मीटिंग के मिनट्स कैसे लिखें. हम परिचालन बैठक का एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल तैयार करते हैं

प्रोटोकॉल तैयार करना और उनका निष्पादन करना

प्रोटोकॉल संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की प्रणाली में एक विशेष स्थान रखता है। एक ओर, इसे सूचना दस्तावेजों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है (क्योंकि इसमें कुछ प्रबंधन मुद्दों की चर्चा की प्रगति के बारे में जानकारी शामिल है), और दूसरी ओर, प्रोटोकॉल में एक ऑपरेटिव हिस्सा होता है और इस प्रकार, इसे प्रशासनिक माना जा सकता है दस्तावेज़.

शिष्टाचार- बैठकों, सत्रों, सम्मेलनों में मुद्दों पर चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति को रिकॉर्ड करने वाला एक दस्तावेज़।

एक अधिक सामान्य परिभाषा दी गई है व्याख्यात्मक शब्दकोशरूसी भाषा, इसे "एक बैठक, बैठक में होने वाली हर चीज़ के रिकॉर्ड वाला एक दस्तावेज़" के रूप में परिभाषित करती है।

प्रोटोकॉल स्थायी कॉलेजियम निकायों, जैसे समितियों और मंत्रालयों के बोर्ड, नगरपालिका सरकारों, साथ ही वैज्ञानिक, तकनीकी और पद्धति परिषदों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करते हैं।

शेयरधारकों की बैठकें और निदेशक मंडल की बैठकें अनिवार्य कार्यवृत्त के अधीन हैं।

प्रोटोकॉल अधिकारियों को सौंपे जाते हैं राज्य शक्तिपंजीकरण के लिए (उदाहरण के लिए, वाणिज्यिक बैंकों, वाणिज्य और उद्योग मंडलों आदि को पंजीकृत करते समय)। अस्थायी कॉलेजियम निकायों (सम्मेलन, बैठकें, बैठकें, सेमिनार, आदि) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए मिनट भी तैयार किए जाते हैं।

आमतौर पर बैठक के दौरान मिनट्स रखे जाते हैं। ऐसे मामलों में जहां बैठक को स्टेनोग्राफ किया गया है या चुंबकीय रूप से रिकॉर्ड किया गया है, उन्हें लिखित किए जाने के बाद मिनट्स तैयार किए जा सकते हैं। कार्यवृत्त को सचिव या विशेष रूप से नियुक्त व्यक्ति द्वारा रखा जाना चाहिए

आप चयन कर सकते हैं अगले कदमप्रोटोकॉल की तैयारी:

1) समय पर संग्रहण आवश्यक सामग्रीबैठक के लिए (एजेंडा, बैठक में भाग लेने वालों की सूची, आमंत्रित व्यक्ति, कॉलेजियम निकाय के सदस्य, रिपोर्ट के पाठ, संदेश और भाषण, चर्चा किए गए मुद्दों के समाधान का मसौदा);

2) के अनुसार एक प्रोटोकॉल तैयार करना स्थापित आवश्यकताएँ, इसकी कानूनी शक्ति सुनिश्चित करना;

3) पाठ को संपादित करना, बैठक के अध्यक्ष और बोलने वाले प्रतिभागियों के साथ सहमति व्यक्त करना;

4) बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा कार्यवृत्त पर हस्ताक्षर करना;

दस्तावेज़ीकरण प्रणाली या उपप्रणाली से संबंधित होने के बावजूद, सभी प्रकार और प्रकार के मिनटों को दो आधारों पर वर्गीकृत किया जाता है - दस्तावेज़ीकरण की विधि और बैठक की प्रगति को रिकॉर्ड करने की पूर्णता की डिग्री, जो एक साथ संचालित होती है। इस प्रकार, रिकॉर्डिंग की पूर्णता की डिग्री के अनुसार, प्रोटोकॉल को संक्षिप्त और पूर्ण में विभाजित किया जाता है। इसके अतिरिक्त, एक स्टेनोग्राफ़िक प्रोटोकॉल प्रदान किया जाता है। बैठक के प्रकार और कॉलेजियम निकाय की स्थिति के आधार पर कार्यवृत्त का रूप चुना जाता है।

संक्षिप्तमिनट्स - बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और लिए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करता है। ऐसे मिनटों को केवल उन मामलों में रखने की अनुशंसा की जाती है जहां बैठक आशुलिपिक होती है, रिपोर्ट और भाषणों के पाठ सचिव को प्रस्तुत किए जाएंगे, या जब बैठक परिचालन प्रकृति की होती है।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल में लगातार केवल अध्यक्ष, सचिव के नाम, उपस्थित लोगों की संरचना, विचार किए गए मुद्दों की सूची और किए गए निर्णयों को दर्ज किया जाता है। एक प्रकार का संक्षिप्त प्रोटोकॉल संक्षिप्त रूप में तैयार किया गया एक प्रोटोकॉल है, जो "मुद्दा - निर्णय लिया गया" योजना के अनुसार विचार किए गए मुद्दों की एक संक्षिप्त अनुक्रमिक प्रस्तुति प्रदान करता है।

भरा हुआप्रोटोकॉल न केवल चर्चा किए गए मुद्दों, किए गए निर्णयों और वक्ताओं के नामों को रिकॉर्ड करता है, बल्कि बैठक के प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री, व्यक्त की गई सभी राय, व्यक्त किए गए प्रश्न और टिप्पणियाँ, टिप्पणियाँ, पदों को भी काफी विस्तृत रिकॉर्ड करता है। पूर्ण मिनट आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं।

पूर्ण प्रोटोकॉल विस्तृत पाठ (दस्तावेज़ीकरण की पाठ विधि), आशुलिपिक (विशेष का उपयोग करके पाठ विधि) हो सकते हैं प्रतीक, जिसे प्रोटोकॉल बनाते समय समझा जाना चाहिए), फोनोग्राफ़िक (ध्वनि रिकॉर्डिंग), वीडियो प्रोटोकॉल (वीडियो और ऑडियो रिकॉर्डिंग का उपयोग किया जाता है, खासकर वीडियो कॉन्फ्रेंस आयोजित करते समय)। इनमें पूरी बैठक की रिकॉर्डिंग होती है, जिसमें बैठक के दौरान टिप्पणियाँ, प्रश्न, टिप्पणियाँ, भाषण और जानकारी, शोर, तालियाँ आदि शामिल होती हैं। दस्तावेज़ीकरण की विधि पर निर्भर करता है.

