बैठकें और सत्र, सामान्य और विशेष सुविधाएँ। व्यावसायिक बैठकें और सम्मेलन आयोजित करना

बैठक सामूहिक आदान-प्रदान का एक तरीका है व्यावसायिक जानकारीविशिष्ट निर्णयों को अपनाने (संचार) के साथ। बैठक आमतौर पर प्रबंधन द्वारा सूचित करने के लिए आयोजित की जाती है श्रमिक सामूहिक.

बैठक आयोजित करना. बैठकों में तकरार

अधीनस्थों के साथ संचार के आम तौर पर स्वीकृत तरीके और साथ ही प्रबंधक के काम को व्यवस्थित करने के रूप उत्पादन बैठकें और बैठकें हैं।

बैठकें और सम्मेलन विशिष्ट निर्णयों को अपनाने के साथ बॉस के नेतृत्व में व्यावसायिक सूचनाओं के सामूहिक आदान-प्रदान का एक तरीका है।

उद्देश्य से वे प्रतिष्ठित हैं निम्नलिखित प्रकारबैठकें और सम्मेलन:

परिचयात्मक (नई परियोजनाओं की प्रस्तुति, उन्नत प्रशिक्षण);

सूचनात्मक (जानकारी का सारांश, दृष्टिकोण का अध्ययन);

· व्याख्यात्मक (कर्मचारियों को किसी बात के लिए आश्वस्त करना);

· समस्याग्रस्त (समस्या के समाधान के लिए सामूहिक खोज);

· शिक्षाप्रद (आवश्यक जानकारी और कार्रवाई की विधि की व्याख्या ध्यान में लाना);

ऑपरेशनल ("ऑपरेटिव") (मामलों की स्थिति के बारे में वर्तमान जानकारी प्राप्त करना और "अड़चनों" की पहचान करना);

योजना बैठक (अगली छोटी अवधि के लिए कार्य और योजनाएँ निर्धारित करना)

समन्वय (बातचीत सुनिश्चित करना)।

प्रभाग);

अंतिम (समय या उत्पादन चक्र की अवधि के लिए परिणामों का सारांश);

गंभीरता (औपचारिक सारांश,

कंपनी के लिए महत्वपूर्ण तिथियाँ या कार्यक्रम, पुरस्कार सर्वोत्तम कर्मचारी);

"श्रम सामूहिक की बैठक" (अन्य सभी के लिए

बैठकें कार्य समूह को भी एक साथ लाती हैं, लेकिन यह नाम इस बात पर जोर देता है कि बैठक में कुछ महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा की जाती है, प्रबंधन की तुलना में कार्य समूह के लिए अधिक - काम करने की स्थिति, तैयारी

छुट्टियाँ, कुछ अन्य अनौपचारिक विषय जो सीधे उत्पादन से संबंधित नहीं हैं; उसी शृंखला से - ट्रेड यूनियन बैठक)।

"मुलाकात" और "मुलाकात" शब्द को अक्सर पर्यायवाची माना जाता है। हालाँकि, सख्ती से कहें तो, एक बैठक और एक सम्मेलन उद्देश्य और आचरण के तरीकों दोनों में भिन्न होते हैं।

निर्णय लेने के लिए आवश्यक विशेषज्ञ और उनकी राय सुनता है (चर्चा आयोजित करता है)।. आमतौर पर, बैठकें प्रबंधक, विभागों के प्रमुखों, प्रमुख विशेषज्ञों की भागीदारी के साथ आयोजित की जाती हैं - यानी, जिनकी राय महत्वपूर्ण है और गोद लेने को प्रभावित कर सकती है

तो, बैठक का कार्य कार्यबल को सूचित करना है, बैठक का कार्य एक संयुक्त विकास करना है

समस्या में शामिल लोगों के एक संकीर्ण दायरे में समाधान

विशेषज्ञ। व्युत्पत्ति विज्ञान का विश्लेषण करके व्यावसायिक संचार के इन प्रारूपों के बीच अंतर को आसानी से समझा जा सकता है

(उत्पत्ति) उनके नाम: वे एक बैठक के लिए इकट्ठा होते हैं

किसी भी उद्देश्य के लिए, वे विचार-विमर्श करने के लिए एक बैठक में एकत्रित होते हैं। हर बैठक एक बैठक होती है, लेकिन हर बैठक एक बैठक नहीं होती। एक बैठक में आमतौर पर एक संकीर्ण प्रारूप शामिल होता है, इसलिए आगे हम व्यापक पहलुओं को कवर करने के लिए बैठक के आयोजन और संचालन के बुनियादी सिद्धांतों पर विचार करेंगे।

बैठक की तैयारीएक लक्ष्य निर्धारित करने, एक विषय, एजेंडा और प्रतिभागियों की संरचना को परिभाषित करने से शुरू होता है।

किसी बैठक की प्रभावशीलता काफी हद तक निर्धारित होती है

इसके धारण का समय और स्थान, साथ ही इसकी संरचना

प्रतिभागियों. आपको बैठक में आमंत्रित किया जाना चाहिए न्यूनतम मात्रालोग - केवल वे जिनके बिना यह अप्रभावी होगा। (कभी-कभी बैठक समाप्त होने से पहले उन कर्मचारियों को बर्खास्त करना बुद्धिमानी होती है जिनकी उपस्थिति अब आवश्यक नहीं है।)

एक सफल बैठक का आधार एक सुव्यवस्थित एजेंडा है। आमतौर पर बैठक में भाग लेने वालों को पहले ही सूचित कर दिया जाता है ताकि वे पहले से ही जान सकें कि बैठक में किन मुद्दों पर चर्चा की जाएगी और वे तैयारी कर सकें। किसी भी स्थिति में, बैठक की शुरुआत में ही एजेंडे की घोषणा की जानी चाहिए।

एजेंडा को अक्सर एक अलग दस्तावेज़ के रूप में पूरा किया जाता है। यह दस्तावेज़ दोनों है

एक बैठक की घोषणा, और एक आदेश जिसमें अमुक विषय पर बैठक आयोजित करने का आदेश दिया गया हो

ऐसे-ऐसे प्रश्न और ऐसे-ऐसे प्रतिभागी। इसलिए, इसे ऑर्डर बोर्ड पर पोस्ट करना समझ में आता है।

बैठक के एजेंडे में शामिल होना चाहिए:

· बैठक का शीर्षक (विषय);

बैठक के स्थान, समय और अवधि के बारे में जानकारी; .

· बैठक में भाग लेने वालों के बारे में जानकारी (जिन्हें भाग लेना चाहिए);

·चर्चा के लिए प्रश्नों की सूची (यदि आवश्यक हो, वक्ताओं के नाम के साथ);

नियम - एजेंडा मदों पर समय का वितरण। यदि बैठक की स्थिति महत्वहीन है, तो एजेंडे में विषय, समय और स्थान, मुद्दों की सूची और इंगित करना पर्याप्त है।

कुछ बैठकों के लिए विस्तृत एजेंडे की आवश्यकता नहीं होती है। उदाहरण के लिए, कभी-कभी छोटी-सी मीटिंग के लिए

यह मौखिक रूप से स्थान और समय, प्रतिभागियों की संरचना आदि की घोषणा करने के लिए पर्याप्त है

विषय। चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की सूची बैठक में ही विकसित की जाएगी।

बैठक की शुरुआत.बैठक का नेतृत्व हमेशा एक व्यक्ति द्वारा किया जाता है -

पीठासीन अधिकारी प्रायः स्वयं नेता होता है। बैठक के पहले, प्रारंभिक चरण में, अध्यक्ष, सबसे पहले, मुख्य प्रक्रियात्मक मुद्दों पर ध्यान देता है: बैठक का विषय और उद्देश्य, एजेंडे की सामग्री, नियम।

बैठक आयोजित करनाएक प्रबंधक के लिए, इसे हमेशा दो समानांतर रेखाओं में विभाजित किया जाता है: प्रक्रिया को बनाए रखना और सामग्री को बनाए रखना।

बैठक आयोजित करना

प्रबंधक का पद जितना ऊँचा होगा, उसे बैठकों, वार्ताओं, व्यावसायिक बैठकों और अन्य रूपों में उतना ही अधिक समय देना होगा पारस्परिक संचार. प्रबंधकों का समय अक्सर बर्बाद होता है।

मुलाकात तय है व्याख्यात्मक शब्दकोशप्रदान करने की क्रिया के व्युत्पन्न के रूप में, अर्थात किसी के साथ षडयंत्र करना, परामर्श करना, संयुक्त रूप से किसी बात पर चर्चा करना, "किसी भी मुद्दे, कार्यों, उपायों पर चर्चा करने के लिए समर्पित एक बैठक" के रूप में, जो आमतौर पर परिचालन संबंधी मुद्दों पर आयोजित की जाती है। "बैठक" शब्द के पर्यायवाची शब्द हैं - पाँच मिनट की बैठक, बैठक, परिचालन बैठक, योजना बैठक।

इस प्रकार, एक बैठक को इस प्रकार समझा जाता है प्रबंधन गतिविधियाँ, जब एक निश्चित संख्या में प्रतिभागी पूर्व निर्धारित मुद्दों पर चर्चा करने और निर्णय लेने के लिए एक निर्दिष्ट समय पर पूर्व निर्धारित स्थान पर इकट्ठा होते हैं।

शायद ही कोई अन्य प्रकार की गतिविधि हो जिसमें एक ही समय में इतने सारे लोगों का इतना समय बर्बाद होता हो जितना बैठकों के दौरान होता है।

इसलिए, बैठक को संगठन और उसके संचालन दोनों के लिए सभी संगठनात्मक और तकनीकी उपायों के विस्तृत अध्ययन के साथ विशेष रूप से सावधानीपूर्वक तैयार किया जाना चाहिए। समय और धन की बर्बादी का कारण अक्सर यह होता है कि कई बैठकें खराब तरीके से तैयार और व्यवस्थित की जाती हैं, खराब तरीके से आयोजित की जाती हैं और खराब तरीके से सारांशित की जाती हैं। वी. मायाकोवस्की की कविता "द सिटिंग ओन्स" याद रखें।

आइए किसी बैठक या बैठक को यथासंभव उत्पादक बनाने के लिए बुनियादी सिद्धांतों पर नजर डालें।

बैठक की तैयारी तीन चरणों में की जाती है:

1. संगठनात्मक मुद्दों का विकास.

