एक चर्च में एक सचिव का कार्य विवरण। सचिव के कार्य विवरण

सचिवकिसी भी संगठन को इसकी आवश्यकता होती है, और इसलिए, एक सचिव का कार्य विवरण प्रत्येक कंपनी के लिए उपयोगी होगा। सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से बताना महत्वपूर्ण है, जो कॉल लेने और मीठी मुस्कान तक ही सीमित नहीं हैं। हम आपको एक प्रबंधक के सचिव के लिए एक नमूना नौकरी विवरण प्रदान करते हैं - सामान्य निदेशक, विभाग प्रमुख, शाखा निदेशक, आदि।

नौकरी का विवरणसचिव

मैंने मंजूरी दे दी
महाप्रबंधक
अंतिम नाम I.O. ________________
"________"_____________ ____ जी।

1. सामान्य प्रावधान

1.1. सचिव तकनीकी निष्पादकों की श्रेणी में आता है।
1.2. कंपनी के सामान्य निदेशक के आदेश से सचिव को इस पद पर नियुक्त किया जाता है और पद से बर्खास्त कर दिया जाता है।
1.3. सचिव सीधे कंपनी की संरचनात्मक इकाई के महानिदेशक/प्रमुख को रिपोर्ट करता है।
1.4. सचिव की अनुपस्थिति के दौरान, उसके अधिकार और कर्तव्य किसी अन्य अधिकारी को हस्तांतरित कर दिए जाते हैं, जैसा कि संगठन के आदेश में घोषित किया गया है।
1.5. निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करने वाले व्यक्ति को सचिव के पद पर नियुक्त किया जाता है: शिक्षा - उच्च, अपूर्ण उच्च या माध्यमिक विशेष शिक्षा, कम से कम छह महीने के लिए समान कार्य में अनुभव, कार्यालय उपकरण (फैक्स, कॉपियर, स्कैनर, प्रिंटर) का ज्ञान, कार्यक्रमों माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस(वर्ड, एक्सेल).
1.6. सचिव को अपनी गतिविधियों में मार्गदर्शन मिलता है:
- रूसी संघ के विधायी कार्य;
- कंपनी चार्टर, आंतरिक नियम श्रम नियम, अन्य नियमोंकंपनियाँ;
- प्रबंधन से आदेश और निर्देश;
- यह नौकरी विवरण.

2. नौकरी की जिम्मेदारियाँसचिव

सचिव निम्नलिखित कर्तव्य करता है:
2.1. प्रबंधक की प्रशासनिक एवं प्रशासनिक गतिविधियों के लिए संगठनात्मक एवं तकनीकी सहायता पर कार्य करता है।
2.2. प्रबंधक द्वारा विचारार्थ प्राप्त पत्राचार को प्राप्त करता है और उसके अनुसार उसे प्रसारित करता है निर्णय सेकार्य प्रक्रिया या उत्तरों की तैयारी में उपयोग के लिए संरचनात्मक इकाइयों या एक विशिष्ट ठेकेदार को।
2.3. प्रबंधक के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ और व्यक्तिगत विवरण स्वीकार करता है।
2.4. के उत्तर फोन कॉल, आधिकारिक जानकारी को रिकॉर्ड करता है और प्रबंधक तक पहुंचाता है, प्रबंधक की टेलीफोन बातचीत को व्यवस्थित करता है।
2.5. प्रबंधक की ओर से पत्र, अनुरोध और अन्य दस्तावेज़ तैयार करता है।
2.6. प्रबंधक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी पर काम करता है (आवश्यक सामग्री एकत्र करना, प्रतिभागियों को बैठक के समय और स्थान, एजेंडा, उनके पंजीकरण के बारे में सूचित करना), बैठकों और बैठकों के मिनटों को बनाए रखना और तैयार करना।
2.7. जारी किए गए आदेशों और निर्देशों के उद्यम के कर्मचारियों द्वारा निष्पादन की निगरानी करता है, साथ ही नियंत्रण में लिए गए प्रबंधक के निर्देशों और निर्देशों को पूरा करने के लिए समय सीमा के अनुपालन की निगरानी करता है।
2.8. प्रदान कार्यस्थलसंगठनात्मक प्रौद्योगिकी के आवश्यक साधनों के साथ प्रबंधक, लेखन सामग्री, के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनाता है कुशल कार्यनेता।
2.9. आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, कर्मचारियों के अनुरोधों और सुझावों पर शीघ्र विचार करने की सुविधा प्रदान करता है।
2.10. अनुमोदित नामकरण के अनुसार फ़ाइलें तैयार करता है, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और स्थापित समय सीमासंग्रहीत.
2.11. प्रबंधक के लिए व्यावसायिक यात्राएँ आयोजित करता है: हवाई और ट्रेन टिकटों का ऑर्डर देता है, होटल बुक करता है।
2.12. अपने निकटतम वरिष्ठ से व्यक्तिगत आधिकारिक कार्य निष्पादित करता है।

3. सचिव के अधिकार

सचिव का अधिकार है:
3.1. सौंपे गए कार्यों को हल करने के लिए आवश्यक सीमा तक गोपनीय जानकारी सहित जानकारी प्राप्त करें।
3.2. अपने और कंपनी के काम को बेहतर बनाने के लिए प्रबंधन को प्रस्ताव सबमिट करें।
3.3. व्यक्तिगत रूप से या प्रबंधक की ओर से उद्यम के विभागों और अन्य विशेषज्ञों से अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों का अनुरोध करें।
3.4. प्रबंधन को आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन और कंपनी की गतिविधियों के परिणामस्वरूप उत्पन्न सभी दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए सामान्य स्थिति बनाने की आवश्यकता है।
3.5. अपनी क्षमता के अनुरूप निर्णय लें.

