आर्म का स्वचालित वर्कस्टेशन का हिस्सा है. प्रबंधन गतिविधियों को सुव्यवस्थित करने के लिए एक उपकरण के रूप में स्वचालित कार्यस्थल
जैसे-जैसे सूचना की मात्रा बढ़ती है, उसके सही और समय पर प्रसंस्करण की आवश्यकता भी बढ़ती है। कंप्यूटिंग और सूचना प्रसंस्करण प्रौद्योगिकी एक अनिवार्य घटक है आधुनिक दुनिया. इसीलिए आज कार्यस्थल स्वचालन जैसी परिभाषा है वर्तमान मुद्दाकर्मचारियों और प्रबंधन दोनों के लिए।
कार्यस्थल उद्देश्य, लक्ष्य मूल्य और विशेषज्ञता में भिन्न हो सकता है। हालाँकि, सभी मामलों में अतिरिक्त कंप्यूटर कार्यालय उपकरण उपलब्ध कराना महत्वपूर्ण है। ऐसे उपकरणों के लिए विकल्पों की संख्या और स्वचालित कार्य केंद्र की संरचना स्वयं कर्मचारी के कौशल स्तर के साथ-साथ उसके कर्तव्यों की बारीकियों से निर्धारित होती है।
उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी के लिए, उसके काम की बारीकियों के कारण, सूचना की गणना और संचारण के लिए विशेष कार्यक्रमों वाला एक कंप्यूटर पर्याप्त होगा। के लिए कार्यात्मक स्थान प्रदान करना श्रम गतिविधिकिसी अन्य कर्मचारी को सूचना प्रवाह, कटौती और प्रसंस्करण को प्रसारित करने के विकल्पों के साथ कई कार्यालय उपकरणों की आवश्यकता होती है।
AWS एक स्वचालित वर्कस्टेशन की संक्षिप्त परिभाषा है, जिसमें तकनीकी और सॉफ्टवेयर उपकरण, कार्यप्रणाली और सूचना दस्तावेज़ीकरण का प्रावधान शामिल है।
गठन के मौलिक सिद्धांत
#1 स्थिरता
स्वचालित कार्यस्थल द्वारा किए जाने वाले कार्य आवश्यक रूप से स्थिर, पुनर्स्थापन योग्य या पूरक, क्षतिपूर्ति वाले होने चाहिए। इसलिए, उदाहरण के लिए, विद्युत नेटवर्क में खराबी की स्थिति में, कंप्यूटर कार्यालय उपकरण को पहले से संसाधित और दर्ज की गई सभी जानकारी को स्वचालित रूप से सहेजना होगा। डेटा को पुनर्स्थापित करते समय, आवश्यक और प्रासंगिक जानकारी विकृत नहीं होती है और एक ही मात्रा में रहती है। ऐसा स्थिर और टिकाऊ कार्य एक कर्मचारी के लिए जरूरी है जो डेटा और जानकारी पुनर्प्राप्त करने में अतिरिक्त समय बर्बाद नहीं करेगा।
नंबर 2 व्यवस्थितता
व्यवस्थितता कार्यस्थल में सभी घटकों का अंतर्संबंध है। सभी स्वचालन समय पर, सही और एक सिस्टम में काम करने वाले होने चाहिए।
वे बिंदु प्रणालीगतता (एक) द्वारा प्रतिष्ठित हैं कार्यस्थल), इंट्राकॉर्पोरेट (एक प्रणाली में कई स्थान), सार्वजनिक।
#3 लचीलापन
प्रौद्योगिकियों, उपकरणों और क्षमताओं के उच्च और निरंतर विकास की स्थितियों में, यह गठन सिद्धांत बनाता है स्वचालित स्थानविशेषज्ञ या प्रबंधक यथासंभव अनुकूलित।
लचीलेपन का तात्पर्य कार्यस्थल प्रौद्योगिकी को कुशल नए प्रसंस्करण विकल्पों के लिए अनुकूलित करने की क्षमता से है। इस प्रक्रिया को आधुनिकीकरण कहा जाता है।
#4 दक्षता
अंतिम बिंदु का अर्थ कर्मचारी द्वारा किए गए कार्य की प्रभावशीलता से है। की गई सभी स्वचालित प्रक्रियाओं से असुविधा नहीं होनी चाहिए जो कर्मचारी की मूल कार्यात्मक जिम्मेदारियों को प्रभावित करेगी।
बदले में, इस खंड में कई उपधाराएँ हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए:
- तेज़ अनुरोध प्रसंस्करण;
- कर्मचारी के ज्ञान स्तर का अनुपालन;
- स्पष्ट, प्रबंधनीय इंटरफ़ेस;
- रखरखाव में आसानी;
- नया ज्ञान प्राप्त करने और उसे सुधारने का अवसर।
स्वचालित कार्य प्रणालीआज यह किसी भी कार्य प्रक्रिया का अभिन्न अंग है। सीधे शब्दों में कहें तो, यदि वर्कस्टेशन नहीं होता, तो आज के अधिकांश प्राथमिक कार्य विकल्प कई कठिनाइयों के साथ किए जाते।
उदाहरण के लिए, 20 साल पहले आवश्यक जानकारी की खोज में अभिलेखीय पुनर्प्राप्ति, डेटा का संकलन और उसका मिलान शामिल था। आज, ऐसी प्रक्रिया सही जगह पर ऑनलाइन आवेदन जमा करने और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करने तक सिमट कर रह गई है। सब कुछ यथासंभव सरल है, और सबसे महत्वपूर्ण बात, न्यूनतम जोखिम, त्रुटियों और अशुद्धियों के साथ।
स्वचालित कर्मचारी कार्यस्थानों की व्यवस्था: संरचना
स्वचालित तकनीकी (औद्योगिक) साधनों के संरचित आधार में कंप्यूटर कार्यों के साथ-साथ परिधीय उपकरणों, उपकरणों (कार्यालय उपकरण) के कार्यान्वयन और प्रावधान शामिल हैं। कंप्यूटर के आधार पर, किसी विशेषज्ञ या प्रबंधक के लिए जगह लागू की जाती है, और जुड़े हुए परिधीय तकनीकी साधन विचाराधीन व्यक्तिगत विकल्प के लक्ष्यों और कार्यान्वित कार्यों से भिन्न होते हैं।
किए गए कार्य की प्रभावशीलता सीधे प्रदान किए गए उपकरणों की गुणवत्ता और स्वचालित कार्यस्थलों के प्रावधान पर निर्भर करती है। किसी तकनीक को चुनने से पहले आपको उस पर ध्यान देने की जरूरत है तकनीकी निर्देश, विशिष्ट बिंदु जो व्यावसायिकता के उचित स्तर पर बाजार में एकीकृत होने में मदद करते हैं।
अन्यथा, किसी विशेष कर्मचारी की जरूरतों को पूरा करने वाली दक्षता और मात्रा के संदर्भ में आवश्यक उत्पादन संसाधनों के कार्यान्वयन और कार्यान्वयन की पसंद को लागू करना बेहद समस्याग्रस्त होगा। इसी समय, यह ध्यान में रखने योग्य है महत्वपूर्ण कारक, प्रौद्योगिकी के लचीलेपन के रूप में, शुरू किए गए नवाचारों के लिए इसकी अनुकूलनशीलता।
एक स्वचालित कर्मचारी पद की संरचना और विकास पूरी तरह से उसके पेशे, कार्यों और जिम्मेदारियों पर निर्भर करता है। हालाँकि, सामान्य शब्दों में, सभी समर्थन को तकनीकी सहायता, कम्प्यूटरीकरण और अतिरिक्त विशिष्ट प्रबंधन उपकरणों में विभाजित किया जा सकता है। उसी समय, सेट विशेष उपकरणप्रबंधन में प्रबंधक और निष्पादक की जिम्मेदारियाँ अलग-अलग होती हैं।
कार्यान्वित किए जा रहे कार्यों के प्रकार के आधार पर स्वचालित कार्यस्थलों का वर्गीकरण (समूह):
- जानकारी और कंप्यूटिंग समस्याओं को हल करना और कंप्यूटिंग करना;
- आवश्यक जानकारी तैयार करने के कार्य;
- संदर्भ जानकारी का प्रसंस्करण;
- लेखांकन;
- सांख्यिकीय जानकारी का प्रसंस्करण;
- विश्लेषणात्मक गणना;
- गणितीय, रासायनिक या भौतिक गणनाएँ।
वर्कस्टेशन का आधार एक पर्सनल पीसी है। कार्यस्थल का कम्प्यूटरीकरण या पर्सनल कंप्यूटर के साथ प्रावधान कार्य प्रक्रिया की सुविधा, सभी कार्यों का नियंत्रण और कार्य निर्देशों का सबसे सटीक कार्यान्वयन है। कार्य प्रक्रिया के अतिरिक्त स्वचालन के लिए, विशेष भुगतान नियंत्रण सॉफ्टवेयर - सीआरएम सिस्टम लागू किया जा सकता है। ऐसा समर्थन आपको सभी कार्यात्मक दायित्वों की निगरानी करने, काम में चुनी गई रणनीति की शुद्धता की निगरानी करने और कमियों की गणना करने की भी अनुमति देता है।