2. जिन सभी मुद्दों पर विचार किया जाएगा उन पर चर्चा.

3. कार्यालय बैठक आयोजित करना.

बैठक का उद्देश्य "सभी शुरुआतों की शुरुआत" है, क्योंकि बैठक के लक्ष्यों को जितना अधिक विशिष्ट रूप से तैयार किया जाता है, उत्पादक परिणाम की आशा उतनी ही अधिक होती है, और इसके विपरीत, अस्पष्ट सूत्रीकरण "मुद्दे की स्थिति पर चर्चा करने के लिए" "किसी विशिष्ट चीज़ का लक्ष्य नहीं है। कई बैठकों में, प्रतिभागी किसी भी तरह से सहमत नहीं हो पाते क्योंकि वे वास्तव में अलग-अलग चीजों के बारे में बात कर रहे होते हैं।

किसी बैठक की तैयारी पर काम उसे आयोजित करने की आवश्यकता, उसमें उठाए जाने वाले मुद्दों और अपेक्षित प्रतिभागियों, बैठक के समय और स्थान पर निर्णय लेने के साथ शुरू होता है।

कार्य दिवस की शुरुआत या अंत में बैठक निर्धारित करना बेहतर है, ताकि कार्य दिवस, काम की लय न टूटे, या लोगों को एक प्रकार की गतिविधि से दूसरे प्रकार की गतिविधि में स्विच करने के लिए मजबूर न किया जाए। आपको सप्ताहांत और विशेष रूप से छुट्टियों की पूर्व संध्या पर बैठकें (बैठकें) आयोजित नहीं करनी चाहिए, क्योंकि कार्यक्रम में भाग लेने वालों को जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए। इसके अलावा, आपको बैठक के स्थान के बारे में तुरंत सोचने की ज़रूरत है।

निमंत्रण तैयार करने से पहले कमरे का चयन किया जाना चाहिए, ताकि यह बैठक के स्थान को सटीक रूप से इंगित कर सके। कमरा चुनते समय सबसे पहले प्रतिभागियों की संख्या पर विचार करें। पर्याप्त संख्या में अतिरिक्त सीटें उपलब्ध कराई जानी चाहिए: एक छोटी बैठक के लिए 2-3 अतिरिक्त कुर्सियाँ, बड़ी बैठकों के लिए कम से कम 15-20 सीटें। इसके अलावा, कमरा चुनते समय तकनीकी साधनों के उपयोग की संभावना को भी ध्यान में रखें।

एजेंडा पहला दस्तावेज़ है जो बैठक की तैयारी के लिए तैयार किया जाता है।

एजेंडा बनाते समय, उन मुद्दों को पहले रखने की सिफारिश की जाती है जिन पर अधिक लोगों को आमंत्रित किया जाता है। उनकी समीक्षा करने के बाद, आमंत्रित लोग जा सकते हैं। शेष प्रश्नों को अधिक जटिल और समय लेने वाली से सरल की ओर कठिनाई के क्रम में व्यवस्थित किया गया है।

एजेंडा में चर्चा किए जाने वाले मुद्दों, प्रत्येक मुद्दे पर रिपोर्ट करने वाले व्यक्तियों के नाम, आद्याक्षर और स्थिति को दर्शाया गया है।

प्रतिभागियों की सूची दूसरा दस्तावेज़ है जिसे तैयार करने की आवश्यकता है।

किसी भी प्रकार की बैठक में केवल उन्हीं लोगों को आमंत्रित किया जाना चाहिए जिन्हें टाला नहीं जा सकता। ये वे कर्मचारी हैं जो विचाराधीन मुद्दों से सीधे प्रभावित होते हैं और निर्णयों के निष्पादक होते हैं या ऐसे कर्मचारी होते हैं जिनके पास समान समस्याओं को हल करने में विशेष ज्ञान या अनुभव होता है। बैठक में भाग लेने वालों की संख्या (15 लोगों से अधिक नहीं) सीमित करने की सलाह दी जाती है, अन्यथा प्रक्रिया असहनीय हो जाती है।

किसी सार्थक बैठक की तैयारी में निमंत्रण एक अत्यंत महत्वपूर्ण बिंदु है। यदि किसी बैठक में कोई महत्वपूर्ण निर्णय लिए जाने की उम्मीद है, तो प्रबंधक को सचिव के माध्यम से प्रतिभागियों को टेलीफोन द्वारा आमंत्रित नहीं करना चाहिए। इस मामले में, सभी प्रतिभागियों को लिखित रूप में निमंत्रण भेजा जाना चाहिए। निमंत्रण दिनांक, एजेंडा, वक्ताओं को इंगित करता है, और आमंत्रित लोगों की सूची का संकेत दे सकता है।

यह आमंत्रित लोगों को समस्याग्रस्त स्थिति की स्थिति के बारे में सोचने की अनुमति देता है, एक स्थिति विकसित करना और अपने निर्णय को सही ठहराने के लिए तथ्य एकत्र करना संभव बनाता है, बैठक की अवधि निर्धारित करता है, आदि।

इसलिए, एक एजेंडा, प्रतिभागियों की एक सूची, बैठक का स्थान और समय जानने के बाद, हम प्रतिभागियों को सूचित करना शुरू करते हैं। बैठक में भाग लेने वालों को पहले से सूचित किया जाना चाहिए ताकि वे अपने कार्य दिवस की योजना बना सकें।

अधिसूचना दो तरीकों से दी जा सकती है: लिखित रूप में (निमंत्रण भेजकर) या मौखिक रूप से (टेलीफोन द्वारा)।

सबसे महत्वपूर्ण स्थानबैठक की तैयारी में चर्चा के तहत मुद्दे पर एक मसौदा निर्णय तैयार करना या अंतिम दस्तावेजों का मसौदा तैयार करना शामिल है। इन निर्णयों को लेने और अंतिम दस्तावेजों को मंजूरी देने के लिए ही बैठक बुलाई जाती है। परियोजनाओं की उपस्थिति आपको दस्तावेज़ों में गहराई से जाने, परिवर्तन करने और उन पर शीघ्रता से चर्चा करने की अनुमति देती है। मुद्दे को तैयार करने वाले कर्मचारियों से मसौदा निर्णयों का अनुरोध करना और उनके निष्पादन को व्यवस्थित करना आवश्यक है।

बैठक के लिए इच्छित सभी दस्तावेजों को कम से कम 48 घंटे पहले एकत्र किया जाना चाहिए, बैठक से 24 घंटे पहले कॉपी और वितरित किया जाना चाहिए।

एक बैठक की तैयारी करते समय, आपको इसे आयोजित करने के लिए आवश्यक वित्तीय लागतों का पता लगाना चाहिए: एक कमरा किराए पर लेना और प्रदर्शन उपकरण, स्टेशनरी, फूल, पानी खरीदना, कॉफी ब्रेक का आयोजन करना आदि। बैठक प्रतिभागियों के लिए सूचना सामग्री का पुनरुत्पादन भी महत्वपूर्ण हो सकता है व्यय मद.