4. सचिव का उत्तरदायित्व

सचिव जिम्मेदार है:
4.1. किसी के आधिकारिक कर्तव्यों का पालन करने में विफलता और/या असामयिक, लापरवाहीपूर्ण प्रदर्शन के लिए।
4.2. अनुपालन न करने पर वर्तमान निर्देश, व्यापार रहस्य और गोपनीय जानकारी बनाए रखने के लिए आदेश और निर्देश।
4.3. आंतरिक श्रम नियमों के उल्लंघन के लिए, श्रम अनुशासन, सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा नियम।

मैंने मंजूरी दे दी

______________________________________ (आद्याक्षर, उपनाम)
(संगठन का नाम, पूर्व- ________________________
स्वीकृति, आदि, इसके संगठनात्मक (निदेशक या अन्य अधिकारी)
कानूनी रूप) आधिकारिक व्यक्ति, अधिकृत
क्या दावा किया जाना चाहिए
सामान्य निर्देश)
" " ____________ 20__

नौकरी का विवरण

मुखिया का सचिव
______________________________________________
(संगठन, उद्यम आदि का नाम)

" " ______________ 20__ एन_________

यह कार्य विवरण किसके द्वारा विकसित और अनुमोदित किया गया था
आधार रोजगार अनुबंधसाथ __________________________________________
(उस व्यक्ति की स्थिति का नाम जिसके लिए
____________________________________________________________________ और के अनुसार
यह नौकरी विवरण संकलित किया गया है)
श्रम संहिता के प्रावधान रूसी संघऔर अन्य नियामक
रूसी संघ में श्रम संबंधों को विनियमित करने वाले अधिनियम।

I. सामान्य प्रावधान
1.1. प्रबंधक का सचिव तकनीकी श्रेणी का है
कलाकार
1.2. एक व्यक्ति जिसके पास है
अनुभव की आवश्यकता के बिना, उच्च व्यावसायिक शिक्षा
कार्य, या माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा और कार्य अनुभव
कम से कम __________ वर्षों के लिए विशेषज्ञता।
1.3. प्रधान के सचिव पद पर नियुक्ति एवं बर्खास्तगी
प्रस्तुति पर उद्यम के प्रमुख के आदेश से किया जाता है

1.4. सचिव को पता होना चाहिए:
- संकल्प, निर्देश, आदेश, अन्य शासी और
नियामक दस्तावेज़उच्च एवं अन्य संबंधित अधिकारी
उद्यम की गतिविधियाँ;
- बनाए रखने के लिए नियम, निर्देश, अन्य नियामक दस्तावेज
कार्यालय का काम;
- उद्यम और उसके प्रभागों की संरचना और प्रबंधन;
- उद्यम का चार्टर;
- कार्यालय कार्य का संगठन;
- दस्तावेजों के पंजीकरण और प्रसंस्करण के तरीके;
- अभिलेखीय कार्य;
- टाइपराइटिंग;
- इंटरकॉम का उपयोग करने के नियम;
- एक एकीकृत संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रणाली के मानक
दस्तावेज़ीकरण;
- टाइपिंग नियम व्यावसायिक पत्रका उपयोग करते हुए मानक प्रपत्र;
- नैतिकता और सौंदर्यशास्त्र के मूल सिद्धांत;
- नियम व्यावसायिक संपर्क;
- कंप्यूटर उपकरण संचालन के नियम;
- प्रशासनिक कानून और श्रम कानून की मूल बातें;
- आंतरिक श्रम नियम;
- श्रम सुरक्षा के नियम और कानून, सुरक्षा सावधानियां,
औद्योगिक स्वच्छता और अग्नि सुरक्षा;
1.5. सचिव सीधे प्रबंधक को रिपोर्ट करता है
________________________________________________________________________.
(उद्यम, संरचनात्मक इकाई)
1.6. सचिव की अनुपस्थिति (छुट्टी, बीमारी आदि) के दौरान, उसकी
कर्तव्यों का पालन स्थापित प्रक्रिया के अनुसार नियुक्त व्यक्ति द्वारा किया जाता है,
जो संबंधित अधिकार प्राप्त करता है और जिम्मेदारी वहन करता है
उसे सौंपे गए कर्तव्यों का उचित निष्पादन।
1.7. ______________________________________________________________.

द्वितीय. नौकरी की जिम्मेदारियाँ
सचिव:
2.1. संगठनात्मक और तकनीकी सहायता पर कार्य करता है
प्रबंधक की प्रशासनिक और प्रशासनिक गतिविधियाँ।
2.2. प्रबंधक द्वारा विचारार्थ प्रस्तुतीकरण स्वीकार करता है
पत्राचार, किए गए निर्णय के अनुसार इसे स्थानांतरित करता है
उपयोग के लिए संरचनात्मक इकाइयाँ या विशिष्ट कलाकार
कार्य की प्रक्रिया या उत्तर तैयार करना।
2.3. कार्यालय कार्य का संचालन करता है, विभिन्न कार्य करता है
संग्रह, प्रसंस्करण और के लिए डिज़ाइन की गई कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग
तैयारी और निर्णय लेते समय सूचना की प्रस्तुति।
2.4. प्रबंधक के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज़ और व्यक्तिगत विवरण स्वीकार करता है।
2.5. कार्य के लिए आवश्यक दस्तावेज़ और सामग्री तैयार करता है
नेता।
2.6. समय पर समीक्षा और प्रस्तुतीकरण सुनिश्चित करता है।
संरचनात्मक प्रभाग और दस्तावेज़ों के विशिष्ट निष्पादक,
हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक को प्रस्तुत किया गया, उनकी गुणवत्ता सुनिश्चित करता है
संपादन.
2.7. प्रबंधक के साथ टेलीफोन पर बातचीत का आयोजन करता है,
उसकी अनुपस्थिति में प्राप्त जानकारी को रिकॉर्ड करता है और उसके ध्यान में लाता है
सूचना इसकी सामग्री, संचारित और सूचना प्राप्त करती है
रिसीविंग और इंटरकॉम डिवाइस (टेलीफैक्स, टेलेक्स, आदि), साथ ही
टेलीफोन संदेश, सूचना को समय पर उसके ध्यान में लाता है,
संचार माध्यमों से प्राप्त हुआ।
2.8. प्रबंधक की ओर से पत्र, अनुरोध आदि लिखता है।
दस्तावेज़, पत्रों के लेखकों के लिए प्रतिक्रियाएँ तैयार करता है।
2.9. बैठकों और सम्मेलनों की तैयारी पर कार्य करता है,
प्रबंधक द्वारा किया गया (आवश्यक सामग्रियों का संग्रह, अधिसूचना
बैठक के समय और स्थान, एजेंडा, उनके पंजीकरण के बारे में प्रतिभागियों को),
बैठकों और सम्मेलनों के कार्यवृत्त का रखरखाव और तैयारी करता है।
2.10. उद्यम के कर्मचारियों द्वारा निष्पादन की निगरानी करता है
आदेश और निर्देश जारी किए गए, साथ ही समय सीमा का अनुपालन भी किया गया
प्रबंधक के निर्देशों और निर्देशों को पूरा करते हुए, नियंत्रण में ले लिया गया।
2.11. एक नियंत्रण और पंजीकरण फ़ाइल बनाए रखता है।
2.12. प्रबंधक के कार्यस्थल को आवश्यक सुविधाएं प्रदान करता है
संगठनात्मक उपकरण, कार्यालय आपूर्ति,
नेता के प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनाता है।
2.13. प्रबंधक के निर्देशानुसार आधिकारिक सामग्री मुद्रित करता है,
इसके संचालन के लिए आवश्यक है, या डेटा बैंक में वर्तमान जानकारी दर्ज करता है।
2.14. आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, दक्षता को बढ़ावा देता है
कर्मचारियों के अनुरोधों और सुझावों पर विचार।
2.15. अनुमोदित नामकरण के अनुसार मामले बनाते हैं,
उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और उन्हें समय पर अभिलेखागार में जमा करता है।
2.16. प्रबंधक के व्यक्तिगत आधिकारिक कार्य निष्पादित करता है।
2.17. _____________________________________________________________.