CPM का प्रयोग प्रायः किसके लिए किया जाता है? बड़ी कंपनियांजिसे प्रबंधकों के लिए प्रबंधित करना कठिन है। व्यक्तिगत सीआरएम सिस्टम और सामूहिक (50 लोगों तक) दोनों हैं। यह प्रणाली अपेक्षाकृत "युवा" है, लेकिन कई प्रबंधक संपूर्ण कार्य प्रक्रिया और एक अलग विभाग या व्यक्ति के काम की निगरानी के लिए इस विशेष प्रणाली को प्राथमिकता देते हैं।
एक पीसी या पर्सनल कंप्यूटर को स्वचालन में मुख्य तंत्र माना जाता है, क्योंकि इस प्रकार की तकनीक में बहुत सारे विकल्प, क्षमताएं और फायदे होते हैं जो किसी भी स्तर की जटिलता के काम की पूरी प्रक्रिया को सफलतापूर्वक सरल बना सकते हैं।
एक ऑपरेटर, टेक्नोलॉजिस्ट, इंजीनियर या शिक्षक के लिए एक स्वचालित कार्यस्थल को कंप्यूटर के परिचय और आगे के उपयोग के बिना साकार नहीं किया जा सकता है। बदले में, प्रत्येक पेशे में प्रक्रियाओं को निष्पादित करने की गति और दक्षता अलग-अलग होती है।
एक पर्सनल कंप्यूटर पूरक घटकों से बना होता है:
- नियंत्रण में प्रक्रियाओं वाली सिस्टम इकाई;
- छवि संचरण के लिए मॉनिटर;
- ध्वनि और सिग्नल प्रसारित करने के लिए ध्वनि स्पीकर;
- अनुरोधों से जानकारी दर्ज करने, निगरानी करने और निष्पादित करने के लिए कीबोर्ड और माउस;
- काम के दौरान जानकारी संग्रहीत करने के लिए प्रोसेसर में एक घटक के रूप में एक मेमोरी डिस्क।
कार्य और उसकी गुणवत्ता चयनित कार्यालय उपकरण के मॉडल पर निर्भर करती है कार्यात्मक सामग्री. उपकरण जितने नए होंगे, कर्मचारियों के लिए कार्य करने की प्रक्रिया को आधुनिक बनाने की लचीलापन और क्षमता उतनी ही अधिक होगी।
स्वचालित वर्कस्टेशन प्रोग्राम (AWS)
उपलब्धता का विषय आवश्यक उपकरणऔर पीसी, आपको स्वचालित प्रक्रिया के लिए एक विशेष कार्यक्रम लागू करने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत है। तो, कई विकल्प हैं, भुगतान या मुफ़्त (अस्थायी आधार पर, नमूने के रूप में) सॉफ़्टवेयरहालाँकि, विशेष रूप से भुगतान किए गए घटक का विकास आपको सभी सुविधाजनक विकल्पों का उपयोग करने की अनुमति देता है।
लोकप्रिय अक्सर चयनित स्वचालित वर्कस्टेशन (एडब्ल्यूएस) प्रोग्राम एमएस एक्सेल हैं। स्प्रेडशीट प्रोसेसर, जो कि एक्सेल है, वह कार्य प्रदान करता है जहां ग्राफ़, संख्याओं और तुलनात्मक तालिकाओं में लगातार हेरफेर करना आवश्यक होता है। प्रोग्राम तालिकाओं से जानकारी संसाधित करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने में मदद करता है।
आप स्प्रेडशीट का उपयोग इसके लिए भी कर सकते हैं:
- आर्थिक, लेखा, इंजीनियरिंग कार्य करना;
- आरेख बनाएं;
- आर्थिक विश्लेषण करें;
- आर्थिक संरचनाओं के निर्णय का अनुकरण करें।
सबसे सस्ता और सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला ऑटोमेशन प्रोग्राम है Microsoft Excel – वैकल्पिक समाधानआवश्यक डेटाबेस बनाने के लिए. अन्य (तीसरे पक्ष सहित) लेखांकन प्रणालियों से जानकारी आयात करना और टेक्स्ट फ़ाइलें संलग्न करना संभव है।
वीबी एमएस एक्सेल की निम्नलिखित विशेषताएं अत्यधिक मूल्यवान हैं:
- फ़ाइल संरचना;
- वीबीए मैक्रो भाषा;
- कॉम्बो बक्से;
- स्विच, अन्य नियंत्रण;
- संवाद बॉक्स बनाने की क्षमता;
- मेनू में परिवर्तन करना;
- मेनू में नए आइटम जोड़ना;
- एक नया मेनू बनाना;
- एक्सेल में प्रोग्रामिंग प्रारूपित करें;
- का उपयोग करके वांछित वस्तुओं का प्रबंधन करना स्पष्ट निर्देशएक्सेल.
स्वचालित स्थानों की प्रणाली को कार्य प्रक्रिया के गठन की शुरुआत में और उसके विकास के दौरान लागू किया जा सकता है। हालाँकि, ऐसे उपायों की आवश्यकता स्पष्ट है। कार्य प्रक्रियाओं के लिए एक स्वचालित स्थान एक आधुनिक व्यक्ति के लिए एक अनूठा अवसर है जो न केवल काम करना चाहता है, बल्कि विकास भी करना चाहता है।
स्वचालित कार्य केंद्र (AWS) -कंप्यूटर हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर का एक कॉम्प्लेक्स जो सीधे कर्मचारी के कार्यस्थल पर स्थित होता है और कर्मचारी के काम को उसकी विशेषज्ञता के ढांचे के भीतर स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
स्वचालित कार्यस्थल में शामिल हैं:हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, साथ ही सूचना समर्थन और पद्धति संबंधी दस्तावेज़ीकरण।
सॉफ़्टवेयर को सिस्टम-व्यापी और कार्यात्मक में विभाजित किया गया है। कार्यात्मक सॉफ्टवेयर में शामिल हैं पाठ संपादक, टेबल संपादक, डीबीएमएस, साथ काम करने के लिए कार्यक्रम ईमेल द्वारावगैरह।
एकीकृत कार्यालय सॉफ्टवेयर पैकेज व्यापक हो गए हैं। एक विशिष्ट उदाहरण माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस है।
कार्यस्थानों की संरचना विशिष्ट विशेषज्ञउनके आधार पर निर्धारित किया जाता है नौकरी की जिम्मेदारियांऔर वे जो कार्य करते हैं।
वर्तमान में, विभिन्न सॉफ़्टवेयर उत्पादों का एक विशाल चयन है जो विभिन्न व्यवसायों के प्रतिनिधियों द्वारा लगाई गई लगभग सभी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। हालाँकि, ऐसी परिस्थितियाँ भी होती हैं जब कुछ अन्य कार्यक्रमों की आवश्यकता होती है। ऐसे मामलों में, विशेष पेशेवर वर्कस्टेशन विकसित किए जाते हैं।
ऐसे प्रोग्राम बनाते समय निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखना आवश्यक है:
- हल किये जाने वाले कार्य;
- अन्य विशेषज्ञों के साथ बातचीत;
- कर्मचारी की व्यावसायिक आदतें और झुकाव;
- न केवल एफपीओ का विकास, बल्कि विशेष भी तकनीकी साधन(माउस, नेटवर्क, स्वचालित टेलीफोन डायलिंग, आदि)।
कुशलतापूर्वक संचालित पेशेवर कार्यस्थानों के निर्माण से विशेषज्ञों की उत्पादकता बढ़ाने और कर्मियों की संख्या कम करने की अनुमति मिलती है। इससे सूचना प्रसंस्करण की गति और इसकी विश्वसनीयता बढ़ जाती है, जो प्रभावी योजना और प्रबंधन के लिए आवश्यक है।
के लिए प्रभावी उपयोगस्वचालित कार्यस्थल परिसर में, सबसे पहले, यह स्पष्ट रूप से परिभाषित करना आवश्यक है कि किन विशेषज्ञों (प्रबंधकों, अर्थशास्त्रियों, सांख्यिकीविदों, लेखाकारों) के लिए स्वचालित नौकरियां सृजित की जाएंगी। स्वचालित कार्यस्थलों की संरचना और संख्या संगठन की प्रोफ़ाइल, उसकी संरचना, पैमाने और अन्य मापदंडों पर निर्भर करती है।
व्यवहार में, विशिष्ट कार्यस्थानों का विकास अक्सर किसी दिए गए कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी द्वारा किए जाने वाले सबसे विशिष्ट कार्यों के स्वचालन का प्रतिनिधित्व करता है। साथ ही, यह ध्यान रखना आवश्यक है कि कर्मचारी के कार्य केंद्र में केवल वे कार्यक्रम शामिल होने चाहिए जिनकी विशेषज्ञ को अपने काम के लिए वास्तव में आवश्यकता है। कार्यस्थल में अत्यधिक मात्रा में सॉफ़्टवेयर पीसी संसाधनों को ले लेता है और एक कर्मचारी को अपने कर्तव्यों के पालन से विचलित कर सकता है।