प्रारंभिक चरण में, बैठक के दौरान कार्य का कुल दायरा निर्धारित किया जाता है और यदि आवश्यक हो, तो बैठक की तैयारी के लिए एक कार्य समूह बनाने का प्रस्ताव रखा जाता है। समूह की संरचना पर सावधानीपूर्वक विचार करना आवश्यक है कि किन कर्मचारियों को कौन सा कार्य करना चाहिए और उनमें से प्रत्येक किस समय बैठक की सेवा में शामिल होगा। बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ बड़ी बैठकें आयोजित करते समय, बैठक आयोजित करने का मुद्दा प्रबंधन के आदेश से तय किया जाना चाहिए।

में प्रारंभिक चरणइसमें प्रतिभागियों के लिए परिवहन का ख्याल रखना भी शामिल है।

तैयारी का चरण बैठक कक्ष और उसके तकनीकी उपकरणों की तैयारी के साथ समाप्त होता है।

सबसे अच्छी जगहबैठक आयोजित करने के लिए एक विशेष रूप से सुसज्जित कमरा है गोल मेज़, एक दीवार घड़ी, बिना टेलीफोन और चयनकर्ता के (अगले कमरे में एक टेलीफोन और एक चयनकर्ता रखने की सलाह दी जाती है ताकि आप बाहर जा सकें और सहायता प्राप्त कर सकें या दूसरों का ध्यान भटकाए बिना आवश्यक विशेषज्ञ को आमंत्रित कर सकें)। जिस कमरे में बैठक हो उसमें अच्छा वेंटिलेशन होना चाहिए।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि बैठक में भाग लेने वाले किस क्रम में बैठते हैं। बैठक में भाग लेने वालों की उपस्थिति से पहले 6 प्रतिभागियों से शुरू होने वाले बैठने के क्रम को विशेष कार्ड का उपयोग करके स्थापित किया जाना चाहिए। प्रतिस्पर्धी समूहों के प्रतिनिधियों को एक-दूसरे के सामने नहीं बैठना चाहिए, अन्यथा मेज का प्रत्येक किनारा खाई में बदल जाएगा, और संघर्ष अपने आप पैदा हो जाएंगे। जो लोग शत्रुता महसूस करते हैं उन्हें यथासंभव एक-दूसरे से दूर बैठाया जाता है।

नेता को केंद्र में बैठना चाहिए. यह वांछनीय है कि उसे बैठक में भाग लेने वालों की सबसे बड़ी संख्या की आँखों में देखने का अवसर मिले।

बैठक समय पर शुरू होनी चाहिए. जो लोग समय पर हैं उन्हें देर से आने वालों के लिए इंतजार करवाकर दंडित करने का कोई मतलब नहीं है। एक प्रबंधक जो पहली बैठक में एक प्रतिभागी की प्रतीक्षा करता है वह दूसरी बैठक में सभी की प्रतीक्षा करेगा।

अध्यक्ष को बैठक के उद्देश्य के बारे में बहुत स्पष्ट होना चाहिए। बैठक सकारात्मक ढंग से शुरू होनी चाहिए. हल की जा रही समस्या को रोचक, कल्पनाशील और प्रेरणा के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए। बैठक का उद्घाटन दो मिनट से अधिक नहीं चलना चाहिए।

बैठक में भाग लेने वाले नाम लेकर बोलते हैं. सदैव एक ही व्यक्ति को बोलना चाहिए। बहुत अधिक बोलना हर समय चुप रहने जितना ही अशोभनीय है। किसी को अतीत में भ्रमण और व्यक्तिगत प्रतिभागियों द्वारा किए गए विषय से विचलन को बर्दाश्त नहीं करना चाहिए। बैठक में लगातार, चरण दर चरण, समस्या के समाधान पर विचार किया जाना चाहिए।

यदि चर्चा के तहत मुद्दे पर राय प्रबंधक की राय से मेल नहीं खाती है, तो आप पोडियम पर बोल रहे किसी अधीनस्थ के शब्दों पर टिप्पणी नहीं कर सकते हैं, उसके भाषण के दौरान उसे रोक नहीं सकते हैं, या उसे बीच वाक्य में बेरहमी से काट नहीं सकते हैं।

एक महत्वपूर्ण बिंदुबैठक का दस्तावेजीकरण कर रहा है, यानी एजेंडे पर मुद्दों पर चर्चा की प्रक्रिया को रिकॉर्ड कर रहा है। बैठक के दौरान और उसके ख़त्म होने के बाद, उन भाषणों के पाठ एकत्र करना आवश्यक है जो पहले से प्रस्तुत नहीं किए गए थे। बैठक की प्रगति को स्टेनोग्राफ़ किया जा सकता है, रिकॉर्ड किया जा सकता है, वीडियो रिकॉर्ड किया जा सकता है या रिकॉर्ड किया जा सकता है।

अधिकांश सर्वोत्तम विकल्पपरिचालन बैठकों के लिए उनकी रिकॉर्डिंग होती है। कार्यवृत्त को सचिव या विशेष रूप से नियुक्त व्यक्ति द्वारा रखा जाना चाहिए। भाषणों की रिकॉर्डिंग की गुणवत्ता उसकी योग्यता, चर्चा किए जा रहे मुद्दों के सार को समझने और समझने की क्षमता पर निर्भर करती है। इसलिए, मिनट्स लेने वाले व्यक्ति की नियुक्ति बैठक की तैयारी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। प्रोटोकॉल, एक नियम के रूप में, संक्षिप्त और संक्षिप्त रूप से रखा जाता है।

प्रोटोकॉल के पाठ का मुख्य भाग एजेंडा आइटम के अनुरूप अनुभागों में व्यवस्थित किया गया है। प्रत्येक आइटम के लिए निम्नलिखित भाग हो सकते हैं:

सुना

प्रदर्शन किया

निर्णय लिया (निर्णय लिया)

प्रत्येक एजेंडा आइटम के अनुभाग का अंतिम भाग चर्चा के तहत मुद्दे पर किए गए निर्णय का रिकॉर्ड है। प्रोटोकॉल कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की एक सूची निर्दिष्ट करता है निर्णय किये गये, साथ ही ऐसे व्यक्ति जिन्हें प्रोटोकॉल से परिचित होना चाहिए।

बैठक में प्राप्त परिणाम को संक्षेप में और निश्चित रूप से तैयार किया जाना चाहिए।

यह तुरंत स्थापित करना आवश्यक है कि निर्णय के बाद कौन से कदम उठाए जाने चाहिए, किसकी क्या जिम्मेदारियाँ हैं, निर्णय को लागू करने के लिए कौन जिम्मेदार है और इसके कार्यान्वयन को कौन नियंत्रित करता है।

बैठक एक अनिवार्य घटना है जिसमें किसी संगठन के सभी सदस्य भाग लेते हैं, जैसे शेयरधारकों की वार्षिक बैठक या आम बैठकसहकारी समिति के सदस्य. बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया संबंधित संगठन के चार्टर द्वारा विनियमित होती है और बैठक की प्रगति और लिए गए निर्णय एक विशेष दस्तावेज़ - बैठक के कार्यवृत्त में दर्ज किए जाते हैं।

एक बैठक के विपरीत, एक बैठक में लोगों का एक निश्चित निश्चित समूह भाग लेता है, आमतौर पर विभिन्न कंपनियों या उद्यम के प्रभागों के प्रतिनिधि। बैठकें आमतौर पर नियमित होती हैं और सख्ती से परिभाषित होती हैं

समय को विभाजित किया जाता है, अक्सर सप्ताह में एक बार, और वर्तमान मुद्दों पर चर्चा करने का इरादा होता है, हालांकि उत्पादन आवश्यकताओं के कारण अनिर्धारित बैठकें हो सकती हैं। बैठक के कार्यवृत्त की आवश्यकता नहीं है, लेकिन निर्णय आमतौर पर बैठक के अंत में किया जाता है।

व्यावसायिक बैठकों को व्यावसायिक बातचीत और बातचीत में विभाजित किया गया है। व्यावसायिक बातचीत स्वतंत्र रूप में आयोजित की जाती है, इसका उद्देश्य किसी भी ऐसे मुद्दे पर चर्चा करना होता है जो उठता है और जरूरी नहीं कि निर्णय के साथ समाप्त हो। बातचीत गंभीर मुद्दों को सुलझाने के लिए बनाई गई है संयुक्त गतिविधियाँउद्यम, गतिविधि के क्षेत्रों का परिसीमन, उत्पादन मूल्य निर्धारण नीतिवगैरह। वे अंतिम दस्तावेजों या मौखिक घोषणाओं को अपनाने के साथ समाप्त होते हैं।

अपने काम की बारीकियों के कारण, किसी भी व्यवसायी को अक्सर विभिन्न बैठकों, सम्मेलनों आदि में भाग लेना पड़ता है व्यावसायिक बैठकेंओह, और इन आयोजनों को स्वयं भी व्यवस्थित करें। इनके आयोजन एवं संचालन हेतु स्थापित प्रक्रिया का पालन करना आवश्यक है, क्योंकि प्राय: सभी व्यावसायिक कार्यों की सफलता इसी पर निर्भर करती है।

किसी मीटिंग, बैठक या वार्ता की तैयारी करते समय, आपको यह करना होगा:

1. एक एजेंडा चुनें और स्पष्ट रूप से तैयार करें। एजेंडे में दो या तीन मुख्य मुद्दे और तीन या चार छोटे मुद्दे हो सकते हैं। यदि कुछ मुख्य मुद्दे हैं, तो बैठक इत्मीनान से आगे बढ़ेगी और उतना ही समय लेगी, जितना कि पर्याप्त संख्या में होने पर, और यदि बड़ी संख्या में मुद्दे हैं, तो चर्चा सतही हो जाएगी।

2. प्रतिभागियों की संरचना (बैठकों, वार्ताओं के लिए) निर्धारित करें। अपवाद उत्पादन बैठकें हैं, जो प्रतिभागियों की निरंतर संरचना के साथ नियमित रूप से (आमतौर पर सप्ताह में एक बार) आयोजित की जाती हैं।

3. इवेंट का दिन और समय चुनें. बातचीत करते समय, सभी प्रतिभागियों के साथ दिन और समय पर पहले ही सहमति बना ली जाती है।

