কিভাবে একটি মিটিং মিনিট লিখতে হয়. আমরা অপারেশনাল মিটিংয়ের একটি সংক্ষিপ্ত প্রোটোকল তৈরি করি

প্রোটোকলের অঙ্কন এবং সঞ্চালন

প্রোটোকলটি সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক নথিগুলির সিস্টেমে একটি বিশেষ স্থান দখল করে। একদিকে, এটিকে তথ্য নথি হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে (যেহেতু এতে কিছু ব্যবস্থাপনা বিষয়ের আলোচনার অগ্রগতি সম্পর্কে তথ্য রয়েছে), এবং অন্যদিকে, প্রোটোকলগুলিতে একটি অপারেটিভ অংশ রয়েছে এবং এইভাবে, প্রশাসনিক হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে। নথি

প্রোটোকল- মিটিং, সেশন, কনফারেন্সে সমস্যাগুলির আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের অগ্রগতি নথিভুক্ত একটি নথি।

আরও সাধারণ সংজ্ঞা দেওয়া হয়েছে ব্যাখ্যামূলক অভিধানরাশিয়ান ভাষা, এটিকে "মিটিং, মিটিংয়ে যা কিছু ঘটে তার রেকর্ড সহ একটি নথি" হিসাবে সংজ্ঞায়িত করে।

প্রোটোকলগুলি স্থায়ী কলেজিয়াল সংস্থাগুলির কার্যকলাপের নথিভুক্ত করে, যেমন কমিটি এবং মন্ত্রনালয়গুলির বোর্ড, মিউনিসিপ্যাল ​​সরকারগুলির পাশাপাশি বৈজ্ঞানিক, প্রযুক্তিগত এবং পদ্ধতিগত কাউন্সিলগুলি।

শেয়ারহোল্ডারদের সভা এবং পরিচালনা পর্ষদের সভাগুলি বাধ্যতামূলক কার্যবিবরণী সাপেক্ষে।

প্রটোকল কর্তৃপক্ষের কাছে জমা দেওয়া হয় রাষ্ট্র ক্ষমতানিবন্ধনের জন্য (উদাহরণস্বরূপ, বাণিজ্যিক ব্যাঙ্ক, চেম্বার অফ কমার্স অ্যান্ড ইন্ডাস্ট্রি ইত্যাদি নিবন্ধন করার সময়)। অস্থায়ী কলেজিয়াল সংস্থাগুলির (সম্মেলন, সভা, সভা, সেমিনার ইত্যাদি) কার্যক্রমগুলি নথিভুক্ত করার জন্য মিনিটগুলিও আঁকা হয়।

মিটিং চলাকালীন সাধারণত মিনিট রাখা হয়। যেসব ক্ষেত্রে মিটিং স্টেনোগ্রাফ করা হয়েছে বা চুম্বকীয়ভাবে রেকর্ড করা হয়েছে, সেগুলি প্রতিলিপি করার পরে মিনিটগুলি তৈরি করা যেতে পারে। কার্যবিবরণী অবশ্যই সচিব বা বিশেষভাবে নিযুক্ত ব্যক্তিকে রাখতে হবে

আপনি নির্বাচন করতে পারেন পরবর্তী পদক্ষেপপ্রোটোকল প্রস্তুতি:

1) সময়মত সংগ্রহ প্রয়োজনীয় উপকরণসভার জন্য (এজেন্ডা, মিটিং অংশগ্রহণকারীদের তালিকা, আমন্ত্রিত, কলেজের সদস্য, প্রতিবেদনের পাঠ্য, বার্তা এবং বক্তৃতা, আলোচিত সমস্যাগুলির খসড়া সমাধান);

2) অনুযায়ী একটি প্রোটোকল আপ অঙ্কন প্রতিষ্ঠিত প্রয়োজনীয়তা, তার আইনি শক্তি নিশ্চিত করা;

3) টেক্সট সম্পাদনা করা, এটি চেয়ারম্যানের সাথে একমত হওয়া এবং সভার ভাষী অংশগ্রহণকারীদের;

4) সভার চেয়ারম্যান এবং সচিব দ্বারা কার্যবিবরণী স্বাক্ষর;

একটি ডকুমেন্টেশন সিস্টেম বা সাবসিস্টেমের অন্তর্গত নির্বিশেষে প্রোটোকলের সমস্ত প্রকার এবং বৈচিত্র দুটি ভিত্তিতে শ্রেণীবদ্ধ করা হয় - ডকুমেন্টেশনের পদ্ধতি এবং সভার অগ্রগতি রেকর্ড করার সম্পূর্ণতা, যা একই সাথে কাজ করে। সুতরাং, রেকর্ডিংয়ের সম্পূর্ণতার ডিগ্রি অনুসারে, প্রোটোকলগুলিকে সংক্ষিপ্ত এবং সম্পূর্ণ ভাগে ভাগ করা হয়। উপরন্তু, একটি স্টেনোগ্রাফিক প্রোটোকল প্রদান করা হয়। মিটিং এর ধরন এবং কলেজিয়াল বডির অবস্থার উপর নির্ভর করে মিনিটের ফর্মটি নির্বাচন করা হয়।

সংক্ষিপ্তমিনিট - মিটিংয়ে আলোচিত বিষয়, বক্তাদের নাম এবং গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি রেকর্ড করে। এই ধরনের কার্যবিবরণীগুলি কেবলমাত্র সেই ক্ষেত্রে রাখার সুপারিশ করা হয় যেখানে সভাটি সংক্ষিপ্তভাবে নেওয়া হয়, প্রতিবেদন এবং বক্তৃতার পাঠ্য সচিবের কাছে উপস্থাপন করা হবে, বা যখন সভাটি কার্যকরী প্রকৃতির হয়।

সংক্ষিপ্ত প্রোটোকল ধারাবাহিকভাবে শুধুমাত্র চেয়ারম্যান, সেক্রেটারি, উপস্থিতদের গঠন, বিবেচিত বিষয়গুলির একটি তালিকা এবং সিদ্ধান্তগুলি রেকর্ড করে। এক প্রকার সংক্ষিপ্ত প্রোটোকল হল একটি সংক্ষিপ্ত আকারে আঁকা একটি প্রোটোকল, যা "ইস্যু - সিদ্ধান্ত নেওয়া" স্কিম অনুসারে বিবেচিত বিষয়গুলির একটি সংক্ষিপ্ত অনুক্রমিক উপস্থাপনা প্রদান করে।

পূর্ণপ্রোটোকল শুধুমাত্র আলোচিত বিষয়, সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং বক্তাদের নামই রেকর্ড করে না, তবে মিটিং অংশগ্রহণকারীদের রিপোর্ট এবং বক্তৃতার বিষয়বস্তু, সমস্ত মতামত প্রকাশ, প্রশ্ন এবং মন্তব্য, মন্তব্য, অবস্থানের বিষয়বস্তু জানাতে মোটামুটি বিস্তারিত রেকর্ডও রয়েছে। সম্পূর্ণ মিনিট আপনাকে সভার একটি বিশদ ছবি নথিভুক্ত করার অনুমতি দেয়।

সম্পূর্ণ প্রোটোকল হতে পারে বিস্তারিত পাঠ্য (ডকুমেন্টেশনের পাঠ্য পদ্ধতি), স্টেনোগ্রাফিক (বিশেষ ব্যবহার করে পাঠ্য পদ্ধতি প্রতীক, যা প্রোটোকল আঁকার সময় অবশ্যই পাঠোদ্ধার করতে হবে), ফোনোগ্রাফিক (সাউন্ড রেকর্ডিং), ভিডিও প্রোটোকল (ভিডিও এবং অডিও রেকর্ডিং ব্যবহার করা হয়, বিশেষ করে যখন ভিডিও কনফারেন্স পরিচালনা করা হয়)। এগুলিতে মন্তব্য, প্রশ্ন, মন্তব্য, বক্তৃতা এবং মিটিং চলাকালীন তথ্য, শোরগোল, করতালি ইত্যাদি সহ পুরো সভার রেকর্ডিং রয়েছে। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতির উপর নির্ভর করে।

শর্টহ্যান্ডপ্রোটোকলটি সভার একটি মৌখিক প্রতিবেদনের (ট্রান্সক্রিপ্ট) ভিত্তিতে তৈরি করা হয় এবং প্রতিটি বিষয় নিয়ে আলোচনা করার প্রক্রিয়া এবং এটির উপর একটি সিদ্ধান্তের বিকাশকে মৌখিকভাবে জানায়।

মিটিং চলাকালীন হাতে লেখা স্টেনোগ্রাফিক বা টেপ রেকর্ডিংয়ের ভিত্তিতে সম্পূর্ণ এবং স্টেনোগ্রাফিক মিনিট কম্পাইল করা হয়।

একটি বিশেষভাবে নির্বাচিত বা নিযুক্ত ব্যক্তি বা একটি স্থায়ী কলেজিয়াল বডির পদাধিকারবলে সচিব দ্বারা একটি বৈঠকের সময় কার্যবিবরণী রাখা হয় এবং পরিচালকদের সভাপতিত্বে পরিচালিত সভার কার্যবিবরণীগুলি সচিব বা সহকারী ব্যবস্থাপকদের দ্বারা রাখা হয় এবং আঁকা হয়৷

কার্যবিবরণী আঁকার সময়, মিটিং সেক্রেটারি সভার জন্য আগাম প্রস্তুত করা নথি ব্যবহার করেন: এজেন্ডা, আমন্ত্রিতদের তালিকা, কলেজের সদস্যদের তালিকা, প্রতিবেদনের পাঠ্য, বক্তৃতা, তথ্য শংসাপত্র, খসড়া সিদ্ধান্ত ইত্যাদি।

মিটিং এ সরাসরি আঁকা কার্যবিবরণী একটি খসড়া. এটি অবশ্যই স্পষ্ট করতে হবে, একটি ট্রান্সক্রিপ্ট বা ফোনোগ্রামের সাথে যাচাই করতে হবে (যদি মিটিংয়ে একটি ট্রান্সক্রিপ্ট নেওয়া হয় বা ভয়েস রেকর্ডারে রেকর্ড করা হয়), মিটিংয়ের তারিখ থেকে 3 বা 5 দিনের মধ্যে সম্পাদনা এবং কার্যকর করা হবে। স্বাক্ষর করার জন্য প্রোটোকল প্রস্তুত করার সময়ের জন্য এই সময়সীমা বা অন্যান্য মান - "সভার দিনে", "পরবর্তী কার্যদিবসের পরে নয়" ইত্যাদি। - সাধারণত প্রাসঙ্গিক কলেজিয়াল সংস্থাগুলির প্রবিধান এবং একটি নির্দিষ্ট কলেজিয়াল সংস্থার সচিবের কাজের বিবরণ/চাকরির প্রবিধান দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়।

প্রোটোকল হল কলেজিয়াল ম্যানেজমেন্টের প্রধান প্রশাসনিক নথি এবং প্রায় সবসময়ই বহু-পৃষ্ঠার নথি হিসাবে তৈরি করা হয়। অতএব, প্রোটোকলের প্রথম শীট আঁকার সময়, সংস্থা বা এন্টারপ্রাইজের সাধারণ ফর্মটি ব্যবহার করা প্রয়োজন এবং যদি কোনও সাধারণ ফর্ম না থাকে, তবে প্রোটোকলটি A4 কাগজের শীটে বিশদ অনুসারে সাজানো হয়। সাধারণ ফর্মের মডেল।

প্রোটোকলের প্রথম পত্রক প্রস্তুত করার জন্য যদি একটি ফর্ম ব্যবহার না করা হয়, তবে বিশদগুলি সাধারণত অনুদৈর্ঘ্যভাবে (কাগজের শীটের উপরের মার্জিন বরাবর) কেন্দ্রিকভাবে পূরণ করা হয়।

স্ট্যান্ডার্ড প্রোটোকল ফর্ম নিম্নলিখিত বাধ্যতামূলক বিবরণ অন্তর্ভুক্ত:

· প্রতিষ্ঠান বা এন্টারপ্রাইজের পুরো নাম;

· নথির প্রকারের নাম (PROTOCOL);

· নিবন্ধন নম্বর;

· নথির সংকলন বা প্রকাশের স্থান;

শিরোনাম;

· স্বাক্ষর।

প্রোটোকলের অতিরিক্ত বিবরণ হল:

স্ট্রাকচারাল ইউনিটের নাম;

অনুমোদন স্ট্যাম্প;

· অ্যাপ্লিকেশনের উপস্থিতির উপর চিহ্ন;

· স্থান (রুম, অফিস) এবং মিটিং এর সময়;

· সভার চেয়ারম্যানের উপাধি এবং আদ্যক্ষর;

প্রোটোকল স্বাক্ষরের তারিখ;

· ভিসা অনুমোদন (যদি প্রয়োজন হয়);

অনুমোদন স্ট্যাম্প (যদি প্রোটোকল অনুমোদনের প্রয়োজন হয়);

· মৃত্যুদণ্ডের চিহ্ন এবং মামলার রেফারেল।

কার্যবিবরণীর তারিখটি সভার তারিখ (মিনিট, একটি নিয়ম হিসাবে, সভার পরে আঁকা হয়)। যদি এটি বেশ কয়েক দিন স্থায়ী হয়, তাহলে প্রোটোকল তারিখে শুরু এবং শেষের তারিখ অন্তর্ভুক্ত থাকে।

উদাহরণস্বরূপ: 01/21–24/2013।

প্রোটোকলের সংখ্যা (সূচক) হল সভার ক্রমিক নম্বর। প্রোটোকলের সংখ্যা নির্ধারণ করা হয় ক্যালেন্ডার বছরের মধ্যে বা কলেজিয়াল বডির অফিসের মেয়াদের মধ্যে।

মিনিটের পাঠ্যের শিরোনাম, একটি নিয়ম হিসাবে, মিটিং বা কলেজের কার্যকলাপের ধরন প্রতিফলিত করে এবং নথির প্রকারের নামের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ। যেমন: কার্যবিবরণী - বোর্ডের মিটিং; - কর্মীদের মিটিং; - কাঠামোগত ইউনিট প্রধানদের সভা.