तृतीय. अधिकार
सचिव का अधिकार है:
3.1. उद्यम प्रबंधन के मसौदा निर्णयों से परिचित हों,
उसकी गतिविधियों से संबंधित.
3.2. प्रबंधन के विचार हेतु प्रस्ताव प्रस्तुत करें
प्रदान की गई जिम्मेदारियों से संबंधित कार्य में सुधार
यह निर्देश.
3.3. अपनी क्षमता की सीमा के भीतर तत्काल सूचित करें
प्रबंधक को उनकी पूर्ति की प्रक्रिया में पहचानी गई सभी कमियों के बारे में बताएं
नौकरी की ज़िम्मेदारियाँ, और उन्हें ख़त्म करने के लिए प्रस्ताव बनाएं।
3.4. व्यक्तिगत रूप से या कंपनी प्रबंधन की ओर से अनुरोध करें
संरचनात्मक इकाइयाँ और विशेषज्ञ जानकारी और दस्तावेज़,
अपने कार्य कर्तव्यों का पालन करने के लिए आवश्यक है।
3.5. सहायता प्रदान करने के लिए उद्यम के प्रबंधन की आवश्यकता है
उनके आधिकारिक कर्तव्यों और अधिकारों का प्रदर्शन।
3.6. ______________________________________________________________.

चतुर्थ. ज़िम्मेदारी
सचिव जिम्मेदार है:
4.1. अनुचित प्रदर्शन या अपने कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता के लिए
इस नौकरी विवरण में दिए गए कर्तव्य
रूसी संघ के श्रम कानून द्वारा निर्धारित सीमाओं के भीतर।
4.2. उनके प्रयोग के दौरान किए गए अपराधों के लिए
गतिविधियाँ - प्रशासनिक, आपराधिक और द्वारा निर्धारित सीमाओं के भीतर
रूसी संघ का नागरिक कानून।
4.3. पैदा करने के लिए भौतिक क्षति- निर्दिष्ट सीमा के भीतर
रूसी संघ का श्रम और नागरिक कानून।

नौकरी विवरण ________________ के अनुसार विकसित किया गया था
(नाम,
_____________________________.
दस्तावेज़ संख्या और दिनांक)

संरचनात्मक इकाई के प्रमुख (प्रारंभिक, उपनाम)
_________________________
(हस्ताक्षर)

" " ______________ 20__

मान गया:

कानूनी विभाग के प्रमुख

(प्रारंभिक, उपनाम)
_____________________________
(हस्ताक्षर)

" " ________________ 20__

मैंने निर्देश पढ़ लिए हैं: (आद्याक्षर, उपनाम)
_________________________
(हस्ताक्षर)

I. सामान्य प्रावधान

1. प्रबंधक का सचिव तकनीकी निष्पादकों की श्रेणी में आता है।

2. एक व्यक्ति जिसके पास कार्य अनुभव या माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा की आवश्यकता के बिना उच्च व्यावसायिक शिक्षा है और कम से कम 2 वर्षों की विशेषता में कार्य अनुभव है, उसे प्रबंधक के सचिव के पद पर नियुक्त किया जाता है।

3. सचिव के पद पर नियुक्ति और उससे बर्खास्तगी प्रस्तुति पर उद्यम के निदेशक के आदेश द्वारा की जाती है

4. प्रबंधक के सचिव को पता होना चाहिए:

4.1. उद्यम की गतिविधियों से संबंधित उच्च और अन्य निकायों के संकल्प, निर्देश, आदेश, अन्य शासी और नियामक दस्तावेज।

4.2. रिकॉर्ड रखने पर विनियम, निर्देश, अन्य मानक दस्तावेज़।

4.3. उद्यम और उसके प्रभागों की संरचना और प्रबंधन।

4.4. कार्यालय कार्य का संगठन.

4.5. दस्तावेजों के पंजीकरण और प्रसंस्करण के तरीके।

4.6. अभिलेखीय मामला.

4.7. टाइपस्क्रिप्ट।

4.8. इंटरकॉम का उपयोग करने के नियम.

4.9. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली के लिए मानक।

4.10. मानक प्रपत्रों का उपयोग करके व्यावसायिक पत्र मुद्रित करने के नियम।

4.11. नैतिकता और सौंदर्यशास्त्र के मूल सिद्धांत।

4.12. व्यावसायिक संचार के नियम.

4.13. कंप्यूटर उपकरण के संचालन के नियम.