4. प्रतिभागियों को आयोजन के दिन और समय के बारे में सूचित करें। बैठक आयोजित करते समय इसे 5-7 दिन पहले करने की सलाह दी जाती है। केवल इसमें आमंत्रित व्यक्ति और जो बैठक में नियमित भागीदार नहीं हैं, उन्हें उत्पादन बैठक के दिन और समय के बारे में सूचित किया जाता है।

5. इवेंट की अपेक्षित अवधि निर्धारित करें और प्रतिभागियों को इसके बारे में चेतावनी दें। अनुभव से पता चलता है कि किसी मीटिंग या मीटिंग के अंतिम समय की घोषणा करने से उसकी अवधि 10-15% कम हो जाती है।

6. एक मुख्य भाषण या संदेश तैयार करें और आवश्यक चर्चा प्रतिभागियों की पहचान करें। रिपोर्ट विशिष्ट होनी चाहिए, विचाराधीन मुद्दे का सार प्रतिबिंबित करना चाहिए और निष्कर्षों की पुष्टि होनी चाहिए। किसी रिपोर्ट या संदेश की शब्दाडंबरता और अस्पष्टता श्रोताओं के बीच उदासीनता का कारण बनती है।

7. परिसर का चयन करें और तैयार करें। यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि कमरा सभी प्रतिभागियों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त आरामदायक हो। कुर्सियों की कमी नहीं होनी चाहिए. बातचीत का आयोजन करते समय, प्रत्येक भागीदार के सामने टेबल पर अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक नाम और जिस कंपनी का वह प्रतिनिधित्व करता है उसका नाम दर्शाते हुए एक कार्ड रखने की सलाह दी जाती है। मेजों पर कागज और लिखने के बर्तन भी होने चाहिए और जलपान भी उपलब्ध कराया जा सकता है। बातचीत के दौरान थोड़ी मात्रा में पके हुए माल के साथ चाय या कॉफी परोसना अच्छा माना जाता है।

आपको ठीक नियत समय पर काम शुरू करना होगा। किसी बैठक या मीटिंग के शुरू होने में देरी करने से आम तौर पर अगली बैठक बहुत देर से होती है। सभी पक्षों द्वारा बातचीत शुरू करने के समय का कड़ाई से पालन करने की प्रथा है; बातचीत के लिए देर से आना भागीदारों के लिए अत्यधिक अनादर माना जाता है और इससे अवांछनीय परिणाम हो सकते हैं।

मीटिंग (बैठक) या बिजनेस मीटिंग के दौरान माहौल दोस्ताना होना चाहिए। प्रतिभागियों पर व्यक्तिगत हमले और झड़पें अस्वीकार्य हैं।

बैठक के संचालन के लिए एक अध्यक्ष का चुनाव किया जाता है। अध्यक्ष की मुख्य जिम्मेदारियाँ हैं:

नियमों का पालन करें;

वक्ता का नाम और पद, उस संगठन का नाम, जिसका वह प्रतिनिधि है, की घोषणा करें।

बैठक के अध्यक्ष को कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना होगा, जिनमें से मुख्य हैं: क्षमता, निष्पक्षता, खुद को स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की क्षमता, और अन्य लोगों की राय के प्रति सहिष्णुता। अध्यक्ष को बैठक में किसी एक राय या प्रतिभागी के प्रति अपनी प्राथमिकता दिखाने या अपनी राय थोपने का अधिकार नहीं है। उसे अपने प्रस्ताव सबके बाद प्रस्तुत करने होंगे।

एक महत्वपूर्ण चरणकोई भी बैठक या बैठक निर्णय लेना है। ऐसे क्षणों में, बैठक अक्सर असहाय हो जाती है, जैसे कि वह ऊर्जा खो देती है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि प्रतिभागी यह पहचानने में असमर्थ होते हैं कि निर्णय लेने का समय आ गया है, या वे चुनाव करने में झिझकते हैं, झिझकते हैं। ऐसे मामलों में, किसी एक प्रस्ताव को चुनना और उस पर विचार करना जारी रखना सबसे अच्छा है। यह महत्वपूर्ण है कि उस क्षण को न चूकें जब बहस बंद होनी चाहिए - इसके लिए अध्यक्ष के अनुभव और कौशल की आवश्यकता होती है। उत्तम विधि- अंतरिम मतदान. यह चर्चा के अगले चरण का सार प्रस्तुत करता है। हालाँकि, किसी को भी अंतिम वोट देने में जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए, क्योंकि यह संभव है कि कोई ऐसा निर्णय लिया जाएगा जिसे अल्पमत द्वारा अस्वीकार कर दिया जाएगा। इस मामले में, अल्पसंख्यक के सदस्य बहुमत को गलत साबित करने के लिए कार्य करना शुरू कर सकते हैं, जिससे नए सिरे से चर्चा हो सकती है और पहले से प्राप्त परिणामों का नुकसान हो सकता है।

एक विशेष प्रकार की बैठक तथाकथित "विचार-मंथन" है। ऐसी बैठक तब आयोजित की जाती है जब किसी जटिल समस्या को हल करना, भ्रमित करने वाली स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोजना या कोई जिम्मेदार निर्णय लेना आवश्यक हो।

ऐसी बैठक आयोजित करने के लिए, सबसे पहले, कार्य को स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है - केवल एक, सबसे कठिन या सबसे महत्वपूर्ण। यह सलाह दी जाती है कि चर्चा में 7-12 से अधिक लोग भाग न लें। कुर्सियों को एक घेरे में व्यवस्थित करने की सलाह दी जाती है ताकि कोई "गैलरी" और "प्रेसीडियम" न रहे। चर्चा का समय कड़ाई से निर्धारित करना आवश्यक है। समय की कमी तनाव पैदा करती है, जो मस्तिष्क की गतिविधियों को उत्तेजित करती है। इष्टतम समयऐसी बैठक में लगभग 30 मिनट लगते हैं। किसी को भी रखे गए प्रस्तावों की आलोचना नहीं करनी चाहिए।' अधिकांश लोग नैतिक खतरे की स्थिति में रचनात्मक रूप से काम नहीं कर सकते हैं; यदि किसी को पीछे खींच लिया जाता है, तो अन्य लोग केवल यही सोचेंगे कि दूसरों से अधिक मूर्ख कैसे न दिखें। चर्चा की शुरुआत में, एक नियम के रूप में, साधारण, खोखले विचार सामने रखे जाते हैं। आलोचना पर प्रतिबंध से किसी भी विचार को सामने रखना आसान हो जाता है, जिनमें से कुछ बहुत मूल्यवान हो सकते हैं। चयन करना उचित है सर्वोत्तम विचारसबसे बुरी चीज़ को त्यागने के बजाय, जो अभी अनुपयुक्त लग रहा था वह बाद में उपयोगी हो सकता है। विचारों के लेखकत्व को स्थापित करने की कोई आवश्यकता नहीं है - सर्वोत्तम विचार हमेशा सामूहिक रचनात्मकता का उत्पाद होते हैं।

जब ऐसा लगे कि कोई रास्ता मिल गया है मुश्किल हालात, दो समूहों - "समर्थकों" और "विरोधियों" में विभाजित होने और खोजने का प्रयास करने की सलाह दी जाती है कमजोर बिन्दुविकसित समाधान में. अंतिम निर्णय स्पष्ट रूप से तैयार और लिखा जाना चाहिए।

उद्यम प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण पहलू बैठकें और सम्मेलन आयोजित करना है, जिसके दौरान व्यावसायिक संचार किया जाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि बैठकें और सम्मेलन प्रभावी ढंग से आयोजित किए जाएं, उनके नेताओं (अध्यक्षों) को निम्नलिखित सिफारिशों का पालन करने की सलाह दी जाती है। बैठक से पहले (बैठक):

1. एक एजेंडा तैयार करेंयानी, उन मुद्दों की सूची जिन्हें बैठक (बैठक) में हल किया जाना चाहिए। ये प्रश्न दोनों कार्यान्वयन से संबंधित हो सकते हैं

पहले लिए गए निर्णय और पिछली बैठक के बाद उत्पन्न हुई नई समस्याएं दोनों।

2. तय करें कि बैठक में किसे भाग लेना चाहिए,और उन्हें पहले से सूचित करें. एक नियम के रूप में, कार्य दल के सभी सदस्य उत्पादन बैठक में उपस्थित होते हैं। बैठक में केवल उन्हीं कर्मचारियों को आमंत्रित किया जाता है जो उत्पन्न समस्याओं को हल करने में सक्षम हैं।

3. एक उपयुक्त स्थान और समय चुनें.सुनिश्चित करें कि वह स्थान आपकी ज़रूरत की हर चीज़ से सुसज्जित है। इन मुद्दों पर चर्चा के लिए आवश्यक समय निर्धारित करें। कृपया ध्यान दें कि बैठकों (बैठकों) की आदर्श अवधि डेढ़ घंटे से अधिक नहीं है। यदि बैठक अधिक समय तक चलनी है, तो ब्रेक की अनुमति दें।