आशुलिपिप्रोटोकॉल बैठक की शब्दशः रिपोर्ट (प्रतिलेख) के आधार पर तैयार किया जाता है और प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने और उस पर निर्णय के विकास की प्रक्रिया को शब्दशः बताता है।

पूर्ण और आशुलिपिक मिनट बैठक के दौरान रखे गए हस्तलिखित आशुलिपिक या टेप रिकॉर्डिंग के आधार पर संकलित किए जाते हैं।

बैठक के दौरान मिनट्स को एक विशेष रूप से चयनित या नियुक्त व्यक्ति या स्थायी कॉलेजियम निकाय के पदेन सचिव द्वारा रखा जाता है, और परिचालन बैठकों के मिनट्स, जिनकी अध्यक्षता प्रबंधकों द्वारा की जाती है, सचिवों या सहायक प्रबंधकों द्वारा रखे और तैयार किए जाते हैं।

कार्यवृत्त तैयार करते समय, बैठक सचिव बैठक के लिए पहले से तैयार किए गए दस्तावेजों का उपयोग करता है: एजेंडा, आमंत्रितों की सूची, कॉलेजियम निकाय के सदस्यों की सूची, रिपोर्ट के पाठ, भाषण, सूचना प्रमाण पत्र, मसौदा निर्णय, आदि।

सीधे बैठक में तैयार किए गए कार्यवृत्त एक मसौदा हैं। इसे स्पष्ट किया जाना चाहिए, एक प्रतिलेख या फोनोग्राम के साथ सत्यापित किया जाना चाहिए (यदि एक प्रतिलेख बैठक में लिया गया था या वॉयस रिकॉर्डर पर रिकॉर्ड किया गया था), बैठक की तारीख से 3 या 5 दिनों के भीतर संपादित और निष्पादित किया जाना चाहिए। हस्ताक्षर करने के लिए प्रोटोकॉल तैयार करने के समय के लिए ये समय सीमा या अन्य मानक - "बैठक के दिन", "अगले कार्य दिवस से बाद में नहीं", आदि। - आमतौर पर संबंधित कॉलेजियम निकायों के नियमों और एक विशिष्ट कॉलेजियम निकाय के सचिव के कार्य विवरण/नौकरी नियमों द्वारा विनियमित होते हैं।

प्रोटोकॉल कॉलेजियम प्रबंधन का मुख्य प्रशासनिक दस्तावेज़ है और इसे लगभग हमेशा बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जाता है। इसलिए, प्रोटोकॉल की पहली शीट तैयार करते समय, संगठन या उद्यम के सामान्य रूप का उपयोग करना आवश्यक है, और यदि कोई सामान्य रूप नहीं है, तो प्रोटोकॉल ए4 पेपर की शीट पर विवरण के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। सामान्य रूप का मॉडल.

यदि प्रोटोकॉल की पहली शीट तैयार करने के लिए किसी फॉर्म का उपयोग नहीं किया जाता है, तो विवरण आमतौर पर अनुदैर्ध्य रूप से (कागज की शीट के शीर्ष मार्जिन के साथ) केंद्रित किया जाता है।

मानक प्रोटोकॉल फॉर्म में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण शामिल हैं:

· संगठन या उद्यम का पूरा नाम;

· दस्तावेज़ प्रकार का नाम (प्रोटोकॉल);

· पंजीकरण संख्या;

· दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;

· शीर्षक;

· हस्ताक्षर.

प्रोटोकॉल के अतिरिक्त विवरण हैं:

· संरचनात्मक इकाई का नाम;

· अनुमोदन मोहर;

· आवेदनों की उपस्थिति पर निशान;

· बैठक का स्थान (कक्ष, कार्यालय) और समय;

· बैठक के अध्यक्ष का उपनाम और आद्याक्षर;

प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करने की तिथि;

· वीज़ा अनुमोदन (यदि आवश्यक हो);

· अनुमोदन टिकट (यदि प्रोटोकॉल को अनुमोदन की आवश्यकता है);

· मामले के निष्पादन और रेफरल का निशान.

कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख है (कार्यवृत्त, एक नियम के रूप में, बैठक के बाद तैयार किए जाते हैं)। यदि यह कई दिनों तक चलता है, तो प्रोटोकॉल तिथि में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां शामिल होती हैं।

उदाहरण के लिए: 01/21-24/2013।

प्रोटोकॉल की संख्या (सूचकांक) बैठक की क्रम संख्या है। प्रोटोकॉल की संख्या कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यकाल के भीतर की जाती है।

कार्यवृत्त के पाठ का शीर्षक, एक नियम के रूप में, बैठक या कॉलेजियम गतिविधि के प्रकार को दर्शाता है और दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के अनुरूप है। उदाहरण के लिए: कार्यवृत्त - बोर्ड की बैठकें; - कार्यबल की बैठकें; - संरचनात्मक इकाइयों के प्रमुखों की बैठकें।