इस समस्या को हल करने के लिए, प्रत्येक विशेषज्ञ - स्वचालित कार्यस्थल के इच्छित उपयोगकर्ता की सूचना आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना आवश्यक है। सामान्यतया, प्रत्येक उपयोगकर्ता को ऐसी आवश्यकताओं को स्वतंत्र रूप से तैयार करना होगा। बनाई जा रही प्रणाली का इष्टतम कार्यान्वयन केवल तभी संभव है जब उपयोगकर्ता अपने लक्ष्यों को परिभाषित कर सकें और इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक जानकारी की प्रकृति का संकेत दे सकें। इसके अलावा, स्वचालित वर्कस्टेशन सॉफ़्टवेयर बनाने की समस्या को हल करने का यह दृष्टिकोण समाप्त हो जाता है मनोवैज्ञानिक बाधामनुष्य और मशीन के बीच संबंध में. इस मामले में, उपयोगकर्ता स्वयं उन कार्यों को निर्धारित करता है जो वह लगातार करता है, और स्पष्ट रूप से जानता है कि उनके स्वचालित निष्पादन के लिए कौन से प्रोग्राम स्थापित किए गए थे।
हालाँकि, व्यवहार में, किसी संगठन के कर्मचारियों के लिए अपने काम के लिए आवश्यक जानकारी की आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना हमेशा आसान नहीं होता है। इस मामले में, आप कर्मचारी द्वारा किए गए कार्यों और इसके लिए उपयोग किए गए डेटा के बारे में दो तरीकों से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं: विभिन्न तरीकों से: कर्मचारी से सीधा प्रश्न पूछना या अप्रत्यक्ष रूप से ऐसी जानकारी प्राप्त करना।
पहले मामले में, कर्मचारी लेखन मेंविशेष प्रमाणपत्र तैयार करें जिनमें शामिल हों:
- आपकी मुख्य जिम्मेदारियों की सूची;
- उपरोक्त जिम्मेदारियों को निभाने के लिए आवश्यक विशिष्ट प्रकार की जानकारी।
सूचना की आवश्यकताएं कर्मचारी द्वारा मुख्य जिम्मेदारियों की संरचना और उनके कार्यान्वयन की प्रक्रिया में लिए गए निर्णयों के आधार पर निर्धारित की जाती हैं।
दूसरे दृष्टिकोण में, जिम्मेदारियों और सूचना आवश्यकताओं के बारे में जानकारी अप्रत्यक्ष रूप से प्राप्त की जाती है। स्वचालित कार्यस्थल का डेवलपर कर्मचारियों - भविष्य के स्वचालित कार्यस्थलों के उपयोगकर्ताओं - से यह वर्णन करने के लिए कहता है कि उनके कार्य कर्तव्यों को पूरा करने की प्रक्रिया में क्या होता है। इसके बाद, डेवलपर को विशिष्ट प्रश्न तैयार करने होंगे जिनका उत्तर इस धारणा के तहत दिया जाना चाहिए कि स्वचालित कार्यस्थल पहले से ही कार्य कर रहा है। यह दृष्टिकोण कर्मचारी को उनकी गतिविधियों और विशेष रूप से जटिल निर्णय लेने की प्रक्रिया के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देता है।
उपरोक्त किसी भी दृष्टिकोण को लागू करने का परिणाम कर्मचारी द्वारा किए गए कार्यों और उसकी सूचना आवश्यकताओं की स्पष्ट रूप से तैयार की गई सूची होनी चाहिए। स्वचालित कार्यस्थल बनाने की राह पर अगला कदम प्रकाशित सूची के उन कार्यों को निर्धारित करना है जिन्हें स्वचालित किया जा सकता है और उन कार्यक्रमों का चयन करना है जिनके साथ यह किया जा सकता है।
स्वचालित कार्यस्थल का उपयोग करके किसी भी विशेषज्ञता का कर्मचारी निम्नलिखित कार्य कर सकता है:
- कीबोर्ड से लिखित जानकारी दर्ज करें और मॉनिटर का उपयोग करके इस प्रक्रिया की दृश्य निगरानी करें;
- डेटा संपादित करें;
- जानकारी को स्थानांतरित करना, कॉपी करना, हटाना;
- स्क्रीन, प्रिंटर पर जानकारी प्रदर्शित करें, इसे चुंबकीय मीडिया पर रिकॉर्ड करें;
- चुंबकीय मीडिया का उपयोग करके एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर में डेटा स्थानांतरित करना;
- स्थानीय कंप्यूटर नेटवर्क या इंटरनेट के भीतर संचार चैनलों के माध्यम से डेटा का आदान-प्रदान;
- डेटा संचित और संग्रहीत करना;
- आवश्यक जानकारी खोजें और एकत्र करें, डेटा अपडेट करें;
- डेटाबेस से जानकारी प्राप्त करें;
- जानकारी की रक्षा करें.
आइए मानक वर्कस्टेशन बनाने के लिए आवश्यक सॉफ़्टवेयर की संरचना का निर्धारण करें। आइए याद रखें कि विशिष्ट कार्यस्थानों की संरचना काफी हद तक निर्भर करती है विशिष्ट संगठनऔर कर्मचारियों द्वारा निभाई गई नौकरी की जिम्मेदारियां।
प्रबंधक का कार्य केंद्र
आइए एक प्रबंधक के कार्यस्थल पर स्टाफिंग के मुख्य तरीकों पर विचार करें। प्रबंधक से हमारा तात्पर्य न केवल संगठन के प्रमुख से है, बल्कि उसके प्रतिनिधि, मुख्य लेखाकार, मुख्य अभियंता, उद्यम के संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख, यानी विभिन्न स्तरों पर प्रबंधकों से भी है। कर्मचारियों की इन श्रेणियों के लिए, उनके द्वारा किए जाने वाले कार्य काफी हद तक समान हैं, इसलिए कार्यात्मक AWS सॉफ़्टवेयर की संरचना लगभग समान होगी।
अक्सर, प्रबंधक को प्रबंधन प्रक्रिया के कार्यान्वयन के संबंध में जानकारी की आवश्यकता होती है। सूचना आवश्यकताओं की प्रकृति मुख्य रूप से दो कारकों पर निर्भर करती है: प्रबंधक के व्यक्तिगत गुण (सूचना प्रणाली का ज्ञान, प्रबंधन शैली, सूचना आवश्यकताओं की समझ) और संगठनात्मक प्रबंधन संरचना जिसके भीतर निर्णय लिए जाते हैं।
सूचना प्रणाली के क्षेत्र में प्रबंधक की योग्यता जितनी अधिक होगी, उसकी सूचना आवश्यकताएँ उतनी ही अधिक जटिल और सटीक होंगी। इसमें शामिल क्षमताओं और लागतों की यथार्थवादी समझ उसे एक प्रभावी प्रणाली विकसित करने में मदद करने के लिए बेहतर स्थिति में रखती है।
एक प्रबंधक की तकनीकी पृष्ठभूमि, नेतृत्व शैली और निर्णय लेने की क्षमता सभी उसके लिए आवश्यक जानकारी की प्रकृति और मात्रा को प्रभावित करते हैं। कुछ प्रबंधक विस्तृत जानकारी के आधार पर निर्णय लेना पसंद करते हैं, जबकि अन्य अधीनस्थों के साथ व्यक्तिगत परामर्श का उपयोग करके अधिक सामान्य जानकारी के आधार पर निर्णय लेना पसंद करते हैं।
सूचना आवश्यकताओं के बारे में प्रबंधक के अपने विचारों का भी स्वचालित कार्यस्थल सॉफ़्टवेयर की संरचना पर बहुत प्रभाव पड़ता है। अक्सर, प्रबंधक केवल आवश्यक डेटा जानने या सारी जानकारी जानने के बीच झिझकते हैं। कई प्रबंधकों को पता ही नहीं है कि उन्हें किस जानकारी की आवश्यकता है। अपने अधीनस्थों तक सूचना के प्रसार के संबंध में उनकी जिम्मेदारियों के संबंध में प्रबंधकों के बीच कई विचार हैं। एक नेता जो अधिकार नहीं सौंप सकता या नहीं देना चाहता, आमतौर पर जानकारी को छिपा लेता है।
प्रबंधन के लिए सूचना समर्थन की समस्याएं उद्यम के पैमाने और इसकी संगठनात्मक संरचना की जटिलता पर निर्भर करती हैं। अधिक बड़े उद्यमअधिक जटिल संगठनात्मक संरचना होने के कारण, अधिक औपचारिक सूचना प्रणालियों के उपयोग की आवश्यकता होती है, और सूचना की आवश्यकताएं अधिक हो जाती हैं महत्वपूर्णलेनदेन करने के लिए.