4. एजेंडा सौंपें.बैठक से कई दिन पहले एजेंडा कर्मचारियों के हाथ में होना चाहिए ताकि वे बैठक की तैयारी कर सकें।

5. मुख्य वक्ता और सह-वक्ता पहले से ही निर्धारित कर लें।

6. बैठक में भाग लेने वाले प्रत्येक व्यक्ति से उनकी स्थिति जानने के लिए पहले से बातचीत करें।इससे आपको पूर्वानुमान लगाने में मदद मिलेगी संघर्ष की स्थितियाँऔर टीम में एकजुटता बनाए रखते हुए उनके समाधान की योजना बनाएं।

7. बैठक आयोजित करने के लिए कमरे का चुनाव महत्वपूर्ण है।कमरा सुसज्जित होना चाहिए आरामदायक फर्नीचर, सामान्य हवा का तापमान हो। बैठक में भाग लेने वालों को एक गोल मेज़ पर बिठाना सबसे अच्छा है, जिसमें से प्रत्येक अन्य सभी का सामना कर रहा हो। संचार को बेहतर बनाने के लिए, प्रतिभागियों के सामने पूरे नाम वाले संकेत स्थापित करने की सलाह दी जाती है, जो उपस्थित सभी लोगों को स्पष्ट रूप से दिखाई दे।

बैठक के दौरान (बैठक):

1. एजेंडे पर चर्चा करेंऔर, यदि आवश्यक हो, तो हाल ही में उत्पन्न हुई नई परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए इसमें संशोधन करें।

2. समय का ध्यान रखें ताकि नियमों का पालन हो सके,चूँकि आगामी चर्चा इसमें बाधा डाल सकती है।

3. सुनिश्चित करें कि बैठक में भाग लेने वालों को अभिव्यक्ति की स्वतंत्रता है, चाहे उनकी स्थिति कुछ भी हो।उन लोगों की ऊर्जा को चतुराई से नियंत्रित करना आवश्यक है जो अपने स्वभाव के कारण पहल करने के आदी हैं, कम सक्रिय प्रतिभागियों को पहले बोलने का अवसर देते हैं।

4. चर्चा के दौरान व्यक्त की गई राय के संबंध में तटस्थ रुख अपनाएं।

5. उभरते विवादों पर नज़र रखें और यदि आवश्यक हो तो हस्तक्षेप करें।स्थिति को शांत करने के लिए मध्यस्थ के रूप में कार्य करें।

6. यह देखने के लिए समय-समय पर जाँच करें कि क्या समूह निर्णय लेने के लिए तैयार है।आपको उस क्षण को नहीं चूकना चाहिए जब समूह एक समझौते पर पहुंच गया हो और एक नई चर्चा में अब कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं जोड़ा जा सकता है।

7. समूह द्वारा विकसित निर्णय लेने के नियमों का पालन करें।यदि असहमति हो तो मतदान अवश्य होना चाहिए और निर्णय बहुमत से होना चाहिए।

8. बैठक समाप्त करने से पहले, कार्य का सारांश प्रस्तुत करें।ग्रुप से पता करें कि दोबारा मिलने की जरूरत है या नहीं. यह महत्वपूर्ण है कि लोग इस बात की स्पष्ट समझ के साथ बैठक छोड़ें कि अगला कदम क्या होना चाहिए। जब कोई बैठक बिना किसी निर्णय के समाप्त हो जाती है, तो निराशा और हताशा की भावना हो सकती है।

बैठक के बाद:

1. पिछली बैठक (बैठक) की प्रगति का विश्लेषण करें।इस पर विचार करना आवश्यक है कि क्या बैठक ने अपने कार्यों को पूरा किया और क्या इसके बाद समूह की एकजुटता मजबूत हुई।

2. बैठक(बैठकों) का सारांश तैयार करें और वितरित करें।किस बात पर सहमति हुई, किन मुद्दों का समाधान किया गया और अगले कदम क्या उठाए जाने चाहिए, इसे रिकॉर्ड करने से टीम के सदस्यों को यह याद दिलाना चाहिए कि उन्हें क्या काम करना है।

3. अनौपचारिक बातचीत के माध्यम से टूटे हुए रिश्तों को पुनः स्थापित करें।यदि किसी बैठक के दौरान गरमागरम बहस होती है, तो यह संभव है कि समूह के कुछ सदस्य टूट गए हों और परेशान या नाराज होकर बैठक छोड़ गए हों। उनसे बात करें और उन्हें शांत करें.

4. देखें कि समूह के सदस्य उन्हें सौंपे गए कार्यों को कैसे पूरा करते हैं।यह जांचना आवश्यक है कि जब कर्मचारी विशिष्ट कार्य करते हैं तो क्या कोई समस्या उत्पन्न हुई है।

बैठकें आयोजित करने के विशिष्ट नुकसान हैं:

अनुचित रूप से बड़ी संख्या में बैठकें;

बैठक का अस्पष्ट विषय;

अनावश्यक बातचीत के कारण समय की बर्बादी;

प्रतिभागियों की अनुचित रूप से बड़ी संख्या;

प्रतिभागियों की अपर्याप्त संख्या;

आवश्यकता के बावजूद प्रोटोकॉल का अभाव;

निर्णयों का अपर्याप्त स्पष्ट निरूपण।

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साथकब्ज़ा

• परिचय
• 1.1. "बैठक" और "सत्र" की अवधारणा
• 1.2. बैठक का आयोजन
• 1.3. बैठकों के प्रकार एवं आयोजन
• 1.4. बैठकों और सत्रों की प्रभावशीलता में सुधार
• निष्कर्ष

परिचय

विषय परीक्षण कार्य"बैठकें और सत्र, सामान्य और विशेष सुविधाएँ।"

के बीच अलग - अलग प्रकारनेता की गतिविधियाँ सबसे बड़ी संख्यासमय, और बाकी काम से छुट्टी लेकर, बैठकों में व्यतीत होता है।

परीक्षण का उद्देश्य बैठकों और बैठकों की सामान्य और विशेष विशेषताओं की जांच करना है।

इस लक्ष्य के अनुसार, निम्नलिखित कार्यों की पहचान की गई:

1. मुलाकात और मुलाकात की अवधारणाओं पर विचार करें.

2. बैठकों एवं सम्मेलनों के आयोजन पर विचार करें।

3. बैठकों और बैठकों की दक्षता बढ़ाने के मुख्य अवसरों पर विचार करें।

वस्तु सामूहिक निर्णय विकसित करने का एक रूप है।

विषय - मिलन और मिलन।

के अलावा व्यापारिक बातचीतऔर व्यावसायिक बातचीत, व्यावसायिक व्यवहार में, व्यावसायिक बातचीत के विशेष रूप व्यापक हैं - बैठकें, जो कुछ मुद्दों पर खुली सामूहिक चर्चा का एक तरीका हैं।

प्रबंधक की कार्यशैली काफी हद तक विभिन्न प्रकार की बैठकें और बैठकें आयोजित करने की उसकी "बुद्धि" से निर्धारित होती है, जो महत्वपूर्ण हिस्साकाम के घंटे और प्रत्यक्ष प्रबंधन कार्यों से संबंधित हैं।

इन गतिविधियों के प्रति एक जिम्मेदार रवैया न केवल संस्था, संगठन की आगे की गतिविधियों पर उनके प्रभाव की प्रभावशीलता या अप्रभावीता से तय होता है, बल्कि खर्च किए गए समय की मात्रा से भी तय होता है। एक लंबी संख्याबैठक में उपस्थित प्रतिभागी।

व्यावसायिक बातचीत के एक रूप के रूप में समूह चर्चा में बहुत कुछ है सकारात्मक पहलू. सबसे पहले, यह सोचने की क्षमता को बढ़ाता है। रूसी कहावत "एक दिमाग अच्छा है, लेकिन दो बेहतर है" कहीं से भी उत्पन्न नहीं हुई है; गहन अभिप्राय. दरअसल, मानव सोच की विशिष्टता यह है कि यह संयुक्त बौद्धिक गतिविधि की स्थितियों में विशेष रूप से प्रभावी है, क्योंकि बौद्धिक परिणाम जुड़ते नहीं हैं, बल्कि कई गुना बढ़ जाते हैं। यह ज्ञात है कि अधिकांश फलदायी विचारों का जन्म कब हुआ था सामूहिक आदान-प्रदानविचार।

दूसरे, बैठक के दौरान श्रमिकों के रचनात्मक समुदाय को मजबूत किया जाता है, व्यक्तिगत श्रमिकों के हितों को शामिल किया जाता है एकीकृत प्रणालीसामूहिक कार्य, और इसके प्रतिभागियों की व्यावसायिक योग्यता में भी सुधार होता है। तीसरा, संयुक्त मानसिक कार्य में इसका पता चलता है रचनात्मकताउनमें से प्रत्येक। कुज़िन एफ.ए. व्यावसायिक संचार की संस्कृति: व्यावहारिक मार्गदर्शिका. -- छठा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: ओएस-89, 2002.- पी. 195

काम लिखते समय हमने इसका उपयोग किया शिक्षण सामग्रीकुज़िन एफ.ए., चिझिकोव वी.एम. और अन्य जैसे लेखक।

