনের মিটিং প্রায় 30 মিনিট সময় নেয়। পেশ করা প্রস্তাবের সমালোচনা করা উচিত নয়। নৈতিক হুমকির পরিস্থিতিতে বেশিরভাগ মানুষ সৃজনশীলভাবে কাজ করতে পারে না; একটি আলোচনার শুরুতে, একটি নিয়ম হিসাবে, সাধারণ, খালি ধারণাগুলি সামনে রাখা হয়। সমালোচনার উপর নিষেধাজ্ঞা যেকোন ধারণাকে সামনে রাখা সহজ করে তোলে, যার মধ্যে কিছু খুব মূল্যবান হতে পারে। এটি নির্বাচন করার পরামর্শ দেওয়া হয় সেরা ধারণা, সবচেয়ে খারাপটি পরিত্যাগ করার পরিবর্তে, যা এখন অনুপযুক্ত বলে মনে হচ্ছে তা পরে কাজে লাগতে পারে। ধারণার লেখকত্ব প্রতিষ্ঠা করার দরকার নেই - সর্বোত্তম ধারণাগুলি সর্বদা যৌথ সৃজনশীলতার ফসল।

যখন মনে হয় একটা উপায় পাওয়া গেছে কঠিন পরিস্থিতি, এটি দুটি গ্রুপে বিভক্ত করার পরামর্শ দেওয়া হয় - "সমর্থক" এবং "বিরোধী" এবং খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন দুর্বল পয়েন্টউন্নত সমাধানে। চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত স্পষ্টভাবে প্রণয়ন এবং লিখতে হবে।

এন্টারপ্রাইজ ম্যানেজমেন্টের একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক হল মিটিং এবং কনফারেন্স, যার সময় ব্যবসায়িক যোগাযোগ করা হয়। সভা এবং সম্মেলনগুলি কার্যকরভাবে অনুষ্ঠিত হয় তা নিশ্চিত করার জন্য, তাদের নেতাদের (চেয়ারম্যানদের) নিম্নলিখিত সুপারিশগুলি অনুসরণ করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে। সভার আগে (সভা):

1. একটি এজেন্ডা প্রস্তুত করুনঅর্থাৎ, মিটিংয়ে (মিটিংয়ে) সমাধান করতে হবে এমন সমস্যার একটি তালিকা। এই প্রশ্নগুলি উভয় বাস্তবায়নের সাথে সম্পর্কিত হতে পারে

উভয়ই পূর্বে নেওয়া সিদ্ধান্ত এবং নতুন সমস্যা যা আগের বৈঠকের পর থেকে উদ্ভূত হয়েছে।

2. মিটিংয়ে কারা উপস্থিত হবে তা নির্ধারণ করুন,এবং তাদের অগ্রিম অবহিত করুন। একটি নিয়ম হিসাবে, কাজের দলের সমস্ত সদস্য উত্পাদন সভায় উপস্থিত থাকে। শুধুমাত্র সেই সমস্ত কর্মচারী যারা উদ্ভূত সমস্যাগুলি সমাধান করতে সক্ষম তাদের সভায় আমন্ত্রণ জানানো হয়।

3. একটি উপযুক্ত স্থান এবং সময় চয়ন করুন।নিশ্চিত করুন যে জায়গাটি আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত কিছু দিয়ে সজ্জিত। এই বিষয়গুলো নিয়ে আলোচনা করার জন্য প্রয়োজনীয় সময় নির্ধারণ করুন। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে মিটিং (মিটিং) এর আদর্শ সময়কাল দেড় ঘন্টার বেশি নয়। যদি মিটিংটি দীর্ঘস্থায়ী হয় তবে বিরতির অনুমতি দিন।

4. এজেন্ডা তুলে ধরুন।এজেন্ডা মিটিংয়ের বেশ কয়েক দিন আগে কর্মচারীদের হাতে থাকা উচিত যাতে তারা সভার জন্য প্রস্তুতি নিতে পারে।

5. প্রধান বক্তা এবং সহ-স্পীকার আগে থেকেই নির্ধারণ করুন।

6. তাদের অবস্থান খুঁজে বের করতে প্রতিটি মিটিং অংশগ্রহণকারীদের সাথে প্রাক-কথোপকথন।এটি আপনাকে অনুমান করতে সাহায্য করবে সংঘর্ষের পরিস্থিতিএবং দলের সংহতি বজায় রেখে তাদের সমাধানের পরিকল্পনা করুন।

7. সভা করার জন্য ঘরের পছন্দ গুরুত্বপূর্ণ।রুম সজ্জিত করা আবশ্যক আরামদায়ক আসবাবপত্র, স্বাভাবিক বায়ু তাপমাত্রা আছে. মিটিং অংশগ্রহণকারীদের একটি গোল টেবিলে রাখা ভাল, তাদের প্রত্যেকে অন্য সবার মুখোমুখি। যোগাযোগের উন্নতির জন্য, অংশগ্রহণকারীদের সামনে পূর্ণ নাম সহ চিহ্নগুলি ইনস্টল করার পরামর্শ দেওয়া হয়, উপস্থিত প্রত্যেকের কাছে স্পষ্টভাবে দৃশ্যমান।

বৈঠকের সময় (সভা):

1. এজেন্ডা নিয়ে আলোচনা করুনএবং, যদি প্রয়োজন হয়, সম্প্রতি উদ্ভূত নতুন পরিস্থিতি বিবেচনায় নেওয়ার জন্য এটি সংশোধন করুন।

2. সময় ট্র্যাক রাখুন যাতে নিয়ম অনুসরণ করা হয়,যেহেতু পরবর্তী আলোচনা তা ব্যাহত করতে পারে।

3. নিশ্চিত করুন যে মিটিং অংশগ্রহণকারীদের মত প্রকাশের স্বাধীনতা আছে, তাদের অবস্থান নির্বিশেষে।যারা তাদের প্রকৃতির কারণে উদ্যোগ নিতে অভ্যস্ত তাদের শক্তিকে কৌশলে সংযত করা প্রয়োজন, কম সক্রিয় অংশগ্রহণকারীদের আগে কথা বলার সুযোগ দেওয়া।

4. আলোচনার সময়, প্রকাশিত মতামতের ক্ষেত্রে নিরপেক্ষ অবস্থান নিন।

5. উদীয়মান দ্বন্দ্ব পর্যবেক্ষণ করুন এবং প্রয়োজনে হস্তক্ষেপ করুন।পরিস্থিতি সামাল দিতে মধ্যস্থতাকারী হিসেবে কাজ করুন।

6. দলটি সিদ্ধান্ত নিতে প্রস্তুত কিনা তা দেখতে পর্যায়ক্রমে পরীক্ষা করুন।আপনি অবশ্যই সেই মুহূর্তটি মিস করবেন না যখন গ্রুপ একটি চুক্তিতে পৌঁছেছে এবং একটি নতুন আলোচনা আর উল্লেখযোগ্য কিছু যোগ করতে পারে না।