প্রোটোকলের পাঠ্যের মধ্যে পরিচায়ক এবং প্রধান অংশ রয়েছে।

প্রোটোকলের পরিচায়ক অংশে, শিরোনামের পরে, সভার চেয়ারম্যান এবং সচিবের উপাধি এবং আদ্যক্ষর দেওয়া হয় (প্রটোকলের সংক্ষিপ্ত আকারে, এই তথ্যটি বাদ দেওয়া হয়)। "উপস্থাপিত" শব্দের পরে একটি নতুন লাইন থেকে, কলেজিয়াল বডির স্থায়ী সদস্যদের উপাধি এবং আদ্যক্ষর তালিকাভুক্ত করা হয়েছে (বর্ণানুক্রমিক ক্রমে), তারপর মিটিংয়ে আমন্ত্রিতদের পদবি, আদ্যক্ষর এবং অবস্থান। অতিথিদের শেষ নাম এবং আদ্যক্ষর কর্মকর্তাদেরযারা কলেজিয়াল বডির সদস্য নন, কিন্তু মিটিংয়ে উপস্থিত ছিলেন, তাদের "আমন্ত্রিত" শব্দের পরে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে।

একটি বর্ধিত মিটিং বা 15 জনের বেশি লোকের সাথে একটি মিটিং এর কার্যবিবরণী আঁকার সময়, অংশগ্রহণকারীদের নাম তালিকাভুক্ত করা হয় না, তবে তাদের সংখ্যা দ্বারা নির্দেশিত হয় মোট পরিমাণ. অংশগ্রহণকারীদের গণনা নিবন্ধীকরণের তালিকা অনুসারে পরিচালিত হয়, যা সভার সচিবের কাছে স্থানান্তরিত হয় এবং কার্যবিবরণীতে সংযুক্তির একটিতে পরিণত হয়। নামের দ্বারা উপস্থিতদের তালিকা প্রোটোকলের সাথে সংযুক্ত থাকে, যার সম্পর্কে প্রোটোকলেই একটি সংশ্লিষ্ট এন্ট্রি করা হয় (উদাহরণস্বরূপ: বর্তমান: 43 জন (তালিকা সংযুক্ত).

মিটিং, কনফারেন্স এবং কনভেনশনে যেখানে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য একটি নির্দিষ্ট কোরামের প্রয়োজন হয়, সেখানে "অ্যাটেন্ডেড" বিভাগটি নির্দেশ করে যে কতজন লোক উপস্থিত থাকতে হবে এবং কতজন মিটিংয়ে এসেছিল।

উদাহরণস্বরূপ, ট্রেড ইউনিয়ন সভার কার্যবিবরণী নির্দেশ করে: "135 জন ট্রেড ইউনিয়ন সংস্থায় নিবন্ধিত, 117 জন উপস্থিত রয়েছে।"

মিনিটের পরিচায়ক অংশে আলোচ্যসূচি অন্তর্ভুক্ত। এতে বক্তাদের (র্যাপোর্টার) নাম সহ সভায় আলোচিত বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে এবং তাদের আলোচনার ক্রম নির্ধারণ করে।

কলেজিয়াল বডি দ্বারা আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য জমা দেওয়া বিষয়গুলির তালিকা শব্দের পরে আঁকা হয় "এজেন্ডা", যা বাম মার্জিনের সীমানা থেকে বর্তমানের কম্পোজিশনের দুই লাইনের নিচে অবস্থিত এবং একটি কোলন দিয়ে শেষ হয়।

প্রতিটি এজেন্ডা আইটেম "O" অব্যয় দিয়ে প্রণয়ন করা হয় এবং "কী সম্পর্কে?" প্রশ্নের উত্তর দেয়। এবং স্পিকারের অবস্থান, উপাধি এবং আদ্যক্ষরগুলির একটি ইঙ্গিত রয়েছে৷ অধিকন্তু, প্রোটোকলে "স্পিকার" শব্দটি ব্যবহার করা হয় না: সঠিক বক্তৃতা সূত্রটি হল: "প্রতিবেদন - (কার?) অবস্থান, উপাধি, আদ্যক্ষর।"

প্রশ্ন সংখ্যা করা হয় আরবি সংখ্যা, তাদের গুরুত্বের মাত্রা অনুযায়ী (বা আলোচনার প্রত্যাশিত সময় অনুযায়ী) আলোচ্যসূচিতে সাজানো হয় এবং একটি লাল রেখা দিয়ে আঁকা হয়।

এজেন্ডা আইটেমগুলি অবশ্যই স্পষ্টভাবে এবং বিশেষভাবে প্রণয়ন করা উচিত, যেহেতু সেগুলি আসল প্রোটোকলের পরবর্তী পাঠ্যের শিরোনাম, যা সভায় বিষয় বিবেচনার ক্রমানুসারে পয়েন্ট বাই পয়েন্ট উপস্থাপন করা হবে।

সভার জন্য এজেন্ডা সাধারণত আগাম আঁকা হয় এবং অন্তর্ভুক্ত করা উচিত সর্বোত্তম পরিমাণযে বিষয়গুলি সভায় বিবেচনা করা যেতে পারে এবং আলোচনা করা যেতে পারে। সম্পূর্ণ প্রোটোকলের এজেন্ডায় "বিবিধ" শব্দটি অনুপযুক্ত বলে বিবেচিত হয়, কারণ দস্তাবেজটি সভার পরে তৈরি করা হয়, যখন বিবেচনা করা সমস্ত বিষয় সঠিকভাবে প্রণয়ন করা ইতিমধ্যেই সম্ভব।

এমনকি এমন ক্ষেত্রে যেখানে সভার কার্যসূচি একটি স্বাধীন তথ্য নথি হিসাবে তৈরি করা হয় এবং সভার অংশগ্রহণকারীদের এবং কলেজিয়াল বডির সদস্যদের কাছে অগ্রিম পাঠানো হয়, আলোচিত সমস্ত বিষয়ের শব্দগুলি অবশ্যই কার্যবিবরণীর পাঠ্যের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। . প্রোটোকলের পাঠ্যের নোট: "এজেন্ডা সংযুক্ত করা হয়েছে" অগ্রহণযোগ্য, এমনকি যখন এজেন্ডাটি একটি পৃথক তথ্য নথি হিসাবে প্রোটোকলের সাথে একসাথে ফাইল করা হয়।

প্রোটোকলের মূল অংশের পাঠ্যটি এজেন্ডা দ্বারা প্রতিষ্ঠিত সমস্যাগুলির ক্রম অনুসারে আঁকা হয়েছে।

প্রোটোকলের পাঠ্যের প্রধান অংশ, যেমন সভার সেক্রেটারি সভার সম্পূর্ণ কোর্স এবং মৌখিক ফর্ম (প্রায়ই স্বতঃস্ফূর্ত, আবেগপূর্ণ এবং সবসময় প্রস্তুত নয়) থেকে নেওয়া সিদ্ধান্তগুলি লিখিত আকারে সংকলন করে, যেমন আদেশযুক্ত, বক্তৃতা প্যাটার্নের উপর নির্মিত, প্রধানত সরাসরি শব্দের ক্রম এবং বিশেষ শব্দভান্ডার এবং ব্যবসায়িক শৈলী পদ ব্যবহার করে।

প্রোটোকলের মূল অংশে এজেন্ডায় আইটেমগুলির মতো অনেকগুলি বিভাগ রয়েছে। এটি অনুসারে, বিভাগগুলি সংখ্যাযুক্ত। প্রতিটি বিভাগ, সভার কোর্স প্রতিফলিত করে, তিনটি অংশ নিয়ে গঠিত : শ্রবণ করা – বলা – সিদ্ধান্ত নেওয়া (সিদ্ধান্ত নেওয়া)।

বাম মার্জিনের সীমানা থেকে অঙ্কিত এজেন্ডা আইটেমের সংখ্যা অনুসারে "শ্রুত" শব্দটি সংখ্যাযুক্ত বড় অক্ষরেএবং একটি কোলন দিয়ে শেষ হয়। এর পরে, লাল রেখা থেকে, তারা টানা হয় জেনিটিভ কেসস্পিকারের উপাধি এবং আদ্যক্ষর (আপনি শুনেছেন - কে?), একটি ড্যাশ স্থাপন করা হয় এবং এর পরে প্রতিবেদনের বিষয়বস্তু সংক্ষিপ্তভাবে বা বিস্তারিতভাবে লেখা হয়। উপস্থাপনা সাধারণত অতীত কালের তৃতীয় ব্যক্তি একবচনে হয়।

যদি মূল প্রতিবেদনের পাঠ্যটি আগে থেকেই প্রস্তুত করা হয় এবং বিষয়টি বিবেচনা করার পরে, সভার সচিবালয়/সচিবকে স্থানান্তর করা হয়, তবে পাঠ্যটি উপস্থাপন করার সময় অন্য কৌশল ব্যবহার করা সুবিধাজনক: সংক্ষিপ্তভাবে প্রতিবেদনের বিষয়বস্তু তৈরি করুন। এজেন্ডা অনুসারে এবং পয়েন্টের পরে একটি নোট তৈরি করুন: "রিপোর্টের পাঠ্য সংযুক্ত করা হয়েছে।"

এই ক্ষেত্রে, প্রাক-প্রস্তুত প্রতিবেদনটি অবশ্যই লেখক দ্বারা কার্যকর করা, স্বাক্ষরিত এবং তারিখ দেওয়া উচিত, যাতে এটি আসলে প্রোটোকলের একটি স্বাধীন নথি পরিশিষ্ট হিসাবে জারি করা যায়।

"SPEAKED" শব্দটি বাম মার্জিনের সীমানা থেকে বড় অক্ষরে লেখা হয় এবং একটি কোলন দিয়ে শেষ হয়। প্রতিটি স্পিকারের উপাধি এবং আদ্যক্ষরগুলি একটি লাল লাইনে লেখা হয় এবং মনোনীত ক্ষেত্রে নির্দেশিত হয় (স্পীকিং - কে?)। ফর্মে ড্যাশের পর পরোক্ষ বক্তৃতাবক্তৃতার একটি সংক্ষিপ্ত বা বিস্তারিত বিষয়বস্তু রেকর্ড করা হয়।

স্পিকার এবং বক্তাদের সমস্ত প্রশ্ন, সেইসাথে তাদের উত্তরগুলি, তারা যে ক্রমে প্রাপ্ত হয়েছিল সেই ক্রমে রেকর্ড করা হয় এবং লাল লাইনে রেকর্ড করা হয়। প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা ব্যক্তির নাম নির্দেশিত নাও হতে পারে.

সমাধান, আলোচনা করা প্রতিটি বিষয়ে সম্মিলিতভাবে গৃহীত, "DECIDED" বা "DECIDED" শব্দের পরে লেখা হয়। এই শব্দগুলি হল ব্যবসা-শৈলীর পদ যা কলেজের সিদ্ধান্ত গ্রহণকে প্রতিফলিত করে ("আমরা" সর্বনাম বোঝায়)। ব্যবসায়িক অনুশীলনে, প্রোটোকল তৈরি করার সময় প্রতিটি শব্দের নিজস্ব ক্ষেত্র রয়েছে। হ্যাঁ, প্রোটোকলের মধ্যে সাধারণ সভাশেয়ারহোল্ডার, প্রতিষ্ঠাতা, বোর্ড মিটিং, মিটিং শ্রমিক সমষ্টি, কর্মচারীদের সভা (কর্পোরেট আচরণবিধি দ্বারা প্রতিষ্ঠিত এবং অনুমোদিত স্ব-সরকারের কাঠামোর মধ্যে), উদ্যোগী গোষ্ঠী, "ডিসিডেড" শব্দটি ব্যবহার করা সঠিক বলে বিবেচিত হয় (সর্বোচ্চ কলেজিয়াল সংস্থাগুলির কার্যক্রম, "কর্পোরেট" হল আনুষ্ঠানিক)। কমিটি, বোর্ড, ওয়ার্কিং গ্রুপ, অপারেশনাল মিটিং এবং অন্যান্য কলেজিয়াল নির্বাহী সংস্থার সভার কার্যবিবরণীতে (নথিভুক্ত " অপারেশনাল ব্যবস্থাপনা") সঠিক শব্দটিকে "সমাধান করা" বলে মনে করা হয়।

এই শব্দটি বাম মার্জিন থেকে বড় অক্ষরে লেখা এবং একটি কোলন দিয়ে শেষ হয়। লাল রেখা থেকে, প্রশাসনিক ক্রিয়াগুলি সংক্ষিপ্তভাবে এবং সুনির্দিষ্টভাবে পয়েন্ট দ্বারা বিন্দু প্রণয়ন করা হয়, যা এজেন্ডায় ইস্যু নম্বর অনুসারে সংখ্যাযুক্ত করা উচিত। গৃহীত সিদ্ধান্তের সংখ্যা দুটি অংশ নিয়ে গঠিত, একটি বিন্দু দ্বারা বিভক্ত, প্রথম সংখ্যাটি আলোচ্যসূচিতে ইস্যুটির সংখ্যার সাথে সম্পর্কিত এবং দ্বিতীয়টি - এই ইস্যুতে সিদ্ধান্তের সংখ্যা (সর্বশেষে, এটি প্রায়শই ঘটে থাকে) যে এজেন্ডায় একটি ইস্যুতে বেশ কয়েকটি সিদ্ধান্ত এবং নির্দেশ দেওয়া হয়)।

ধারা প্রতিষ্ঠা আইনি নিয়ম(আদর্শ), একটি স্ট্যান্ডার্ড বক্তৃতা মডেল অনুসারে প্রণয়ন করা হয়েছে: কী করতে হবে - কোন সময়ে (কোন সময় থেকে বা কোন সময়ের জন্য)?