1. बैठकें और सत्र, सामान्य और विशेष सुविधाएँ

1.1 "बैठक" और "सत्र" की अवधारणा

बैठक किसी संस्था या संगठन के जीवन के सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर सामूहिक निर्णय लेने का एक रूप है। बैठकों में संस्थान के विभिन्न विभागों के प्रतिनिधि भाग लेते हैं जो एजेंडे में मुद्दों को हल करने में रुचि रखते हैं। बैठकें बढ़ाई जा सकती हैं (प्रतिभागियों की संख्या के आधार पर) या सीमित (बैठक प्रतिभागियों का एक संकीर्ण दायरा)।

बैठक भी सामूहिक चर्चा और मुद्दों के समाधान का एक रूप है, लेकिन यह सबसे पहले, एक संस्था के भीतर या अन्य संस्थानों और संगठनों के साथ कॉर्पोरेट शर्तों पर बनाई गई स्थायी संस्थाओं (निकायों) के काम से संबंधित है।

उदाहरणों में शामिल हो सकते हैं: बोर्ड, निदेशक मंडल, प्लेनम, राज्य ड्यूमा, फेडरेशन काउंसिल, सुरक्षा परिषद, आदि। इन निकायों में उनके सदस्यों की अपेक्षाकृत स्थिर संरचना होती है, वे अपनी बैठकों की एक निश्चित आवृत्ति के साथ निरंतर आधार पर काम करते हैं।

अन्य संस्थानों और संगठनों के प्रमुख और विशेषज्ञ, प्रशासन के प्रतिनिधि, सार्वजनिक संगठनशहर, जब एक संस्था की क्षमता से परे जाने वाली समस्याओं का समाधान किया जाता है।

बैठकें मुख्य रूप से संगठनात्मक मुद्दों को हल करने के लिए संकीर्ण रूप से पेशेवर बैठकें होती हैं (उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन समिति की बैठक, प्रेसीडियम की बैठक, आदि)। स्मिरनोव ई.ए. विकास प्रबंधन निर्णय: विश्वविद्यालयों के लिए पाठ्यपुस्तक। एम: यूनिटी-डाना, 2002. पी. 20

आमतौर पर निम्नलिखित परिस्थितियों में बैठक आवश्यक होती है:

किसी जटिल समस्या के संबंध में एक सामान्य स्थिति का गठन;

निर्णयों की तैयारी में निजी राय की चर्चा;

उस प्रकार की जानकारी देना जिसके लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है और जो कई लोगों को चिंतित करती है;

नए कार्यों का गठन;

आशाजनक महत्वपूर्ण समाधानों का विकास;

अद्वितीय, समस्याग्रस्त स्थितियों को हल करना;

समन्वय;

समाधान अत्यावश्यक समस्याएँ; उन समस्याओं को हल करना जो मौजूदा श्रम विभाजन को बदल देती हैं।

ऐसा होता है कि किसी बैठक को उसके बुनियादी सिद्धांतों के आधार पर उचित नहीं ठहराया जाता है और इसलिए इसके प्रतिभागियों में असंतोष पैदा होता है:

व्यक्तिगत कार्य की कमजोरी;

श्रम विभाजन में अनिश्चितताएँ;

आधिकारिक संबंधों की अनुचित संरचना;

निरंकुश नेतृत्व शैली;

जड़ परंपराएँ;

संगठन में सहयोग की कमज़ोर इच्छा;

कुछ कर्मचारियों की अलग दिखने की इच्छा;

किसी समस्या का समाधान तब तक टालना जब तक स्थिति के लिए बैठक की आवश्यकता न हो;

कार्यों के वितरण में अनिश्चितताएं;

तथाकथित विनियमित बैठक (वरिष्ठ प्रबंधन के अनुरोध पर);

सचिवालय बैठक के लिए सामग्री तैयार करने के लिए जिम्मेदार लोगों को एक पत्र जारी करता है। साथ ही, प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए, सभी कलाकारों को इंगित किया जाता है और जिम्मेदार व्यक्ति (सूची में पहले) की पहचान की जाती है। पत्र सिस्टम में प्राप्त होता है पंजीकरण संख्या. पत्र का मुख्य उद्देश्य जिम्मेदार लोगों को बैठक के एजेंडा आइटम की सामग्री और बैठक के लिए आवश्यक सामग्री तैयार करने की समय सीमा के बारे में बताना है। पत्र जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा मुद्रित और हस्ताक्षरित है। इसके बाद, सचिवालय सिस्टम का उपयोग करके सभी जिम्मेदार निष्पादकों को पत्र तैयार करता है, हस्ताक्षरित पत्र की प्रतियों पर जिम्मेदार निष्पादक की स्थिति और पूरा नाम प्रिंट करता है। प्रत्येक जिम्मेदार व्यक्ति बैठक के लिए सामग्री तैयार करता है, जिसमें बैठक के एक विशिष्ट मद पर एक मसौदा निर्णय अनिवार्य होता है।

मसौदा निर्णय में ऐसी अनिवार्य विशेषताएं शामिल हैं:

- किस बैठक के लिए मसौदा निर्णय तैयार किया जा रहा है;

- मसौदा निर्णय किस एजेंडा आइटम के लिए तैयार किया जा रहा है;

- आइटम के नाम की पुनरावृत्ति;

- निर्णय का मसौदा कौन तैयार करता है;

एजेंडे पर हस्ताक्षर करने पर बैठक के एजेंडे को मंजूरी दी जाती है। इसके बाद, सचिवालय बैठक का निमंत्रण और बैठक के लिए सामग्रियों का एक पैकेज वितरित करता है, जो अनुमोदित एजेंडे, मसौदा निर्णयों और प्रमाणपत्रों का प्रतिनिधित्व करता है।

बैठक शुरू होने से तुरंत पहले, इसके लिए दस्तावेजों का एक पैकेज उन प्रतिभागियों को वितरित किया जाता है जिन्हें अभी तक यह प्राप्त नहीं हुआ है। बैठक के नतीजों के आधार पर एक प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है। निम्नलिखित जानकारी प्रोटोकॉल में दर्ज की गई है:

- तारीख;

- पीठासीन अधिकारी;

- उपस्थित लोग, स्थिति के आधार पर समूहीकृत;

- मुद्दे का नाम (एजेंडा आइटम);

- वक्ताओं के नाम;

- प्रस्तावना (गायब हो सकता है);

- क्रमांकित सूची के रूप में मुद्दों पर निर्णय।

1.3 बैठकों के प्रकार एवं संचालन

व्यावसायिक बैठकें बहुत विविध होती हैं। आमतौर पर निम्नलिखित प्रकार प्रतिष्ठित हैं:

- तानाशाही (नेता को वोट देने का अधिकार है, बाकी लोग चुपचाप सुनते हैं, अक्सर बॉस से डांट खाते हैं);

- निरंकुश (संवाद मोड में आयोजित, जब नेता प्रत्येक प्रतिभागी से प्रश्न पूछता है और उनके उत्तर प्राप्त करता है);

- पृथक्करणात्मक (जब प्रबंधक की रिपोर्ट और उसके नियुक्त अधीनस्थों के भाषणों की योजना बनाई जाती है);

- चर्चा (उन्हें विचारों के मुक्त आदान-प्रदान की विशेषता है, एक निर्णय विकसित किया जाता है, जिसे प्रतिभागियों के मतदान के बाद नेता द्वारा अनुमोदन के बाद अपनाया जाता है);

- नि:शुल्क (ये बिना किसी स्पष्ट एजेंडे और बिना अध्यक्ष के बैठकें हैं। अधिकतर ये होती हैं अभिन्न अंगबैठकें जब किसी समस्या पर चर्चा अंतिम छोर पर पहुंच गई हो। इस मामले में, बैठक का अध्यक्ष एक लंबे ब्रेक की घोषणा करता है, जिसके दौरान मंच के पीछे की बैठकें अनायास शुरू हो जाती हैं)।

हमारे देश में प्रशासनिक-कमांड प्रणाली की शर्तों के तहत, पहले तीन प्रकार की व्यावसायिक बैठकें आमतौर पर उपयोग की जाती थीं, जिनका मुख्य अर्थ यह था कि उनमें नेता केवल आमंत्रितों को अपने निर्णयों या पार्टी और उच्च संगठनों के निर्देशों से परिचित कराते थे, जबकि सार व्यापार बैठकस्वतंत्र चर्चा सुनिश्चित करना और राय के व्यापक विचार-विमर्श के आधार पर एक सामान्य निर्णय विकसित करना है, जिसमें वे राय भी शामिल हैं जो प्रशासन के दृष्टिकोण के अनुरूप नहीं हैं।

अक्सर, व्यावसायिक बैठकें निम्नलिखित कारणों से आयोजित की जाती हैं: सबसे पहले, जब सभी के अपनी राय व्यक्त करने और उचित ठहराने के समान अधिकार के आधार पर सामूहिक निर्णय लेना आवश्यक होता है; दूसरे, बशर्ते कि समस्या का समाधान संगठन या कंपनी के कई संरचनात्मक प्रभागों के हितों को एक साथ प्रभावित करता हो; तीसरा, यदि समस्या को हल करने के लिए श्रमिकों के विभिन्न समूहों की राय का उपयोग करना आवश्यक है।