7. গ্রুপের তৈরি সিদ্ধান্ত গ্রহণের নিয়ম মেনে চলুন।মতানৈক্য থাকলে, একটি ভোট হতে হবে এবং সংখ্যাগরিষ্ঠ ভোটের মাধ্যমে একটি সিদ্ধান্ত নিতে হবে।

8. মিটিং শেষ করার আগে, কাজের সংক্ষিপ্ত বিবরণ।আবার দেখা করার দরকার আছে কিনা তা গ্রুপ থেকে জেনে নিন। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে লোকেরা পরবর্তী পদক্ষেপগুলি কী হওয়া উচিত তা পরিষ্কার বোঝার সাথে মিটিং ছেড়ে চলে যায়৷ যখন কোন সিদ্ধান্তে পৌঁছানো ছাড়াই একটি মিটিং শেষ হয়, তখন হতাশা এবং হতাশার অনুভূতি হতে পারে।

বৈঠকের পর:

1. শেষ বৈঠকের (সভা) অগ্রগতি বিশ্লেষণ করুন।সভাটি তার কাজগুলি পূরণ করেছে কিনা এবং এর পরে গ্রুপের সংহতি জোরদার হয়েছে কিনা তা বিবেচনা করা দরকার।

2. মিটিং (গুলি) এর একটি সারাংশ প্রস্তুত করুন এবং বিতরণ করুন।কী বিষয়ে একমত হয়েছিল, কী সমস্যাগুলি সমাধান করা হয়েছিল এবং কী পরবর্তী পদক্ষেপগুলি নেওয়া উচিত তা রেকর্ড করা দলের সদস্যদের তাদের করা কাজের কথা মনে করিয়ে দেওয়া উচিত।

3. অনানুষ্ঠানিক কথোপকথনের মাধ্যমে ভাঙা সম্পর্ক পুনরুদ্ধার করুন।যদি একটি মিটিং চলাকালীন একটি উত্তপ্ত বিতর্ক হয়, তাহলে সম্ভবত গ্রুপের কিছু সদস্য ভেঙ্গে পড়েছেন এবং বিরক্ত বা ক্ষুব্ধ হয়ে মিটিং ত্যাগ করেছেন। তাদের সাথে কথা বলুন এবং তাদের শান্ত করুন।

4. লক্ষ্য করুন কিভাবে গ্রুপের সদস্যরা তাদের উপর অর্পিত কাজগুলো মোকাবেলা করে।কর্মচারীরা নির্দিষ্ট কাজ করার সময় কোন সমস্যা দেখা দিয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করা প্রয়োজন।

সভা আয়োজনের সাধারণ অসুবিধাগুলি হল:

অযৌক্তিকভাবে বড় সংখ্যক মিটিং;

সভার অস্পষ্ট বিষয়;

অপ্রয়োজনীয় কথাবার্তার কারণে সময়ের অপচয়;

অযৌক্তিকভাবে বিপুল সংখ্যক অংশগ্রহণকারী;

অংশগ্রহণকারীদের অপর্যাপ্ত সংখ্যা;

প্রয়োজন থাকা সত্ত্বেও প্রোটোকলের অভাব;

সিদ্ধান্তের অপর্যাপ্তভাবে স্পষ্ট প্রণয়ন।

আপনার ভালো কাজকে জ্ঞান ভান্ডারে জমা দেওয়া সহজ। নীচের ফর্ম ব্যবহার করুন

ভাল কাজসাইটে>

ছাত্র, স্নাতক ছাত্র, তরুণ বিজ্ঞানী যারা তাদের অধ্যয়ন এবং কাজে জ্ঞানের ভিত্তি ব্যবহার করেন তারা আপনার কাছে খুব কৃতজ্ঞ হবেন।

http://www.allbest.ru/ এ পোস্ট করা হয়েছে

সঙ্গেদখল

• ভূমিকা
• 1.1। "মিটিং" এবং "সেশন" এর ধারণা
• 1.2। সভার সংগঠন
• 1.3। মিটিং এর ধরন এবং আয়োজন
• 1.4। মিটিং এবং সেশনের কার্যকারিতা উন্নত করা
• উপসংহার

ভূমিকা

বিষয় পরীক্ষা কাজ"মিটিং এবং সেশন, সাধারণ এবং বিশেষ বৈশিষ্ট্য।"

মধ্যে বিভিন্ন ধরনেরনেতার কার্যক্রম সর্বাধিক সংখ্যাসময়, এবং বাকি কাজ থেকে বিরতি সঙ্গে, মিটিং দ্বারা শোষিত হয়.

পরীক্ষার উদ্দেশ্য হল সভা এবং সভাগুলির সাধারণ এবং বিশেষ বৈশিষ্ট্যগুলি পরীক্ষা করা।

এই লক্ষ্য অনুসারে, নিম্নলিখিত কাজগুলি চিহ্নিত করা হয়েছিল:

1. মিটিং এবং মিটিংয়ের ধারণাগুলি বিবেচনা করুন।

2. সভা এবং সম্মেলনের সংগঠন বিবেচনা করুন।

3. মিটিং এবং মিটিং এর দক্ষতা বৃদ্ধির জন্য প্রধান সুযোগ বিবেচনা করুন।

বস্তুটি সম্মিলিত সিদ্ধান্তের বিকাশের একটি রূপ।

বিষয়- সভা-সমাবেশ।

ছাড়া ব্যবসা কথোপকথনএবং বাণিজ্যিক আলোচনা, ব্যবসায়িক অনুশীলনে, ব্যবসায়িক কথোপকথনের বিশেষ ফর্মগুলি ব্যাপক - মিটিং, যা নির্দিষ্ট বিষয়গুলির উন্মুক্ত সমষ্টিগত আলোচনার একটি উপায়।

ম্যানেজারের কাজের শৈলী মূলত তার বিভিন্ন ধরণের মিটিং এবং মিটিং পরিচালনা করার "প্রজ্ঞা" এর দক্ষতা দ্বারা নির্ধারিত হয়, যা গ্রহণ করে। উল্লেখযোগ্য অংশকাজের সময় এবং সরাসরি ব্যবস্থাপনা ফাংশনের সাথে সম্পর্কিত।

এই ক্রিয়াকলাপগুলির প্রতি একটি দায়িত্বশীল মনোভাব শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠান, সংস্থার পরবর্তী ক্রিয়াকলাপগুলিতে তাদের প্রভাবের কার্যকারিতা বা অকার্যকরতার দ্বারা নয়, ব্যয় করা সময়ের পরিমাণ দ্বারাও নির্ধারিত হয়। একটি বড় সংখ্যাসভায় উপস্থিত অংশগ্রহণকারীরা।