प्रोटोकॉल के पाठ में परिचयात्मक और मुख्य भाग शामिल हैं।

प्रोटोकॉल के परिचयात्मक भाग में, शीर्षक के बाद, बैठक के अध्यक्ष और सचिव के उपनाम और आद्याक्षर दिए जाते हैं (प्रोटोकॉल के संक्षिप्त रूप में, यह जानकारी छोड़ दी जाती है)। "प्रस्तुत" शब्द के बाद एक नई पंक्ति से, कॉलेजियम निकाय के स्थायी सदस्यों के उपनाम और आद्याक्षर सूचीबद्ध होते हैं (वर्णानुक्रम में), फिर बैठक में आमंत्रित लोगों के उपनाम, आद्याक्षर और पद। अतिथियों के अंतिम नाम और आद्याक्षर अधिकारियोंजो कॉलेजियम निकाय के सदस्य नहीं हैं, लेकिन बैठक में उपस्थित थे, उन्हें "आमंत्रित" शब्द के बाद सूचीबद्ध किया गया है।

किसी विस्तारित बैठक या 15 से अधिक लोगों की उपस्थिति वाली बैठक का विवरण तैयार करते समय, प्रतिभागियों के नाम सूचीबद्ध नहीं किए जाते हैं, बल्कि उनकी संख्या से दर्शाया जाता है। कुल मात्रा. प्रतिभागियों की गिनती पंजीकरण सूचियों के अनुसार की जाती है, जो बैठक के सचिव को स्थानांतरित कर दी जाती हैं और मिनटों के अनुबंधों में से एक बन जाती हैं। नाम से मौजूद लोगों की सूची प्रोटोकॉल से जुड़ी होती है, जिसके बारे में प्रोटोकॉल में ही एक संबंधित प्रविष्टि की जाती है (उदाहरण के लिए: वर्तमान: 43 लोग (सूची संलग्न है).

बैठकों, सम्मेलनों और सम्मेलनों में जहां निर्णय लेने के लिए एक निश्चित कोरम की आवश्यकता होती है, "उपस्थित" अनुभाग इंगित करता है कि कितने लोगों को उपस्थित होना चाहिए और कितने लोग बैठक में आए।

उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन बैठकों के कार्यवृत्त इंगित करते हैं: "135 लोग ट्रेड यूनियन संगठन में पंजीकृत हैं, 117 उपस्थित हैं।"

कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग में एजेंडा शामिल है। इसमें वक्ताओं (संवाददाताओं) के नाम के साथ बैठक में चर्चा किए गए मुद्दे शामिल हैं और उनकी चर्चा का क्रम निर्धारित किया गया है।

कॉलेजियम निकाय द्वारा चर्चा और निर्णय लेने के लिए प्रस्तुत मुद्दों की सूची शब्दों के बाद तैयार की जाती है "एजेंडा", जो बाएँ हाशिये की सीमा से वर्तमान की संरचना से दो पंक्ति नीचे स्थित हैं और एक बृहदान्त्र के साथ समाप्त होते हैं।

प्रत्येक एजेंडा आइटम पूर्वसर्ग "ओ" के साथ तैयार किया गया है और "किस बारे में?" प्रश्न का उत्तर देता है। और इसमें वक्ता की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर का संकेत होता है। इसके अलावा, प्रोटोकॉल में "स्पीकर" शब्द का उपयोग नहीं किया गया है; सही भाषण सूत्र है: "रिपोर्ट - (किसका?) स्थिति, उपनाम, प्रारंभिक।"

प्रश्न क्रमांकित हैं अरबी अंक, एजेंडे पर उनके महत्व की डिग्री (या चर्चा के अपेक्षित समय के अनुसार) के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है और एक लाल रेखा के साथ खींचा जाता है।

एजेंडा आइटम स्पष्ट और विशिष्ट रूप से तैयार किए जाने चाहिए, क्योंकि वे वास्तविक हैं प्रोटोकॉल के बाद के पाठ के शीर्षकजिसे बैठक में मुद्दों पर विचार के क्रम में बिंदुवार प्रस्तुत किया जाएगा।

बैठक का एजेंडा आमतौर पर पहले से तैयार किया जाता है और इसमें शामिल होना चाहिए इष्टतम मात्राजिन मुद्दों पर बैठक में विचार और चर्चा की जा सकती है। पूर्ण प्रोटोकॉल के एजेंडे में "विविध" शब्द को अनुचित माना जाता है, क्योंकि दस्तावेज़ बैठक के बाद तैयार किया जाता है, जब विचार किए गए सभी मुद्दों को सटीक रूप से तैयार करना पहले से ही संभव होता है।

यहां तक ​​कि ऐसे मामलों में जहां बैठक का एजेंडा एक स्वतंत्र सूचना दस्तावेज के रूप में तैयार किया जाता है और बैठक के प्रतिभागियों और कॉलेजियम निकाय के सदस्यों को अग्रिम रूप से भेजा जाता है, मिनटों के पाठ में चर्चा किए गए सभी मुद्दों के शब्द शामिल होने चाहिए। प्रोटोकॉल के पाठ में नोट: "एजेंडा संलग्न है" अस्वीकार्य है, भले ही एजेंडा प्रोटोकॉल के साथ एक अलग सूचना दस्तावेज़ के रूप में दायर किया गया हो।

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग का पाठ एजेंडा द्वारा स्थापित मुद्दों के अनुक्रम के अनुसार तैयार किया गया है।

प्रोटोकॉल के पाठ का मुख्य भाग, अर्थात्। बैठक का सचिव बैठक के पूरे पाठ्यक्रम और मौखिक रूप से लिए गए निर्णयों (अक्सर सहज, भावनात्मक और हमेशा तैयार नहीं) को लिखित रूप में संकलित करता है, अर्थात। क्रमबद्ध, भाषण पैटर्न पर निर्मित, मुख्य रूप से प्रत्यक्ष शब्द क्रम और विशेष शब्दावली और व्यावसायिक शैली के शब्दों के उपयोग के साथ।

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग में उतने ही अनुभाग होते हैं जितने एजेंडे में आइटम होते हैं। इसके अनुसार अनुभागों को क्रमांकित किया जाता है। बैठक के पाठ्यक्रम को प्रतिबिंबित करने वाले प्रत्येक अनुभाग में तीन भाग होते हैं : सुना - बोला - निर्णय लिया (निर्णय लिया)।