सचिव का अधिकार है:

1. अपनी गतिविधियों से संबंधित उद्यम प्रबंधन के मसौदा निर्णयों से परिचित हों।

2. इन निर्देशों में दिये गये उत्तरदायित्वों से संबंधित कार्यों में सुधार हेतु प्रस्ताव बनायें।

3. अपनी क्षमता के भीतर रिपोर्ट करें तत्काल पर्यवेक्षक कोअपने आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के दौरान पहचानी गई सभी कमियों के बारे में, और उनके उन्मूलन के लिए प्रस्ताव बनाएं।

4. व्यक्तिगत रूप से या उद्यम के प्रबंधन की ओर से उद्यम के प्रभागों और अन्य विशेषज्ञों से अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों का अनुरोध करें।

5. मांग करें कि उद्यम का प्रबंधन उनके आधिकारिक कर्तव्यों और अधिकारों के प्रदर्शन में सहायता प्रदान करे।

चतुर्थ. ज़िम्मेदारी

सचिव जिम्मेदार है:

1. इस नौकरी विवरण में दिए गए नौकरी कर्तव्यों को पूरा करने में अनुचित प्रदर्शन या विफलता के लिए - रूसी संघ के वर्तमान श्रम कानून द्वारा निर्धारित सीमाओं के भीतर।

2. उनकी गतिविधियों के दौरान किए गए अपराधों के लिए - रूसी संघ के वर्तमान प्रशासनिक, आपराधिक और नागरिक कानून द्वारा निर्धारित सीमाओं के भीतर।

3. भौतिक क्षति पहुंचाने के लिए - रूसी संघ के वर्तमान श्रम और नागरिक कानून द्वारा निर्धारित सीमा के भीतर।

सचिवों की नई योग्यता विशेषताएँ

मुखिया का सचिव

नौकरी की जिम्मेदारियाँ.

उद्यम के प्रमुख की प्रशासनिक और प्रशासनिक गतिविधियों के लिए संगठनात्मक और तकनीकी सहायता पर कार्य करता है।

प्रबंधक द्वारा विचार के लिए प्राप्त पत्राचार को स्वीकार करता है, कार्य प्रक्रिया में उपयोग या प्रतिक्रियाओं की तैयारी के लिए संरचनात्मक इकाइयों या विशिष्ट कलाकारों को किए गए निर्णय के अनुसार इसे प्रसारित करता है।

कार्यालय के काम का संचालन करता है, तैयारी और निर्णय लेते समय जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने और प्रस्तुत करने के लिए डिज़ाइन की गई कंप्यूटर तकनीक का उपयोग करके विभिन्न कार्य करता है।

उद्यम के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर के लिए दस्तावेजों और व्यक्तिगत बयानों को स्वीकार करता है।

प्रबंधक के कार्य के लिए आवश्यक दस्तावेज़ और सामग्री तैयार करता है।

निष्पादन के लिए प्राप्त दस्तावेजों की संरचनात्मक इकाइयों और विशिष्ट निष्पादकों द्वारा समय पर समीक्षा और प्रस्तुतीकरण पर नज़र रखता है।

हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक को प्रस्तुत किए गए तैयार प्रारूप दस्तावेजों की शुद्धता की जांच करता है और उनके उच्च गुणवत्ता वाले संपादन को सुनिश्चित करता है।

प्रबंधक की टेलीफोन बातचीत को व्यवस्थित करता है, उसकी अनुपस्थिति में प्राप्त जानकारी को रिकॉर्ड करता है और उसकी सामग्री को उसके ध्यान में लाता है, इंटरकॉम उपकरणों (टेलीफैक्स, टेलेक्स, आदि) के साथ-साथ टेलीफोन संदेशों के माध्यम से जानकारी प्रसारित और प्राप्त करता है, तुरंत उसके ध्यान में जानकारी लाता है। संचार माध्यमों से प्राप्त हुआ।

प्रबंधक के निर्देश पर, वह पत्र, अनुरोध और अन्य दस्तावेज़ तैयार करता है, और ऑटो-फ़्रेम किए गए पत्रों पर प्रतिक्रियाएँ तैयार करता है।

प्रबंधक द्वारा आयोजित बैठकों और बैठकों की तैयारी पर काम करता है (आवश्यक सामग्री एकत्र करना, प्रतिभागियों को बैठक के समय और स्थान, एजेंडा, उनके पंजीकरण के बारे में सूचित करना), बैठकों और बैठकों के मिनटों को बनाए रखना और तैयार करना।

जारी किए गए आदेशों और निर्देशों के उद्यम के कर्मचारियों द्वारा निष्पादन की निगरानी करता है, साथ ही नियंत्रण में लिए गए उद्यम के प्रमुख के निर्देशों और निर्देशों को पूरा करने की समय सीमा के अनुपालन की निगरानी करता है। एक नियंत्रण और पंजीकरण फ़ाइल बनाए रखता है।

प्रबंधक के कार्यस्थल को आवश्यक संगठनात्मक उपकरण, कार्यालय आपूर्ति प्रदान करता है, और उसके प्रभावी कार्य के लिए अनुकूल परिस्थितियाँ बनाता है।

प्रबंधक के निर्देश पर, उसके काम के लिए आवश्यक आधिकारिक सामग्री प्रिंट करता है, या डेटा बैंक में वर्तमान जानकारी दर्ज करता है।

आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करता है, कर्मचारियों के अनुरोधों और सुझावों पर शीघ्र विचार करने की सुविधा प्रदान करता है।

अनुमोदित नामकरण के अनुसार फ़ाइलें तैयार करता है, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करता है और उन्हें स्थापित समय सीमा के भीतर अभिलेखागार में जमा करता है।

व्यक्तिगत कॉपियर पर दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाता है।

जानना चाहिए:

उद्यम की गतिविधियों और रिकॉर्ड रखने से संबंधित संकल्प, निर्देश, आदेश और अन्य मार्गदर्शन सामग्री और नियामक दस्तावेज;

उद्यम और उसके प्रभागों की संरचना और प्रबंधन;

कार्यालय कार्य का संगठन;

दस्तावेजों के पंजीकरण और प्रसंस्करण के तरीके;

अभिलेखीय कार्य;

टाइपस्क्रिप्ट;

इंटरकॉम का उपयोग करने के नियम;

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली के लिए मानक;

मानक प्रपत्रों का उपयोग करके व्यावसायिक पत्रों को मुद्रित करने के नियम;

नैतिकता और सौंदर्यशास्त्र के मूल सिद्धांत;

व्यावसायिक संचार के नियम;

श्रम संगठन और प्रबंधन की मूल बातें;

कंप्यूटर उपकरण संचालन के नियम;

प्रशासनिक कानून और श्रम कानून के मूल सिद्धांत;

आंतरिक श्रम नियम;