ব্যবসায়িক কথোপকথনের একটি ফর্ম হিসাবে গ্রুপ আলোচনা অনেক আছে ইতিবাচক দিক. প্রথমত, এটি চিন্তা করার দক্ষতা বাড়ায়। রাশিয়ান প্রবাদ "একটি মন ভাল, কিন্তু দুটি ভাল" কোথাও থেকে উদ্ভূত হয়নি; গভীর অর্থ. প্রকৃতপক্ষে, মানুষের চিন্তার স্বতন্ত্রতা হল যে এটি যৌথ বৌদ্ধিক ক্রিয়াকলাপের পরিস্থিতিতে বিশেষভাবে কার্যকর, যেহেতু বৌদ্ধিক ফলাফলগুলি যোগ করে না, তবে গুণিত হয়। জানা যায়, বেশিরভাগ ফলপ্রসূ ধারণার জন্ম হয় যখন যৌথ বিনিময়চিন্তা

দ্বিতীয়ত, বৈঠকের সময় কর্মীদের সৃজনশীল সম্প্রদায়কে শক্তিশালী করা হয়, স্বতন্ত্র কর্মীদের স্বার্থ অন্তর্ভুক্ত করা হয় ইউনিফাইড সিস্টেমযৌথ কাজ, এবং এর অংশগ্রহণকারীদের ব্যবসায়িক যোগ্যতাও উন্নত করে। তৃতীয়ত, যৌথ মানসিক কাজে এটি প্রকাশ পায় সৃজনশীলতাতাদের প্রতিটি কুজিন এফ.এ. ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি: ব্যবহারিক গাইড. -- ৬ষ্ঠ সংস্করণ, সংশোধিত। এবং অতিরিক্ত - এম.: Os-89, 2002.- পি। 195

কাজ লেখার সময় আমরা ব্যবহার করতাম শিক্ষা উপকরণকুজিন এফএ, চিজিকভ ভিএম এবং অন্যান্যদের মতো লেখক।

1. মিটিং এবং সেশন, সাধারণ এবং বিশেষ বৈশিষ্ট্য

1.1 "মিটিং" এবং "সেশন" এর ধারণা

একটি সভা হল একটি প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার জীবনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে সম্মিলিত সিদ্ধান্তগুলি বিকাশের একটি রূপ। সভায় আলোচ্যসূচিতে বিষয়গুলো সমাধানে আগ্রহী প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের প্রতিনিধিরা উপস্থিত থাকেন। মিটিং বাড়ানো যেতে পারে (অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা দ্বারা) বা সীমিত (মিটিং অংশগ্রহণকারীদের একটি সংকীর্ণ বৃত্ত)।

একটি সভা হল সমষ্টিগত আলোচনা এবং সমস্যাগুলির সমাধানের একটি রূপ, তবে এটি প্রথমত, একটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে বা অন্যান্য প্রতিষ্ঠান এবং সংস্থার সাথে কর্পোরেট শর্তে তৈরি স্থায়ী সংস্থাগুলির (সংস্থা) কাজের সাথে সম্পর্কিত।

উদাহরণের মধ্যে থাকতে পারে: বোর্ড, বোর্ড অফ ডিরেক্টরস, প্লেনাম, রাজ্য ডুমা, ফেডারেশন কাউন্সিল, নিরাপত্তা পরিষদ, ইত্যাদি। এই সংস্থাগুলির সদস্যদের তুলনামূলকভাবে ধ্রুবক গঠন রয়েছে, তাদের মিটিংগুলির একটি নির্দিষ্ট ফ্রিকোয়েন্সি সহ একটি চলমান ভিত্তিতে কাজ করে।

অন্যান্য প্রতিষ্ঠান ও সংস্থার প্রধান ও বিশেষজ্ঞ, প্রশাসনের প্রতিনিধি, পাবলিক সংস্থাশহর, যখন একটি প্রতিষ্ঠানের যোগ্যতার বাইরে গিয়ে সমস্যাগুলি সমাধান করা হয়।

সভাগুলি মূলত সাংগঠনিক সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য সংকীর্ণভাবে পেশাদার সভা (উদাহরণস্বরূপ, ট্রেড ইউনিয়ন কমিটির সভা, প্রেসিডিয়ামের একটি সভা ইত্যাদি)। Smirnov E.A. উন্নয়ন ব্যবস্থাপনা সিদ্ধান্ত: বিশ্ববিদ্যালয়ের জন্য পাঠ্যপুস্তক। M: UNITY-DANA, 2002. p. 20

একটি সভা সাধারণত নিম্নলিখিত পরিস্থিতিতে প্রয়োজন হয়:

একটি জটিল সমস্যা সম্পর্কিত একটি সাধারণ অবস্থান গঠন;

সিদ্ধান্তের প্রস্তুতিতে ব্যক্তিগত মতামতের আলোচনা;

যে ধরনের তথ্যের জন্য স্পষ্টীকরণ প্রয়োজন এবং অনেকের জন্য উদ্বেগ প্রকাশ করা;

নতুন কাজ গঠন;

প্রতিশ্রুতিশীল উল্লেখযোগ্য সমাধান উন্নয়ন;

অনন্য, সমস্যাযুক্ত পরিস্থিতি সমাধান করা;

সমন্বয়;

সমাধান জরুরী সমস্যা; শ্রমের বিদ্যমান বিভাজন পরিবর্তন করে এমন সমস্যার সমাধান করা।

এটি ঘটে যে একটি মিটিং এর মৌলিক বিষয়গুলির উপর ভিত্তি করে পরামর্শ দেওয়া হয় না এবং তাই এর অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে অসন্তোষ সৃষ্টি করে:

স্বতন্ত্র কাজের দুর্বলতা;

শ্রম বিভাজনে অনিশ্চয়তা;

অফিসিয়াল সম্পর্কের অনুপযুক্ত কাঠামো;

স্বৈরাচারী নেতৃত্ব শৈলী;

বদ্ধ ঐতিহ্য;

সংগঠনে সহযোগিতার জন্য দুর্বল ইচ্ছা;

কিছু কর্মচারীদের আউট স্ট্যান্ড আকাঙ্ক্ষা;

পরিস্থিতি একটি মিটিং প্রয়োজন না হওয়া পর্যন্ত একটি সমস্যা সমাধান বন্ধ রাখা;

অ্যাসাইনমেন্ট বিতরণে অনিশ্চয়তা;

তথাকথিত নিয়ন্ত্রিত সভা (ঊর্ধ্বতন ব্যবস্থাপনার অনুরোধে);