शब्द "सुने गए" को एजेंडा आइटम की संख्या के अनुसार क्रमांकित किया गया है, जो बाएं हाशिये की सीमा से खींचा गया है बड़े अक्षर मेंऔर एक कोलन के साथ समाप्त होता है। इसके बाद, लाल रेखा से, उन्हें अंदर खींचा जाता है सम्बन्ध कारक स्थितिवक्ता का उपनाम और आद्याक्षर (क्या आपने सुना है - कौन?), एक डैश लगाया जाता है, और इसके बाद रिपोर्ट की सामग्री को संक्षेप में या विस्तार से लिखा जाता है। प्रस्तुति आमतौर पर भूतकाल में तीसरे व्यक्ति एकवचन में होती है।

यदि मुख्य रिपोर्ट का पाठ पहले से तैयार किया गया था और, मुद्दे पर विचार करने के बाद, बैठक के सचिवालय/सचिव को स्थानांतरित कर दिया गया था, तो पाठ प्रस्तुत करते समय एक अन्य तकनीक का उपयोग करना सुविधाजनक होता है: रिपोर्ट के विषय को संक्षेप में तैयार करें एजेंडे के अनुसार और बिंदु के बाद एक नोट बनाएं: "रिपोर्ट का पाठ संलग्न है।"

इस मामले में, पूर्व-तैयार रिपोर्ट को लेखक द्वारा निष्पादित, हस्ताक्षरित और दिनांकित किया जाना चाहिए, ताकि इसे वास्तव में प्रोटोकॉल के लिए एक स्वतंत्र दस्तावेज़ परिशिष्ट के रूप में जारी किया जा सके।

शब्द "स्पीकड" बाएं हाशिए की सीमा से बड़े अक्षरों में लिखा गया है और एक कोलन के साथ समाप्त होता है। प्रत्येक वक्ता का उपनाम और आद्याक्षर एक लाल रेखा पर लिखे गए हैं और नाममात्र मामले में इंगित किए गए हैं (बोली गई - कौन?)। फॉर्म में डैश के बाद अप्रत्यक्ष भाषणभाषण की संक्षिप्त या विस्तृत सामग्री रिकॉर्ड की जाती है।

वक्ता और वक्ता के सभी प्रश्न, साथ ही उनके उत्तर, प्राप्त होने के क्रम में दर्ज किए जाते हैं और लाल रेखा पर भी दर्ज किए जाते हैं। प्रश्न पूछने वाले व्यक्ति का नाम नहीं बताया जा सकता।

समाधान, चर्चा किए गए प्रत्येक मुद्दे पर सामूहिक रूप से अपनाए गए शब्दों को "निर्णय" या "निर्णय" शब्द के बाद लिखा जाता है। ये शब्द व्यवसाय-शैली के शब्द हैं जो कॉलेजियम निर्णय लेने (सर्वनाम "हम" का अर्थ) को दर्शाते हैं। व्यावसायिक व्यवहार में, प्रोटोकॉल बनाते समय प्रत्येक शब्द का अपना उपयोग क्षेत्र होता है। हाँ, प्रोटोकॉल में सामान्य बैठकेंशेयरधारक, संस्थापक, बोर्ड बैठकें, बैठकें श्रमिक समूह, कर्मचारियों की बैठकें (कॉर्पोरेट आचरण संहिता द्वारा स्थापित और अनुमत स्वशासन के ढांचे के भीतर), पहल समूह, "निर्णय" शब्द का उपयोग करना सही माना जाता है (उच्चतम कॉलेजियम निकायों की गतिविधियां, "प्राधिकरण" हैं) औपचारिक) समितियों, बोर्डों, कार्य समूहों, परिचालन बैठकों और अन्य कॉलेजियम कार्यकारी निकायों की बैठकों के कार्यवृत्त में (दस्तावेज " परिचालन प्रबंधन") सही शब्द "समाधान" माना जाता है।

यह शब्द बाएं हाशिए से बड़े अक्षरों में लिखा गया है और एक कोलन के साथ समाप्त होता है। लाल रेखा से, प्रशासनिक कार्रवाइयों को बिंदु दर बिंदु संक्षेप में और सटीक रूप से तैयार किया जाता है, जिन्हें एजेंडे में मुद्दा संख्या के अनुसार क्रमांकित किया जाना चाहिए। अपनाए गए निर्णय की संख्या में दो भाग होते हैं, जो एक बिंदु से अलग होते हैं, पहला अंक एजेंडे पर मुद्दे की संख्या के अनुरूप होता है, और दूसरा - इस मुद्दे पर निर्णय की संख्या (आखिरकार, यह अक्सर होता है) एजेंडे में एक मुद्दे पर कई निर्णय और निर्देश किए जाते हैं)।

स्थापित करने वाला उपवाक्य कानूनी मानदंड(प्रामाणिक), एक मानक भाषण मॉडल के अनुसार तैयार किया गया: क्या करना है - किस समय (किस समय से या किस अवधि के लिए)?