1. কাকে - কি করতে হবে - কখন দ্বারা;

2. কি করতে হবে - কোন সময়ের মধ্যে - কার কাছে (চাকরির শিরোনাম, উপাধি এবং নির্দিষ্ট নির্বাহকের আদ্যক্ষর)।

যদি ভোটের মাধ্যমে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, তবে এর ফলাফলগুলি ফর্মে উপস্থাপন করা হয়: "জন্য - 10, বিপরীতে - 0, বিরত - 2" বা "সর্বসম্মতভাবে"। এই ফর্মের সাথে সম্মতি বাধ্যতামূলক যখন প্রার্থীদের নিয়োগ, নির্বাচন বা অনুমোদন বা কমিশন, কমিটি ইত্যাদির ব্যক্তিগত গঠনের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

সভার চেয়ারম্যান ও সচিবের স্বাক্ষর সম্পাদিত ও যাচাইকৃত কার্যবিবরণীতে নথিভুক্ত করা হয়। এগুলি বাম মার্জিন সীমানা থেকে পাঠ্যের নীচে তিন থেকে চার লাইনে অবস্থিত এবং একটি লাইন দ্বারা পৃথক করা হয়েছে। স্বাক্ষরের প্রতিলিপিতে, আদ্যক্ষরগুলি উপাধির আগে স্থাপন করা হয়। চেয়ারম্যান ও সচিবের ব্যক্তিগত স্বাক্ষর মূল প্রটোকলে আঁকা হয়।

যেহেতু প্রোটোকলটি এন্টারপ্রাইজের একটি অভ্যন্তরীণ প্রশাসনিক নথি, তাই সাধারণত সিল সহ এর শংসাপত্রের প্রয়োজন হয় না।

সম্পাদিত এবং স্বাক্ষরিত প্রোটোকলের অনুলিপি (ফটোকপি) বা প্রোটোকল থেকে নির্যাস, যা সম্পাদনের জন্য নথি পাঠানোর প্রক্রিয়াতে প্রয়োজনীয়, তাদের স্বাক্ষরের সাথে সেক্রেটারি (সভার সচিব বা কলেজিয়াল বডির সেক্রেটারি) প্রত্যয়িত করার অধিকার রয়েছে। পদাধিকারবলে), অনুলিপির সার্টিফিকেশনের উপর সঠিকভাবে একটি নোট আঁকা। যদি সংস্থার মধ্যে প্রোটোকল থেকে একটি অনুলিপি বা নির্যাস ব্যবহার করা হয়, তবে এটিতে একটি সীলমোহর স্থাপন করা হয় না (সেইসাথে প্রোটোকলটিতেও)। যদি প্রোটোকলের একটি নির্যাস বা অনুলিপি বাড়ির সংস্থার দেয়ালের বাইরে ব্যবহারের উদ্দেশ্যে করা হয় তবে এটিতে একটি সিল লাগানো মূল্যবান।

কিছু ধরণের প্রোটোকল এন্টারপ্রাইজ বা সংস্থার প্রথম প্রধানের অনুমোদন সাপেক্ষে। উদাহরণস্বরূপ, সংস্থার বিশেষজ্ঞ কমিশনের সভার কার্যবিবরণী, সংস্থার তথ্য এবং নথিগুলিতে অ্যাক্সেসের উপর বিধিনিষেধ বরাদ্দ/অপসারণের জন্য বিশেষজ্ঞ কমিশন, প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় প্রকল্প গোষ্ঠী/প্রকল্প অফিসগুলির মিটিং-এর কার্যবিবরণী, ইত্যাদি অনুমোদিত হয়।

অনুমোদনটি একটি স্বাক্ষর স্ট্যাম্পের সাথে জারি করা হয়, যা নথির উপরের ডানদিকে অবস্থিত এবং "অনুমোদন" শব্দটি নিয়ে গঠিত, ম্যানেজারের অবস্থানের সংক্ষিপ্ত নাম (যেহেতু সংস্থা বা এন্টারপ্রাইজের পুরো নামটি নির্দেশিত হয়েছে নথির শিরোনাম অংশ বা সাধারণ আকারে), ব্যক্তিগত স্বাক্ষর, এর প্রতিলিপি এবং অনুমোদনের তারিখ।

কলেজিয়াল সংস্থার সিদ্ধান্তগুলি নির্বাহকদের ফর্মে জানানো হয় স্বাধীন নথি- সিদ্ধান্ত এবং সিদ্ধান্ত; কমান্ডের ঐক্যের ভিত্তিতে পরিচালিত প্রতিষ্ঠানগুলিতে, তারা আদেশ দ্বারা বাস্তবায়িত হয়। অন্যান্য ক্ষেত্রে, প্রোটোকল থেকে একটি নির্যাস তৈরি করা হয়।

মিটিং প্রস্তুত করার প্রক্রিয়ায় তৈরি নথিগুলির সাথে মিনিটগুলি ফাইলগুলিতে গঠন করা হয়:

¾ এজেন্ডা;

¾ আমন্ত্রণ;

¾ মিটিং অংশগ্রহণকারীদের তালিকা এবং আমন্ত্রিতদের তালিকা;

¾ প্রতিবেদন বা বক্তৃতার বিমূর্ততা;

¾ আলোচিত বিষয়গুলির রেফারেন্স উপকরণ;

¾ খসড়া সিদ্ধান্ত এবং চূড়ান্ত নথি।

কার্যবিবরণী সভার সচিব দ্বারা আঁকা হয়। চেয়ারম্যান ও সচিব স্বাক্ষরিত।

প্রোটোকল থেকে নির্যাসমূল প্রোটোকলের পাঠ্যের অংশের একটি সঠিক অনুলিপি যা এজেন্ডা আইটেমের সাথে সম্পর্কিত যেটির উপর নির্যাস প্রস্তুত করা হচ্ছে। একই সময়ে, ফর্মের সমস্ত বিবরণ, পাঠ্যের পরিচায়ক অংশ, আলোচ্য বিষয়ক আইটেম যার উপর নির্যাস প্রস্তুত করা হচ্ছে, এবং ইস্যুটির আলোচনা এবং গৃহীত সিদ্ধান্ত প্রতিফলিত করে এমন পাঠ্য পুনরুত্পাদন করা হয়। প্রোটোকল থেকে নির্যাস শুধুমাত্র সচিব দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়, যিনি শংসাপত্রটিও আঁকেন। এটি "সঠিক" শব্দটি নিয়ে গঠিত, অনুলিপি প্রত্যয়নকারী ব্যক্তির অবস্থানের একটি ইঙ্গিত (এক্সট্রাক্ট), ব্যক্তিগত স্বাক্ষর, উপাধি, আদ্যক্ষর এবং তারিখ। যদি একটি নির্যাস অন্য সংস্থার কাছে জমা দেওয়ার জন্য দেওয়া হয় তবে এটি একটি সিল দ্বারা প্রত্যয়িত হয়।

সংগঠনের নাম মিনিট 00.00.0000 নম্বর এসময় চেয়ারম্যান সচিব শতাধিক ব্যক্তি উপস্থিত ছিলেন। I. O. শেষ নাম I. O. শেষ নাম (আদ্যক্ষর এবং পদবি একটি কলামে বর্ণানুক্রমিকভাবে নির্দেশিত হয়; যদি 15 জনের বেশি লোক উপস্থিত থাকে, তাহলে তাদের সংখ্যা নির্দেশিত হয় এবং বন্ধনীতে - "রেজিস্ট্রেশন শীট সংযুক্ত করা হয়েছে")

এজেন্ডা:

1. সম্পর্কে... (কি সম্পর্কে প্রশ্ন) বার্তার ধরন (প্রতিবেদন, প্রতিবেদন, বার্তা, তথ্য), কাজের শিরোনাম, আদ্যক্ষর, উপাধি (জেনেটিভ ক্ষেত্রে)।

1. শোনা:

I.O. শেষ নাম (মনোনীত ক্ষেত্রে) - বক্তৃতার বিষয়বস্তুর একটি সংক্ষিপ্ত বা বিশদ সারাংশ। যদি প্রতিবেদনের পাঠ্যটি প্রোটোকলের সাথে সংযুক্ত থাকে, তবে নির্দেশ করুন - (প্রতিবেদনের পাঠ্য সংযুক্ত)।

বক্তা:

আই.ও. পদবি - বিবৃত সারাংশপ্রথম ইস্যুতে প্রথম বক্তৃতা (সারনেমের পরে, স্পিকারের অবস্থান বন্ধনীতে নির্দেশিত হতে পারে)। যদি প্রতিবেদনের পাঠ্যটি প্রোটোকলের সাথে সংযুক্ত থাকে তবে নির্দেশ করুন - (ভাষণের পাঠ্য সংযুক্ত করা হয়েছে)।

আই.ও. শেষ নাম - এই বিষয়ে নিম্নলিখিত বক্তৃতাগুলির একটি সংক্ষিপ্ত সারাংশ প্রদান করে।

সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে:

1.1। প্রথম ইস্যুতে রেজোলিউশনের শব্দে বলা হয়েছে- এ কর্ম অনির্দিষ্ট ফর্মক্রিয়া, নির্বাহক (ডিপিতে অফিসিয়াল, কাঠামোগত ইউনিট), সময়সীমা।

1.2। প্রথম ইস্যুতে রেজুলেশনের দ্বিতীয় এবং পরবর্তী অনুচ্ছেদগুলি একইভাবে আঁকা হয়েছে।

2. শোনা:

এজেন্ডায় দ্বিতীয় আইটেমের বিন্যাসটি প্রথমটির মতো, স্কিম অনুসারে: শ্রবণ করা - কথা বলা - সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে৷

চেয়ারম্যান সচিব মো স্বাক্ষর স্বাক্ষর আই.ও. পদবি I.O. উপাধি

00-00 ফাইলে (স্বাক্ষর), তারিখ

প্রোটোকলের বিন্যাস

সংগঠনের নাম মিনিট নং ____________ শিরোনাম তারিখ সংকলনের স্থান চেয়ারম্যান সচিব উপস্থিতি: এজেন্ডা: 1. বাস্তবায়নে... রিপোর্টার - এ.এন. Skakunov 2. নির্বাচন সম্পর্কে... স্পিকার - T.P. সোসনোভা 3. ... 1. শুনেছেন: কথা বলেছেন: সমাধান করা হয়েছে: 1.1। ... 1.2। ... 2. শুনেছি: কথা বলা: _________ মানুষ ভোটে অংশ নিয়েছিল। FOR GAINST বিরত ছিলেন _________ _________ _________

সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে:

আবেদনের উপস্থিতি চিহ্নিত করা

চেয়ারম্যান সচিব মো স্বাক্ষর স্বাক্ষর আই.ও. পদবি I.O. উপাধি OJSC "রোস্টভ বেকারি ফ্যাক্টরি" মিনিট 02.12.2004 নং 356-21 রোস্তভ-অন-ডন পরিচালনা পর্ষদের সভা সভাপতিঃ সম্পাদকঃ পাঁচজন উপস্থিত ছিলেনঃ I. N. Kononenko V. I. Smirnov I. R. Zakharov I. P. Kozlenko I. N. Kononenko I. S. Nikonenko A. V. Petrovsky

এজেন্ডা:

নভেম্বর 2004 এর জন্য বেকারির কাজের প্রতিবেদন।

আইপি কোজলেঙ্কো (সাধারণ পরিচালক) - রিপোর্ট সংযুক্ত।

বক্তা:

এ.ভি. পেট্রোভস্কি (পরিচালক বোর্ডের সদস্য)। তার বক্তৃতায়, তিনি কিছু কর্মচারীর কাজের ক্ষেত্রে যে ত্রুটিগুলি দেখা দেয় তার উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করেন: ভুল লেবেলিং, বহির্গামী বিক্রয়ের ব্যাঘাত।

I. S. Nikonenko (পরিচালক বোর্ডের সদস্য)। তিনি উল্লেখ করেছেন যে সাধারণভাবে কাজটি ভাল চলছে: শ্রম উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি পেয়েছে, লাভজনকতা বৃদ্ধি পেয়েছে এবং আঞ্চলিক বেকারি পণ্যের বাজারে কোম্পানির অবস্থান উন্নত হয়েছে।

সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে:

1. নভেম্বরের জন্য বোনাস:

1.1। পিসওয়ার্কের আয়ের 40% পরিমাণে - প্রধান উত্পাদনের পিস শ্রমিকরা।

1.2। সময় কর্মীরা - বেতন এবং ট্যারিফ হারের 40% পরিমাণে।

2. নভেম্বরের জন্য বোনাস বঞ্চিত করতে:

2.1। O.P. Ivanova, L.R. Sidorova, N.R. Levchenko 25 নভেম্বর, 2004-এ জিঞ্জারব্রেড কুকিজের লেবেলিংয়ের অসঙ্গতির জন্য।

2.2। 23 নভেম্বর, 2003-এ জিমোভনিকি গ্রামে বহির্মুখী বাণিজ্য ব্যাহত করার জন্য এল.ডি. গনচার।

চেয়ারম্যান সচিব মো কোনোনেনকো স্মিরনভ আই.এন. কোনোনেনকো ভি. আই. স্মিরনভ

00-00 ফাইলে (স্বাক্ষর), তারিখ

নথির ইলেকট্রনিক কপির আইডি

প্রোটোকল ডিজাইনের উদাহরণ

JSC "রাশিয়ান স্পেস" 10.20.2005 নং 4 মস্কো মিটিং থেকে কেন্দ্রীয় বিশেষজ্ঞ কমিশন চেয়ারম্যান - V.G সেক্রেটারি - ভাসিলিভা ই.এম. বর্তমান: আমন্ত্রিত: আন্তোনোভা N.N., Baranovskaya N.M., Lyadova O.I., Mukhametshina R.V., Shtrokova Yu.I.লাপিনা এন.ভি. -

প্রধান বিশেষজ্ঞ

অফিস

জয়েন্ট স্টক কোম্পানিতে নথির নিরাপত্তা এবং রাষ্ট্রীয় স্টোরেজে তাদের স্থানান্তরের সংস্থার বিষয়ে। 2. সুপারিশ করুন যে জয়েন্ট স্টক কোম্পানির ডকুমেন্টেশন সাপোর্ট ডিপার্টমেন্ট (ক্রিভোলাপোভ ভি.জি.) অফিসের কাজে নথিগুলিকে পদ্ধতিগতকরণ এবং সেগুলিকে রাষ্ট্রীয় স্টোরেজে স্থানান্তর করার বিষয়ে জয়েন্ট স্টক কোম্পানির কাঠামোগত বিভাগের বিশেষজ্ঞদের সাথে একটি সেমিনার আয়োজন করে৷ চেয়ারম্যান ব্যক্তিগত স্বাক্ষর 2. সুপারিশ করুন যে জয়েন্ট স্টক কোম্পানির ডকুমেন্টেশন সাপোর্ট ডিপার্টমেন্ট (ক্রিভোলাপোভ ভি.জি.) অফিসের কাজে নথিগুলিকে পদ্ধতিগতকরণ এবং সেগুলিকে রাষ্ট্রীয় স্টোরেজে স্থানান্তর করার বিষয়ে জয়েন্ট স্টক কোম্পানির কাঠামোগত বিভাগের বিশেষজ্ঞদের সাথে একটি সেমিনার আয়োজন করে৷ ভি.জি. ক্রিভুশকিন সচিব ই.এম. ভাসিলিভা ঠিক সচিব-সহকারী

ব্যক্তিগত স্বাক্ষর N.I. তারাসোভাতারিখ

প্রোটোকল থেকে একটি নির্যাস একটি উদাহরণ

(Anodina N.N. সংগঠনে নথির প্রবাহ / N.N. Anodina. - M.: Omega-L Publishing House, 2006. – 172 p.)