সচিবালয় সভার জন্য উপকরণ প্রস্তুত করার জন্য দায়ীদের কাছে একটি চিঠি জারি করে। একই সময়ে, প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের জন্য, সমস্ত অভিনয়কারীকে নির্দেশিত করা হয় এবং দায়ী ব্যক্তিকে (তালিকায় প্রথম) চিহ্নিত করা হয়। চিঠিটি সিস্টেমে গৃহীত হয় নিবন্ধন নম্বর. চিঠির মূল উদ্দেশ্য হল দায়িত্বশীলদের কাছে মিটিং এজেন্ডা আইটেমের বিষয়বস্তু এবং সভার জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ প্রস্তুত করার সময়সীমা জানানো। চিঠিটি মুদ্রিত এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির স্বাক্ষরিত। এর পরে, সচিবালয় সিস্টেমটি ব্যবহার করে সমস্ত দায়িত্বশীল নির্বাহককে চিঠি প্রস্তুত করে, স্বাক্ষরিত চিঠির অনুলিপিগুলিতে দায়িত্বশীল নির্বাহকের অবস্থান এবং পুরো নাম মুদ্রণ করে। প্রতিটি দায়িত্বশীল নির্বাহী সভার জন্য উপকরণ প্রস্তুত করেন, যার মধ্যে সভার একটি নির্দিষ্ট আইটেমের খসড়া সিদ্ধান্ত বাধ্যতামূলক।

খসড়া সিদ্ধান্তে এই ধরনের বাধ্যতামূলক গুণাবলী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

- যে বৈঠকের জন্য খসড়া সিদ্ধান্ত প্রস্তুত করা হচ্ছে;

- কোন এজেন্ডা আইটেমের জন্য খসড়া সিদ্ধান্ত প্রস্তুত করা হচ্ছে;

- আইটেমের নামের পুনরাবৃত্তি;

- যারা খসড়া সিদ্ধান্ত প্রস্তুত করে;

বৈঠকের আলোচ্যসূচি স্বাক্ষরের পর অনুমোদন করা হয়। এর পরে, সচিবালয় সভার জন্য একটি আমন্ত্রণ এবং সভার জন্য উপকরণগুলির একটি প্যাকেজ বিতরণ করে, যা অনুমোদিত এজেন্ডা, খসড়া সিদ্ধান্ত এবং শংসাপত্রগুলিকে প্রতিনিধিত্ব করে।

মিটিং শুরুর অবিলম্বে, এর জন্য নথিগুলির একটি প্যাকেজ সেই সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে বিতরণ করা হয় যারা এখনও এটি পাননি। বৈঠকের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে, একটি প্রোটোকল তৈরি করা হয়। নিম্নলিখিত তথ্য প্রোটোকলে প্রবেশ করানো হয়েছে:

- তারিখ;

- প্রিসাইডিং অফিসার;

- যারা উপস্থিত, অবস্থান অনুসারে গোষ্ঠীবদ্ধ;

- সমস্যার নাম (এজেন্ডা আইটেম);

- বক্তাদের নাম;

- প্রস্তাবনা (অনুপস্থিত হতে পারে);

- একটি সংখ্যাযুক্ত তালিকা আকারে সমস্যা সম্পর্কে সিদ্ধান্ত.

1.3 প্রকার এবং সভার পরিচালনা

ব্যবসায়িক মিটিং খুব বৈচিত্র্যময়। সাধারণত নিম্নলিখিত প্রকারগুলি আলাদা করা হয়:

- স্বৈরাচারী (নেতার ভোট দেওয়ার অধিকার রয়েছে, বাকিরা নীরবে শোনেন, প্রায়শই বসের কাছ থেকে তিরস্কার পান);

-- স্বৈরাচারী (একটি সংলাপ মোডে পরিচালিত, যখন নেতা প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেন এবং তাদের উত্তর পান);

- পৃথকীকরণ (যখন ম্যানেজারের প্রতিবেদন এবং তার নিযুক্ত অধস্তনদের বক্তৃতা পরিকল্পনা করা হয়);

-- আলোচনা (তারা মতামতের অবাধ বিনিময় দ্বারা চিহ্নিত করা হয়, একটি সিদ্ধান্ত বিকশিত হয়, যা নেতার পরবর্তী অনুমোদনের সাথে অংশগ্রহণকারীদের ভোট দিয়ে গৃহীত হয়);

- বিনামূল্যে (এগুলি একটি স্পষ্ট এজেন্ডা ছাড়া এবং একটি চেয়ারম্যান ছাড়া মিটিং। প্রায়শই তারা হয় অবিচ্ছেদ্য অংশসভা যখন একটি সমস্যার আলোচনা শেষ পর্যায়ে পৌঁছেছে। এই ক্ষেত্রে, সভার চেয়ারম্যান একটি দীর্ঘ বিরতি ঘোষণা করেন, যার সময় ব্যাকস্টেজ মিটিংগুলি স্বতঃস্ফূর্তভাবে দেখা দেয়)।

আমাদের দেশে প্রশাসনিক-কমান্ড সিস্টেমের অবস্থার অধীনে, প্রথম তিন ধরণের ব্যবসায়িক সভা সাধারণত ব্যবহৃত হত, যার মূল অর্থ ছিল যে সেগুলিতে নেতারা কেবল আমন্ত্রিতদের তাদের সিদ্ধান্ত বা পার্টি এবং উচ্চতর সংস্থার নির্দেশাবলীর সাথে পরিচিত করতেন, যখন সারমর্ম ব্যবসা মিটিংএকটি মুক্ত আলোচনা নিশ্চিত করা এবং মতামতের বিস্তৃত বিবেচনার ভিত্তিতে একটি সাধারণ সিদ্ধান্ত বিকাশ করা, যেগুলি প্রশাসনের দৃষ্টিভঙ্গির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নয়।

প্রায়শই, ব্যবসায়িক সভাগুলি নিম্নলিখিত কারণে অনুষ্ঠিত হয়: প্রথমত, যখন তাদের মতামত প্রকাশ এবং ন্যায়সঙ্গত করার জন্য প্রত্যেকের সমান অধিকারের ভিত্তিতে একটি যৌথ সিদ্ধান্ত নেওয়া প্রয়োজন; দ্বিতীয়ত, শর্ত থাকে যে সমস্যাটির সমাধান একই সাথে সংস্থা বা সংস্থার বিভিন্ন কাঠামোগত বিভাগের স্বার্থকে প্রভাবিত করে; তৃতীয়ত, যদি সমস্যাটি সমাধান করার জন্য শ্রমিকদের বিভিন্ন গ্রুপের মতামত ব্যবহার করা প্রয়োজন।

ব্যবসায়িক জীবনের অনুশীলন দেখায় যে ব্যবসায়িক মিটিংগুলি পরিচালকদের একটি সংকীর্ণ বৃত্তের প্রশাসনিক সিদ্ধান্তের চেয়ে বেশি কার্যকর। যাইহোক, অপর্যাপ্তভাবে ভালভাবে প্রস্তুত এবং দুর্বলভাবে পরিচালিত সভাগুলি, প্রতিটি অনুষ্ঠানে ডাকা, বড় ক্ষতি করে, কারণ তারা মানুষের মূল্যবান সময় নষ্ট করে, তাদের মূল কাজ থেকে দূরে সরিয়ে দেয়। অতএব, এই ধরনের সভা আহ্বান করার আগে, আপনার এমন পদক্ষেপের প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে চিন্তা করা উচিত। এটা সম্ভবত বিবেচনার জন্য প্রস্তাবিত সমস্যা একটি অবিলম্বে সমাধান প্রয়োজন হয় না. তদুপরি, ম্যানেজার, উদাহরণস্বরূপ, কিছু সম্পর্কে কর্মীদের জানাতে চায়। এই ক্ষেত্রে, আপনি একটি মিটিং ধারণ ছাড়া সহজেই করতে পারেন।