श्रम सुरक्षा के नियम और कानून।

योग्यता संबंधी जरूरतें।

कार्य अनुभव या माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा की आवश्यकता के बिना उच्च व्यावसायिक शिक्षा और कम से कम 2 वर्षों के लिए विशेषता में कार्य अनुभव। जैसा कि उपरोक्त योग्यता विशेषताओं से देखा जा सकता है, प्रबंधक के सचिव पर ज्ञान और कौशल और उसके द्वारा किए जाने वाले कार्य की सीमा दोनों के संदर्भ में काफी उच्च मांगें रखी जाती हैं। इस मामले में, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी में प्रवाह, प्रबंधक की ओर से दस्तावेजों की स्वतंत्र तैयारी, प्राप्त मसौदा दस्तावेजों का संपादन, निष्पादन की निगरानी आदि को माना जाता है। ये आवश्यकताएं और कई रचनात्मक प्रकार के कार्यों सहित जिम्मेदारियों की सीमा, आवश्यकता को पूर्व निर्धारित करती है। उच्च व्यावसायिक शिक्षा के लिए, लेकिन कार्य अनुभव के साथ माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा की भी अनुमति है। आज, उच्च व्यावसायिक शिक्षा विशेषता 061300 "प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन और दस्तावेज़ीकरण समर्थन" द्वारा प्रदान की जाती है, और माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा विशेषता 0611 "कार्यालय प्रबंधन और अभिलेखीय प्रबंधन" द्वारा प्रदान की जाती है। शिक्षण संस्थानोंइन विशिष्टताओं में प्रशिक्षण, विशेषकर माध्यमिक में व्यावसायिक शिक्षा, आज काफी कुछ। नए संस्करण में सचिव-टाइपिस्ट और सचिव-आशुलिपिक की योग्यता विशेषताओं में केवल मामूली संपादकीय और शैलीगत परिवर्तन हैं। जिम्मेदारियों में डुप्लिकेटिंग उपकरण पर पुनरुत्पादन के लिए दस्तावेज़ तैयार करना, साथ ही एक व्यक्तिगत कॉपियर पर दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाना शामिल है। चूँकि सचिव-टाइपिस्ट और सचिव-आशुलिपिक की योग्यता विशेषताएँ समान हैं और यह ध्यान में रखते हुए कि 1999 के लिए पत्रिका "सचिव मामले" के पहले अंक में सचिव-टाइपिस्ट का कार्य विवरण पहले ही नए संस्करण में दिया गया था। हम उद्धृत करेंगे योग्यता विशेषताएँसचिव-आशुलिपिक. इससे न केवल पुराने और की तुलना करना संभव हो सकेगा नया संस्करण, लेकिन श्रमिकों की इन दो श्रेणियों के लिए आवश्यकताएँ भी।

किसी भी संगठन का कार्यबल सीधे एक दस्तावेज़ के आधार पर काम करता है जो प्रत्येक कर्मचारी के उनके पद पर संबंधों और जिम्मेदारियों को नियंत्रित करता है। यह आवश्यकता नौकरी विवरण है.

यह वह है जो अधिकारों को परिभाषित करती है और कुछ हद तक जिम्मेदारी मानती है और शक्तियां प्रदान करती है। इस दस्तावेज़ के आधार पर सभी कार्य कार्यों, संभावित संघर्षों, साथ ही कार्यभार स्तरों का समाधान किया जाता है।

सचिव पद - जिम्मेदार

निर्देशों को सही ढंग से और सक्षम रूप से तैयार करने के लिए, आपको कई बारीकियों को ध्यान में रखना होगा:

1. सबसे पहले, डेवलपर्स को संगठन की संरचना का निर्धारण करते समय इसकी प्रासंगिकता पर ध्यान देना चाहिए।
2. दूसरे, विशेष संदर्भ पुस्तकें हैं - क्लासिफायर, और तीसरा, प्रबंधन के लिए बुनियादी मानकों पर विचार किया जाता है।

आइए एक सचिव की स्थिति के उदाहरण का उपयोग करके इस मुद्दे का अधिक विस्तार से अध्ययन करने का प्रयास करें। एक नियम के रूप में, ऐसी रिक्ति को विशिष्ट माना जाता है, इसलिए दस्तावेज़ में कई मुख्य मानक अनुभाग हैं:

• "सामान्य प्रावधान" - यह कार्य विशेषता, इसकी अधीनता और रोजगार के लिए बुनियादी शर्तों का वर्णन करता है। इसके अलावा, पहले अर्जित कुछ ज्ञान और कौशल की उपलब्धता को स्पष्ट किया गया है, और किसी कर्मचारी को उसकी अनुपस्थिति के दौरान बदलने के मुद्दे पर भी ध्यान दिया गया है।
• "नौकरी की जिम्मेदारियाँ" - यह खंड कर्मचारी की क्षमताओं को इंगित करता है। इसके मूल में, एक सचिव बैठकों, प्रस्तुतियों और बैठकों के आयोजन में शामिल होता है। इसके अलावा, वह प्रबंधक द्वारा दिए गए सभी आदेशों की लाइन संरचनाओं द्वारा निष्पादन को नियंत्रित करता है, टेलीफोन पर बातचीत करता है, नियुक्तियाँ करता है और इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार के लिए जिम्मेदार है। उद्यम की गतिविधियों की बारीकियों के आधार पर, कर्मचारी की जिम्मेदारियों का विस्तार किया जा सकता है।
• "अधिकार" - यहां मुख्य पदों की व्याख्या की गई है, जो किसी की अपनी शक्तियों की पुष्टि करना संभव बनाता है। अर्थात्, सचिव को एक निश्चित प्रकार के दस्तावेज़ों और सूचनाओं तक पहुँचने का अधिकार है, साथ ही अपनी प्रक्रिया के सबसे सही अनुकूलन पर काम करने, अपनी योग्यता के स्तर का ध्यान रखने और नियमित रूप से इसमें सुधार करने का अधिकार है।
• "जिम्मेदारी" - यहां उन क्षेत्रों को दर्शाया गया है जिनमें कर्मचारी प्रबंधक के प्रति जवाबदेह हो जाता है। अधिकांश भाग के लिए, यह अनुभाग हमेशा मानक होता है।

सचिव-सहायक के मुख्य कार्य

सचिव की मुख्य जिम्मेदारी बॉस के निर्देशों का पालन करना है

इस रिक्ति के लिए कार्य विवरण, जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, मानक है। इसलिए अधिकतर संगठन इसे आधार मानकर चलते हैं। तो, सचिव के कर्तव्यों में वास्तव में क्या शामिल है?