1. किसे - क्या करना है - कब तक;

2. क्या करना है - किस समय तक - किसे (नौकरी का शीर्षक, उपनाम और विशिष्ट निष्पादक के प्रारंभिक अक्षर)।

यदि निर्णय मतदान द्वारा किया गया था, तो उसके परिणाम इस रूप में प्रस्तुत किए जाते हैं: "के लिए - 10, विरुद्ध - 0, अनुपस्थित - 2" या "सर्वसम्मति से"। जब उम्मीदवारों की नियुक्ति, चुनाव या अनुमोदन या आयोगों, समितियों आदि की व्यक्तिगत संरचना पर निर्णय लिए जाते हैं तो इस फॉर्म का अनुपालन अनिवार्य है।

संपादित एवं सत्यापित कार्यवृत्त पर बैठक के अध्यक्ष एवं सचिव के हस्ताक्षर दर्ज किये जाते हैं। वे बायीं हाशिये की सीमा से पाठ के नीचे तीन से चार पंक्तियों में स्थित होते हैं और एक पंक्ति से अलग होते हैं। हस्ताक्षरों की प्रतिलेखों में, प्रारंभिक अक्षर उपनाम से पहले रखे जाते हैं। मूल प्रोटोकॉल पर अध्यक्ष एवं सचिव के व्यक्तिगत हस्ताक्षर बनाये जाते हैं।

चूंकि प्रोटोकॉल उद्यम का एक आंतरिक प्रशासनिक दस्तावेज है, इसलिए मुहर के साथ इसके प्रमाणीकरण की आमतौर पर आवश्यकता नहीं होती है।

निष्पादित और हस्ताक्षरित प्रोटोकॉल की प्रतियां (फोटोकॉपी) या प्रोटोकॉल से उद्धरण, जो निष्पादन के लिए दस्तावेज़ भेजने की प्रक्रिया में आवश्यक हैं, सचिव (बैठक के सचिव या कॉलेजियम निकाय के सचिव) को अपने हस्ताक्षर के साथ प्रमाणित करने का अधिकार है पदेन), प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर एक नोट सही ढंग से तैयार करना। यदि संगठन के भीतर प्रोटोकॉल की एक प्रति या उद्धरण का उपयोग किया जाता है, तो उस पर (साथ ही प्रोटोकॉल पर) कोई मुहर नहीं लगाई जाती है। यदि प्रोटोकॉल का उद्धरण या प्रतिलिपि घरेलू संगठन की दीवारों के बाहर उपयोग के लिए है, तो उस पर मुहर लगाना उचित है।

कुछ प्रकार के प्रोटोकॉल उद्यम या संगठन के प्रथम प्रमुख के अनुमोदन के अधीन होते हैं। उदाहरण के लिए, संगठन के विशेषज्ञ आयोग की बैठकों के कार्यवृत्त, संगठन की जानकारी और दस्तावेजों तक पहुंच पर प्रतिबंध लगाने/हटाने के लिए विशेषज्ञ आयोग, परियोजना प्रबंधन में परियोजना समूहों/परियोजना कार्यालयों की बैठकों के कार्यवृत्त आदि को मंजूरी दी जाती है।

अनुमोदन एक हस्ताक्षर टिकट के साथ जारी किया जाता है, जो दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित होता है और इसमें "अनुमोदन" शब्द होता है, जो प्रबंधक की स्थिति का संक्षिप्त नाम होता है (चूंकि संगठन या उद्यम का पूरा नाम इसमें दर्शाया गया है) दस्तावेज़ का शीर्षक भाग या सामान्य रूप में), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और अनुमोदन तिथियाँ।

कॉलेजियम निकायों के निर्णयों को प्रपत्र में निष्पादकों को सूचित किया जाता है स्वतंत्र दस्तावेज़– संकल्प और निर्णय; आदेश की एकता के आधार पर संचालित संस्थाओं में इनका क्रियान्वयन आदेशों द्वारा किया जाता है। अन्य मामलों में, प्रोटोकॉल से एक उद्धरण निकाला जाता है।

बैठक की तैयारी की प्रक्रिया में बनाए गए दस्तावेजों के साथ मिनटों को फाइलों में बनाया जाता है:

¾ एजेंडा;

¾ निमंत्रण;

¾ बैठक में भाग लेने वालों की सूची और आमंत्रितों की सूची;

¾ भाषणों की रिपोर्ट या सार;

¾ चर्चा किए गए मुद्दों पर संदर्भ सामग्री;

¾ मसौदा निर्णय और अंतिम दस्तावेज़।

बैठक के सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किया जाता है। अध्यक्ष एवं सचिव द्वारा हस्ताक्षरित।

प्रोटोकॉल से निकालेंएजेंडा आइटम से संबंधित मूल प्रोटोकॉल के पाठ के हिस्से की एक सटीक प्रतिलिपि है जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है। साथ ही, प्रपत्र के सभी विवरण, पाठ का परिचयात्मक भाग, एजेंडा आइटम जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है, और मुद्दे की चर्चा और किए गए निर्णय को प्रतिबिंबित करने वाला पाठ पुन: प्रस्तुत किया जाता है। प्रोटोकॉल के उद्धरण पर केवल सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जो प्रमाणीकरण भी तैयार करता है। इसमें "सही" शब्द शामिल है, जो कॉपी (अर्क) को प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, आद्याक्षर और तारीख का संकेत है। यदि कोई उद्धरण किसी अन्य संगठन को प्रस्तुत करने के लिए दिया जाता है, तो उसे मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

संगठन का नाम मिनट 00.00.0000 संख्या 00 संकलन का स्थान पाठ का शीर्षक (बैठक का रूप: क्या?) अध्यक्ष सचिव 00 लोग उपस्थित रहे। I. O. अंतिम नाम I. O. अंतिम नाम (प्रारंभिक और अंतिम नाम एक कॉलम में वर्णानुक्रम में दर्शाए गए हैं; यदि 15 से अधिक लोग मौजूद हैं, तो उनकी संख्या इंगित की गई है और कोष्ठक में - "पंजीकरण शीट संलग्न है")

एजेंडा:

1. के बारे में... (सवाल किस बारे में है)। संदेश का प्रकार (रिपोर्ट, रिपोर्ट, संदेश, सूचना), नौकरी का शीर्षक, आद्याक्षर, उपनाम (जननात्मक मामले में)।

1. सुना:

I.O. अंतिम नाम (नाममात्र मामले में) - भाषण की सामग्री का संक्षिप्त या विस्तृत सारांश। यदि रिपोर्ट का पाठ प्रोटोकॉल से जुड़ा हुआ है, तो इंगित करें - (रिपोर्ट का पाठ संलग्न है)।