प्रबंधन के प्रत्येक स्तर पर यह आवश्यक है अलग - अलग प्रकारजानकारी और, एक नियम के रूप में, विभिन्न रूपों में। नियोजन स्तर पर, एक बार के संदेश, अनुमान या एकल अनुरोध की आवश्यकता होती है। शेड्यूलिंग प्रबंधन स्तर पर, विचलन रिपोर्टिंग, निष्कर्ष और विभिन्न आवधिक मूल्यांकन संचार की आवश्यकता होती है। परिचालन नियंत्रण के स्तर पर, स्थापित प्रक्रियाओं के बारे में एक औपचारिक संदेश, गतिविधियों के परिचालन नियंत्रण को सुनिश्चित करने के लिए एक ऑपरेशन के कार्यान्वयन के बारे में एक दैनिक संदेश आवश्यक है।
संगठन की संरचना जितनी अधिक जटिल होगी, सूचना आवश्यकताओं को निर्धारित करना उतना ही आसान होगा। जहां अधिकार और जिम्मेदारियां स्पष्ट रूप से परिभाषित होती हैं, रिश्तों को समझा जाता है, और निर्णय लेने के क्षेत्र सीमित होते हैं, वहां सूचना आवश्यकताओं की पहचान करना आसान होता है।
प्रबंधक की जिम्मेदारियों में शामिल हैं:
- अपने संदर्भ की शर्तों के भीतर प्रबंधन निर्णय लेना;
- इन निर्णयों को लेने के लिए आवश्यक जानकारी का विश्लेषण और संश्लेषण;
- परिभाषा आवश्यक कार्यवाहीकार्यान्वयन के लिए लिए गए निर्णयऔर उन व्यक्तियों के सर्कल का निर्धारण करना जिन्हें उनके कार्यान्वयन को सुनिश्चित करना होगा;
- प्रबंधन निर्णयों को लागू करने की प्रक्रिया में भाग लेने वाले विशिष्ट कर्मचारियों के लिए कार्य तैयार करना और इन कार्यों को उन्हें संप्रेषित करना;
- कार्यों के निष्पादन की निगरानी करना।
यह स्पष्ट है कि अधिकांश आधुनिक स्वचालित कार्यस्थल प्रबंधन निर्णय लेने का कार्य नहीं कर सकते हैं, लेकिन वे प्रबंधक द्वारा इस कार्य के निष्पादन को महत्वपूर्ण रूप से सुविधाजनक और तेज कर सकते हैं।
प्रबंधक के कार्य केंद्र के कार्यात्मक सॉफ़्टवेयर में कम से कम निम्नलिखित सॉफ़्टवेयर टूल शामिल करना उचित है:
- वर्ड प्रोसेसर;
- टेबल प्रोसेसर;
- व्यक्तिगत सूचना प्रणाली (आयोजक);
- डीबीएमएस (संगठन की गतिविधियों के सभी पहलुओं पर डेटाबेस के साथ काम करने के लिए, आवश्यक अभिलेखीय और परिचालन जानकारी प्राप्त करने के लिए);
- लागू विशेषज्ञ प्रणाली (यदि आवश्यक हो);
- वेब ब्राउज़र;
- ईमेल प्रोग्राम.
विशेषज्ञों के लिए स्वचालित कार्यस्थल विकसित करते समय, सबसे पहले, उनकी नौकरी की जिम्मेदारियों की प्रकृति को ध्यान में रखना आवश्यक है। सामान्य कर्मचारियों के साथ-साथ प्रबंधन तंत्र की सूचना आवश्यकताएँ कर्मचारी के व्यक्तिगत गुणों और संगठन की संरचना जैसे कारकों पर निर्भर करती हैं। जहां तक व्यक्तिगत गुणों का सवाल है, सूचना प्रणालियों और प्रौद्योगिकियों का ज्ञान, साथ ही सूचना की आवश्यकता की समझ महत्वपूर्ण है।
संगठन की संरचना के क्षेत्र में उसकी गतिविधियों की रूपरेखा महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। उदाहरण के लिए, यद्यपि बड़े पैमाने पर औद्योगिक उद्यमऔर एक छोटी व्यापारिक कंपनी में, लेखांकन विभाग के कार्य अनिवार्य रूप से समान होते हैं, लेकिन लेखांकन कर्मचारियों द्वारा किए जाने वाले विशिष्ट कार्य, साथ ही साथ उन्हें जिस प्रकार के दस्तावेज़ों के साथ काम करना होता है, वे बहुत भिन्न हो सकते हैं। इसलिए यह बेहद महत्वपूर्ण है सही चयनऔर किसी विशिष्ट संगठन के संचालन के लिए सॉफ़्टवेयर उत्पादों का कॉन्फ़िगरेशन।
आइए सबसे सामान्य विशिष्टताओं के लिए स्वचालित कार्यस्थल सॉफ़्टवेयर की संरचना पर विचार करें। नीचे सूचीबद्ध प्रोग्राम औसत विशेषज्ञ के लिए सॉफ़्टवेयर टूल का न्यूनतम सेट बनाते हैं।
एक स्वचालित कार्यस्थल एक जटिल है जो सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर है और स्वचालन के लिए अभिप्रेत है। कार्य गतिविधिकिसी भी क्षेत्र में. सूचना का प्रसंस्करण और प्रबंधन के विभिन्न स्तरों पर इसका स्थानांतरण हाल ही में तेजी से व्यवस्थित हो गया है।
यह इस तथ्य के कारण है कि कुछ चरणों में संपूर्ण डेटा की आवश्यकता उत्पन्न नहीं होती है। जानकारी, नीचे से ऊपर की ओर बढ़ते हुए, न्यूनतम हो जाती है, लेकिन अधिकतम तक अधिक सटीक और आवश्यक हो जाती है। वहीं, मुख्य डेटाबेस स्थानीय बैंकों में संग्रहीत किया जाता है। वितरित नियंत्रण के विचार को लागू करने के लिए प्रत्येक स्तर या क्षेत्र के लिए पेशेवर कंप्यूटर के आधार पर स्वचालित वर्कस्टेशन विकसित किए जाते हैं। आज इन्हें व्यवसाय के लगभग किसी भी क्षेत्र में लागू किया जा चुका है। उदाहरण के लिए, एक स्वचालित अर्थशास्त्री का स्टेशन विभिन्न प्रकार के कार्यों के संयोजन के लिए योजना, मॉडलिंग, प्रक्रिया अनुकूलन और निर्णय लेने की समस्याओं को हल करने में मदद करता है। उनमें से कम से कम एनालिटिक्स नहीं है - एक जटिल, लेकिन दिलचस्प और रचनात्मक प्रक्रिया।
स्वचालित कार्य केंद्र - बुनियादी विशेषताओं के लिए आवश्यकताएँ
स्वचालित कार्यस्थल बनाने के सिद्धांत, पदानुक्रमित स्तर की परवाह किए बिना, एक ही प्रकार के होने चाहिए और निम्नलिखित संकेतकों को पूरा करना चाहिए: स्थिरता, दक्षता, स्थिरता, लचीलापन।
एक स्वचालित कार्यस्थल, या यों कहें कि इसकी कार्यप्रणाली, वांछित परिणाम तभी देती है जब किसी व्यक्ति और कंप्यूटर के बीच भार और कार्यों का संतुलित और सटीक वितरण होता है। उत्तरार्द्ध को डेटा के संचय, व्यवस्थितकरण, भंडारण, खोज, प्रसंस्करण, संचरण और सुरक्षा का स्थान दिया गया है।
एक अर्थशास्त्री के कार्य केंद्र के लिए आवश्यकताएँ
एक अर्थशास्त्री का स्वचालित कार्यस्थल या तो व्यक्तिगत या समूह हो सकता है। उत्तरार्द्ध की एक विशिष्ट विशेषता है, जो प्रशासन कार्य की स्पष्ट परिभाषा में व्यक्त की गई है। व्यक्तिगत स्वचालित कार्य केंद्र एकजुट होता है
समूह के साथ यह है कि दोनों ही मामलों में, एक व्यक्ति और एक कंप्यूटर एक प्रणाली बनाते हैं। यह लचीला होना चाहिए, सुधार, विकास करने में सक्षम होना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए:
- अर्थशास्त्रियों की उत्पादकता में वृद्धि, जिससे उन्हें बड़ी मात्रा में तकनीकी कार्यों से मुक्ति मिलेगी;
- आर्थिक प्रक्रियाओं और घटनाओं का व्यापक और गहन अध्ययन, कारकों का अध्ययन और उत्पादन की आर्थिक दक्षता बढ़ाने के लिए भंडार की पहचान;
- विश्लेषण की गुणवत्ता और दक्षता, इसकी प्रभावशीलता और समग्र स्तर में सुधार।