• सबसे पहले, यह किसी के निर्देशों की पूर्ति है। यहां मुख्य बात यह है कि बनाए गए आदेशों को कार्यकारी कर्मचारियों को पूरी तरह से सूचित किया जाना चाहिए।
• दूसरे, पत्राचार के साथ काम करना अनिवार्य है। आने वाले सभी पत्रों की समीक्षा, विश्लेषण किया जाता है और विभिन्न संरचनात्मक इकाइयों या निदेशक के डेस्क पर भेजा जाता है।
• तीसरा, रिकार्ड रखने की जिम्मेदारियां हैं। अर्थात्, आने वाली सभी सूचनाओं का अनुवाद किया जाना चाहिए इलेक्ट्रॉनिक दृश्य. और चौथा, अतिरिक्त कार्यक्षमता यहां इंगित की गई है।

कार्य दिवस के दौरान, सचिव दस्तावेजों के साथ काम करता है, विभिन्न प्रकार के आवेदन स्वीकार करता है, आवश्यक सामग्री एकत्र करता है और हस्ताक्षर के लिए कागजात तैयार करता है। उसके हाथों से गुजरने वाले सभी मसौदा निर्णयों की त्रुटियों और चूक की संभावना के लिए जाँच की जानी चाहिए। यहां, डिज़ाइन पर नियंत्रण महत्वपूर्ण है, साथ ही यदि आवश्यक हो तो संपादन भी महत्वपूर्ण है।

इसके अलावा, आने वाली सभी टेलीफोन कॉल पंजीकरण के अधीन हैं, और प्रबंधक की अनुपस्थिति के दौरान प्राप्त जानकारी को आगे के प्रसारण और विचार के लिए सावधानीपूर्वक दर्ज किया जाता है। फैक्स, कॉपी मशीन और टेलीफोन संदेशों के साथ काम करना भी महत्वपूर्ण हो जाता है। इस पद के लिए अर्हता प्राप्त करने के लिए संयम, समय की पाबंदी, सटीकता और साक्षरता का होना जरूरी है।

संगठन के सचिव के पद में बैठकें आयोजित करने का काम शामिल होता है।

यहां आपको इकट्ठा करने की जरूरत है आवश्यक सामग्री, इसे विश्लेषण के लिए प्रदान करें, भविष्य के प्रतिभागियों का चक्र निर्धारित करें और उन्हें सूचित करें। इसके अलावा, नियत तिथि पर आयोजित होने वाले कार्यक्रम के लिए एक विशेष प्रोटोकॉल तैयार करने की आवश्यकता होती है, जिसे सचिव द्वारा नियंत्रित किया जाता है। इस तरह की एक अन्य रिक्ति में पंजीकरण फाइलें भरना, निष्पादकों को आदेश संप्रेषित करना, समय सीमा की निगरानी करना, साथ ही आपके निदेशक को कार्यालय आपूर्ति और कामकाजी कार्यालय उपकरण प्रदान करना शामिल है।

यह स्पष्ट करने योग्य है कि सचिव के लिए जानकारी के साथ काम करना उसे डेटा बैंक के आदर्श डिजाइन, मामलों के प्रबंधन, उनके संग्रह और सुरक्षा के लिए जिम्मेदार बनाता है। इसके अलावा, प्रबंधन के साथ सीधा संपर्क आपको परिचालन अनुरोधों को संबोधित करने, महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने और नियुक्तियां करने वाले आगंतुकों को प्रबंधित करने में मदद करने की अनुमति देता है।

यदि आवश्यक हो, तो वह व्यावसायिक यात्राओं पर जाता है, जिसकी अवधि सीधे प्रबंधक द्वारा निर्धारित की जाती है। समग्र कार्यक्रम कार्य दिवसमानक है और दोपहर के भोजन के लिए ब्रेक के साथ प्रति सप्ताह 40 कार्य घंटे मानता है। संगठन की गतिविधियों की बारीकियों के आधार पर, काम के घंटों को समायोजित किया जा सकता है।

सचिव-सहायक के अधिकार एवं दायित्व

सचिव - दांया हाथमालिक

आइए अधिकारों के एक मानक सेट पर विचार करें जिसकी मांग इस पद पर रहते हुए एक प्रबंधक से की जा सकती है:

• काम करने की स्थितियाँ - वे सामान्य होनी चाहिए, रूसी कानून के विपरीत नहीं।
• कार्य में सहायता सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए अपने कर्तव्यों को पूरा करने में सहायता है।
• सूचना समर्थन - किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ तक पहुंच शामिल है सही डिज़ाइनआदेश, समझौते, पत्राचार।
• उन्नत प्रशिक्षण - आवश्यक पाठ्यक्रम पूरा करना।
• प्रबंधन से संपर्क - समसामयिक मुद्दों पर करीबी काम, प्रस्ताव बनाना, उन पर चर्चा करना।
• दस्तावेजों पर हस्ताक्षर - संदर्भ या सूचनात्मक प्रकृति के कागजात सचिव द्वारा उसकी क्षमता की सीमा के भीतर प्रमाणित किए जाते हैं।

इस रिक्ति की जिम्मेदारी अपने कर्तव्यों को सही ढंग से निभाने, उसके अनुसार गतिविधियों का संचालन करने की आवश्यकता में निहित है श्रम संहिता, अपराध न करें और नियमित रूप से अपने कार्यों की निगरानी करें ताकि संगठन को नुकसान न पहुंचे।

न्यायालय सत्र के सचिव

एक सचिव की नौकरी की तरह दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करना

अधिकारों और जिम्मेदारियों का वर्णन करने वाले निर्देशों के अनुभाग व्यावहारिक रूप से मानक माने जाते हैं, लेकिन जिम्मेदारियों की अपनी बारीकियां होती हैं जो उन्हें निर्धारित करने वाले उद्यम पर निर्भर करती हैं। तो, यदि आप छूते हैं रूसी न्याय, तो हम ऐसे कार्य की कुछ मुख्य विशेषताएं निर्धारित कर सकते हैं।

न्यायालय सचिव का सबसे पहला और सबसे महत्वपूर्ण कार्य इस तंत्र के निर्बाध, सुव्यवस्थित संचालन को सुनिश्चित करना है। यहां सभी दस्तावेज तैयार करना, हस्ताक्षर एकत्र करना, पत्र बनाना और उन्हें प्राप्तकर्ताओं को भेजना, नागरिकों को प्राप्त करना, उद्धरणों पर काम करना, गवाहों को बुलाना आदि आवश्यक है।