কিন্তু তারপরও যদি মিটিং করা বাঞ্ছনীয় বলে বিবেচিত হয়, তাহলে সবার আগে সতর্ক প্রস্তুতি প্রয়োজন। এই প্রস্তুতি এবং এর বাস্তবায়নের পদ্ধতি এমনভাবে গঠন করা উচিত যে সর্বোত্তম সম্ভাব্য উপায়েমূল কাজটি সমাধান করা হয়েছিল, যার জন্য সভাটি নিজেই অনুষ্ঠিত হচ্ছে।

একটি সভার শুরুর সময় নির্ধারণ করার সময়, আপনার কাজের ছন্দ বিবেচনা করা উচিত। লোকেদের সারাদিন ধরে এক ধরণের কাজ থেকে অন্য কাজে যেতে বাধ্য না করার জন্য, কাজের দিনের শুরুতে বা শেষে বা দুপুরের খাবারের বিরতির পরে মিটিং করার পরামর্শ দেওয়া হয়। আমলে নিচ্ছে মোট খরচসময় - অর্থাৎ, শুধুমাত্র সভার জন্যই নয়, বরং প্রস্তুত হওয়া, চলাফেরা, ফিরে আসা এবং কাজে ফিরে আসার জন্যও যে সময় প্রয়োজন - সভার শুরু এবং শেষের পরিকল্পনা করা উচিত যাতে কোনও "খালি" সময় না থাকে। বাকি সময়: মধ্যাহ্নভোজের বিরতির 15 মিনিট আগে যদি এটি শেষ হয়, তবে এই মিনিটগুলি অবশ্যই হারিয়ে যাবে।

মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের আগে থেকেই অবহিত করা প্রয়োজন যে এটি অনুষ্ঠিত হবে এবং তাদের এজেন্ডা এবং সমস্ত কিছুর সাথে পরিচিত করা উচিত। প্রয়োজনীয় উপকরণযাতে তাদের পারফরম্যান্স আগে থেকেই চিন্তা করা হয়। কুজিন এফএ ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি: একটি ব্যবহারিক গাইড। -- ৬ষ্ঠ সংস্করণ, সংশোধিত। এবং অতিরিক্ত - এম.: Os-89, 2002.- পি। 197

অভিজ্ঞতা দেখায় যে ব্যবসায়িক মিটিংগুলি সর্বদা কাঙ্ক্ষিত প্রভাব আনতে পারে না কারণ অনেক পরিচালকের তাদের সংগঠিত এবং পরিচালনার জন্য প্রযুক্তি সম্পর্কে একটি অস্পষ্ট ধারণা রয়েছে। কিছু ক্ষেত্রে, ব্যবসায়িক সভাগুলি প্রায়শই আহ্বান করা হয় এবং খারাপভাবে প্রস্তুত করা হয়; অনেক লোক তাদের বাস্তবায়নে জড়িত, এবং অবশ্যই "প্রথম" নেতারা; মিটিংয়ের অযৌক্তিক সময়কাল তাদের কার্যকারিতা হ্রাস করে; অবশেষে, ব্যবসায়িক মিটিংয়ে গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি প্রায়শই খারাপভাবে আনুষ্ঠানিক হয় এবং বাস্তবায়নের সময় খারাপভাবে নিয়ন্ত্রিত হয়, যা তাদের কার্যকারিতা উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে, এবং সেইজন্য একই বিষয়গুলির উপর পুনরায় বৈঠকের প্রয়োজন হয়।

একটি ব্যবসায়িক মিটিং হল সম্মিলিত মনকে বিকাশের জন্য আকর্ষণ করার একটি উপায় সর্বোত্তম সমাধানসর্বশেষ এবং সর্বাধিক জটিল সমস্যাএন্টারপ্রাইজে উদ্ভূত। এই বিষয়ে ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া তিনটি প্রধান পর্যায়ে নেমে আসে:

- তথ্য সংগ্রহ এবং প্রক্রিয়াকরণ;

- কোম্পানির সমস্ত পরিষেবা এবং সমস্ত কর্মচারীর কার্যক্রমের সমন্বয়;

- সিদ্ধান্ত গ্রহণ।

এর প্রত্যক্ষ উদ্দেশ্য ব্যতীত, প্রতিটি যুক্তিযুক্ত সংগঠিত সভাএছাড়াও একটি গুরুত্বপূর্ণ শিক্ষাগত সমস্যা সমাধান করে। সভায়, কর্মীরা একটি দলে কাজ করতে শেখে, সাধারণ সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য একটি সমন্বিত পদ্ধতি গ্রহণ করে, সমঝোতায় পৌঁছায়, যোগাযোগের সংস্কৃতি অর্জন করে ইত্যাদি। কিছু কর্মচারীদের জন্য, একটি ব্যবসায়িক মিটিংয়ে যোগদান হল পরিচালকদের দেখার এবং শোনার একমাত্র সুযোগ উচ্চ স্তরেরব্যবস্থাপনা এছাড়াও, একটি ব্যবসায়িক সভায়, ব্যবস্থাপককে ম্যানেজার হিসাবে তার প্রতিভা দেখানোর সুযোগ দেওয়া হয়। কাবুশকিন এন.আই. পর্যটন ব্যবস্থাপনা: পাঠ্যপুস্তক। ভাতা - Mn.: BSEU, 2000. - p. 437

1.4 মিটিং এবং মিটিং এর কার্যকারিতা উন্নত করা

সামাজিক-সাংস্কৃতিক ক্ষেত্রের সাথে সম্পর্কিত প্রতিষ্ঠান এবং সংস্থাগুলিতে, বিশেষভাবে তৈরি করা পরিচালনা সংস্থাগুলি খুঁজে পাওয়া প্রায়শই সম্ভব হয় না। এই প্রতিষ্ঠানগুলিতে, সরকারী স্ব-সরকার সংস্থাগুলি প্রায়শই ঐতিহাসিক এবং সাংস্কৃতিক স্মৃতিস্তম্ভগুলির সংরক্ষণ এবং পুনরুদ্ধারের জন্য, লোকশিল্প ও কারুশিল্পের বিকাশের জন্য, শিশু এবং কিশোর-কিশোরীদের সাথে কাজ সংগঠিত করার জন্য পাবলিক কাউন্সিলের আকারে তৈরি করা হয়।