केवल पीसी जो उच्च प्रदर्शन, संचालन में आसानी, विश्वसनीयता, उन्नत सॉफ्टवेयर से लैस और संचालन के एक इंटरैक्टिव मोड से प्रतिष्ठित हैं, किसी उद्यम की आर्थिक और व्यावसायिक गतिविधियों के विश्लेषण और लेखांकन के स्वचालन को उच्च स्तर तक बढ़ाने में सक्षम हैं।
व्याख्यान 7
विषय: स्वचालित विशेषज्ञ कार्य केंद्र (एडब्ल्यूएस)।
प्रश्न:
3. कार्यस्थानों का वर्गीकरण
1. एक स्वचालित विशेषज्ञ कार्य केंद्र (AWS) की अवधारणा।
संगठनात्मक रूप से, एआईएस को विशेषज्ञों के लिए स्वचालित कार्यस्थलों के निर्माण के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है, जिसकी संरचना उद्यम की संरचना पर निर्भर करती है और हल किए जा रहे कार्यों के परिसर से मेल खाती है।
स्वचालित कार्य केंद्र(कार्यस्थान ) यह एक विशेषज्ञ का कार्यस्थल है, जो एक व्यक्तिगत कंप्यूटर, सॉफ्टवेयर और व्यक्तिगत या सामूहिक उपयोग के लिए सूचना संसाधनों के एक सेट से सुसज्जित है, जो उसे पेशेवर कार्य करते समय उसके द्वारा लिए गए निर्णयों के लिए समर्थन प्रदान करने वाली जानकारी प्राप्त करने के लिए डेटा संसाधित करने की अनुमति देता है।
इस सेवा के कर्मचारियों के कार्यस्थानों के एक सेट से सुसज्जित विभाग एक स्वचालित इकाई बन जाता है। इस में महत्वपूर्ण हिस्सासूचना प्रसंस्करण का नियमित कार्य कंप्यूटर द्वारा किया जाता है। साथ ही, एक विशेषज्ञ डेटा प्रोसेसिंग समस्याओं को हल करने की प्रक्रिया में सक्रिय रूप से हस्तक्षेप कर सकता है, स्वतंत्र रूप से जानकारी उत्पन्न कर सकता है जो उन्हें सूचित निर्णय लेने की अनुमति देता है।
कंप्यूटर एक विशेषज्ञ के लिए रोजमर्रा का उपकरण बन जाता है, जो उसके काम की तकनीक में व्यवस्थित रूप से फिट बैठता है। कब: सूचना के औपचारिक और तार्किक पहलुओं से निर्णय लेने की प्रक्रिया पर जोर दिया जाता है। यह तकनीक कागज के प्रवाह को कम करती है, किए गए कार्य की श्रम तीव्रता को कम करती है और बढ़ाती है पेशेवर स्तरश्रमिक और उनकी कामकाजी परिस्थितियों का आराम: जैसा कि हाथ प्रौद्योगिकीकार्य का संगठन, विशेषज्ञ पूरी प्रक्रिया के लिए पूर्ण व्यक्तिगत जिम्मेदारी वहन करता है, लेकिन, पारंपरिक कार्यों को जारी रखते हुए, वह एक पीसी ऑपरेटर के रूप में भी कार्य करता है, स्वचालित सूचना प्रसंस्करण की प्रक्रिया में प्रत्यक्ष भागीदार बन जाता है।
2. किसी विशेषज्ञ के कार्य केंद्र की संरचना.
एडब्लूएस शामिल है पांच मुख्य घटक:
- पर्सनल कंप्यूटर;
- कार्यक्रमों का सेटसूचना प्रसंस्करण के लिए;
- प्रशिक्षण प्रणाली(उपयोगकर्ता के लिए एक हाइपरटेक्स्ट दस्तावेज़ीकरण प्रणाली; एक एकीकृत संकेत प्रणाली; बुकमार्क, इंडेक्स और सहायता की एक प्रणाली; उदाहरणों की एक प्रणाली; निगरानी और त्रुटि का पता लगाने के लिए एक प्रणाली);
- वर्कस्टेशन कॉन्फ़िगरेशन उपकरण(गणना एल्गोरिदम, विश्लेषणात्मक और तकनीकी पैरामीटर; उपकरण: प्रिंटर, स्कैनर, मॉडेम; स्क्रीन फॉर्म के एर्गोनॉमिक्स, आदि);
- स्वचालित कार्यस्थानों के संचालन के साधन(क्लासिफायर, रिपोर्टिंग फॉर्म का जनरेटर, संचार चैनलों के माध्यम से डेटा प्राप्त करने/संचारित करने के लिए उपकरण, डेटा की प्रतिलिपि बनाने और संग्रहीत करने, डेटाबेस प्रशासक, विशिष्ट उपयोगकर्ताओं के काम की निगरानी)।
इसके अलावा, वर्कस्टेशन कार्यक्रमों के उपयोग पर दस्तावेज़ीकरण और पद्धति संबंधी सामग्रियों के साथ-साथ सूचना प्रसंस्करण पर काम करने के नियमों से सुसज्जित है। प्रत्येक घटक की विशिष्ट तीव्रता हल किए जा रहे कार्यों से निर्धारित होती है।
वर्कस्टेशन स्वायत्त रूप से या कंप्यूटर नेटवर्क के हिस्से के रूप में काम कर सकता है। परऑफ़लाइन संचालनकार्यस्थल व्यक्तिगत कार्यात्मक समस्याओं को हल करने के लिए बनाए जाते हैं और किसी आर्थिक वस्तु के संपूर्ण सूचना आधार का तुरंत उपयोग नहीं कर सकते हैं, और विभिन्न कार्यस्थानों के बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान कंप्यूटर मीडिया का उपयोग करके किया जाता है। के लिए कामडेटाबेस कंप्यूटर नेटवर्क आपको संचार चैनलों के माध्यम से कार्यस्थानों के बीच डेटा विनिमय को व्यवस्थित करने, नियंत्रण वस्तु के सूचना स्थान को संयोजित करने और किसी भी कर्मचारी के लिए उसके अधिकार की सीमा के भीतर उस तक पहुंच व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। प्रत्येक वर्कस्टेशन को एक स्वतंत्र उपप्रणाली के रूप में माना जाता है, और साथ में वे एक संपूर्ण बनाते हैं। साथ ही, विभाग के प्रमुख के पास कार्यात्मक समस्याओं को हल करने की प्रक्रिया का प्रबंधन करने और व्यक्तिगत विशेषज्ञों के काम के परिणामों को एकीकृत करने, निर्णय लेने के लिए तुरंत संसाधित जानकारी प्राप्त करने का अवसर होता है। साथ ही, प्रत्येक विशेषज्ञ के स्वायत्त कार्य की संभावना बनी रहती है।
एआईएस न केवल स्थानीय, बल्कि इसका भी उपयोग कर सकता है वैश्विक नेटवर्कभौगोलिक रूप से दूरस्थ इकाइयों को जोड़ने और बाहरी सामान्य प्रयोजन सूचना सेवाओं तक पहुँचने के लिए: राष्ट्रीय सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली, डेटाबेस, आदि।
किसी उद्यम की संगठनात्मक संरचना स्वचालित कार्यस्थानों के नामकरण (मात्रा) को निर्धारित करती है, और लक्ष्यों और कार्यों का अपघटन, साथ ही कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारियों का वितरण, विशिष्ट स्वचालित कार्यस्थलों की कार्यात्मक सामग्री (कार्यात्मक अभिविन्यास) को निर्धारित करती है, कार्यों की संरचना निर्धारित करती है। किसी विशिष्ट कार्यस्थल पर समाधान होगा. इनमें से प्रत्येक कर्मचारी द्वारा किए गए कार्यों की विशिष्टताओं के लिए अलग-अलग जानकारी, सूचना और सॉफ़्टवेयर संसाधनों की आवश्यकता होती है। कार्य का वितरण तकनीकी आधार के साथ-साथ विशेषज्ञों के कंप्यूटर प्रशिक्षण के स्तर पर भी निर्भर करता है। एक नियम के रूप में, कार्यस्थानों को कार्य के मौजूदा वितरण के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। कार्य की मात्रा और एक कार्यस्थल पर कंप्यूटर की कुल संख्या के आधार पर, विभिन्न कार्यों को हल किया जा सकता है। एक अन्य विकल्प भी संभव है, जब एक कार्य को कई कार्यस्थानों के बीच वितरित किया जाएगा।
3. स्वचालित कार्यस्थानों का वर्गीकरण
किसी भी विशेषज्ञ (अर्थशास्त्री, वकील, आदि) के सामने आने वाले कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए उसके पास उचित रूप से सुसज्जित कार्यस्थल होना चाहिए।