इसके अलावा, यह कर्मचारी मामलों की सूचियों का विश्लेषण करता है, उन्हें संकलित करता है और उन्हें आगे की समीक्षा के लिए रखता है, निष्कर्ष की प्रतियां सौंपता है, सभी गवाहों की उपस्थिति की निगरानी करता है, उपस्थिति के समय को नोट करता है। सभी अदालती सुनवाइयों को लॉगबुक में दर्ज किया जाता है, और पूरा होने पर, मिनट्स तैयार किए जाते हैं। वह अदालत के फैसलों की प्रतियां, सजा के निष्पादन के लिए सामग्री और निष्पादन की रिट भी तैयार करता है।

पीड़ितों के सभी दस्तावेज़ भी सचिव के माध्यम से जाते हैं।

सचिव - न्यायालय का चालक

प्रबंधक के सचिव का कार्य विवरण i पर अंकित होगा

यह एक विशिष्ट रिक्ति है जिसके लिए कानूनी ज्ञान की आवश्यकता होती है। सामान्य तौर पर, ऐसे व्यक्ति को पर्याप्त रूप से योग्य, साक्षर, एकत्रित होना चाहिए और कुछ निषेधों और प्रतिबंधों का पालन करने में सक्षम होना चाहिए।

यहां जो महत्वपूर्ण है वह है अनुभव, कानूनों का उनके आधुनिक विवरण में अध्ययन करना, संविधान, श्रम संहिता के साथ काम करना और कार्यालय के काम के लिए निर्देशों का कड़ाई से पालन करना।

इसके अलावा, कर्मचारी को प्रबंधन संरचनाओं के साथ बातचीत की मूल बातें पता होनी चाहिए, सही ढंग से लिखने, समायोजन करने, व्यावसायिक शैली और रूसी भाषा के मानदंडों को समझने में सक्षम होना चाहिए। क्षेत्र में कौशल को भी महत्वपूर्ण माना जाता है सूचान प्रौद्योगिकी, दस्तावेज़ प्रबंधन कौशल, आदि।

साथ ही, कार्यों को समय पर पूरा करने के लिए पूरे कार्य दिवस की उचित योजना बनाई जानी चाहिए। आने वाली सभी जानकारी सावधानीपूर्वक विश्लेषण और प्रसंस्करण के अधीन है आधुनिक प्रौद्योगिकियाँ. इंटरनेट के साथ सही ढंग से काम करने और विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है।

सचिव अधिकार

सबसे पहले, इस रिक्ति के लिए उन मसौदा निर्णयों से परिचित होना आवश्यक है जो सीधे तौर पर इससे संबंधित हैं। दूसरे, यह गतिविधियों का विश्लेषण और स्वयं के लिए प्रस्ताव बनाना है, साथ ही मुद्दों को हल करने में कमियों या संभावित पहचानी गई बाधाओं की चर्चा है।

तीसरा, ऐसा प्रतीत होता है कि अधिकार सभी संरचनात्मक प्रभागों के साथ काम करता है, जिससे उन्हें प्रबंधक के निर्देशों का पालन करने की आवश्यकता होती है, साथ ही उनके आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक जानकारी भी मिलती है। और, चौथा, कार्य प्रक्रियाओं को निष्पादित करने में निदेशक की सहायता पर भरोसा करें।

यह वीडियो परामर्श आपको बताएगा कि किसी कर्मचारी के लिए नौकरी का विवरण कैसे बनाया जाए:

सचिव - सामूहिक नाम विभिन्न प्रकारविभिन्न सेटों के साथ पद कार्यात्मक जिम्मेदारियाँ. एक नियम के रूप में, सचिव विशेषज्ञ होते हैं जो काम प्रदान करते हैं अधिकारी, निकाय या संस्था। इन कार्यों के आधार पर, सचिव की विशिष्ट कार्य जिम्मेदारियाँ तैयार की जाती हैं।

लेख से आप सीखेंगे:

सामूहिक शब्द "सचिव" को एक प्रबंधक या अन्य अधिकारी के सचिव, एक सचिव-क्लर्क, एक अदालत सचिव, एक सचिव के रूप में समझा जा सकता है आम बैठककंपनी के शेयरधारक या सदस्य और अन्य प्रकार के तकनीकी विशेषज्ञ।

किसी भी संगठन को आउटगोइंग और इनकमिंग दस्तावेजों के प्रवाह, कर्मचारियों और शासी निकायों के पदानुक्रम की आवश्यकता होती है सचिव. यह वह है जो दस्तावेज़ प्रवाह और प्रबंधक की गतिविधियों को सुनिश्चित करने की कार्यक्षमता अपने ऊपर लेता है। आकार पर निर्भर करता है कानूनी इकाईएक संपूर्ण सचिवीय सेवा बनाई जा सकती है। इसके अलावा, इस विशेषज्ञ की कार्यक्षमता संपूर्ण कंपनी तक विस्तारित हो सकती है, या किसी विशिष्ट प्रबंधक (एकमात्र कार्यकारी निकाय या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख - प्रबंधन, विभाग, शाखा, प्रतिनिधि कार्यालय, आदि) से "संलग्न" हो सकती है। .

पद का विशिष्ट शीर्षक परिलक्षित होता है स्टाफिंग टेबलकंपनियां. उपरोक्त बिन्दुओं के आधार पर कार्य-कार्यों का भी निर्माण किया जाता है। सचिव की कार्यक्षमता कार्य विवरण में निश्चित होती है। सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियों को विस्तार से और यथासंभव पूर्ण रूप से तैयार करना क्यों महत्वपूर्ण है? ताकि इस पद पर कार्यरत कर्मचारी को उसकी पूरी श्रृंखला समझ में आ सके श्रम जिम्मेदारियाँनियोक्ता और कर्मचारी के बीच गलतफहमी से बचने और श्रम विवादों के जोखिम को कम करने के लिए। कभी-कभी यह प्रश्न उठता है कि क्या इस विशेषज्ञ को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि संगठन के पास स्टेशनरी, वस्तुएँ हैं घरेलू रसायनऔर किसी भी कंपनी के कामकाज के लिए आवश्यक अन्य चीजें।

यहां उत्तर स्पष्ट है - आपको नौकरी विवरण देखने की जरूरत है, कहां एक सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियां.