কিছু ব্যবস্থাপক, যথোপযুক্তভাবে এবং বিদ্রূপ ছাড়া নয়, উদাহরণস্বরূপ, বলেন যে অনেক সভার লুকানো উদ্দেশ্য একটি অজনপ্রিয়, ঝুঁকিপূর্ণ, কঠিন বা ভুল সিদ্ধান্ত নেওয়ার দায়িত্ব ভাগ করে নেওয়ার নেতার ইচ্ছার মধ্যে রয়েছে। গুরুত্ব সহকারে বলতে গেলে, সভাগুলি কেবলমাত্র এই কারণেই নয় যে ব্যবস্থাপক নিজে থেকে সিদ্ধান্ত নিতে পারেন না বা চান না।

মিটিংয়ের উদ্দেশ্য হল কর্মীদের প্রচেষ্টার সমন্বয় করা, প্রয়োজনীয় তথ্য দেওয়া এবং গ্রহণ করা, গ্রহণ করা প্রয়োজনীয় সমাধান(যখন কোন স্পষ্ট লক্ষ্য, সুনির্দিষ্ট এজেন্ডা নেই, কিন্তু যোগাযোগের আকাঙ্ক্ষা, "একত্র হয়ে আলোচনা করার" ইচ্ছা থাকে তখন মিটিংগুলি নিজেরাই মিটিংয়ের জন্য অনুষ্ঠিত হয় এমন ঘটনাগুলি বাদ দেওয়া)।

নেতা আগাম অংশগ্রহণকারীদের গঠন নির্ধারণ না করলে সভা ফলপ্রসূ হবে না। বড় মিটিং করার প্রবণতা, তাদের কাছে যতটা সম্ভব লোককে আমন্ত্রণ জানানোর ইচ্ছা আরো মানুষসবসময় পছন্দসই ফলাফল দিতে না. মিটিং মিটিং

মিটিং এজেন্ডায় বিষয়গুলির সাথে সরাসরি সম্পর্কিত নয় এমন বিশেষজ্ঞরা তাদের হারান কাজের সময়বৃথা অধিকন্তু, আমন্ত্রিতদের সংখ্যা বৃদ্ধি মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে যোগাযোগকে জটিল করে তোলে, বর্ণিত বিষয়গুলির আলোচনা থেকে বিচ্যুতি ঘটায়, সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের ক্ষমতা ব্যবহার করার সুযোগ হ্রাস করে এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণকে জটিল করে তোলে।

অনুশীলন দেখায় যে একটি সভার সাফল্য সময় এবং স্থানের সুনির্দিষ্ট পছন্দ দ্বারা নির্ধারিত হয়। মিটিংয়ের জন্য দিনের সময় সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের ক্ষমতার উপর ভিত্তি করে হওয়া উচিত। মধ্যাহ্নভোজের বিরতির আধঘণ্টা আগে বা কার্যদিবস শেষ হওয়ার আগে একটি মিটিং নির্ধারণ করা সবচেয়ে যুক্তিসঙ্গত।

মিটিংয়ের শেষের জন্য লুকানো প্রবিধানগুলি অংশগ্রহণকারীদের পার্শ্ব সমস্যাগুলির দ্বারা বিভ্রান্ত না হতে, শব্দচ্যুত না হতে এবং সময়ের ট্র্যাক রাখতে বাধ্য করবে। প্রতিটি ম্যানেজার নিজেই সিদ্ধান্ত নেয় মিটিং কতক্ষণ লাগবে। বেশিরভাগ লোক মনে করে যে কোনও মিটিংয়ের জন্য এক ঘন্টা যথেষ্ট, তবে সমস্যাগুলির সংখ্যা এবং তাদের গুরুত্বের উপর নির্ভর করে, সময়সীমা পরিবর্তিত হতে পারে।

এবং একজন অভিজ্ঞ নেতা সর্বদা সভার শেষ সময়, বক্তৃতার সময়কাল এবং প্রতিটি বিষয়ে আলোচনার নিয়ম নির্ধারণ করবেন।

একটি কঠোর সময়সীমার অনুপস্থিতি, একটি নিয়ম হিসাবে, মিটিং অংশগ্রহণকারীদের মনোযোগের ঘনত্বের দিকে পরিচালিত করে না এবং উপলব্ধ সময়ের অনুপাতে শব্দের সংখ্যা বৃদ্ধি পায়।

ঠিক নির্দিষ্ট সময়ে উত্থাপিত সমস্যাগুলির আলোচনা সম্পূর্ণ করা মানুষকে দ্রুত প্রয়োজনীয় সমাধান খুঁজে বের করতে শেখায়, তাদের শৃঙ্খলাবদ্ধ করে এবং একই সময়ে, মিটিংটি ঠিক কখন শেষ হবে তা জেনে তাদের সময় পরিকল্পনা করতে দেয়।

চিহ্নিত সমস্যাগুলি শুধুমাত্র বাহ্যিক বিধিনিষেধ হিসাবে বিবেচনা করা উচিত, যা অতিক্রম করা যথেষ্ট নয় কার্যকর বাস্তবায়নমিটিং

গভীর-উপস্থিত সমস্যাগুলি নেতার মধ্যে রয়েছে, তার জ্ঞান, অভিজ্ঞতা, দক্ষতা, প্রমাণিত নেতৃত্বের শৈলী এবং একটি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত লক্ষ্যের উপস্থিতি।

আসল বিষয়টি হ'ল কিছু মিটিংয়ের উপাদানগত দিক থেকে ব্যয় তিনগুণ বেশি হয়ে যায় ( প্রস্তুতিমূলক কাজ, অংশগ্রহণকারীদের বেতন, ওভারহেড খরচ, ভ্রমণ খরচ, রাউন্ড ট্রিপ ভ্রমণের জন্য হারিয়ে যাওয়া সময় এবং মিটিং নিজেই) তাদের সিদ্ধান্তের ফলে প্রাপ্ত সঞ্চয়ের চেয়ে। একটি মিটিং করার ইচ্ছা করার সময়, ম্যানেজারকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে প্রত্যাশিত খরচ অন্তত প্রত্যাশিত সুবিধার চেয়ে বেশি না হয়।

সভাগুলিতে সময় নষ্ট হয় শুধুমাত্র তাদের অযৌক্তিক সময়কালের জন্যই নয়, অনেকাংশে চেয়ারপারসনের সময়মতো শুরু করতে না পারার কারণে।

নির্ধারিত সময়ের চেয়ে 15-20 মিনিট পরে মিটিং শুরু হলে প্রত্যেক কর্মচারী অনেক উদাহরণের নাম দিতে পারে। সবাই জানে যে আপনাকে সময়মতো শুরু করতে হবে, কিন্তু সবসময় একটু অপেক্ষা করার কারণ থাকে। নেতা দেরী অংশগ্রহণকারীদের প্ররোচিত করে, সবার আসার জন্য অপেক্ষা করেন।