বিভাগ 2 “নথির কাঠামো। ডকুমেন্টেশন সিস্টেম। সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের ইউনিফাইড সিস্টেম"

টপিক 6

1. "প্রধান প্রকারের তথ্য এবং রেফারেন্স নথিগুলি বিভিন্ন যোগাযোগের চ্যানেলের মাধ্যমে প্রেরণ করা হয়৷ ব্যবসায়িক চিঠিপত্র"পরিকল্পনা:

ব্যবসায়িক চিঠিপত্র

. সাধারণ তথ্য।

নিয়মিত এবং অসাধারণ মিটিং

অংশগ্রহণকারীদের একটি অসাধারণ সভাও গ্রহণযোগ্য: যখন এই সংস্থার যোগ্যতার মধ্যে একটি নির্দিষ্ট সমস্যা সমাধান করা জরুরিভাবে প্রয়োজন হয়। একটি সাধারণ সভা শুরু করার অধিকার রয়েছে:

• নির্বাহী সংস্থা (পরিচালক, পরিচালনা পর্ষদ);
• 10% এর বেশি শেয়ারের মালিক অংশগ্রহণকারীরা;
• নিরীক্ষক, নিরীক্ষক।

প্রতিষ্ঠাতারা আসন্ন সভার এজেন্ডায় তাদের নিজস্ব সমন্বয় করতে পারেন এবং সভার 15 দিন আগে বিবেচনার জন্য অতিরিক্ত বিষয়গুলি প্রস্তাব করতে পারেন।

যদি কোম্পানির একজন প্রতিষ্ঠাতা থাকে, তাহলে শিল্পের প্রয়োজনীয়তা। 36 একটি সভা আহ্বান করার পদ্ধতি তার জন্য প্রযোজ্য নয়, যেহেতু তিনি ব্যক্তিগতভাবে সমস্ত সিদ্ধান্ত নেন।

বৈঠকের বিজ্ঞপ্তি

একটি সভা আহ্বান করার জন্য যে পদ্ধতিতে কাজ করা প্রয়োজন তা আর্টের বিধানগুলিতে নির্ধারিত রয়েছে। এলএলসি আইনের 36। প্রধান কর্ম হল:

• নির্ধারিত সভার প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে অবহিত করুন। বিজ্ঞপ্তি নোটিশ দ্বারা প্রদান করা হয়, যা নির্ধারিত মিটিংয়ের 30 দিন আগে দিতে হবে।
• বৈঠকের 10 দিন আগে - এজেন্ডায় পরিবর্তন করা হলে প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে অবহিত করুন।
• এজেন্ডা অনুযায়ী আসন্ন সভার জন্য তথ্য ও উপকরণ সহ প্রতিষ্ঠাতাদের প্রদান করুন।

গুরুত্বপূর্ণ! কোম্পানির চার্টার প্রতিষ্ঠাতাদের জন্য অন্যান্য, সংক্ষিপ্ত নোটিশ সময়ের জন্য প্রদান করতে পারে (ক্লজ 4, এলএলসি আইনের অনুচ্ছেদ 36)।

নিবন্ধন এবং বিজ্ঞপ্তি পাঠানোর জন্য প্রয়োজনীয়তা:

• বিজ্ঞপ্তিতে নির্ধারিত সভার স্থান এবং সময় এবং সেইসাথে আলোচ্যসূচিতে থাকা আইটেমগুলি সম্পর্কে তথ্য থাকতে হবে;
• বিতরণ কোম্পানির চার্টারে নির্দিষ্ট পদ্ধতিতে সংগঠিত হয়, অথবা, যদি চার্টার এটি সম্পর্কে নীরব থাকে, অংশগ্রহণকারীদের তালিকায় থাকা ঠিকানায় নিবন্ধিত মেইলের মাধ্যমে;
• আপনি যদি গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি নোটারাইজ করার পরিকল্পনা করেন (পার্ট 3, এলএলসি সংক্রান্ত আইনের অনুচ্ছেদ 17), নোটারিতে পরবর্তী জমা দেওয়ার জন্য বিজ্ঞপ্তির একটি অতিরিক্ত অনুলিপি প্রয়োজন।

আপনি নিম্নলিখিত লিঙ্কে একটি আসন্ন সভার একটি নমুনা বিজ্ঞপ্তি ডাউনলোড করতে পারেন: .

আপনি নিম্নলিখিত লিঙ্কে আসন্ন সভার জন্য এজেন্ডায় পরিবর্তনের একটি নমুনা বিজ্ঞপ্তি ডাউনলোড করতে পারেন: এলএলসি অংশগ্রহণকারীদের একটি মিটিং এজেন্ডায় পরিবর্তনের বিজ্ঞপ্তি - নমুনা।

প্রোটোকলের ফর্ম এবং এর প্রস্তুতির জন্য প্রয়োজনীয়তা

এলএলসি অংশগ্রহণকারীদের সাধারণ সভার কার্যবিবরণীর প্রয়োজনীয়তা আর্ট দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডের 181.2। এর বিধান অনুসারে, এই কর্পোরেট নথিটি অবশ্যই নির্দেশ করবে:

• তারিখ এবং স্থান যেখানে মিটিং সঞ্চালিত হয়;
• সময়
• এতে অংশ নেওয়া ব্যক্তিদের সম্পর্কে তথ্য;
• এজেন্ডায় বিষয়;
• তাদের প্রত্যেকের জন্য ভোটের ফলাফল;
• যারা ভোট গণনা করেছেন তাদের সম্পর্কে তথ্য;
• যারা বিপক্ষে ভোট দিয়েছেন এবং এই ডেটা প্রোটোকলে প্রবেশ করার দাবি করেছেন তাদের সম্পর্কে তথ্য।

এলএলসি অংশগ্রহণকারীদের একটি সভার নমুনা মিনিটে বেশ কয়েকটি অংশ রয়েছে:

1. শিরোনাম। দস্তাবেজটি "মিনিট নং" শব্দ দিয়ে শুরু হয়, তারপরে কোম্পানির নাম, মিটিং এর তারিখ এবং সময় এবং যেখানে এটি অনুষ্ঠিত হচ্ছে তার অবস্থান।
2. সূচনা অংশ। সভার প্রতিষ্ঠাতা, চেয়ারম্যান ও সেক্রেটারি সম্পর্কে তথ্য রয়েছে।
3. এজেন্ডা। বিবেচনার জন্য প্রস্তাবিত বিষয় তালিকাভুক্ত করা হয়. তারা গুরুত্বের ক্রম তালিকাভুক্ত করা হয়.
4. প্রধান অংশ। এটি 4টি ব্লক থেকে প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের জন্য গঠিত হয়: "শুনুন", "কথা বলেছেন", "ভোট দিয়েছেন", "সিদ্ধান্ত নিয়েছেন"। বক্তাদের আদ্যক্ষর এবং অবস্থান নির্দেশ করার পাশাপাশি তাদের বক্তৃতার সারমর্মকে সংক্ষিপ্তভাবে প্রতিফলিত করা প্রয়োজন।
5. উপসংহার। এতে সচিব ও চেয়ারম্যানের স্বাক্ষর রয়েছে এবং কিছু ক্ষেত্রে সব প্রতিষ্ঠাতাদের স্বাক্ষর রয়েছে।

সংখ্যা এবং প্রোটোকল বই

আর্ট এর অনুচ্ছেদ 6 এর বিধান অনুযায়ী। এলএলসি আইনের 37, কোম্পানির নির্বাহী সংস্থাকে অবশ্যই মিটিং চলাকালীন মিনিট রাখার ব্যবস্থা করতে হবে। সমস্ত সভার কার্যবিবরণী একটি বইয়ে ফাইল করা হয়।

সোসাইটির অংশগ্রহণকারীদেরও কার্যনির্বাহী সংস্থা দ্বারা প্রস্তুতকৃত মিনিট থেকে একটি নির্যাস অনুরোধ করার সুযোগ রয়েছে।

রেকর্ড রাখার প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুসারে, কোম্পানির ব্যবস্থাপনা সংস্থাগুলি দ্বারা জারি করা নথিগুলি তাদের সনাক্তকরণ সহজ করার জন্য নিবন্ধিত হয়। এই উদ্দেশ্যে, এলএলসি অংশগ্রহণকারীদের সাধারণ সভার কার্যবিবরণী সংখ্যাযুক্ত।

দয়া করে নোট করুন! আইনটিতে প্রোটোকলের বাধ্যতামূলক সংখ্যার প্রয়োজনীয়তা নেই।

যেহেতু সভার তারিখ এবং এর সূচক (সংখ্যা) যে কোনও নথির প্রধান সনাক্তকারী বৈশিষ্ট্য, সেগুলিকে কার্যবিবরণীতে রাখার পরামর্শ দেওয়া হয়।

কিভাবে সভার সিদ্ধান্ত বা কার্যবিবরণী আঁকা হয়, কে এই নথিতে স্বাক্ষর করে এবং সার্টিফিকেশন বহন করে

এলএলসি আইনে প্রস্তুতির ফর্ম এবং মিনিটগুলি যে ক্রমে আঁকা হয়েছে সে সম্পর্কিত প্রয়োজনীয়তা নেই এবং এলএলসি অংশগ্রহণকারীদের সাধারণ সভার কার্যবিবরণীতে কে স্বাক্ষর করবে তাও নির্ধারণ করে না।

যে সাধারণ নিয়ম অনুসারে প্রোটোকলগুলি প্রত্যয়িত হয় তা শিল্পের 3 ধারা দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডের 181.2। এই নিবন্ধের বিধান অনুসারে, এলএলসি অংশগ্রহণকারীদের সাধারণ সভার কার্যবিবরণীগুলি চেয়ারম্যান এবং সেক্রেটারি দ্বারা প্রত্যয়িত হয় যারা এটি বৈঠকে রেখেছিলেন।

যদি আইন দ্বারা নির্ধারিত প্রয়োজনীয়তা লঙ্ঘন করে কার্যবিবরণী তৈরি করা হয়, এবং অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে কেউ এটির বিষয়বস্তুর সাথে একমত না হন, তাহলে মিটিংয়ে নেওয়া সিদ্ধান্তগুলি অবৈধ ঘোষণা করার ঝুঁকি রয়েছে (উপধারা 4, ধারা 1, নিবন্ধ রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডের 181)।

প্রোটোকল প্রমাণীকরণ

05.05.14 তারিখের আইন নং 99-এফজেড রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোড সংশোধন করেছে, যা 01.09.2014 থেকে মালিকদের সিদ্ধান্ত প্রত্যয়িত করার পদ্ধতিকে প্রভাবিত করেছে৷ শিল্পের অনুচ্ছেদ 3 অনুসারে এই মুহূর্ত থেকে শুরু হচ্ছে। রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডের 67.1, বর্তমান প্রতিষ্ঠাতাদের রচনা এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রকৃত ঘটনা একটি নোটারি দ্বারা প্রত্যয়িত হয়, যার জন্য এলএলসি অংশগ্রহণকারীদের সাধারণ সভার কার্যবিবরণী প্রত্যয়িত হয়।

দয়া করে নোট করুন! আর্ট এর অনুচ্ছেদ 3 এর বিধান। রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোডের 67.1 আপনাকে নোটারাইজেশন ছাড়াই করার অনুমতি দেয় যদি সার্টিফিকেশনের অন্যান্য পদ্ধতি চার্টারে অন্তর্ভুক্ত থাকে।

উদাহরণস্বরূপ, সনদ প্রদান করতে পারে নিম্নলিখিত পদ্ধতিসার্টিফিকেট

• মিটিংয়ে অংশ নেওয়া সমস্ত প্রতিষ্ঠাতাদের কার্যবিবরণীতে স্বাক্ষর করা;
• ভিডিও রেকর্ডিং (রেকর্ডিং মাধ্যম) - প্রোটোকলের সাথে সংযুক্ত থাকতে হবে।

যদি সনদে এই ধরনের বিধান না থাকে, তাহলে প্রতিষ্ঠাতারা মিটিং-এ সরাসরি মিনিটের নোটারাইজেশন না করার বিষয়টি বিবেচনা করতে পারেন (কেস নং A36-3633/2015 এর ক্ষেত্রে 02/05/2016 তারিখের কেন্দ্রীয় নির্বাচন কমিশনের রেজোলিউশন)। এই ধরনের সিদ্ধান্তের বৈধতার শর্তাবলী:

• বিষয়টি আলোচ্যসূচিতে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে;
• সিদ্ধান্তটি কোম্পানির সকল অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা সর্বসম্মতভাবে নেওয়া হয়, অর্থাৎ সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা সভায় উপস্থিত থাকে এবং নন-নোটারাইজেশনের প্রস্তাবিত পদ্ধতির পক্ষে ভোট দেয়।

এইভাবে, যদি এলএলসি অংশগ্রহণকারীদের সাধারণ সভার সিদ্ধান্ত, যার একটি নমুনা আমরা উপস্থাপন করেছি, ভুলভাবে আঁকা হয় বা আইন দ্বারা নির্ধারিত হিসাবে প্রত্যয়িত না হয়, তবে এটি প্রতিষ্ঠাতাদের জন্য কিছু সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে এবং এটি বাতিলের কারণ হতে পারে। প্রোটোকলের ত্রুটির ফলাফলের মধ্যে নিবন্ধন কর্তৃপক্ষের অস্বীকৃতি এবং দীর্ঘ আইনি প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। কর্পোরেট দ্বন্দ্বের উপস্থিতিতে এটি বিশেষত তীব্র।

সচিবের পবিত্র দায়িত্বগুলির মধ্যে একটি হল বিভিন্ন স্তরে ব্যবস্থাপকদের দ্বারা শুরু হওয়া সভা, সম্মেলন এবং সেশনের প্রস্তুতি। বেশির ভাগ ক্ষেত্রে সচিবও এ ধরনের ঘটনার বিবরণ রাখেন। এই নিবন্ধে আমরা আপনাকে বলব কিভাবে এই প্রক্রিয়াগুলিকে আরও দক্ষ করে তোলা যায়।

প্রোটোকল সম্পর্কে কথা বলা শুরু করার জন্য, প্রথম ধাপটি হল মিটিং প্রস্তুতি সম্পর্কে কথা বলা। এই ধরনের একটি ইভেন্টের আগে, এজেন্ডার মাধ্যমে চিন্তা করা, অংশগ্রহণকারীদের গঠন নির্ধারণ করা এবং সমস্ত বক্তা এবং অন্যান্য উপকরণের প্রতিবেদনের সাথে নিজেকে পরিচিত করা গুরুত্বপূর্ণ। এই সমস্ত অতিরিক্ত প্রচেষ্টার প্রয়োজন হবে, কিন্তু ফলস্বরূপ, প্রোটোকল বজায় রাখা অনেক সহজ হবে।

কিভাবে সময় বাঁচাতে?