बेशक, अलग-अलग नौकरी शीर्षक वाले विशेषज्ञों की कार्यक्षमता अलग-अलग होगी।

प्रबंधक के सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियां

में योग्यता निर्देशिका 21 अगस्त 1998 एन 37 के रूस के श्रम मंत्रालय के संकल्प द्वारा अनुमोदित प्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पदों में "प्रबंधक के सचिव" की स्थिति का विवरण है। जिम्मेदारियों पर एक अनुभाग बनाते समय, संदर्भ पुस्तक में दी गई कार्यक्षमता के विवरण को आधार के रूप में लिया जा सकता है। तो, अगर हम सामान्यीकरण करें, तो प्रबंधक के सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियांनिम्नलिखित तक उबालें:

प्रबंधक को संबोधित पत्राचार, साथ ही कंपनी के कर्मचारियों के प्रमुख को लिखित अनुरोध - मेमो, बयान, मेमो, रिपोर्ट स्वीकार करें;

प्रबंधक के काम के लिए आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करना, जिसमें कंप्यूटर, प्रतिलिपि और अन्य कार्यालय उपकरण का उपयोग शामिल है;

निष्पादन के लिए उन्हें हस्तांतरित दस्तावेजों के संरचनात्मक प्रभागों और निष्पादकों द्वारा समय पर विचार और प्रस्तुत करने की निगरानी करना;

हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक को प्रस्तुत किए गए मसौदा दस्तावेजों की शुद्धता की जाँच करना;

प्रबंधक के साथ बैठकें और सम्मेलन तैयार करना (सामग्री एकत्र करना, कर्मचारियों को बैठक के समय और स्थान, एजेंडे के बारे में सूचित करना), बैठकों के मिनट तैयार करना;

प्रबंधक की टेलीफोन बातचीत का आयोजन, आने वाली जानकारी प्राप्त करना और रिकॉर्ड करना, आगंतुकों के स्वागत का आयोजन करना;

अनुमोदित नामकरण के अनुसार फ़ाइलों को संकलित करना, उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना और संग्रह में स्थानांतरित करना।

इस प्रकार, प्रबंधक के सचिव की बुनियादी नौकरी की जिम्मेदारियाँ उसके काम के लिए संगठनात्मक और तकनीकी सहायता तक कम हो जाती हैं।

यदि किसी विशेष कानूनी इकाई की विशिष्टताओं के आधार पर अन्य को सूचीबद्ध बुनियादी जिम्मेदारियों में जोड़ा जाता है, तो उन्हें वर्तमान नौकरी विवरण में भी दर्ज किया जाना चाहिए।

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• एक सचिव के महत्वपूर्ण व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुण

ऐसा कर्मचारी सीधे प्रबंधक को रिपोर्ट करता है। बुनियादी और अतिरिक्त दोनों प्रकार की कार्यक्षमता को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए, इस विशेषज्ञ के पास कुछ कौशल और ज्ञान होना चाहिए। उदाहरण के लिए, ज्ञान आवश्यक है:

कंपनी की संगठनात्मक संरचना

कार्यालय कार्य और दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं का संगठन

कार्यालय उपकरण और संचार उपकरण के साथ काम करने के नियम

अनुप्रयोग प्रक्रिया सामग्री

व्यावसायिक नैतिकता और व्यावसायिक संचार कौशल

श्रम सुरक्षा नियम, मूल बातें श्रम कानूनऔर अन्य कौशल और दक्षताएँ।

एक सक्षम, शिक्षित, व्यवहारकुशल, मिलनसार और सक्षम सचिव एक प्रबंधक के लिए वरदान होता है। ऐसे विशेषज्ञ न केवल तत्काल वरिष्ठ के काम के संगठन को महत्वपूर्ण रूप से सुविधाजनक बनाते हैं, बल्कि संपूर्ण कंपनी के लिए आवश्यक दस्तावेज़ प्रवाह का निर्माण भी करते हैं। और अक्सर सचिव संगठन का "चेहरा" होता है, उसकी परंपराओं का रक्षक होता है, एक अपरिहार्य सहायकसभी कर्मचारियों के लिए.

एक क्लर्क सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियाँ

ऐसा विशेषज्ञ किसी विशिष्ट प्रबंधक से "संलग्न" नहीं होता है, बल्कि संपूर्ण कंपनी के लिए आवश्यक कार्य करता है। एक नियम के रूप में, उसका काम संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखने तक सीमित है। सामान्य तौर पर, एक क्लर्क सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियाँ इस तरह दिख सकती हैं:

• पत्राचार का पंजीकरण और प्रसंस्करण, उद्यम के अनुमोदित नियमों और रीति-रिवाजों के अनुसार दस्तावेजों के प्रवाह को निर्देशित करना;
• दस्तावेजों के संपूर्ण समूह का पंजीकरण, लेखांकन, व्यवस्थितकरण, भंडारण सुनिश्चित करना - आंतरिक, इनकमिंग, आउटगोइंग;
• एक संग्रह बनाए रखना, अनुमोदित वस्तुओं के कार्यान्वयन पर नज़र रखना;
• दस्तावेज़ों का मसौदा तैयार करना, उन्हें संपादित करना, प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षर का आयोजन करना;
• डाक और कूरियर सेवाओं के साथ काम करें;
• प्रतियां बनाने, सिलाई, अभिलेखीय सूची बनाने, प्रमाण पत्र और रिपोर्ट तैयार करने और अन्य कार्यों पर काम करें।

श्रम कार्यों के इस सेट में न केवल सचिव-क्लर्क की स्थिति शामिल हो सकती है, बल्कि सचिव-संदर्भित, क्लर्क, व्यक्तिगत सहायक, पुरालेखपाल, दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने में विशेषज्ञ आदि भी शामिल हो सकते हैं। एक विशिष्ट कर्मचारी का नौकरी विवरण विशिष्ट उद्यमइसमें अन्य जिम्मेदारियाँ भी शामिल हो सकती हैं, जो किसी भी स्थिति में कार्य विवरण में परिलक्षित होनी चाहिए।

एक लिपिक सचिव की नौकरी की जिम्मेदारियों का वर्णन करते समय, आप सचिव-टाइपिस्ट, सचिव-आशुलिपिक के पदों के लिए योग्यता पुस्तिका में वर्णित कार्यों को आधार के रूप में ले सकते हैं। हालाँकि अपने शुद्ध रूप में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और कार्यालय उपकरण के विकास के कारण ऐसे पद अब प्रासंगिक नहीं हैं। और कुछ सचिव कर्तव्यों को अब कार्यालय में निरंतर उपस्थिति के बिना, दूर से भी किया जा सकता है।