वक्ता:

आई.ओ. अंतिम नाम - बताया गया है सारांशपहले मुद्दे पर पहला भाषण (उपनाम के बाद, वक्ता की स्थिति कोष्ठक में दर्शाया जा सकता है)। यदि रिपोर्ट का पाठ प्रोटोकॉल से जुड़ा हुआ है, तो इंगित करें - (भाषण का पाठ संलग्न है)।

आई.ओ. उपनाम - इस मुद्दे पर निम्नलिखित भाषणों का सारांश प्रदान करता है।

फैसला किया:

1.1. पहले मुद्दे पर संकल्प की शब्दावली में कहा गया है - कार्रवाई में अनिश्चित रूपक्रिया, निष्पादक (डी.पी. में आधिकारिक, संरचनात्मक इकाई), समय सीमा।

1.2. पहले मुद्दे पर संकल्प के दूसरे और बाद के पैराग्राफ समान तरीके से तैयार किए गए हैं।

2. सुना:

योजना के अनुसार, एजेंडे में दूसरे आइटम का स्वरूपण पहले के समान है: सुना - बोला गया - निर्णय लिया गया।

अध्यक्ष सचिव हस्ताक्षर हस्ताक्षर आई.ओ. अंतिम नाम I.O. उपनाम

फ़ाइल पर 00-00 (हस्ताक्षर), दिनांक

प्रोटोकॉल का लेआउट

संगठन का नाम कार्यवृत्त संख्या ____________ शीर्षक दिनांक संकलन का स्थान अध्यक्ष सचिव उपस्थितगण: एजेंडा: 1. कार्यान्वयन पर... रिपोर्टर - ए.एन. स्केकुनोव 2. चुनाव के बारे में... अध्यक्ष - टी.पी. सोस्नोवा 3. ... 1. सुना: बोला गया: हल किया गया: 1.1. ... 1.2. ... 2. सुना: बोलते हुए: _________ लोगों ने मतदान में भाग लिया। विरुद्ध के लिए परहेज़ किया गया _________ _________ _________

फैसला किया:

आवेदन पत्र की उपस्थिति अंकित करना

अध्यक्ष सचिव हस्ताक्षर हस्ताक्षर आई.ओ. अंतिम नाम I.O. उपनाम ओजेएससी "रोस्तोव बेकरी फैक्ट्री" मिनट 02.12.2004 नंबर 356-21 रोस्तोव-ऑन-डॉन निदेशक मंडल की बैठकें अध्यक्ष: सचिव: पाँच लोग उपस्थित थे: आई. एन. कोनोनेंको वी. आई. स्मिरनोव आई. आर. ज़खारोव आई. पी. कोज़लेंको आई. एन. कोनोनेंको आई. एस. निकोनेंको ए. वी. पेत्रोव्स्की

एजेंडा:

नवंबर 2004 के लिए बेकरी के कार्य पर रिपोर्ट।

आई.पी. कोज़लेंको (सामान्य निदेशक) - रिपोर्ट संलग्न।

वक्ता:

ए. वी. पेत्रोव्स्की (निदेशक मंडल के सदस्य)। अपने भाषण में, उन्होंने कुछ कर्मचारियों के काम में होने वाली कमियों पर ध्यान केंद्रित किया: गलत लेबलिंग, आउटबाउंड बिक्री में व्यवधान।

आई. एस. निकोनेंको (निदेशक मंडल के सदस्य)। उन्होंने कहा कि सामान्य तौर पर काम अच्छा चल रहा है: श्रम उत्पादकता बढ़ी है, लाभप्रदता बढ़ी है और क्षेत्रीय बेकरी उत्पाद बाजार में कंपनी की स्थिति में सुधार हुआ है।

फैसला किया:

1. नवंबर के लिए बोनस:

1.1. मुख्य उत्पादन के टुकड़ा श्रमिक - टुकड़े-टुकड़े कमाई के 40% की राशि में।

1.2. समय कर्मचारी - वेतन और टैरिफ दरों के 40% की राशि में।

2. नवंबर के बोनस से वंचित करने के लिए:

2.1. 25 नवंबर, 2004 को जिंजरब्रेड कुकीज़ की लेबलिंग में विसंगतियों के लिए ओ. पी. इवानोवा, एल. आर. सिदोरोवा, एन. आर. लेवचेंको।

2.2. 23 नवंबर, 2003 को ज़िमोव्निकी गांव में आउटबाउंड व्यापार को बाधित करने के लिए एल. डी. गोन्चर।

अध्यक्ष सचिव कोनोनेंको स्मिर्नोव में। कोनोनेंको वी.आई.स्मिरनोव

फ़ाइल पर 00-00 (हस्ताक्षर), दिनांक

दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की आईडी

प्रोटोकॉल डिज़ाइन का उदाहरण

जेएससी "रशियन स्पेस" मिनट्स से उद्धरण 10.20.2005 नंबर 4 केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के अध्यक्ष - वी.जी. क्रिवोलापोव की मास्को बैठक सचिव - वासिलीवा ई.एम. वर्तमान: आमंत्रित: एंटोनोवा एन.एन., बारानोव्सकाया एन.एम., ल्याडोवा ओ.आई., मुखमेत्शिना आर.वी., श्ट्रोकोवा यू.आई.लापिना एन.वी. –