व्यावसायिक जीवन के अभ्यास से पता चलता है कि व्यावसायिक बैठकें प्रबंधकों के एक संकीर्ण दायरे के प्रशासनिक निर्णयों की तुलना में अधिक प्रभावी होती हैं। हालाँकि, अपर्याप्त रूप से अच्छी तरह से तैयार की गई और हर अवसर पर बुलाई गई खराब बैठकें बहुत नुकसान पहुंचाती हैं, क्योंकि वे लोगों का बहुमूल्य समय बर्बाद कर देती हैं, उन्हें उनके मुख्य काम से दूर ले जाती हैं। इसलिए ऐसी बैठकें बुलाने से पहले आपको ऐसे कदम की जरूरत के बारे में सोचना चाहिए. यह संभावना है कि विचार के लिए प्रस्तावित मुद्दे को तत्काल समाधान की आवश्यकता नहीं है। इसके अलावा, उदाहरण के लिए, प्रबंधक केवल कर्मचारियों को किसी चीज़ के बारे में सूचित करना चाहता है। ऐसे में आप बिना मीटिंग रखे आसानी से काम चला सकते हैं।

लेकिन अगर फिर भी बैठक करना उचित समझा जाए तो सबसे पहले सावधानीपूर्वक तैयारी जरूरी है. इस तैयारी और इसके कार्यान्वयन की प्रक्रिया को इस प्रकार संरचित किया जाना चाहिए सर्वोत्तम संभव तरीके सेमुख्य कार्य हल हो गया, जिसके लिए ही बैठक हो रही है।

किसी बैठक के आरंभ होने का समय निर्धारित करते समय, आपको काम की लय को ध्यान में रखना चाहिए। लोगों को पूरे दिन एक प्रकार के काम से दूसरे प्रकार के काम पर स्विच करने के लिए मजबूर न करने के लिए, कार्य दिवस की शुरुआत या अंत में या दोपहर के भोजन के ब्रेक के बाद बैठकें आयोजित करने की सलाह दी जाती है। ध्यान में रखना कुल लागतसमय - अर्थात, न केवल बैठक के लिए आवश्यक समय, बल्कि तैयार होने, चलने, लौटने और काम पर वापस जाने के लिए भी आवश्यक समय - बैठक की शुरुआत और अंत की योजना बनाई जानी चाहिए ताकि कोई "खाली" अवधि न रहे बचा हुआ समय: यदि यह भोजनावकाश से 15 मिनट पहले समाप्त हो जाता है, तो निश्चित रूप से ये मिनट नष्ट हो जायेंगे।

बैठक में भाग लेने वालों को पहले से सूचित करना आवश्यक है कि यह होगा और उन्हें एजेंडा और सभी चीजों से परिचित कराना होगा आवश्यक सामग्रीताकि उनके प्रदर्शन के बारे में पहले से सोचा जा सके। कुज़िन एफ.ए. व्यावसायिक संचार की संस्कृति: एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका। -- छठा संस्करण, संशोधित। और अतिरिक्त - एम.: ओएस-89, 2002.- पी. 197

अनुभव से पता चलता है कि व्यावसायिक बैठकें हमेशा इस तथ्य के कारण वांछित प्रभाव नहीं लाती हैं कि कई प्रबंधकों को उन्हें आयोजित करने और संचालित करने की तकनीक की अस्पष्ट समझ होती है। कुछ मामलों में, व्यावसायिक बैठकें बहुत बार बुलाई जाती हैं और खराब तैयारी की जाती है; उनके कार्यान्वयन में बहुत सारे लोग शामिल हैं, और निश्चित रूप से "पहले" नेता; बैठकों की अनुचित अवधि उनकी प्रभावशीलता को कम कर देती है; अंततः, व्यावसायिक बैठकों में लिए गए निर्णयों को अक्सर खराब तरीके से औपचारिक रूप दिया जाता है और कार्यान्वयन के दौरान खराब तरीके से नियंत्रित किया जाता है, जिससे उनकी प्रभावशीलता काफी कम हो जाती है, और इसलिए उन्हीं मुद्दों पर दोबारा बैठक की आवश्यकता होती है।

व्यावसायिक बैठक सामूहिक सोच को विकसित करने के लिए आकर्षित करने का एक तरीका है इष्टतम समाधाननवीनतम और सबसे अधिक पर जटिल मुद्देउद्यम में उत्पन्न होना। इस संबंध में प्रबंधन प्रक्रिया तीन मुख्य चरणों में आती है:

- सूचना का संग्रह और प्रसंस्करण;

- कंपनी की सभी सेवाओं और सभी कर्मचारियों की गतिविधियों का समन्वय;

- निर्णय लेना.

अपने प्रत्यक्ष उद्देश्य के अलावा, प्रत्येक तर्कसंगत है आयोजित बैठकएक महत्वपूर्ण शैक्षिक समस्या का भी समाधान करता है। बैठक में, कर्मचारी एक टीम में काम करना सीखते हैं, सामान्य समस्याओं को हल करने के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण अपनाते हैं, समझौता करते हैं, संचार की संस्कृति सीखते हैं, आदि। कुछ कर्मचारियों के लिए, व्यावसायिक बैठक में भाग लेना प्रबंधकों को देखने और सुनने का एकमात्र अवसर है उच्च स्तरप्रबंधन। इसके अलावा, एक व्यावसायिक बैठक में प्रबंधक को प्रबंधक के रूप में अपनी प्रतिभा दिखाने का अवसर दिया जाता है। काबुश्किन एन.आई. पर्यटन प्रबंधन: पाठ्यपुस्तक। भत्ता. - एमएन.: बीएसईयू, 2000. - पी. 437

1.4 बैठकों और बैठकों की प्रभावशीलता में सुधार

सामाजिक-सांस्कृतिक क्षेत्र से संबंधित संस्थानों और संगठनों में, विशेष रूप से निर्मित शासी निकाय ढूंढना अक्सर संभव नहीं होता है। इन संस्थानों में, सार्वजनिक स्व-सरकारी निकाय अक्सर ऐतिहासिक और सांस्कृतिक स्मारकों के संरक्षण और बहाली, लोक कला और शिल्प के विकास, बच्चों और किशोरों के साथ काम के आयोजन आदि के लिए सार्वजनिक परिषदों के रूप में बनाए जाते हैं।

उदाहरण के लिए, कुछ प्रबंधक, बिना किसी विडंबना के, उचित रूप से कहते हैं कि कई बैठकों का छिपा उद्देश्य नेता की अलोकप्रिय, जोखिम भरा, कठिन या गलत निर्णय लेने की जिम्मेदारी साझा करने की इच्छा में निहित है। गंभीरता से कहें तो, बैठकें केवल इसलिए नहीं आयोजित की जाती हैं क्योंकि प्रबंधक स्वयं निर्णय नहीं ले सकता है या नहीं लेना चाहता है।

बैठकों का उद्देश्य कर्मचारियों के प्रयासों का समन्वय करना, आवश्यक जानकारी देना और प्राप्त करना, स्वीकार करना है आवश्यक समाधान(ऐसे मामलों को छोड़ना जब बैठकें केवल बैठकों के लिए आयोजित की जाती हैं, जब कोई स्पष्ट लक्ष्य, विशिष्ट एजेंडा नहीं होता है, लेकिन संचार की इच्छा होती है, "एक साथ मिलकर चर्चा करने" की इच्छा होती है)।

यदि नेता प्रतिभागियों की संरचना पहले से निर्धारित नहीं करता है तो बैठक उत्पादक नहीं होगी। बड़ी बैठकों की प्रवृत्ति, उनमें अधिक से अधिक लोगों को आमंत्रित करने की इच्छा अधिक लोगहमेशा वांछित परिणाम न दें. बैठक बैठक

जो विशेषज्ञ सीधे तौर पर बैठक के एजेंडे के मुद्दों से संबंधित नहीं हैं, वे अपना पद खो देते हैं कार्य के घंटेव्यर्थ। इसके अलावा, आमंत्रितों की संख्या में वृद्धि बैठक में प्रतिभागियों के बीच संचार को जटिल बनाती है, बताए गए मुद्दों की चर्चा से विचलन को भड़काती है, सभी प्रतिभागियों की क्षमताओं का उपयोग करने के अवसर को कम करती है और निर्णय लेने को जटिल बनाती है।

अभ्यास से पता चलता है कि किसी बैठक की सफलता समय और स्थान के सटीक चुनाव से निर्धारित होती है। बैठक के लिए दिन का समय संभावित प्रतिभागियों की क्षमताओं पर आधारित होना चाहिए। लंच ब्रेक से आधे घंटे पहले या कार्य दिवस की समाप्ति से पहले बैठक निर्धारित करना सबसे उचित है।

बैठक के अंत के लिए छिपे हुए नियम प्रतिभागियों को अतिरिक्त मुद्दों से विचलित न होने, वाचाल न होने और समय का ध्यान रखने के लिए बाध्य करेंगे। प्रत्येक प्रबंधक स्वयं निर्णय लेता है कि बैठक में कितना समय लगेगा। अधिकांश लोग सोचते हैं कि किसी भी बैठक के लिए एक घंटा पर्याप्त है, लेकिन मुद्दों की संख्या और उनके महत्व के आधार पर, समय सीमा भिन्न हो सकती है।

और एक अनुभवी नेता हमेशा बैठक का अंतिम समय, भाषणों की अवधि निर्धारित करेगा और प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा के लिए नियम निर्धारित करेगा।

एक सख्त समय सीमा की अनुपस्थिति, एक नियम के रूप में, बैठक में भाग लेने वालों का ध्यान केंद्रित नहीं हो पाती है, और उपलब्ध समय के अनुपात में शब्दों की संख्या बढ़ जाती है।

उठाए गए मुद्दों की चर्चा बिल्कुल नियत समय पर पूरी करने से लोगों को आवश्यक समाधान जल्दी से ढूंढना सिखाया जाता है, उन्हें अनुशासित किया जाता है और साथ ही, उन्हें अपने समय की योजना बनाने की अनुमति मिलती है, यह जानते हुए कि बैठक कब समाप्त होगी।

पहचानी गई समस्याओं को केवल बाहरी प्रतिबंध माना जाना चाहिए, जिन पर काबू पाना पर्याप्त नहीं है प्रभावी कार्यान्वयनबैठकें.