দ্বারা বিভিন্ন গবেষণাসংস্থার প্রধান এবং অন্যান্য কর্মচারীদের কাজের সময়ের 10 থেকে 50% মিটিংয়ে ব্যয় করা যেতে পারে। সময় ব্যয় কমাতে, সূচনাকারী, সংগঠক এবং মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের নিম্নলিখিত নিয়মগুলি মনে রাখতে হবে:

মিটিংয়ে আলোচনা করুন শুধুমাত্র সেইসব বিষয় নিয়ে যা কাজের ক্ষেত্রে সমাধান করা যায় না।

মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা সীমিত করুন। এটি ইভেন্টের সময়কালের সাথে সরাসরি সমানুপাতিক। যদি 5 জন কর্মচারীর সাথে একটি বৈঠকের সময়কাল 1 ঘন্টা হয়, তাহলে 10 বা তার বেশি অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যার সাথে এটি সম্ভবত 2 ঘন্টা বা তার বেশি স্থায়ী হবে।

আগাম সভার জন্য তথ্য উপকরণ প্রস্তুত. গণনা, বিশ্লেষণাত্মক প্রতিবেদন, টেবিল, গ্রাফ, প্রতিবেদন, ফটো এবং ভিডিও সামগ্রী, উপস্থাপনা, পণ্যের নমুনা, বিশেষজ্ঞের মতামত বিশেষ বিশেষজ্ঞদের দ্বারা প্রদান করা আবশ্যক। তবে উপকরণের প্রস্তুতি যাচাইয়ের দায়িত্ব সভার সচিবের। অতএব, ইভেন্টের এক বা দুই দিন আগে আপনার উচিত:

ক) দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের সাহায্যে যারা উপস্থাপনা করবেন, সমস্ত তথ্য সামগ্রীর একটি তালিকা সংকলন করবেন;

খ) দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের কাছ থেকে তৈরি সামগ্রী গ্রহণ করুন ইলেকট্রনিক ফর্ম(উদাহরণস্বরূপ, উপস্থাপনা, ব্যাখ্যামূলক নোটইত্যাদি);

গ) দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের কাছ থেকে প্রতিবেদনের মুদ্রিত বিমূর্ত এবং পাঠ্য গ্রহণ করুন।

প্রতিটি সমস্যার জন্য, একজন দায়িত্বশীল কর্মচারী নিয়োগ করুন, এমনকি যখন একদল লোককে অ্যাসাইনমেন্টটি সম্পাদন করতে হবে।

অপরাধীদের ফাঁস করে সময় নষ্ট করবেন না। মনে রাখবেন যে প্রতিটি সভার মূল উদ্দেশ্য হল এজেন্ডা নিয়ে আলোচনা করা এবং তার উপর সিদ্ধান্ত নেওয়া।

এজেন্ডাস

এই বৈঠকে আলোচনা করার পরিকল্পনা করা বিষয়গুলির একটি তালিকা। সেগুলো নির্ধারণ করেন সভার চেয়ারম্যান। তবে সচিবও এই প্রক্রিয়ায় অংশ নিতে পারেন।

আপনার এজেন্ডা তৈরি করার সময় নিম্নলিখিত নির্দেশিকাগুলি ব্যবহার করুন:

• মিটিংয়ের বিষয়গুলিকে ভেঙে ফেলুন যা অনেকগুলি সাব-টপিক্সের মধ্যে খুব বিস্তৃত।প্রয়োজনে দায়িত্বশীল ব্যক্তিরা প্রতিটি সাব-টপিকের জন্য প্রস্তুতিমূলক সভা করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, "প্রধান উৎপাদনের দোকানগুলির দ্বারা পরিকল্পিত সূচকগুলি বাস্তবায়নের উপর" বিষয়ের উপর মাসের শেষের জন্য নির্ধারিত একটি বৈঠকের আগে দোকানগুলিতে কয়েকটি ছোট মিটিং করা উচিত: "পরিকল্পনা বাস্তবায়নের উপর ফাউন্ড্রি শপ", "প্রকিউরমেন্ট ওয়ার্কশপ দ্বারা পরিকল্পনা বাস্তবায়নের উপর", "মেশিন শপ দ্বারা পরিকল্পনা বাস্তবায়নের উপর", "অ্যাসেম্বলি শপ দ্বারা পরিকল্পনা বাস্তবায়নের উপর।" অথবা "একটি এন্টারপ্রাইজে একটি ইআরপি সিস্টেমের বাস্তবায়নের উপর" বিষয়ের একটি মিটিং এর আগে বেশ কয়েকটি সভা হওয়া উচিত: "উৎপাদনে একটি ইআরপি সিস্টেম বাস্তবায়নের সমস্যাগুলির উপর", "ইআরপি সিস্টেম এবং অ্যাকাউন্টিংয়ে 1C এর মধ্যে যোগাযোগ নিশ্চিত করার বিষয়ে ", "চালু প্রযুক্তিগত সহায়তাইআরপি সিস্টেম এবং ডেটা ট্রান্সফার", ইত্যাদি।

• একটি সাধারণ থিম দ্বারা একত্রিত হয়ে সমান গুরুত্বের এজেন্ডা বিষয়গুলিতে রাখুন।. উদাহরণস্বরূপ, পরিবহনের ব্যবস্থা, গুদামে সরবরাহের পদ্ধতি, চালান এবং অপসারণ সমাপ্ত পণ্যএন্টারপ্রাইজের অঞ্চল থেকে।

আন্তঃসম্পর্কিত সমস্যাগুলির একটি বিস্তৃত পরিসরও এজেন্ডায় রাখা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, এর মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

একটি নতুন উত্পাদন লাইন ক্রয়;

উত্পাদনের প্রযুক্তিগত প্রস্তুতি;

নতুন সরঞ্জাম অধিগ্রহণের সাথে সম্পর্কিত নকশা এবং প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন পরিবর্তন করা;

উৎপাদন ভবনের আধুনিকীকরণ এবং মেশিন সংযোগের উন্নয়ন;

উত্পাদন জন্য লজিস্টিক সমর্থন.

একই সময়ে, কারখানার চেকপয়েন্টের পুনর্গঠন বা কারখানার ক্যান্টিনে পাসের জন্য ইলেকট্রনিক অর্থ প্রদানের সংস্থাটি এই বৈঠকে স্পষ্টতই আলোচনার যোগ্য নয়।

এটা স্পষ্ট যে সচিব সবসময় আলোচ্যসূচির বিষয়বস্তু প্রভাবিত করতে পারেন না. সভাটি নেতার দ্বারা আহবান করা হয়, যিনি সমস্যার পরিসরের রূপরেখাও দেন। এবং যদি ম্যানেজার একটি বৈঠকের আলোচ্যসূচিতে ঢালাই উৎপাদনের জন্য একটি নতুন উত্পাদন লাইন ক্রয় এবং অঞ্চলটি পরিষ্কার করার জন্য একটি বসন্ত পরিষ্কার দিবসের সংগঠন অন্তর্ভুক্ত করে, তবে তাকে বোঝানো সম্ভব নাও হতে পারে। কিন্তু আপনার পক্ষের জন্য, আপনি একটি পরিচ্ছন্নতার আয়োজনের আলোচনাটিকে অন্য সভায় আনার প্রস্তাব করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, এটিকে একটি বিল্ডিংয়ের সম্মুখভাগ পেইন্টিং বা সংগঠনের জন্মদিন উপলক্ষে উদযাপনের সাথে একত্রিত করা।

• শুধুমাত্র সেই বিষয়গুলি থেকে একটি এজেন্ডা আঁকুন যা সভার অংশগ্রহণকারীদের যোগ্যতা এবং দায়িত্বের ক্ষেত্রের মধ্যে রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, সরবরাহ পরিষেবার প্রধানের অনুপস্থিতিতে সরবরাহের সমস্যা নিয়ে আলোচনা করা অকেজো হবে।
• আলোচ্যসূচিতে বিষয় এবং আইটেমের সংখ্যা সীমিত করুন. বরাদ্দ সময়ের মধ্যে কার্যকরভাবে আলোচনা এবং সমাধান করা যেতে পারে যতগুলি তাদের মধ্যে থাকা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, একটি মিটিং এর 1 ঘন্টায়, আপনি আলোচনা করা বিষয়ের স্কেল এবং সভার প্রস্তুতির মানের উপর নির্ভর করে 1 থেকে 5টি বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে পারেন।
• কর্মসূচীতে শেষ সভায় দেওয়া কাজ এবং নির্দেশাবলীর একটি প্রতিবেদন অন্তর্ভুক্ত করুন, যদি মিটিংগুলি একত্রিত হয় সাধারণ থিমএবং অংশগ্রহণকারীদের রচনা। এই বিষয়টির জন্য প্রস্তুত থাকুন যে, এমনকি যদি এজেন্ডায় এমন কোনও আইটেম না থাকে তবে চেয়ারম্যান তার কর্তৃত্বের সাথে তা উপস্থাপন করতে পারেন। তাই আগে থেকে নির্দেশের তালিকা প্রিন্ট করা ভালো- চেয়ারম্যান, দায়িত্বশীল ব্যক্তি ও সচিবের কাছে থাকতে হবে।

মিটিং অংশগ্রহণকারীদের

ইভেন্ট অংশগ্রহণকারীদের জন্য সাধারণ প্রয়োজনীয়তা:

এজেন্ডায় থাকা বিষয়গুলিতে দক্ষতা এবং আগ্রহ;

সভার ফলাফলের উপর ভিত্তি করে সিদ্ধান্ত নেওয়ার এবং অধস্তনদের নির্দেশ দেওয়ার জন্য যথেষ্ট উচ্চ অবস্থান।

ইভেন্ট চলাকালীন অংশগ্রহণকারীদের গঠন পরিবর্তন হতে পারে। যদি আলোচ্যসূচিতে এমন কিছু বিষয় থাকে যা সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের প্রভাবিত করে এবং সমস্যাগুলি যা শুধুমাত্র তাদের কিছুর জন্য প্রযোজ্য হয়, তাহলে আপনার প্রথমে সেগুলি নিয়ে আলোচনা করা উচিত সাধারণ প্রশ্ন. বৈঠকের এই অংশের শেষে, আরও আলোচনায় জড়িত নয় এমন কর্মচারীদের ছেড়ে দেওয়া যেতে পারে।

কিভাবে সবাইকে জানানো যায়

সকল মিটিং অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করুন তারিখ, সময়, অবস্থান, ইভেন্টের থিম সম্পর্কে.

আপনি ব্যবহার করে একটি মিটিং রিপোর্ট করতে পারেন ফোন কল, এসএমএস বার্তা, ইমেল (ডেলিভারি এবং পড়ার বিজ্ঞপ্তি সহ), ব্যক্তিগত পরিদর্শন।

যদি অংশগ্রহণকারীদের একজন কর্মস্থলে না থাকে বিভিন্ন কারণ (বার্ষিক ছুটি, অস্থায়ী অক্ষমতা, ব্যবসায়িক ভ্রমণ, ইত্যাদি), অনুপস্থিতির কারণ খুঁজে বের করা এবং প্রতিস্থাপন স্কিম অনুযায়ী অনুপস্থিত ব্যক্তিকে প্রতিস্থাপনকারী কর্মচারীকে স্মরণ করিয়ে দেওয়া প্রয়োজন যে তাকে অবশ্যই মিটিংয়ে উপস্থিত থাকতে হবে।

আপনার কম্পিউটার ক্যালেন্ডারে একটি পপ-আপ প্রম্পট রাখাও সহায়ক হতে পারে যেমন "মিটিংয়ে উপস্থিত থাকার জন্য আপনার ডেপুটিকে মনে করিয়ে দিন।"

মিটিং সম্পর্কে কাকে অবহিত করা হয়েছে এবং কখন একটি টেবিলে প্রবেশ করা যেতে পারে সে সম্পর্কে তথ্য (উদাহরণ 1)।

উদাহরণ 1

মিটিং অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করা

সভাটি 24 জুন, 2017 তারিখে 11:00 টায় ক্রয় পরিচালকের কার্যালয়ে অনুষ্ঠিত হবে।

বিষয়: 2017 এর দ্বিতীয়ার্ধের জন্য সরবরাহকারীদের সাথে চুক্তির সমাপ্তি।

সভায় অংশগ্রহণকারীদের জন্য বসার ব্যবস্থা

নিম্নলিখিত উপস্থিত থাকলে মিটিং অংশগ্রহণকারীদের জন্য একটি বসার চার্ট প্রস্তুত করতে ভুলবেন না:

উচ্চতর কর্মকর্তা (শহর, অঞ্চল, অঞ্চল, প্রজাতন্ত্র, ফেডারেশন);

ট্রান্সন্যাশনাল কর্পোরেশন এবং হোল্ডিং, ইত্যাদির মালিক;

অংশীদার সংস্থার প্রতিনিধিরা।

যদি সম্ভব হয়, সচিবকে চেয়ারম্যানের টেবিলের পাশে একটি পৃথক টেবিলে একটি আসন বরাদ্দ করা হয় (উদাহরণ 2)।

উদাহরণ 2

বসার চার্ট

নাম কার্ড

উপযুক্ত স্থানগুলির বিপরীত টেবিলে, অবস্থান এবং (বা) পুরো নাম সহ নাম কার্ড স্থাপন করা প্রয়োজন। প্রতিটি অংশগ্রহণকারী। সবচেয়ে সহজ বিকল্প হল কাগজের একটি শীট একটি "ঘরে" ভাঁজ করা (চিত্র 1)

ভাত। 1.মিটিং অংশগ্রহণকারীর জন্য নাম কার্ড

ব্যাজ

বিশেষত জটিল ক্ষেত্রে, ব্যাজ (স্তন কার্ড) প্রস্তুত করা প্রয়োজন, যার উপর আপনার নির্দেশ করা উচিত:

পুরো নাম অংশগ্রহণকারীদের;

তাদের অবস্থান;

প্রতিটি অংশগ্রহণকারী প্রতিনিধিত্ব করে এমন সংস্থার নাম;

যে এলাকায় নির্দিষ্ট সংস্থা অবস্থিত।

ব্যাজ এছাড়াও অন্তর্ভুক্ত হতে পারে:

অংশগ্রহণকারী প্রতিনিধিত্ব করে এমন সংস্থার লোগো;

ইভেন্টের লোগো (প্রতীক) (মিটিং, সম্মেলন, ইত্যাদি)।

আপনি একটি ল্যানিয়ার্ড বা কাপড়ের পিন দিয়ে ব্যাজ ব্যবহার করতে পারেন। তারা স্টেশনারি এবং অফিস সরবরাহ দোকানে বিক্রি হয়.