3.1. स्वचालन की डिग्री के अनुसार:
- मैनुअल वर्कस्टेशनकर्मचारी के लिए उपलब्ध विशेष फर्नीचर (टेबल, कुर्सी, अलमारियाँ, टेलीफोन, रूलर, टेबल और अन्य सहायक उपकरण);
- यंत्रीकृत कार्यस्थलइसके अलावा, इसमें सरल या प्रोग्राम योग्य कैलकुलेटर शामिल हैं;
- स्वचालित कार्यस्थानउपयुक्त सॉफ़्टवेयर वाले पीसी का उपयोग करना सुनिश्चित करें।
3.2. स्वचालित कार्यस्थानों का उपयोग करने वाले कर्मचारियों की संख्या और उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के अनुसार:
- व्यक्तिगत कार्यस्थान, जो विभिन्न रैंकों के प्रबंधकों के लिए विशिष्ट हैं;
- समूह कार्यस्थान , उन व्यक्तियों द्वारा उपयोग किया जाता है जो प्रबंधकों (लेखाकारों, फाइनेंसरों, क्लर्कों, आदि के कार्य केंद्र) द्वारा इसके आगे उपयोग और प्रबंधन निर्णय लेने के उद्देश्य से जानकारी तैयार करते हैं।
3.3. हल किए जाने वाले कार्यात्मक कार्यों के वर्गीकरण के अनुसार:
- अद्वितीय कार्यस्थान , सेट को हल करने के लिए अत्यधिक विशिष्ट गैर मानक कार्य;
- बड़े पैमाने पर कार्यस्थान , विभिन्न उद्योगों में विशिष्ट समस्याओं को हल करने के लिए बनाया गया।
3.4. विशेषज्ञता द्वारा:
- प्रबंधक का कार्य केंद्रकार्यात्मक समापन की विशेषता, पूरी तरह से सुनिश्चित करना स्वायत्त संचालननेता।
- विशेषज्ञ का कार्य केंद्र उसे सभी आवश्यक जानकारी का अधिकतम उपयोग करते हुए, उसके सामने आने वाले किसी भी कार्यात्मक कार्य को हल करने का अवसर प्रदान करना चाहिए।
- तकनीकी कर्मचारी का कार्य केंद्रउसे दैनिक दिनचर्या के काम से मुक्त कर देना चाहिए जिसके लिए कुछ पेशेवर कौशल की आवश्यकता होती है।
3.5. द्वारा तकनीकी आधारकार्यस्थानों का निर्माण:
- मेनफ्रेम कंप्यूटर पर आधारित वर्कस्टेशन, विशेषज्ञों को अपने स्वयं के सूचना केंद्र (आईसीसी) के कर्मचारियों द्वारा प्रदान की गई तकनीकी और सॉफ्टवेयर सहायता के साथ बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करने का अवसर प्रदान करना।
- पर्सनल कंप्यूटर पर आधारित वर्कस्टेशनस्वचालित वर्कस्टेशन बनाने के लिए सबसे सरल और सबसे आम विकल्प हैं, क्योंकि वे मेनफ्रेम कंप्यूटर पर आधारित वर्कस्टेशन के सभी नुकसानों को खत्म कर देते हैं।
प्रबंधन कार्यकर्ताओं की गतिविधियाँ वर्तमान में विकसित के उपयोग पर केंद्रित हैं सूचान प्रौद्योगिकी.
संगठन एवं कार्यान्वयन प्रबंधन कार्यनियंत्रण प्रौद्योगिकी और सूचना प्रसंस्करण के तकनीकी साधनों दोनों में आमूल-चूल परिवर्तन की आवश्यकता है, जिनमें से मुख्य स्थान पर्सनल कंप्यूटर (पीसी) का है। वे तेजी से इनपुट जानकारी को स्वचालित रूप से संसाधित करने वाले सिस्टम से प्रबंधन श्रमिकों के लिए अनुभव संचय करने, विश्लेषण करने, मूल्यांकन करने और सबसे प्रभावी आर्थिक निर्णय विकसित करने के साधन में बदल रहे हैं।
प्रबंधन के बढ़ते विकेंद्रीकरण की दिशा में कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के उपयोग के विकेंद्रीकरण और उपयोगकर्ता कार्यस्थलों के बेहतर संगठन के साथ वितरित सूचना प्रसंस्करण शामिल है।
स्वचालित कार्य केंद्र- सूचना, सॉफ्टवेयर और तकनीकी संसाधनों का एक सेट जो अंतिम उपयोगकर्ता को एक विशिष्ट विषय क्षेत्र में प्रबंधन कार्यों के डेटा प्रोसेसिंग और स्वचालन प्रदान करता है।
एक स्वचालित कार्यस्थल का निर्माण मानता है कि सूचना के संचय, भंडारण और प्रसंस्करण के लिए मुख्य संचालन कंप्यूटर प्रौद्योगिकी को सौंपा गया है, और उपयोगकर्ता कुछ मैन्युअल संचालन और संचालन करता है जिनकी आवश्यकता होती है रचनात्मक दृष्टिकोणप्रबंधन निर्णय तैयार करते समय। व्यक्तिगत उपकरण का उपयोग उपयोगकर्ता द्वारा उत्पादन और आर्थिक गतिविधियों को नियंत्रित करने, किसी समस्या को हल करने के दौरान व्यक्तिगत मापदंडों के मूल्यों को बदलने के साथ-साथ वर्तमान समस्याओं को हल करने और प्रबंधन कार्यों का विश्लेषण करने के लिए एक स्वचालित सूचना प्रणाली में प्रारंभिक डेटा दर्ज करने के लिए किया जाता है।
कार्यों के एक निश्चित समूह के प्रदर्शन को सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधन गतिविधियों को तर्कसंगत बनाने और तीव्र करने के लिए एक उपकरण के रूप में एक स्वचालित कार्यस्थल बनाया जाता है। स्वचालित कार्यस्थल का सबसे सरल कार्य सूचना और संदर्भ सेवाएँ है। यद्यपि यह फ़ंक्शन, एक डिग्री या किसी अन्य तक, किसी भी कार्य केंद्र में अंतर्निहित है, इसके कार्यान्वयन की विशेषताएं उपयोगकर्ता की श्रेणी पर महत्वपूर्ण रूप से निर्भर करती हैं।
AWP में एक विशिष्ट विषय क्षेत्र के प्रति समस्या-पेशेवर अभिविन्यास होता है। व्यावसायिक वर्कस्टेशन कंप्यूटिंग सिस्टम के साथ मानव संचार के लिए मुख्य उपकरण हैं, जो स्वायत्त वर्कस्टेशन की भूमिका निभाते हैं। वर्कस्टेशन सिस्टम एक वितरित डेटाबेस के हिस्से के रूप में कलाकारों के वर्कस्टेशन पर सूचना का विकेन्द्रीकृत एक साथ प्रसंस्करण करते हैं। साथ ही, उनके पास सिस्टम डिवाइस और संचार चैनलों के माध्यम से पीसी और अन्य उपयोगकर्ताओं के डेटाबेस तक आउटपुट होता है, इस प्रकार सामूहिक प्रसंस्करण की प्रक्रिया में पीसी की संयुक्त कार्यप्रणाली सुनिश्चित होती है।
पर्सनल कंप्यूटर (पीसी) के आधार पर बनाए गए कार्यस्थल क्षेत्र में श्रमिकों के लिए स्वचालित वर्कस्टेशन का सबसे सरल और सबसे आम संस्करण हैं संगठनात्मक प्रबंधन. ऐसे स्वचालित कार्यस्थल को एक ऐसी प्रणाली के रूप में माना जाता है, जो संचालन के एक इंटरैक्टिव मोड में, एक विशिष्ट कर्मचारी (उपयोगकर्ता) को पूरे कार्य सत्र के लिए विशेष रूप से सभी प्रकार की सहायता प्रदान करती है। यह आंतरिक सूचना समर्थन के रूप में स्वचालित कार्यस्थल के ऐसे घटक को डिजाइन करने के दृष्टिकोण के अनुरूप है, जिसके अनुसार किसी विशेष स्वचालित कार्यस्थल के चुंबकीय मीडिया पर सूचना कोष स्वचालित कार्यस्थल के उपयोगकर्ता के विशेष निपटान में होना चाहिए। उपयोगकर्ता स्वयं सूचना परिवर्तित करने के लिए सभी कार्यात्मक जिम्मेदारियाँ निभाता है।
पीसी-आधारित वर्कस्टेशन का निर्माण प्रदान करता है:
सादगी, सुविधा और उपयोगकर्ता मित्रता;
विशिष्ट उपयोगकर्ता कार्यों के अनुकूलन में आसानी;
परिचालन स्थितियों के लिए कॉम्पैक्ट प्लेसमेंट और कम आवश्यकताएं;