गहरी जड़ें जमा चुकी समस्याएं स्वयं नेता, उसके ज्ञान, अनुभव, कौशल, सिद्ध नेतृत्व शैली और स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य की उपस्थिति में निहित हैं।

तथ्य यह है कि कुछ बैठकों की भौतिक दृष्टि से लागत तीन गुना अधिक हो जाती है ( प्रारंभिक कार्य, प्रतिभागियों का वेतन, ओवरहेड लागत, यात्रा व्यय, राउंड ट्रिप यात्रा और बैठक के लिए खोया समय) उस बचत की तुलना में जो उनके द्वारा लिए गए निर्णयों के परिणामस्वरूप प्राप्त की जा सकती है। बैठक आयोजित करने का इरादा रखते समय, प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि अपेक्षित लागत कम से कम अपेक्षित लाभ से अधिक न हो।

बैठकों में बर्बाद होने वाला समय न केवल उनकी अनुचित अवधि के कारण होता है, बल्कि मुख्य रूप से अध्यक्ष द्वारा उन्हें समय पर शुरू करने में असमर्थता के कारण भी होता है।

प्रत्येक कर्मचारी ऐसे कई उदाहरण बता सकता है जब बैठकें निर्धारित समय से 15-20 मिनट देर से शुरू हुईं। हर कोई जानता है कि आपको समय पर शुरुआत करने की आवश्यकता है, लेकिन थोड़ा इंतजार करने के हमेशा कारण होते हैं। नेता सभी के आने का इंतजार करता है, देर से आने वाले प्रतिभागियों को शामिल करता है।

ऐसे बहुत कम लोग होते हैं, लेकिन ऐसा लगता है कि वे दूसरों पर अपनी शर्तें थोपते हैं। अगली और अगली बार कथानक को उन्हीं पात्रों के साथ दोहराया जाता है, धीरे-धीरे दूसरों को इसका आदी बनाया जाता है। प्रतीक्षा समय को पूरा करने के लिए, पीठासीन अधिकारी उपस्थित लोगों में से एक के साथ एक महत्वहीन तथ्य या हाल की घटनाओं के बारे में बातचीत शुरू करता है, जिसमें बाकी सभी को अनुत्पादक बातचीत में शामिल किया जाता है।

इसलिए, संवेदनहीन बर्बादीव्यक्तिगत बैठक में भाग लेने वालों की अनुशासनहीनता के कारण नेता द्वारा समय रोका जाना चाहिए, और इसके लिए केवल बैठक शुरू होने का समय आने पर बात करना बंद करने के दृढ़ संकल्प की आवश्यकता होती है। जो लोग पहली और दूसरी बार देर से आए, वे "उजागर" हो जाएंगे और खुद को अल्पमत में पाएंगे, और तीसरी बार वे समय पर पहुंचेंगे या बिना निमंत्रण के खुद को अनावश्यक पाएंगे।

लोगों को समय पर एकत्र करना और समय पर बैठकें शुरू करना कोई आसान काम नहीं है, लेकिन यह समस्या का केवल एक हिस्सा है। एक नेता के रूप में प्रबंधक (अध्यक्षता अधिकारी) की वास्तविक भूमिका बैठक के संचालन की प्रक्रिया में प्रकट होती है।

उनका कौशल, मानव मनोविज्ञान का ज्ञान और प्रबंधन विज्ञान की पेचीदगियां बैठक में भाग लेने वालों की राय और इच्छाओं को सुनने की क्षमता, इष्टतम लचीलेपन और बैठक के संचालन की शैली और तरीके को संशोधित करने की क्षमता में प्रकट होती हैं। विशेष स्थिति।

ऐसी बैठकों में काम करने वाली अंतर्निहित शक्तियां हमेशा स्पष्ट होती हैं, लेकिन इसके लिए सूक्ष्म और कुशल नेतृत्व की आवश्यकता होती है, जिससे बैठक में भाग लेने वालों को ऐसी भूमिकाएं निभाने की अनुमति मिलती है जो निर्णय लेने में बाधा डालने के बजाय सुविधा प्रदान करेगी। चिझिकोव वी.एम., चिझिकोव वी.वी. सामाजिक-सांस्कृतिक प्रबंधन का परिचय। - एम.: एमजीयूकेआई, 2003. - पी. 282

निष्कर्ष

इस प्रकार, उपरोक्त सामग्री के आधार पर, निम्नलिखित निष्कर्ष निकाले जा सकते हैं।

बैठक और सत्र स्पष्ट अवधारणाएँ नहीं हैं।

एक सामान्य प्राकृतिक आधार होने पर - कार्यों का समन्वय करना, सूचनाओं का आदान-प्रदान करना, समस्याओं को हल करना और निर्णय (या कानून) बनाना, हालांकि, वे प्रतिभागियों के रूप, सामग्री, संरचना और शक्तियों में एक दूसरे से काफी भिन्न होते हैं।

बैठक किसी संस्था या संगठन के जीवन के सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर सामूहिक निर्णय लेने का एक रूप है।

बैठकें मुख्य रूप से संगठनात्मक मुद्दों को हल करने के लिए संकीर्ण रूप से पेशेवर बैठकें होती हैं (उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन समिति की बैठक, प्रेसीडियम की बैठक, आदि)।

बैठक की तैयारी - जीवन चक्रबैठकों को निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

तैयारी;

बाहर ले जाना;

निष्पादन नियंत्रण.

प्रत्येक जिम्मेदार अधिकारी बैठक के लिए सामग्री तैयार करता है, जिसमें बैठक के एक विशिष्ट आइटम पर एक मसौदा निर्णय अनिवार्य होता है।

व्यावसायिक बैठकें अक्सर निम्नलिखित कारणों से आयोजित की जाती हैं: सबसे पहले, जब सभी को अपनी राय व्यक्त करने और उचित ठहराने के समान अधिकार के आधार पर सामूहिक निर्णय लेना आवश्यक होता है; दूसरे, बशर्ते कि समस्या का समाधान संगठन या कंपनी के कई संरचनात्मक प्रभागों के हितों को एक साथ प्रभावित करता हो; तीसरा, यदि समस्या को हल करने के लिए श्रमिकों के विभिन्न समूहों की राय का उपयोग करना आवश्यक है।

किसी बैठक के आरंभ होने का समय निर्धारित करते समय, आपको काम की लय को ध्यान में रखना चाहिए। बैठक के प्रतिभागियों को इसके आयोजन के बारे में पहले से सूचित करना और उन्हें एजेंडे और सभी आवश्यक सामग्रियों से परिचित कराना आवश्यक है ताकि उनके भाषणों पर पहले से विचार किया जा सके।

बैठकों का उद्देश्य कर्मचारियों के प्रयासों का समन्वय करना, आवश्यक जानकारी देना और प्राप्त करना और आवश्यक निर्णय लेना है।

यदि नेता प्रतिभागियों की संरचना पहले से निर्धारित नहीं करता है तो बैठक उत्पादक नहीं होगी।

अभ्यास से पता चलता है कि किसी बैठक की सफलता समय और स्थान के सटीक चुनाव से निर्धारित होती है। बैठक के लिए दिन का समय संभावित प्रतिभागियों की क्षमताओं पर आधारित होना चाहिए।

बैठक का स्थान मुख्य प्रतिभागियों के स्थान से दूर या ऐसे कमरे में नहीं होना चाहिए जहां प्रदर्शनी, सचित्र सामग्री का प्रदर्शन आदि आयोजित करना असंभव हो।

प्रयुक्त स्रोतों की सूची

1. ज़ाडोर्किन वी.आई. एक प्रबंधक के श्रम का संगठन। इलेक्ट्रॉनिक पाठ्यपुस्तक.

2. काबुश्किन एन.आई. पर्यटन प्रबंधन: पाठ्यपुस्तक। भत्ता. - एमएन.: बीएसईयू, 2000. - 644 पी।

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4. स्मिरनोव ई.ए. प्रबंधन निर्णयों का विकास: विश्वविद्यालयों के लिए पाठ्यपुस्तक। एम: यूनिटी-डाना, 2002. 271 पी।

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