আপনি নিজেই টেক্সট দিয়ে সন্নিবেশ ডিজাইন করতে পারেন, তারপরে সেগুলিকে একটি প্রিন্টারে মুদ্রণ করতে পারেন, কাঁচি দিয়ে কেটে ফেলুন এবং ব্যাজে রাখুন (চিত্র 2)।

ভাত। 2.ইন-হাউস ডিজাইন করা ব্যাজ সন্নিবেশ

যদি প্রস্তুতির জন্য পর্যাপ্ত তহবিল বরাদ্দ করা হয়, তাহলে প্রিন্টিং পরিষেবা প্রদান করে এমন একটি সংস্থা থেকে কার্ড সন্নিবেশ করানো যেতে পারে। এবং নিয়মিত অভ্যন্তরীণ বৈঠকের জন্য, ব্যাজগুলির প্রয়োজন হবে না।

সভার সময়কাল

চালু বিভিন্ন ধরনেরমিটিং বরাদ্দ করা হয় বিভিন্ন পরিমাণসময় উদাহরণস্বরূপ, একটি সকালের পরিকল্পনা মিটিং প্রায় আধা ঘন্টা সময় নিতে পারে, যখন একটি নির্দিষ্ট বিষয়ে একটি আন্তঃআঞ্চলিক সভা সারা দিন সময় নিতে পারে।

বৈঠকের সময়কাল আগে থেকেই পরিকল্পনা করা উচিত। সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের ইভেন্টের শুরু এবং শেষের সময় জানতে হবে। এটি আপনাকে দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে কাজ করতে সহায়তা করবে যাতে আপনাকে দেরি করতে হবে না।

বিরতি

যদি মিটিংয়ের সময়কাল একটি জ্যোতির্বিদ্যার ঘন্টা (60 মিনিট) ছাড়িয়ে যায়, তবে প্রতিটি একাডেমিক ঘন্টা (45 মিনিট) পরে বিরতি নেওয়া প্রয়োজন।

বিশেষ করে দীর্ঘ ইভেন্টগুলিতে, বিরতি দেওয়া যেতে পারে যার সময় অংশগ্রহণকারীদের স্ন্যাকস (স্যান্ডউইচ, ফল, মিষ্টি) এবং পানীয় (চা, কফি, জুস, মিনারেল ওয়াটারইত্যাদি)।

যখন মিটিংয়ের স্তর কম হয়, এবং যে কক্ষে মিটিং হচ্ছে তার পাশে, অফিসের দর্শকদের জন্য একটি কুলার, কফি মেশিন এবং ডিসপোজেবল টেবিলওয়্যার থাকে, তখন মিটিং অংশগ্রহণকারীরা নিজেদের কফি, চা বা জল ঢালতে সক্ষম হবে।

জলের বোতল এবং চশমাগুলি আগে থেকেই টেবিলে রাখা যেতে পারে যে বৈঠকে অংশগ্রহণকারীরা বসে আছেন - তারপরে তারা কেবল বিরতির সময়ই নয়, যে কোনও সময় তাদের তৃষ্ণা নিবারণ করতে পারে। টেবিলে খাবার না রাখাই ভালো। এটি বিশ্রী হবে যদি অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে একজন ব্যবসায়িক কাগজপত্রে একটি স্যান্ডউইচ ফেলে দেয় বা কফি ছড়িয়ে দেয়।

খাবার এবং পানীয়ের সাথে টেবিল সেট করা ভাল পৃথক রুম. এটি সাধারণত সেক্রেটারি দ্বারা করা হয়, তবে শুধুমাত্র যদি তিনি মিনিট না নেন। যখন সচিব একটি মিটিং চলাকালীন রুম ত্যাগ করতে পারেন না, তখন এর জন্য দায়ী হিসাবে মনোনীত অন্য কর্মচারীকে অবশ্যই একটি বিরতির ব্যবস্থা করতে হবে। অথবা, বিকল্পভাবে, সচিব মিটিং শুরু হওয়ার আগে কফি বিরতির জন্য সবকিছু প্রস্তুত করেন। একটি নিয়ম হিসাবে, বর্ধিত সভায় সহকারী ছাড়া করা অসম্ভব।

সময় ফ্রেম

অনুষ্ঠানের সময়কাল অবশ্যই নিয়ন্ত্রিত হতে হবে। সভার চেয়ারম্যান এই নিয়মের সাথে সম্মতি পর্যবেক্ষণ করেন।

আপনার মিটিংয়ের পরিকল্পনা করার সময়, প্রতিটি স্পিকারের কথা বলার জন্য প্রয়োজনীয় সময় এবং প্রতিটি বিষয় নিয়ে আলোচনা করার কথা বিবেচনা করতে ভুলবেন না।

প্রতিটি বক্তৃতার নিয়মগুলির জন্য চেয়ারম্যানের সাথে চেক করুন।

প্রয়োজনে শিডিউল বিরতি।

ক্যালকুলেটরে সমস্ত সময়কাল যোগ করুন এবং ফলের পরিমাণ যোগ করুন

সভায় কতক্ষণ সময় লাগতে পারে সে বিষয়ে চেয়ারম্যানকে পরামর্শ দিতে হবে। যদি তিনি এই পরিসংখ্যানের সাথে একমত হন, তবে প্রবিধানগুলি অবশ্যই সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের নজরে আনতে হবে, যদি না হয় তবে সমন্বয় করতে হবে এবং পুনরায় চেয়ারম্যানকে রিপোর্ট করতে হবে।

চুক্তির পরে, সময় সীমাবদ্ধতা সহ এজেন্ডা সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের কাছে পাঠানো হয় (উদাহরণ 3)।

উদাহরণ 3

সময় সীমা সহ এজেন্ডা

মিটিং মিনিট: 5টি মৌলিক পদক্ষেপ

প্রোটোকলস্থায়ী কলেজিয়াল সংস্থার (কমিশন, কমিটি, কাউন্সিল, ইত্যাদি) এবং অস্থায়ী কলেজিয়াল সংস্থাগুলির ক্রিয়াকলাপগুলি নথিভুক্ত করুন - বিভিন্ন সভা, সম্মেলন, সেমিনার এবং সম্মেলন।

হাইলাইট করুন নিম্নলিখিত ধরনেরপ্রোটোকল:

. সংক্ষিপ্ত প্রোটোকল- একটি নথি যাতে পুরো নাম রেকর্ড করা হয়। এবং মিটিং অংশগ্রহণকারীদের অবস্থান, এর বিষয়, প্রধান সমস্যা, প্রতিবেদনের সারাংশ, সিদ্ধান্ত নেওয়া, প্রতিটি দায়িত্বশীল ব্যক্তির জন্য কাজের তালিকা। এই ধরনের কার্যবিবরণী সাধারণত অপারেশনাল মিটিংয়ে রাখা হয়।

. সম্পূর্ণ প্রোটোকল, উপরের সবগুলি ছাড়াও, সমস্ত বক্তৃতা, মতামত, সংশোধনী এবং আলোচনার অন্যান্য সূক্ষ্মতার বিস্তারিত রেকর্ড অন্তর্ভুক্ত করে৷ এই নথিটি আপনাকে সভার একটি বিশদ ছবি পুনরুদ্ধার করতে দেয়।

মিনিট নেওয়ার ফর্মটি সভার চেয়ারম্যান বা এন্টারপ্রাইজের প্রধান দ্বারা বেছে নেওয়া হয়।

সভার জন্য প্রস্তুত বক্তৃতার পাঠ্য এবং অন্যান্য উপকরণ পরিশিষ্ট আকারে প্রস্তুত করা হয়। সেগুলি অবশ্যই প্রোটোকলের পাঠ্যে উল্লেখ করা উচিত।

সভার অগ্রগতি কতটা সঠিক ও সম্পূর্ণভাবে লিপিবদ্ধ করা হয়েছে তার জন্য সচিব দায়ী। এই দায়িত্বকে অবমূল্যায়ন করা যায় না, যেহেতু প্রোটোকল হল একমাত্র নথি যা সমস্ত বক্তৃতা, আলোচনা, মন্তব্য এবং সিদ্ধান্তগুলিকে প্রতিফলিত করে যা কার্যকর করা আবশ্যক। মিটিং চলাকালীন, অংশগ্রহণকারীরা কিছু শুনতে নাও পেতে পারে বা এটি লিখতে সময় পায় না। প্রোটোকল উল্লেখ করে এটি পুনরুদ্ধার করা সহজ হবে।

ধাপ 1: কর্মক্ষেত্র প্রস্তুত করা

মিটিং শুরু হওয়ার আগে মিনিট সময় নেওয়া সহজ করতে:

. হলের মধ্যে আপনার আসন চয়ন করুনযেখানে অনুষ্ঠানটি অনুষ্ঠিত হবে। এটি ব্যক্তিগতভাবে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে দৃশ্যমান হওয়া উচিত, চেয়ারম্যান, বক্তাদের বক্তৃতা এবং "হলের প্রতিলিপি" স্পষ্টভাবে শ্রবণযোগ্য হওয়া উচিত (উদাহরণ 2-এ বসার চার্ট দেখুন)।

. আপনার ডেস্কে মিটিং অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা রাখুন যাতে তাদের পুরো নাম উল্লেখ করা হয়। এবং অবস্থান, সেইসাথে একটি বসার চার্ট. মিটিং শুরু হওয়ার আগে, কে কোথায় বসে আছে তা সাবধানে অধ্যয়ন করা এবং তারপর প্রয়োজন অনুসারে চিত্রটি দেখুন।

. স্টক আপ স্টেশনারি . সঙ্গে নিন ২-৩টি কলম, ২টি পেন্সিল, ২টি ইরেজার।

. অফিস সরঞ্জাম এবং অন্যান্য ডিভাইস কাজ করছে কিনা তা পরীক্ষা করুন: ঘড়ি, ভয়েস রেকর্ডার, ভিডিও ক্যামেরা (যদি পাওয়া যায়)। পাওয়ার কর্ড এবং অতিরিক্ত ব্যাটারি বা রিচার্জেবল ব্যাটারি ভুলে যাবেন না।

মিটিংয়ের আগে, সমস্ত রিপোর্টের মূল পয়েন্টগুলির আপনার স্মৃতি রিফ্রেশ করুন।

ধাপ 2: সভার অগ্রগতি রেকর্ড করুন

সভার জন্য প্রস্তুত সামগ্রী ছাড়াও (প্রতিবেদনের পাঠ্য, বক্তৃতা, রেফারেন্স, খসড়া সিদ্ধান্ত, আলোচ্যসূচি, অংশগ্রহণকারীদের তালিকা ইত্যাদি), মিনিটগুলি সাউন্ড রেকর্ডিং, ভিডিও রেকর্ডিং, প্রতিলিপি বা মোটামুটি হাতে লেখা নোটের ভিত্তিতে সংকলিত হয়। যা বৈঠকের সময় রাখা হয়।

রুক্ষ নোট কিভাবে রাখা যায়?

1. খসড়া প্রোটোকলের জন্য শীট প্রস্তুত করুন- তাদের সংখ্যা এজেন্ডার আকারের উপর নির্ভর করে। প্রথম শীটে সভার তারিখ, এর বিষয়, মিনিট সংখ্যা, অংশগ্রহণকারীদের তালিকা, এজেন্ডা (উদাহরণ 4) লিখুন।

উদাহরণ 4

বৈঠকের খসড়া কার্যবিবরণী। শীট নং 1

আলাদাভাবে আলোচনার জন্য উত্থাপিত প্রশ্ন লিখুন পরিষ্কার শীট, এন্ট্রির জন্য পর্যাপ্ত জায়গা রেখে:

শীট নং 2: "অ লৌহঘটিত এবং লৌহঘটিত ধাতু সরবরাহের জন্য চুক্তি সমাপ্ত করার কাজের স্থিতি সম্পর্কে।" Prokhorov P.D. দ্বারা রিপোর্ট;

শীট নং 3

শীট নং 4: "সরবরাহের জন্য পরিবহন সমর্থনে।" মেদভেদেভ V.Yu. দ্বারা রিপোর্ট;

শীট নং 5: ... (সভা চলাকালীন পূরণ করতে হবে);

শীট নং 6: "কাঁচামাল এবং সরবরাহ ক্রয়ের জন্য সমাপ্ত এবং সম্পাদিত চুক্তির অধীনে নিষ্পত্তির অবস্থার উপর।" ফোমিনা কেডির রিপোর্ট;

শীট নং 7: ... (সভা চলাকালীন পূরণ করতে হবে);

শীট নং 8: "ইএসপিজেড ওজেএসসিতে ইস্পাত এবং খাদ সরবরাহের বিষয়ে অ্যামেথিস্ট এলএলসি এর সাথে চুক্তির সমাপ্তিতে।" Telegin I.I. থেকে পরামর্শ;

শীট নং 9: ... (সভা চলাকালীন পূরণ করতে হবে)।

2. সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীরা উপস্থিত রয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন৷যারা অনুপস্থিত তাদের ক্রস আউট খসড়াপেন্সিলে প্রোটোকল - সম্ভবত তারা দেরী করেছে। মিটিংয়ের পরে অনুপস্থিতি এবং বিলম্বের কারণগুলি সন্ধান করুন।

যারা দেরি করে তাদের আগমনের সময় সরাসরি বন্ধনীতে প্রোটোকলের পাঠ্যে রেকর্ড করুন:

এই ক্ষেত্রে, যারা উপস্থিত ছিলেন তাদের মধ্যে কারা এবং মিটিং চলাকালীন তারা ঠিক কী মিস করেছেন তা জানা যাবে।

3. "শোনা" আইটেমটি পূরণ করুন. খসড়ার প্রথম শীটে এবং প্রতিবেদনের সংশ্লিষ্ট শিরোনাম সহ শীটে, ধারাবাহিকভাবে আপনার পুরো নামটি রেকর্ড করুন। এবং বক্তাদের অবস্থান, বক্তৃতার বিষয় এবং তাদের সারাংশ। আপনাকে শুধুমাত্র মৌলিক তথ্য রেকর্ড করতে হবে: তারিখ, সংখ্যা, ঘটনা. পরবর্তীকালে, বক্তৃতার প্রদত্ত পাঠ্যের সাথে নোটগুলির তুলনা করুন (থিসিস)। যদি আপনি কোন অসঙ্গতি খুঁজে পান, মিটিং চেয়ারপারসনকে অবহিত করুন।

4. "পারফর্মড" আইটেমটি লিখুন(যদি প্রয়োজন হয়)। অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের মন্তব্য, প্রশ্ন এবং আপত্তি দ্বারা বক্তাদের অগ্রগতি বাধাগ্রস্ত হলে এই আইটেমটি পূর্ণ হয়। সম্পূর্ণ প্রোটোকলেএই জাতীয় প্রতিটি মন্তব্য অবিলম্বে রেকর্ড করা উচিত, বিশেষত যদি এটি এই বাক্যাংশের সাথে থাকে: "দয়া করে এটিকে প্রোটোকলের মধ্যে রাখুন।" যেমন:

আসল বিষয়টি হ'ল যে কোনও বিবৃতি বৈঠকের গতিপথ পরিবর্তন করতে পারে এবং পরবর্তীকালে কখন এবং কেন এটি ঘটেছিল তা হাইলাইট করার প্রয়োজন হতে পারে।

একটি সংক্ষিপ্ত প্রোটোকলে

নমুনা মিটিং মিনিট. কিভাবে একটি আলোচনা একটি প্রতিলিপি লিখতে. কিভাবে একটি প্রোটোকল লিখতে হয় - নির্দেশাবলী এবং উদাহরণ। লেখার টিপস, গঠন, টেমপ্লেট (10+)