এই ধরনের কিছু লোক আছে, কিন্তু তারা তাদের শর্তাবলী অন্যদের নির্দেশ করে বলে মনে হয়। পরবর্তী এবং পরবর্তী সময়ে একই অক্ষর দিয়ে প্লটটি পুনরাবৃত্তি করা হয়, ধীরে ধীরে অন্যদের এটিতে অভ্যস্ত করে তোলে। অপেক্ষার সময় পূরণ করার জন্য, প্রিসাইডিং অফিসার উপস্থিত একজনের সাথে একটি তুচ্ছ ঘটনা বা সাম্প্রতিক ঘটনা সম্পর্কে কথোপকথন শুরু করেন, অন্য সবাইকে একটি অনুৎপাদনশীল কথোপকথনে জড়িত করে।

তাই, অর্থহীন বর্জ্যস্বতন্ত্র মিটিং অংশগ্রহণকারীদের শৃঙ্খলাহীনতার কারণে সময় অবশ্যই নেতার দ্বারা বন্ধ করা উচিত এবং এর জন্য কেবলমাত্র কথা বলা বন্ধ করার সংকল্প প্রয়োজন যখন সভা শুরু হওয়ার সময় এসেছে। যারা প্রথম এবং দ্বিতীয়বার দেরী করেছিল তারা "উন্মুক্ত" হবে এবং নিজেদের সংখ্যালঘুতে পাবে, এবং তৃতীয়বার তারা সময়মতো পৌঁছাবে বা অপ্রয়োজনীয় হিসাবে আমন্ত্রণ ছাড়াই নিজেদের খুঁজে পাবে।

সময়মতো লোকেদের একত্রিত করা এবং সময়মতো মিটিং শুরু করা সহজ কাজ নয়, তবে এটি সমস্যার একটি অংশ মাত্র। একজন নেতা হিসাবে ব্যবস্থাপকের (প্রিসাইডিং অফিসার) প্রকৃত ভূমিকা সভা পরিচালনার প্রক্রিয়ায় প্রকাশিত হয়।

তার দক্ষতা, মানব মনোবিজ্ঞানের জ্ঞান এবং ব্যবস্থাপনা বিজ্ঞানের জটিলতাগুলি মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের মতামত এবং ইচ্ছা শোনার ক্ষমতা, সর্বোত্তম নমনীয়তা এবং একটি সভা পরিচালনার শৈলী এবং পদ্ধতি পরিবর্তন করার ক্ষমতা দ্বারা প্রকাশিত হয়। বিশেষ পরিস্থিতি।

এই ধরনের সভাগুলিতে কাজ করার অন্তর্নিহিত শক্তিগুলি সর্বদা সুস্পষ্ট, তবে সূক্ষ্ম এবং দক্ষ নেতৃত্বের প্রয়োজন, মিটিং অংশগ্রহণকারীদের এমন ভূমিকা গ্রহণ করার অনুমতি দেয় যা সিদ্ধান্ত গ্রহণে বাধা দেওয়ার পরিবর্তে সহজতর করবে। চিঝিকভ ভি. এম., চিঝিকভ ভি. ভি. সামাজিক সাংস্কৃতিক ব্যবস্থাপনার ভূমিকা। - এম।: এমজিইউকি, 2003। - পি। 282

উপসংহার

সুতরাং, উপরের উপাদানের উপর ভিত্তি করে, নিম্নলিখিত উপসংহার টানা যেতে পারে।

সভা এবং অধিবেশন দ্ব্যর্থহীন ধারণা নয়।

একটি সাধারণ প্রাকৃতিক ভিত্তি থাকা - ক্রিয়াগুলির সমন্বয়, তথ্য বিনিময়, সমস্যা সমাধান এবং সিদ্ধান্ত (বা আইন) নেওয়ার জন্য, তবে, তারা ফর্ম, বিষয়বস্তু, রচনা এবং অংশগ্রহণকারীদের ক্ষমতায় একে অপরের থেকে উল্লেখযোগ্যভাবে পৃথক।

একটি সভা হল একটি প্রতিষ্ঠান বা সংস্থার জীবনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে সম্মিলিত সিদ্ধান্তগুলি বিকাশের একটি রূপ।

সভাগুলি মূলত সাংগঠনিক সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য সংকীর্ণভাবে পেশাদার সভা (উদাহরণস্বরূপ, ট্রেড ইউনিয়ন কমিটির সভা, প্রেসিডিয়ামের একটি সভা ইত্যাদি)।

সভার প্রস্তুতি- জীবন চক্রসভাগুলি নিম্নলিখিত পর্যায়ে বিভক্ত করা যেতে পারে:

প্রস্তুতি;

বহন করা;

মৃত্যুদন্ড নিয়ন্ত্রণ।

প্রতিটি দায়িত্বশীল নির্বাহী সভার জন্য উপকরণ প্রস্তুত করেন, যার মধ্যে সভার একটি নির্দিষ্ট আইটেমের খসড়া সিদ্ধান্ত বাধ্যতামূলক।

ব্যবসায়িক সভাগুলি প্রায়শই নিম্নলিখিত কারণগুলির জন্য অনুষ্ঠিত হয়: প্রথমত, যখন তাদের মতামত প্রকাশ এবং ন্যায্যতা দেওয়ার জন্য প্রত্যেকের সমান অধিকারের ভিত্তিতে একটি যৌথ সিদ্ধান্ত নেওয়া প্রয়োজন; দ্বিতীয়ত, শর্ত থাকে যে সমস্যাটির সমাধান একই সাথে সংস্থা বা সংস্থার বিভিন্ন কাঠামোগত বিভাগের স্বার্থকে প্রভাবিত করে; তৃতীয়ত, যদি সমস্যাটি সমাধান করার জন্য শ্রমিকদের বিভিন্ন গ্রুপের মতামত ব্যবহার করা প্রয়োজন।

একটি সভার শুরুর সময় নির্ধারণ করার সময়, আপনার কাজের ছন্দ বিবেচনা করা উচিত। এটি অনুষ্ঠিত হওয়ার আগে মিটিং অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করা এবং তাদের এজেন্ডা এবং সমস্ত প্রয়োজনীয় উপকরণগুলির সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া প্রয়োজন যাতে তাদের বক্তৃতাগুলি আগে থেকেই চিন্তা করা হয়।

মিটিংয়ের উদ্দেশ্য হল কর্মীদের প্রচেষ্টার সমন্বয় করা, প্রয়োজনীয় তথ্য দেওয়া এবং গ্রহণ করা এবং প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত নেওয়া।

নেতা আগাম অংশগ্রহণকারীদের গঠন নির্ধারণ না করলে সভা ফলপ্রসূ হবে না।

অনুশীলন দেখায় যে একটি সভার সাফল্য সময় এবং স্থানের সুনির্দিষ্ট পছন্দ দ্বারা নির্ধারিত হয়। মিটিংয়ের জন্য দিনের সময় সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের ক্ষমতার উপর ভিত্তি করে হওয়া উচিত।