उच्च विश्वसनीयता और उत्तरजीविता;
अपेक्षाकृत सरल संगठनरखरखाव। प्रभावी विधावर्कस्टेशन का कार्य स्थानीय क्षेत्र नेटवर्क के भीतर वर्कस्टेशन के रूप में कार्य करना है। यह विकल्प विशेष रूप से तब उपयुक्त होता है जब कई उपयोगकर्ताओं के बीच सूचना और कंप्यूटिंग संसाधनों को "वितरित" करना आवश्यक होता है।
एक अधिक जटिल रूप एक स्वचालित कार्यस्थल है जो एक पीसी को एक बुद्धिमान टर्मिनल के रूप में उपयोग करता है, साथ ही केंद्रीय (मुख्य) कंप्यूटर या बाहरी नेटवर्क के संसाधनों तक दूरस्थ पहुंच प्रदान करता है। इस मामले में, कई पीसी संचार चैनलों के माध्यम से मुख्य कंप्यूटर से जुड़े होते हैं, और प्रत्येक पीसी एक स्वतंत्र टर्मिनल डिवाइस के रूप में भी काम कर सकता है।
सबसे जटिल प्रणालियों में, वर्कस्टेशन को विशेष उपकरणों के माध्यम से न केवल नेटवर्क के मुख्य कंप्यूटर के संसाधनों से जोड़ा जा सकता है, बल्कि विभिन्न सूचना सेवाओं और सामान्य प्रयोजन प्रणालियों (समाचार सेवाओं, राष्ट्रीय सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणाली, डेटाबेस और ज्ञान) से भी जोड़ा जा सकता है। पुस्तकालय प्रणाली, आदि)।
निर्मित वर्कस्टेशन की क्षमताएं काफी हद तक उन कंप्यूटरों की तकनीकी और परिचालन विशेषताओं पर निर्भर करती हैं जिन पर वे आधारित हैं। इस संबंध में, स्वचालित कार्यस्थल के डिजाइन चरण में, सूचना के प्रसंस्करण और जारी करने के लिए तकनीकी साधनों के बुनियादी मापदंडों, घटक मॉड्यूल का एक सेट, नेटवर्क इंटरफेस, उपकरणों के एर्गोनोमिक पैरामीटर आदि की आवश्यकताएं स्पष्ट रूप से तैयार की जाती हैं।
स्वचालित कार्यस्थल के कामकाज के लिए एक शर्त तकनीकी सहायता है। सूचना प्रसंस्करण उपकरण - कंप्यूटरविभिन्न क्षमताएं और प्रकार - आधार बनाते हैं तकनीकी समर्थनकंप्यूटर नेटवर्क. चारित्रिक विशेषता व्यावहारिक उपयोगसंगठनात्मक और आर्थिक प्रबंधन में तकनीकी साधन वर्तमान में विकेंद्रीकृत और नेटवर्क पीसी-आधारित प्रसंस्करण में संक्रमण है।
यदि वर्कस्टेशन छोटा है स्थानीय नेटवर्कएक पीसी का उपयोग किया जाता है जिस पर काम के लिए आवश्यक सभी जानकारी केंद्रीय रूप से संग्रहीत होती है; संसाधित जानकारी की मात्रा छोटी होती है; काम की गति कंप्यूटर की गति से नहीं, बल्कि ऑपरेटर और मशीन के बीच संवाद की गति से निर्धारित होती है। इससे यह निष्कर्ष निकलता है कि इस मामले में कम गति और न्यूनतम मात्रा में रैम वाला पीसी काफी स्वीकार्य है।
एक अन्य मामले में, यदि कंप्यूटर का उद्देश्य बड़े पैमाने पर दस्तावेज़ों को नियमित रूप से तैयार करना है और इसके लिए बड़ी मात्रा में जानकारी का उपयोग करता है, तो बड़ी मात्रा में बाहरी और आंतरिक मेमोरी के साथ शक्तिशाली मशीनें स्थापित करना आवश्यक है।
उपयोगकर्ताओं के सर्कल का निर्धारण करने और उनके द्वारा हल किए जाने वाले कार्यों के सार को स्पष्ट करने में स्वचालित कार्यस्थल की सूचना सामग्री स्वचालित कार्यस्थल के सूचना समर्थन द्वारा की जाती है। संगठनात्मक प्रबंधन के क्षेत्र में, उपयोगकर्ताओं को मोटे तौर पर तीन श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है: प्रबंधक, प्रबंधन कर्मी और सेवा कर्मी। विभिन्न श्रेणियों के उपयोगकर्ताओं के लिए विकसित किए जा रहे वर्कस्टेशन डेटा प्रस्तुति के प्रकार में भिन्न हैं। उदाहरण के लिए, सेवा कर्मी आमतौर पर संगठन के आंतरिक डेटा से निपटते हैं, दोहराए जाने वाले कार्यों को हल करते हैं, और, एक नियम के रूप में, संरचित जानकारी का उपयोग करते हैं। प्रबंधकों को प्रबंधन के उद्देश्यों को साकार करने या निर्णय लेने के लिए आंतरिक और बाहरी दोनों डेटा की आवश्यकता होती है।
स्वचालित कार्यस्थलों के उपयोग से उपयोगकर्ता की परिचित कार्य लय बाधित नहीं होनी चाहिए। AWS उपयोगकर्ता का ध्यान हल किए जा रहे कार्यों की तार्किक संरचना पर केंद्रित करता है, न कि उन्हें लागू करने वाले की विशेषताओं पर। सॉफ्टवेयर प्रणाली. हालाँकि, यदि सिस्टम द्वारा निर्दिष्ट कार्रवाई नहीं की जाती है, तो उपयोगकर्ता को इसका कारण पता होना चाहिए, और इसके बारे में जानकारी स्क्रीन पर प्रदर्शित होनी चाहिए।
स्वचालित कार्यस्थल सॉफ़्टवेयर एल्गोरिदम का एक सेट है जो परिणामी जानकारी का निर्माण सुनिश्चित करता है। गणितीय सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन प्रोग्रामों के एक सेट के विकास के आधार के रूप में कार्य करता है।
स्वचालित कार्यस्थल सॉफ़्टवेयर के भाग के रूप में, दो मुख्य प्रकार के सॉफ़्टवेयर को प्रतिष्ठित किया जा सकता है, जो कार्यों में भिन्न होते हैं: सामान्य (सिस्टम) और विशेष (एप्लिकेशन)। सामान्य सॉफ़्टवेयर में प्रोग्रामों का एक सेट शामिल होता है जो प्रोग्राम विकास को स्वचालित करता है और हल किए गए कार्यों की परवाह किए बिना, पीसी पर एक किफायती कंप्यूटिंग प्रक्रिया का आयोजन करता है। विशेष सॉफ़्टवेयर विशिष्ट उपयोगकर्ता समस्याओं को हल करने के लिए प्रोग्रामों का एक समूह है।
जैसा ऑपरेटिंग सिस्टम 16-बिट पीसी पर आधारित वर्कस्टेशन सिस्टम आमतौर पर MS DOC होते हैं; 32-बिट पीसी पर आधारित वर्कस्टेशन सिस्टम OS/2 और UNIX होते हैं।
विशेष AWS सॉफ़्टवेयर में शामिल एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर पैकेज के मुख्य अनुप्रयोग वर्ड प्रोसेसिंग, सारणीबद्ध डेटा प्रोसेसिंग, डेटाबेस प्रबंधन, कंप्यूटर और व्यावसायिक ग्राफिक्स, मानव-मशीन संवाद का संगठन, संचार समर्थन और नेटवर्किंग हैं।
स्वचालित कार्यस्थलों में प्रभावी बहुक्रियाशील एकीकृत पैकेज हैं जो सूचना प्रसंस्करण के कई कार्यों को लागू करते हैं, उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर वातावरण के भीतर सारणीबद्ध, ग्राफिकल, डेटाबेस प्रबंधन, पाठ प्रसंस्करण।
एकीकृत पैकेज उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं। उनके पास एक ही इंटरफ़ेस है, उनमें शामिल सॉफ़्टवेयर की डॉकिंग की आवश्यकता नहीं है, और समस्याओं को हल करने की काफी तेज़ गति है।
स्वचालित कार्यस्थलों के लिए भाषाई समर्थन में उपयोगकर्ता के साथ संचार करने के लिए भाषाएँ, क्वेरी भाषाएँ, सूचना पुनर्प्राप्ति भाषाएँ और नेटवर्क में मध्यस्थ भाषाएँ शामिल हैं। स्वचालित कार्यस्थल के भाषा उपकरण उपयोगकर्ता के कार्यों और पीसी के रूप में हार्डवेयर के बीच एक स्पष्ट अर्थपूर्ण पत्राचार प्रदान करते हैं। साथ ही, AWS भाषाएँ पेशेवर-उन्मुख सहित उपयोगकर्ता-उन्मुख होनी चाहिए।