বৈঠকের কার্যবিবরণী। উদাহরণ, টেমপ্লেট, নমুনা

গঠন, মিটিং মিনিট টেমপ্লেট

• অনুষ্ঠানের তারিখ, সময় ও স্থান
• সূচনাকারী
• অনুষ্ঠান আয়োজনকারী ব্যক্তি (যোগাযোগের তথ্য সহ)
• অংশগ্রহণকারীদের তালিকা (পজিশন এবং যোগাযোগের তথ্য সহ)
• সচিবালয়ের রচনা / সচিবের পুরো নাম (যোগাযোগের তথ্য সহ)

সভায় পাঠানো হয়েছে যে উপকরণ তালিকা

প্রথম বক্তার বক্তৃতার প্রতিলিপি

• প্রথম বক্তার কাছে প্রথম প্রশ্ন (মন্তব্য) (কে জিজ্ঞেস করেছে, প্রতিলিপি)
• প্রথম প্রশ্নের উত্তর (ট্রান্সক্রিপ্ট)
• প্রথম বক্তার কাছে দ্বিতীয় প্রশ্ন (মন্তব্য) (কে জিজ্ঞেস করেছে, প্রতিলিপি)
• দ্বিতীয় প্রশ্নের উত্তর (ট্রান্সক্রিপ্ট)
• প্রথম বক্তার কাছে শেষ প্রশ্ন (মন্তব্য) (কে জিজ্ঞেস করেছে, প্রতিলিপি)
• শেষ প্রশ্নের উত্তর (ট্রান্সক্রিপ্ট)

দ্বিতীয় বক্তার বক্তব্যের প্রতিলিপি

সিদ্ধান্ত নিয়েছে

• প্রথম প্রস্তাব করা হয়েছে (শব্দ, যারা এটি জমা দিয়েছে)
• ভোটের ফলাফল (সাধারণকৃত - গোপন ভোটের ক্ষেত্রে, বিস্তারিত - রোল কলের ক্ষেত্রে)

• দ্বিতীয় প্রস্তাব
• একাউন্টে সমন্বয় এবং সংশোধন করা এবং গৃহীত চূড়ান্ত শব্দ
• ভোটের ফলাফল
• গৃহীত/প্রত্যাখ্যাত/রিভিশনের জন্য পাঠানো

সচিবের স্বাক্ষর (সচিব সচিবালয়ের চেয়ারম্যান)

সভার জন্য উপকরণ

মিটিংয়ের আগে, অংশগ্রহণকারীদের সভা প্রস্তুত করতে এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় উপকরণ পাঠানো হয়, উদাহরণস্বরূপ, তথ্য নোট, নথির প্রাথমিক সংস্করণ (পরিকল্পনা, চুক্তি, বাজেট, ইত্যাদি) যা সভায় অনুমোদন করা প্রয়োজন। সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের সভার তারিখ, সময় এবং অবস্থান সম্পর্কে তথ্য পাঠানো হয়, যিনি সভাটি শুরু করেছিলেন এবং যিনি ইভেন্টটি সংগঠিত করছেন তার পরিচিতি৷ আপনি আপনার যোগাযোগ ব্যক্তি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে পারেন সাংগঠনিক প্রকৃতি(সেখানে কীভাবে যাবেন, কীভাবে পাস অর্ডার করবেন, গাড়ি কোথায় পার্ক করবেন)। মৌলিক প্রশ্ন ব্যক্তিদের সাথে যোগাযোগ করতে বলা হয়, যাদের অবশ্যই উপকরণগুলিতে নির্দেশিত হতে হবে। দ্বারা বিভিন্ন উপকরণবিভিন্ন যোগাযোগ ব্যক্তি নির্দেশিত হতে পারে.

উদাহরণ, নমুনা প্রোটোকল

সভার তারিখ, সময় ও স্থান: 10/01/2010 12:30 - 13:30 কেন্দ্রীয় কার্যালয়। মিটিং রুম N34।

সূচনাকারী: জেনারেল ডিরেক্টর Svistunova ওলগা Vasilievna

সভা আয়োজনকারী ব্যক্তিঃ সহকারী সাধারণ পরিচালকএরোফিভ গ্রিগরি আনাতোলিয়েভিচ ( [ইমেল সুরক্ষিত], ext. টি 07703)

অংশগ্রহণকারীদের তালিকা

• Svistunova ওলগা Vasilievna (সাধারণ পরিচালক)
• ইভানভ সের্গেই সেমেনোভিচ (নিরাপত্তা পরিষেবা প্রধান) ( [ইমেল সুরক্ষিত], ext. টি 02345)
• এরোখিন আন্দ্রে আনাতোলিভিচ (পরিষেবার প্রধান তথ্য প্রযুক্তি) ([ইমেল সুরক্ষিত], ext. টি 02455)
• ট্রিফোনভ গেনাডি পেট্রোভিচ (আর্থিক বিভাগের প্রধান) ( [ইমেল সুরক্ষিত], ext. টি 01003)

সভার সম্পাদক: জেনারেল ডিরেক্টর গ্রিগরি আনাতোলিভিচ এরোফিভের সহকারী

সভায় নিম্নলিখিতগুলি পাঠানো হয়েছিল:

• কর্মচারী ইমেল ঠিকানা তৈরি করার নিয়ম সম্পর্কে নিরাপত্তা পরিষেবার প্রধান থেকে অভ্যন্তরীণ মেমো
• স্প্যাম মোকাবেলার ব্যবস্থা সম্পর্কে তথ্য প্রযুক্তি পরিষেবার প্রধান থেকে প্রস্তাবনা

নিরাপত্তা প্রধানের রিপোর্ট

কোম্পানিটি কর্মচারীর ইমেল ঠিকানা (আদ্যক্ষর এবং শেষ নামের প্রথম দুটি অক্ষর) এনকোড করার নিয়ম গ্রহণ করেছে, যা তৃতীয় পক্ষকে সহজেই যেকোনো কর্মচারীর ইমেল ঠিকানা খুঁজে বের করতে দেয়। এটি বিভিন্ন বাণিজ্যিক অফার এবং অন্যান্য অপ্রয়োজনীয় তথ্য সহ অননুমোদিত ইমেলগুলির প্রবাহের দিকে নিয়ে যায়।

উপস্থাপনা সম্পর্কে কোন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা হয়নি.

প্রতিবেদনে তথ্যপ্রযুক্তি বিভাগের প্রধান ড

বিদ্যমান ঠিকানাগুলি প্রত্যাখ্যান করার কোন বিকল্প নেই, যেহেতু তারা মূল প্রতিপক্ষ এবং নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের কাছে পরিচিত। আমি সমস্ত কর্মচারীদের জন্য আরেকটি বাক্স রাখার প্রস্তাব করছি ইমেইল- সক্রিয় চিঠিপত্রের জন্য। এনকোডিং বিকাশ করুন যাতে কর্মচারীর ঠিকানা তার পুরো নাম দ্বারা সনাক্ত করা সম্ভব না হয়। মেল ফিল্টার কনফিগার করুন যাতে পুরানো ঠিকানায় মেল কঠোর ফিল্টারিং সাপেক্ষে হয়। নতুন ঠিকানায় ফিল্টারিং মেল আরো মৃদু করা উচিত. যদি সম্ভব হয়, ঠিকানা পরিবর্তনের প্রতিপক্ষকে অবহিত করুন। কাজটি করবে তথ্যপ্রযুক্তি বিভাগ।

প্রশ্নবক্তাকে আর্থিক বিভাগের প্রধান জিজ্ঞাসা করেছিলেন: প্রস্তাবিত সিস্টেমটি সংগঠিত করার ব্যয় কি তথ্য প্রযুক্তি বিভাগ দ্বারা কাজ করা হয়েছে? সম্ভবত এটা এই কাজ আউটসোর্স আরো দক্ষ হবে?

উত্তর. না, সমস্যাটি অধ্যয়ন করা হয়নি।

মন্তব্য করুনআর্থিক বিভাগের প্রধান: আমি নিম্নলিখিত শব্দে সিদ্ধান্তটি অনুমোদন করার প্রস্তাব করছি: তথ্য প্রযুক্তি বিভাগের উচিত ইমেল ঠিকানাগুলির সাথে পরিস্থিতি সংশোধন করার ব্যবস্থা তৈরি করা এবং তাদের নিজস্ব এবং আউটসোর্সারদের দ্বারা তাদের বাস্তবায়নের খরচের সমস্যাটি সমাধান করা উচিত। সর্বনিম্ন ব্যয়বহুল বিকল্প নিন।

উত্তর. কোন আপত্তি নেই.

সিদ্ধান্ত নিয়েছে

ইমেল ঠিকানা এনকোড করা হয় এমন ক্রম পরিবর্তন করুন। ইমেল ঠিকানাগুলিকে পুরানো এনকোডিংয়ে রাখুন, তবে তাদের পাঠানো ইমেলগুলিকে কঠোরভাবে ফিল্টার করুন৷

কাজটি সম্পন্ন করার জন্য, তথ্য প্রযুক্তি বিভাগ পাঁচ কার্যদিবসের মধ্যে একটি কাজের অ্যাসাইনমেন্ট তৈরি করবে। আরও পাঁচ কার্যদিবসের মধ্যে, নিজের কাজ সম্পাদনের খরচ এবং আউটসোর্সিংয়ের খরচ নির্ধারণ করুন। খরচ গণনার উপর ভিত্তি করে কাজটি কিভাবে সঞ্চালিত হবে তা নির্ধারণ করুন। 15 কার্যদিবসের মধ্যে আপনার নিজের বা আউটসোর্সার দ্বারা কাজটি সম্পাদন করুন। সিকিউরিটি সার্ভিসের প্রধানের কাছে সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নের উপর নিয়ন্ত্রণ অর্পণ করুন।

দুর্ভাগ্যবশত, নিবন্ধে ত্রুটিগুলি পর্যায়ক্রমে পাওয়া যায়, সেগুলি সংশোধন করা হয়, নিবন্ধগুলি সম্পূরক, উন্নত এবং নতুনগুলি প্রস্তুত করা হয়।

ব্যবসার পাঠ্য এবং বক্তৃতা বিন্যাসের মধ্যে পার্থক্য কী? আনুষ্ঠানিক শব্দভাণ্ডার...
ব্যবসায়িক পাঠ্য শৈলী। বৈশিষ্ট্যআনুষ্ঠানিক শব্দভান্ডার। কর্মকর্তার স্টাইল...

ব্যবস্থাপনার দক্ষতা। একজন ভালো, সফল নেতা, বস,...
নেতৃত্বের দক্ষতা। একজন নেতাকে সফল হওয়ার জন্য যা করতে হবে, সম্মান করতে হবে...

আদেশ, সিদ্ধান্ত, নির্দেশ, আদেশ। নমুনা, টেমপ্লেট, পাঠ্য, লাইন...
নমুনা আদেশ, সিদ্ধান্ত, নির্দেশ বা নির্দেশ। বিস্তারিত মন্তব্য, ব্যাখ্যা...

কাজের সময়সূচী, পরিষেবার বিধান, বিতরণ। রচনা করুন। সমস্যা...
সময়সূচী। নমুনা, খসড়া করার জন্য টিপস....

ভূমিকা.

ডকুমেন্টেশন ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমবিভিন্ন মিডিয়াতে রেকর্ডিং (ফিক্সিং) সম্পর্কিত সমস্ত প্রক্রিয়া কভার করে এবং অনুযায়ী নিবন্ধন প্রতিষ্ঠিত নিয়মব্যবস্থাপনা কার্যক্রম পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য। নথিপত্র প্রাকৃতিক ভাষায় (হস্তলিখিত, টাইপলিখিত নথি, টেলিগ্রাম, টেলিফোন বার্তা, মেশিন বার্তা সহ) এবং সেইসাথে নতুন মিডিয়া ব্যবহার করে কৃত্রিম ভাষায় (পাঞ্চড কার্ড, পাঞ্চড টেপ, চৌম্বকীয় টেপ, কার্ড, ফ্লপি ডিস্ক, ইত্যাদি)"

পরিচালনার নথিগুলির সংমিশ্রণটি সংস্থার দক্ষতা এবং কার্যাবলী, সমস্যাগুলি সমাধানের পদ্ধতি, অন্যান্য সংস্থার সাথে সম্পর্কের পরিমাণ এবং প্রকৃতি দ্বারা নির্ধারিত হয় এবং নথির সারণীতে স্থির করা হয়। ব্যবস্থাপনার সকল স্তরে ব্যবস্থাপনার ক্রিয়াকলাপের নথিভুক্ত করার নিয়মগুলির একতা ব্যবহার দ্বারা নিশ্চিত করা হয় রাষ্ট্র ব্যবস্থাব্যবস্থাপনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থন (GSDOU) এবং ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম (UDS)।

ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম হ'ল অভিন্ন নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তা অনুসারে তৈরি আন্তঃসংযুক্ত নথিগুলির একটি সেট, যার মধ্যে কার্যকলাপের একটি নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য রয়েছে। ইউএসডি কম্পিউটার প্রযুক্তির সাহায্যে এবং সাথে উভয়ই ব্যবহারের জন্য উদ্দিষ্ট ঐতিহ্যগত পদ্ধতিতথ্য প্রক্রিয়াকরণ।

নাম, ফর্ম এবং বিবরণের সংমিশ্রণ অনুসারে পরিচালনার নথিগুলি অবশ্যই USD, রাজ্য বাজেট শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয়তা, সংস্থার প্রবিধান (চার্টার) এবং অন্যান্যগুলির সাথে মেনে চলতে হবে নিয়ন্ত্রক নথি, ডকুমেন্টেশন নিয়ম ধারণকারী.