সভার অবস্থানটি প্রধান অংশগ্রহণকারীদের অবস্থান থেকে বা এমন একটি ঘরে হওয়া উচিত নয় যেখানে একটি প্রদর্শনী, চিত্রিত সামগ্রী প্রদর্শন ইত্যাদি আয়োজন করা অসম্ভব।

ব্যবহৃত উৎসের তালিকা

1. জাডোরকিন V.I একজন পরিচালকের শ্রম সংস্থা। ইলেকট্রনিক পাঠ্যপুস্তক।

2. কাবুশকিন এন.আই. পর্যটন ব্যবস্থাপনা: পাঠ্যপুস্তক। ভাতা - এমএন: বিএসইইউ, 2000। - 644 পি।

3. কুজিন এফএ ব্যবসায়িক যোগাযোগের সংস্কৃতি: একটি ব্যবহারিক গাইড। -- ৬ষ্ঠ সংস্করণ, সংশোধিত। এবং অতিরিক্ত - এম।: ওএস-89, 2002। - 320 পি।

4. স্মিরনভ ই.এ. ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্তের বিকাশ: বিশ্ববিদ্যালয়গুলির জন্য পাঠ্যপুস্তক। এম: ইউনিটি-ডানা, 2002। 271 পি।

5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. সামাজিক সাংস্কৃতিক ব্যবস্থাপনার ভূমিকা। - এম।: MGUKI, 2003। - 382 পি।

Allbest.ru এ পোস্ট করা হয়েছে

অনুরূপ নথি

সাংগঠনিক কার্যকারিতা অর্জন এবং সাধারণ লক্ষ্য অর্জনে লোকেদের উত্সাহিত করার চাবিকাঠি হিসাবে ব্যবসায়িক সভা পরিচালনার সমস্যা। ব্যবসায়িক যোগাযোগসভা এবং সম্মেলনের সময়। সভার প্রস্তুতি, এর অগ্রগতি এবং সমাপ্তির পর বিশ্লেষণ।

বিমূর্ত, 12/18/2013 যোগ করা হয়েছে


একটি দল বা বিভাগের দলে চাকরির অসন্তোষের সমস্যা সমাধান করা। কর্মীদের অনুপ্রেরণা এবং স্বীকৃতি। তার কর্মচারীদের দ্বারা সম্পাদিত কাজের ব্যবস্থাপকের গুণমান নিয়ন্ত্রণ। মিটিং এর ধরন এবং উদ্দেশ্য। একটি সভা সংগঠিত এবং অধিষ্ঠিত বৈশিষ্ট্য.

পরীক্ষা, যোগ করা হয়েছে 03/10/2015


একটি ব্যবসায়িক সভার ধারণা, উদ্দেশ্য এবং পদ্ধতি দ্বারা সভার শ্রেণীবিভাগ। একটি ব্যবসায়িক মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুতির নিয়ম। সংগঠন এবং আলোচনা পরিচালনা। আলোচনা অংশগ্রহণকারীদের মনস্তাত্ত্বিক ধরনের. মিটিং মিনিট আঁকার নিয়ম।

বিমূর্ত, 12/19/2009 যোগ করা হয়েছে


শ্রেণীবিভাগ এবং মিটিংয়ের ধরন, এজেন্ডা গঠন, রচনা এবং অংশগ্রহণকারীদের। সভার জন্য নথি প্রস্তুত করা (প্রতিবেদন, তথ্য উপকরণ, ভিজ্যুয়াল এইডস)। মিটিংয়ের নথি তৈরি করা: প্রতিলিপি, ফোনোগ্রাম, প্রোটোকল।

কোর্সের কাজ, 09/04/2009 যোগ করা হয়েছে


মত মিটিং প্রয়োজনীয় টুলব্যবস্থাপনা সাংগঠনিক সিস্টেম. অফিসিয়াল যোগাযোগের একটি পদ্ধতি হিসাবে সভার প্রধান লক্ষ্য. সম্মেলন, সভা, অধিবেশন, সেমিনার ইত্যাদি আয়োজনের বৈশিষ্ট্য। সভা প্রস্তুতি ও আয়োজনের পদ্ধতি।

বিমূর্ত, 09/30/2010 যোগ করা হয়েছে


ছোট গোষ্ঠীর সিদ্ধান্তের সুবিধা: গুণমান, চুক্তি, সম্পাদন এবং অবস্থা। ব্যবসায়িক মিটিং এর শ্রেণীবিভাগ। সভা নেতার দায়িত্ব: বিষয় এবং এজেন্ডা নির্ধারণ; ইভেন্ট এবং অংশগ্রহণকারীদের নিয়োগ; প্রাঙ্গনের প্রস্তুতি।

কোর্সের কাজ, যোগ করা হয়েছে 02/23/2014


সম্মেলন এবং বৈঠকের ধারণা। আনুষ্ঠানিক ও অনানুষ্ঠানিক বৈঠক। এর বাস্তবায়ন এবং সমাপ্তির জন্য মূল পয়েন্ট। যে প্রশ্নগুলো তাকে করা হয় না। একটি কার্যকর আলোচনার আয়োজন। কথোপকথনকারীদের সাথে তর্ক করার এবং যুক্তি উপস্থাপন করার নীতি।

উপস্থাপনা, 06/03/2015 যোগ করা হয়েছে


একটি ব্যবসা মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুতি নিচ্ছেন। কূটনৈতিক বা কর্তৃত্ববাদী শৈলীতার ব্যবস্থাপনা। আলোচনার আয়োজন এবং মনস্তাত্ত্বিক প্রকারব্যবসায়িক আলোচনায় অংশগ্রহণকারীরা। সিদ্ধান্ত গ্রহণের পর্যায়। একটি ব্যবসায়িক সভা সমাপ্ত করা এবং এর কার্যবিবরণী আঁকা।

বিমূর্ত, 06/06/2010 যোগ করা হয়েছে


একটি অফিস মিটিংয়ের ধারণা এবং এর সংগঠনের নীতি, শ্রেণিবিন্যাস এবং প্রকারগুলি, কার্যকরী বৈশিষ্ট্য, পদ্ধতি এবং বাস্তবায়নের সুনির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য। অ্যান্টিপোজ এলএলসি কোম্পানিতে একটি অফিসিয়াল মিটিং করার প্রক্রিয়ার বিশ্লেষণ, এতে ম্যানেজারের আচরণের শৈলী।

কোর্স ওয়ার্ক, 11/20/2013 যোগ করা হয়েছে


একটি পরিষেবা সভার ধারণা। একটি অফিসিয়াল মিটিং প্রস্তুতির বৈশিষ্ট্য। অফিস মিটিং করার প্রক্রিয়া। ব্যবসা শৈলী. কৌশলগত এবং অপারেশনাল বিষয় নিয়ে আলোচনা। মিটিং এ কর্পোরেট সম্পর্কের সমস্যা সমাধান করা।