AWS भाषाओं का आधार पूर्वनिर्धारित शब्दों, नए शब्दों को स्थापित करने के तरीकों का विवरण, नियमों की सूची से बना है जिसके आधार पर उपयोगकर्ता औपचारिक संरचनाएं बना सकता है जो उसकी सूचना आवश्यकताओं को पूरा करती हैं। उदाहरण के लिए, कुछ वर्कस्टेशनों में डेटा और संरचनाएं तालिकाओं के रूप में प्रस्तुत की जाती हैं, दूसरों में - एक विशेष प्रकार के ऑपरेटरों के रूप में।
स्वचालित कार्यस्थलों के भाषा उपकरणों को संवाद के प्रकारों के आधार पर विभाजित किया जा सकता है। संवाद समर्थन उपकरण भाषा निर्माण को परिभाषित करते हैं जिसे उपयोगकर्ता को जानना आवश्यक है। एक कार्य केंद्र में कई प्रकार के संवाद कार्यान्वित किए जा सकते हैं: कंप्यूटर-आरंभित, टेम्प्लेट भरकर, मेनू का उपयोग करके, हाइब्रिड।
स्वचालित कार्यस्थलों के लिए संगठनात्मक समर्थन में कार्यस्थल में कंप्यूटर या अन्य प्रकार के टर्मिनल का उपयोग करते समय विशेषज्ञों की गतिविधियों को विनियमित करने और प्रत्येक विशेषज्ञ के कार्यों और कार्यों को परिभाषित करने वाले दस्तावेजों का एक सेट शामिल है।
विशेषज्ञ कार्यस्थल पर निम्नलिखित कार्य करता है:
कीबोर्ड का उपयोग करके दस्तावेज़ों से जानकारी दर्ज करना (डिस्प्ले स्क्रीन पर दृश्य नियंत्रण के साथ);
अन्य कार्यस्थानों से चुंबकीय मीडिया से पीसी में डेटा दर्ज करना;
स्थानीय कंप्यूटर नेटवर्क के कामकाज के संदर्भ में अन्य कार्यस्थानों से संचार चैनलों के माध्यम से संदेशों के रूप में डेटा का स्वागत;
डेटा संपादन और हेरफेर;
डेटा का संचय और भंडारण;
डेटा खोजें, अद्यतन करें और सुरक्षित रखें;
परिणामी जानकारी के साथ-साथ उपयोगकर्ता को विभिन्न सहायता और निर्देशात्मक संदेशों को प्रदर्शित करना, मुद्रित करना या चुंबकीय रूप से प्रदर्शित करना;
चुंबकीय मीडिया पर फ़ाइलों के रूप में या कंप्यूटर नेटवर्क में संचार चैनलों के माध्यम से अन्य कार्यस्थानों पर डेटा का निर्माण और प्रसारण;
अनुरोधों पर शीघ्र जानकारी प्राप्त करें.
स्वचालित कार्यस्थलों के लिए पद्धतिगत समर्थन में उनके कामकाज की प्रभावशीलता के कार्यान्वयन, संचालन और मूल्यांकन के लिए दिशानिर्देश, सिफारिशें और नियम शामिल हैं। इसमें मशीन-संगठित भी शामिल है पृष्ठभूमि की जानकारीसामान्य रूप से कार्य केंद्र और उसके व्यक्तिगत कार्यों के बारे में, कार्य केंद्र पर काम करने के लिए प्रशिक्षण उपकरण, प्रदर्शन उदाहरण।
स्वचालित कार्यस्थलों के लिए एर्गोनोमिक समर्थन उपायों का एक सेट है जो अधिकतम सुनिश्चित करता है आरामदायक स्थितियाँविशेषज्ञों द्वारा स्वचालित कार्यस्थलों का उपयोग। इसमें स्वचालित कार्यस्थल उपकरणों को समायोजित करने के लिए विशेष फर्नीचर का चयन करना, दस्तावेज़ीकरण और चुंबकीय मीडिया को संग्रहीत करने के लिए फाइलिंग कैबिनेट का आयोजन करना शामिल है।
स्वचालित कार्यस्थलों के लिए कानूनी समर्थन नियामक दस्तावेजों की एक प्रणाली है जो स्वचालित कार्यस्थलों की परिचालन स्थितियों में विशेषज्ञों के अधिकारों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करती है। ये दस्तावेज़ जानकारी के भंडारण और सुरक्षा की प्रक्रिया, डेटा ऑडिट के नियमों, कार्य केंद्र पर किए गए लेनदेन की कानूनी प्रामाणिकता सुनिश्चित करने आदि को विनियमित करने वाले विकास के एक सेट से सख्ती से जुड़े हुए हैं।
एक स्वचालित सूचना प्रणाली और स्वचालित कार्यस्थल की प्रभावी कार्यप्रणाली उपकरण प्लेसमेंट के आधुनिक संगठनात्मक रूपों के संयोजन में आधुनिक तकनीकी और सॉफ्टवेयर सूचना प्रसंस्करण उपकरणों के एकीकृत उपयोग पर आधारित है।
प्रबंधन पदानुक्रम के स्तरों के अनुसार उनके फैलाव को ध्यान में रखते हुए सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर टूल के उपयोग के संगठनात्मक रूपों का चयन करना उचित है। संगठनात्मक संरचनास्वचालित वस्तु. इस मामले में, पसंद का मुख्य सिद्धांत सामूहिक उपयोगकर्ता सेवा है जो स्वचालित वस्तु की संरचना से मेल खाती है।
क्षेत्रीय सरकारी निकायों की आधुनिक कार्यात्मक संरचना को ध्यान में रखते हुए, सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर टूल के सेट को प्रत्येक स्तर पर परिधीय उपकरणों के विकसित सेट के साथ कम से कम तीन-स्तरीय वैश्विक डेटा प्रोसेसिंग सिस्टम बनाना चाहिए (चित्र 2.5)।
चावल। 2.5. योजनाबद्ध आरेखस्थानीय कंप्यूटर नेटवर्क (LAN) के लिए सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर का बहु-स्तरीय संगठन
पहला स्तर एक क्षेत्रीय या कॉर्पोरेट निकाय की केंद्रीय कंप्यूटिंग प्रणाली है, जिसमें एक या अधिक शक्तिशाली कंप्यूटर या मेनफ्रेम शामिल हैं। इसका मुख्य कार्य सामान्य, आर्थिक एवं है वित्तीय नियंत्रण, प्रबंधन कर्मचारियों के लिए सूचना सेवाएँ।
दूसरा स्तर उद्यमों (संघों), संगठनों और फर्मों की कंप्यूटिंग प्रणाली है, जिसमें मेनफ्रेम, शक्तिशाली पीसी शामिल हैं, और एक संरचनात्मक इकाई के भीतर डेटा प्रोसेसिंग और प्रबंधन प्रदान करते हैं।
तीसरा स्तर स्थानीय रूप से वितरित पीसी-आधारित कंप्यूटर नेटवर्क है जो निचले स्तर के उत्पादन क्षेत्रों में सेवा प्रदान करता है। प्रत्येक साइट अपने स्वयं के पीसी से सुसज्जित है, जो प्राथमिक लेखांकन, जरूरतों के लिए लेखांकन और संसाधनों के वितरण पर कई प्रकार के कार्य प्रदान करता है। सिद्धांत रूप में, यह एक स्वचालित कार्यस्थल हो सकता है जो एक विशिष्ट विषय क्षेत्र के भीतर कार्यात्मक कंप्यूटिंग प्रक्रियाएं निष्पादित करता है।
साथ ही, प्रबंधन पदानुक्रम के प्रत्येक स्तर पर तकनीकी साधनों को व्यवस्थित करने के तीन तरीके हैं: केंद्रीकृत, विकेन्द्रीकृत और पदानुक्रमित रूप से वितरित। पहली विधि में डेटा संग्रह और रिकॉर्डिंग से शुरू होने वाले सभी डेटा प्रोसेसिंग कार्य को एक प्रोसेसिंग केंद्र में करना शामिल है; दूसरे में सूचना का प्रारंभिक प्रसंस्करण शामिल है, जिसके लिए स्वचालित वस्तु के निचले स्तर पर दूरस्थ उपयोगकर्ता के परिधीय उपकरण पर बहुत बड़े डेटा सेट के निर्माण की आवश्यकता नहीं होती है; तीसरी विधि के साथ, प्रसंस्करण प्रौद्योगिकी को सिस्टम नियंत्रण स्तरों पर इष्टतम रूप से वितरित किया जाता है।