এর উদ্দেশ্য পরীক্ষা কাজএকটি প্রোটোকলের ধারণা দেওয়া, এটির নকশার নিয়মগুলি প্রতিফলিত করা, এবং প্রোটোকলগুলির কী রূপ রয়েছে তাও দেখায়৷

1. একটি প্রোটোকলের ধারণা এবং এর উদ্দেশ্য।

ব্যবস্থাপনা নথিগুলির মধ্যে, একটি বিশেষ স্থান প্রোটোকলের অন্তর্গত। তারা সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশনের একীভূত ব্যবস্থার অংশ।

মিনিট - মিটিং, সেশন, সেশন, কনফারেন্সে সমস্যাগুলির আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের অগ্রগতি নথিভুক্ত একটি নথি।

এটি অবশ্যই মনে রাখা উচিত যে সংস্থা এবং উদ্যোগগুলির ক্রিয়াকলাপে, "প্রটোকল" নামক নথিগুলি প্রায়শই তৈরি করা হয়, তবে সেগুলি উপরের সংজ্ঞার আওতায় পড়ে না। এইভাবে, চুক্তি সংক্রান্ত সম্পর্কের ক্ষেত্রে, অভিপ্রায়ের প্রোটোকল, মতানৈক্যের প্রোটোকল, অনুমোদনের প্রোটোকল তৈরি করা হয়; শেয়ারহোল্ডারদের সাধারণ সভার প্রধান নথিগুলির মধ্যে, আইনটি গণনা কমিশনের কার্যবিবরণী ইত্যাদির নাম দেয়। এই ধরণের প্রোটোকলগুলি কাজের সাথে একই রকম: তারা তথ্য বা ঘটনাগুলি রেকর্ড করে এবং নিশ্চিত করে।

অস্থায়ী বা স্থায়ী কলেজিয়াল সংস্থা, কমিশন ইত্যাদি যে কোনও সংস্থায় প্রোটোকল তৈরি করা হয়। তাদের ক্রিয়াকলাপের ফর্মটি হল সভা বা মিটিংয়ে বর্তমান সমস্যাগুলির আলোচনা এবং প্রায়শই ভোটের মাধ্যমে যৌথ সিদ্ধান্ত নেওয়া।

আমাদের দেশে যৌথ স্টক কোম্পানির আবির্ভাবের সাথে, এই ধরনের নথির প্রতি মনোযোগ বৃদ্ধি পেয়েছে। ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষএকটি যৌথ স্টক কোম্পানির ব্যবস্থাপনা কলেজীয়, এবং প্রোটোকল যা তাদের কার্যক্রম প্রতিফলিত করে তা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যবস্থাপনা নথিতে পরিণত হয়। আমরা শেয়ারহোল্ডারদের সাধারণ সভার কার্যবিবরণী, পরিচালনা পর্ষদের সভা এবং পরিচালনা পর্ষদের কথা বলছি। দৈবক্রমে নয় ফেডারেল আইন"প্রায় যৌথ স্টক কোম্পানি» এবং অন্যান্য আইনি কাজ এই নথিগুলির বিষয়বস্তুর উপর বিশেষ মনোযোগ দেয়৷

2. প্রোটোকল আঁকার নিয়ম

মিনিট - সভা, সভা, সম্মেলন এবং কলেজিয়াল সংস্থার অধিবেশনগুলিতে সমস্যাগুলির আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের অগ্রগতির একটি ধারাবাহিক রেকর্ড ধারণকারী একটি নথি।

প্রোটোকল একটি কলেজিয়াল সংস্থা বা কর্মীদের একটি গ্রুপ দ্বারা যৌথ সিদ্ধান্ত গ্রহণের কার্যক্রমকে প্রতিফলিত করে। সংস্থাগুলির পরিচালনার ক্রিয়াকলাপে সৃষ্ট সভার কার্যবিবরণী থেকে, তদন্তের কার্যবিবরণী, কিছু প্রশাসনিক সংস্থা এবং পাবলিক অর্ডার সুরক্ষা সংস্থাগুলিকে আলাদা করা প্রয়োজন (উদাহরণস্বরূপ, একটি স্যানিটারি ইন্সপেক্টরের প্রোটোকল, একটি ট্র্যাফিক দুর্ঘটনার প্রোটোকল ইত্যাদি। .), সেইসাথে চুক্তির প্রকারের প্রোটোকল (অসম্মতির প্রোটোকল, মতানৈক্যের প্রোটোকল পুনর্মিলন, মূল্য চুক্তি প্রোটোকল ইত্যাদি)।

স্থায়ী এবং অস্থায়ী কলেজিয়াল সংস্থাগুলির সভাগুলি (ফেডারেল এক্সিকিউটিভ সংস্থাগুলির কলেজ, শ্রম সমষ্টির সভা, শেয়ারহোল্ডারদের সভা, পরিচালনা পর্ষদের সভা ইত্যাদি) বাধ্যতামূলক কার্যবিবরণীর বিষয়। সভার অগ্রগতি রেকর্ডিং, প্রতিলিপি, সাউন্ড রেকর্ডিং এবং সভার জন্য প্রস্তুত উপকরণ (রিপোর্টের পাঠ্য, বক্তৃতা, শংসাপত্র, খসড়া সিদ্ধান্ত, আলোচ্যসূচি, আমন্ত্রিতদের তালিকা ইত্যাদি) এর ভিত্তিতে মিনিট তৈরি করা হয়।

মিনিটগুলি বিবেচনাধীন বিষয় এবং গৃহীত সমস্ত সিদ্ধান্তের সমস্ত মতামত প্রতিফলিত করে। কার্যবিবরণী সচিব বা অন্য নিযুক্ত ব্যক্তি রাখেন। সভাগুলির নেতৃত্বদানকারী চেয়ারম্যান এবং সচিব কার্যবিবরণীতে এন্ট্রিগুলির যথার্থতার জন্য দায়ী৷ প্রোটোকলের প্রয়োজনীয় বিবরণ হল:

সংগঠনের নাম;

নথির প্রকারের নাম;

· তারিখ এবং নিবন্ধন নম্বর;

· সংকলন বা প্রকাশের স্থান;

· পাঠ্যের শিরোনাম;

· স্বাক্ষর।

3.প্রটোকলের প্রকার

দুটি ধরণের প্রোটোকল রয়েছে: সম্পূর্ণ এবং সংক্ষিপ্ত।

পূর্ণ প্রোটোকলসভায় সমস্ত বক্তৃতার রেকর্ড রয়েছে।

সংক্ষিপ্ত প্রোটোকল - শুধুমাত্র বক্তাদের নাম এবং বক্তৃতার বিষয় সম্পর্কে একটি সংক্ষিপ্ত নোট।

একটি মিটিংয়ে কি ধরনের মিনিট নেওয়া হবে তার সিদ্ধান্ত কলেজিয়াল বডির প্রধান বা সংস্থার প্রধান দ্বারা নেওয়া হয়।

প্রোটোকলের শিরোনাম হল কলেজিয়াল বডি বা মিটিংয়ের নাম (মিটিংয়ের মিনিট সার্টিফিকেশন কমিশন...; বৈঠকের কার্যবিবরণী...)

সম্পূর্ণ প্রোটোকলের পাঠ্য দুটি অংশ নিয়ে গঠিত: পরিচায়ক এবং প্রধান।

প্রোটোকলের সম্পূর্ণ এবং সংক্ষিপ্ত আকারে প্রাথমিক অংশটি একইভাবে বিন্যাসিত হয়। এটি চেয়ারম্যান এবং সচিবের নাম, মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের নাম বা মোট সংখ্যা এবং আমন্ত্রিত ব্যক্তিদের নির্দেশ করে (যদি অনেক অংশগ্রহণকারী থাকে, তাদের সংখ্যার ইঙ্গিতের পাশে একটি নোট তৈরি করা হয় - "অংশগ্রহণকারীদের তালিকা সংযুক্ত করা হয়েছে") , এবং এজেন্ডা।

উপস্থিত ব্যক্তিদের নাম প্রোটোকলে রেকর্ড করা হয়, যদি তাদের মধ্যে 15 টির বেশি না থাকে, বর্ণানুক্রমিক ক্রমে, তাদের কাজের স্থান এবং অবস্থান নির্দেশ করে; যদি আরও উপস্থিত থাকে, একটি পৃথক তালিকা সংকলিত হয়। স্থায়ী মিটিং এবং কমিশনের কার্যবিবরণী উপস্থিতদের অবস্থান নির্দেশ করে না। যারা উপস্থিত রয়েছে তাদের তালিকাটি একটি লাইনের ব্যবধান সহ সম্পূর্ণ লাইন প্রস্থে আঁকা হয়েছে।

এই ক্ষেত্রে, "চেয়ারম্যান", "সচিব", "বর্তমান" (উদ্ধৃতি ব্যতীত) শব্দগুলি ক্ষেত্রের বাম দিকে মুদ্রিত হয়, শিরোনাম থেকে এবং একে অপরের থেকে দুটি স্পেস দ্বারা পৃথক করা হয়।

আলোচ্যসূচি দিয়ে পরিচায়ক অংশ শেষ হয়। আলোচ্যসূচির বিষয়গুলি তাদের জটিলতা, গুরুত্ব এবং আলোচনার জন্য প্রত্যাশিত সময় অনুসারে সাজানো হয়। নমিনেটিভ ক্ষেত্রে প্রশ্নগুলি তৈরি করা হয়, আরবি সংখ্যায় সংখ্যা করা হয় এবং "O", "Ob" অব্যয় দিয়ে শুরু হয়। "বিবিধ" শব্দটি দিয়ে একটি প্রশ্ন বা প্রশ্নের গোষ্ঠী তৈরি করার পরামর্শ দেওয়া হয় না। প্রশ্নের পাশাপাশি বক্তার নাম ও তার অবস্থান নির্দেশ করা হয়েছে।

"এজেন্ডা" শব্দগুলি অংশগ্রহণকারীদের তালিকা থেকে দুই থেকে তিনটি স্থানকে কেন্দ্র করে।

এজেন্ডার প্রতিটি আইটেমের জন্য প্রোটোকলের পাঠ্যের মূল অংশটি নিম্নলিখিত স্কিম অনুসারে গঠন করা হয়েছে: আমরা শুনেছি... কথা বলেছি... সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে (সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে)...

"শুনে" বিভাগে, সংক্ষিপ্ত প্রোটোকলগুলি স্পিকারের নাম (স্পিকার) এবং তার বক্তৃতার বিষয় নির্দেশ করে। IN সম্পূর্ণ ফর্মপ্রোটোকলটিতে র‌্যাপোর্টারের উপাধি এবং আদ্যক্ষর রয়েছে, তার প্রতিবেদনের বিষয়বস্তু (বার্তা, তথ্য, প্রতিবেদন)। প্রতিবেদনের পাঠ্য যদি স্পিকার দ্বারা উপস্থাপন করা হয় লিখিতভাবে, বক্তৃতার বিষয় নির্দেশ করার পরে, একটি নোট তৈরি করার অনুমতি দেওয়া হয়: "প্রতিবেদনের পাঠ্য সংযুক্ত করা হয়েছে।" "স্পীকিং" বিভাগে, সংক্ষিপ্ত প্রোটোকলগুলি শুধুমাত্র সেই ব্যক্তিদের নাম নির্দেশ করে যারা আলোচনায় বক্তৃতা করেছিল, স্পিকারের কাছে প্রশ্ন সহ তাদের বক্তৃতাগুলিও রেকর্ড করে। প্রয়োজনে স্পিকারের নামের পরে তার অবস্থান নির্দেশ করা হয়। "সিদ্ধান্ত নেওয়া (সিদ্ধান্ত নেওয়া)" বিভাগে, গৃহীত সিদ্ধান্তটি লিপিবদ্ধ করা হয়, যা সংক্ষিপ্তভাবে, সঠিকভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে তৈরি করা হয় যাতে দ্বিগুণ ব্যাখ্যা এড়ানো যায়। সিদ্ধান্তের সাথে সাথে, "পক্ষে", "বিরুদ্ধে", "বিরক্ত" ভোটের সংখ্যা, সেইসাথে ভোটে অংশগ্রহণ না করা ব্যক্তিদের তালিকা নির্দেশ করা হয়েছে। সিদ্ধান্তে এক বা একাধিক পয়েন্ট থাকতে পারে, সেগুলি গুরুত্ব অনুসারে সাজানো হয়েছে, তাদের প্রত্যেকটি সংখ্যাযুক্ত।

আলোচ্যসূচি অনুসারে "লিসেনড" শব্দের আগে একটি সংখ্যা স্থাপন করা হয়েছে। "শোনা", "কথা বলা", "সিদ্ধান্ত নেওয়া (সিদ্ধান্ত নেওয়া)" শব্দগুলি বাম মার্জিন থেকে বড় অক্ষরে মুদ্রিত হয় এবং একটি কোলন দিয়ে শেষ হয়। "শোনা", "কথা বলা", "সিদ্ধান্ত নেওয়া (সিদ্ধান্ত নেওয়া)" বিভাগের পাঠ্যটি লাল লাইন থেকে 1.5 লাইনের ব্যবধানে মুদ্রিত হয়। স্পিকারদের প্রতিটি উপাধি এবং আদ্যক্ষর একটি নতুন লাইনে মনোনীত ক্ষেত্রে মুদ্রিত হয়, বক্তৃতার রেকর্ডিং একটি হাইফেন দ্বারা উপাধি থেকে পৃথক করা হয়।

একটি মিটিং বা সভায় একজন অংশগ্রহণকারী একটি বিশেষ মতামত উপস্থাপন করতে পারেন নেওয়া সিদ্ধান্ত, যা একটি পৃথক শীটে উপস্থাপিত এবং প্রোটোকলের সাথে সংযুক্ত। সিদ্ধান্তটি রেকর্ড করার কয়েক মিনিটের মধ্যে একটি ভিন্নমতের অস্তিত্ব রেকর্ড করা হয়।

সংক্ষিপ্ত প্রোটোকলের পাঠ্যটিও দুটি অংশ নিয়ে গঠিত। সূচনা অংশটি প্রিসাইডিং অফিসার (চেয়ারম্যান) এর আদ্যক্ষর এবং উপাধি নির্দেশ করে, সেইসাথে সভায় উপস্থিত ব্যক্তিদের পদ, আদ্যক্ষর এবং উপাধি নির্দেশ করে।

"বর্তমান" শব্দটি বাম মার্জিন থেকে মুদ্রিত হয়, আন্ডারলাইন করা হয় এবং শব্দের শেষে একটি কোলন স্থাপন করা হয়। নীচে যারা উপস্থিত আছেন তাদের চাকরির শিরোনাম, আদ্যক্ষর এবং উপাধি। কাজের শিরোনাম সাধারণভাবে নির্দেশিত হতে পারে। যারা উপস্থিত আছেন তাদের একাধিক লাইনের চাকরির শিরোনাম 1 লাইন ব্যবধান সহ নির্দেশিত হয়েছে। তালিকাটি একটি কঠিন লাইন দ্বারা প্রোটোকলের প্রধান অংশ থেকে পৃথক করা হয়।

প্রোটোকলের প্রধান অংশে বিবেচনাধীন বিষয়গুলি এবং সেগুলির উপর গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। প্রশ্নের নাম একটি রোমান সংখ্যার সাথে সংখ্যাযুক্ত এবং "O" ("সম্পর্কে") অব্যয় দিয়ে শুরু হয়, ফন্ট সাইজ নং 15 এ কেন্দ্রে মুদ্রিত এবং শেষ লাইনের নীচে একটি লাইন দিয়ে আন্ডারলাইন করা হয়েছে। এই বিষয়ে আলোচনার সময় যেসব কর্মকর্তা কথা বলেছেন তাদের নাম লাইনের নিচে নির্দেশ করা হয়েছে। শেষ নাম 1 লাইন ব্যবধান সহ মুদ্রিত হয়. তারপর ইস্যুতে গৃহীত সিদ্ধান্ত নির্দেশিত হয়।