मुख्य विशेषज्ञ

कार्यालय।

संयुक्त स्टॉक कंपनी में दस्तावेजों की सुरक्षा और राज्य भंडारण में उनके स्थानांतरण के संगठन पर। 2. अनुशंसा करें कि संयुक्त स्टॉक कंपनी (क्रिवोलापोव वी.जी.) का दस्तावेज़ीकरण सहायता विभाग कार्यालय के काम में दस्तावेजों को व्यवस्थित करने और उन्हें राज्य भंडारण में स्थानांतरित करने पर संयुक्त स्टॉक कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञों के साथ एक सेमिनार आयोजित करे। अध्यक्ष व्यक्तिगत हस्ताक्षर 2. अनुशंसा करें कि संयुक्त स्टॉक कंपनी (क्रिवोलापोव वी.जी.) का दस्तावेज़ीकरण सहायता विभाग कार्यालय के काम में दस्तावेजों को व्यवस्थित करने और उन्हें राज्य भंडारण में स्थानांतरित करने पर संयुक्त स्टॉक कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञों के साथ एक सेमिनार आयोजित करे। वी.जी. क्रिवुश्किन सचिव ई.एम. वसीलीवा सही सचिव-सहायक

व्यक्तिगत हस्ताक्षर एन.आई. तारासोवातारीख

प्रोटोकॉल से उद्धरण का एक उदाहरण

(एनोडिना एन.एन. संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह / एन.एन. एनोडिना। - एम.: ओमेगा-एल पब्लिशिंग हाउस, 2006। - 172 पी.)

धारा 2 “दस्तावेज़ संरचना। दस्तावेज़ीकरण प्रणाली. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली"

विषय 6

1. “विभिन्न संचार चैनलों के माध्यम से प्रेषित मुख्य प्रकार की जानकारी और संदर्भ दस्तावेज़। व्यावसायिक पत्राचार"योजना:

व्यावसायिक पत्राचार

. सामान्य जानकारी।

नियमित और असाधारण बैठकें

प्रतिभागियों की एक असाधारण बैठक भी स्वीकार्य है: जब इस निकाय की क्षमता के भीतर एक निश्चित मुद्दे को हल करना तत्काल आवश्यक हो। सामान्य बैठक आरंभ करने का अधिकार है:

• कार्यकारी निकाय (निदेशक, निदेशक मंडल);
• 10% से अधिक शेयर रखने वाले प्रतिभागी;
• लेखापरीक्षक, लेखापरीक्षक.

संस्थापक आगामी बैठक के एजेंडे में अपना समायोजन कर सकते हैं और बैठक से 15 दिन पहले विचार के लिए अतिरिक्त मुद्दों का प्रस्ताव कर सकते हैं।

यदि कंपनी का एक संस्थापक है, तो कला की आवश्यकताएं। बैठक बुलाने की प्रक्रिया पर धारा 36 उस पर लागू नहीं होती, क्योंकि वह सभी निर्णय व्यक्तिगत रूप से लेता है।

बैठक की सूचना

वह प्रक्रिया जिसमें बैठक बुलाने के लिए कार्य करना आवश्यक है, कला के प्रावधानों में निर्धारित है। एलएलसी कानून के 36. मुख्य क्रियाएँ हैं:

• निर्धारित बैठक के प्रत्येक भागीदार को सूचित करें. अधिसूचना नोटिस द्वारा प्रदान की जाती है, जिसे निर्धारित बैठक से 30 दिन पहले दिया जाना चाहिए।
• एजेंडे में परिवर्तन होने पर प्रत्येक भागीदार को सूचित करें - बैठक से 10 दिन पहले।
• एजेंडे के अनुसार आगामी बैठक के लिए संस्थापकों को जानकारी और सामग्री प्रदान करें।

महत्वपूर्ण! कंपनी का चार्टर संस्थापकों के लिए अन्य छोटी नोटिस अवधि प्रदान कर सकता है (एलएलसी कानून के खंड 4, अनुच्छेद 36)।

पंजीकरण और अधिसूचना भेजने के लिए आवश्यकताएँ:

• नोटिस में निर्धारित बैठक के स्थान और समय के साथ-साथ एजेंडे की वस्तुओं के बारे में जानकारी होनी चाहिए;
• डिलीवरी कंपनी के चार्टर में निर्दिष्ट तरीके से आयोजित की जाती है, या, यदि चार्टर इसके बारे में चुप है, तो प्रतिभागियों की सूची में निहित पते पर पंजीकृत मेल द्वारा;
• यदि आप किए गए निर्णयों को नोटरीकृत करने की योजना बना रहे हैं (भाग 3, एलएलसी पर कानून का अनुच्छेद 17), तो नोटरी को बाद में प्रस्तुत करने के लिए अधिसूचना की एक अतिरिक्त प्रति की आवश्यकता होगी।

आप निम्नलिखित लिंक पर आगामी बैठक का नमूना नोटिस डाउनलोड कर सकते हैं: .

आप आगामी बैठक के एजेंडे में बदलाव का एक नमूना नोटिस निम्नलिखित लिंक पर डाउनलोड कर सकते हैं: एलएलसी प्रतिभागियों की बैठक के एजेंडे में बदलाव की सूचना - नमूना।

प्रोटोकॉल का प्रपत्र और इसकी तैयारी के लिए आवश्यकताएँ

एलएलसी प्रतिभागियों की सामान्य बैठक के कार्यवृत्त की आवश्यकताएं कला द्वारा स्थापित की जाती हैं। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 181.2। इसके प्रावधानों के अनुसार, इस कॉर्पोरेट दस्तावेज़ में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए:

• तारीख और स्थान जहां बैठक होगी;
• समय;
• इसमें भाग लेने वाले व्यक्तियों के बारे में जानकारी;
• वे मुद्दे जो एजेंडे में हैं;
• उनमें से प्रत्येक के लिए मतदान परिणाम;
• वोटों की गिनती करने वाले व्यक्तियों के बारे में जानकारी;
• उन लोगों के बारे में जानकारी जिन्होंने विरोध में मतदान किया और मांग की कि इस डेटा को प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाए।

एलएलसी प्रतिभागियों की बैठक के नमूना मिनटों में कई भाग होते हैं:

1. शीर्षक। दस्तावेज़ "मिनट नंबर" शब्दों से शुरू होता है, इसके बाद कंपनी का नाम, बैठक की तारीख और समय और वह स्थान जहां यह हो रहा है।
2. परिचयात्मक भाग. इसमें बैठक के संस्थापकों, अध्यक्ष और सचिव के बारे में जानकारी शामिल है।
3. एजेंडा. विचार हेतु प्रस्तावित मुद्दे सूचीबद्ध हैं। उन्हें महत्व के क्रम में सूचीबद्ध किया गया है।
4. मुख्य भाग. इसे प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए 4 ब्लॉकों से बनाया गया है: "सुनो", "बोलें", "मतदान", "निर्णय"। वक्ताओं के आद्याक्षर और पदों को इंगित करना आवश्यक है, साथ ही उनके भाषणों के सार को संक्षेप में प्रतिबिंबित करना भी आवश्यक है।
5. निष्कर्ष। इसमें सचिव और अध्यक्ष और कुछ मामलों में सभी संस्थापकों के हस्ताक्षर शामिल हैं।

नंबरिंग और प्रोटोकॉल बुक

कला के अनुच्छेद 6 के प्रावधानों के अनुसार। एलएलसी कानून के 37, कंपनी के कार्यकारी निकाय को बैठक के दौरान कार्यवृत्त रखने की व्यवस्था करनी चाहिए। सभी बैठकों का विवरण एक पुस्तक में दर्ज किया जाता है।

सोसायटी के प्रतिभागियों को कार्यवृत्त से उद्धरण का अनुरोध करने का भी अवसर मिलता है, जो कार्यकारी निकाय द्वारा तैयार किया जाता है।

रिकॉर्ड रखने के स्थापित नियमों के अनुसार, कंपनी के प्रबंधन निकायों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों को उनकी पहचान को आसान बनाने के लिए पंजीकृत किया जाता है। इस प्रयोजन के लिए, एलएलसी प्रतिभागियों की सामान्य बैठक के कार्यवृत्त को क्रमांकित किया गया है।

कृपया ध्यान दें! कानून में प्रोटोकॉल की अनिवार्य संख्या के लिए आवश्यकताएं शामिल नहीं हैं।

चूँकि बैठक की तारीख और उसका सूचकांक (संख्या) किसी भी दस्तावेज़ की मुख्य पहचान करने वाली विशेषताएँ हैं, इसलिए उन्हें कार्यवृत्त में डालने की सलाह दी जाती है।

बैठक के निर्णय या कार्यवृत्त कैसे तैयार किए जाते हैं, इन दस्तावेजों पर कौन हस्ताक्षर करता है और प्रमाणीकरण करता है

एलएलसी कानून में तैयारी के रूप और मिनटों को तैयार करने के क्रम के संबंध में आवश्यकताएं शामिल नहीं हैं, और यह भी निर्धारित नहीं करता है कि एलएलसी प्रतिभागियों की सामान्य बैठक के मिनटों पर कौन हस्ताक्षर करता है।

सामान्य नियम जिनके अनुसार प्रोटोकॉल प्रमाणित किए जाते हैं, कला के खंड 3 द्वारा स्थापित किए जाते हैं। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 181.2। इस लेख के प्रावधानों के अनुसार, एलएलसी प्रतिभागियों की सामान्य बैठक के कार्यवृत्त को अध्यक्ष और सचिव द्वारा प्रमाणित किया जाता है जिन्होंने इसे बैठक के दौरान रखा था।

यदि कानून द्वारा निर्धारित आवश्यकताओं के उल्लंघन में मिनट तैयार किए जाते हैं, और प्रतिभागियों में से कोई भी इसकी सामग्री से सहमत नहीं है, तो जोखिम है कि बैठक में लिए गए निर्णय अमान्य घोषित किए जाएंगे (उपखंड 4, खंड 1, लेख रूसी संघ के नागरिक संहिता के 181)।

प्रोटोकॉल प्रमाणीकरण

कानून संख्या 99-एफजेड दिनांक 05.05.14 ने रूसी संघ के नागरिक संहिता में संशोधन किया, जिसने 01.09.2014 से मालिकों के निर्णयों को प्रमाणित करने की प्रक्रिया को प्रभावित किया। कला के अनुच्छेद 3 के अनुसार, इस क्षण से प्रारंभ करना। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 67.1, उपस्थित संस्थापकों की संरचना और निर्णय लेने का वास्तविक तथ्य एक नोटरी द्वारा प्रमाणित किया जाता है, जिसके लिए एलएलसी प्रतिभागियों की सामान्य बैठक के कार्यवृत्त प्रमाणित होते हैं।

कृपया ध्यान दें! कला के अनुच्छेद 3 के प्रावधान। रूसी संघ के नागरिक संहिता का 67.1 आपको नोटरीकरण के बिना ऐसा करने की अनुमति देता है यदि प्रमाणन के अन्य तरीके चार्टर में निहित हैं।

उदाहरण के लिए, चार्टर प्रदान कर सकता है निम्नलिखित विधियाँप्रमाणपत्र:

• बैठक में भाग लेने वाले सभी संस्थापकों द्वारा कार्यवृत्त पर हस्ताक्षर करना;
• वीडियो रिकॉर्डिंग (रिकॉर्डिंग माध्यम) - प्रोटोकॉल से जुड़ी होनी चाहिए।

यदि चार्टर में ऐसे प्रावधान नहीं हैं, तो संस्थापक सीधे बैठक में मिनटों के गैर-नोटरीकरण के मुद्दे पर विचार कर सकते हैं (मामले संख्या A36-3633/2015 के मामले में केंद्रीय चुनाव आयोग दिनांक 02/05/2016 का संकल्प)। ऐसे निर्णय की वैधता के लिए शर्तें:

• मुद्दा एजेंडे में शामिल है;
• निर्णय कंपनी के सभी प्रतिभागियों द्वारा सर्वसम्मति से किया जाता है, अर्थात सभी प्रतिभागी बैठक में उपस्थित होते हैं और गैर-नोटरीकरण की प्रस्तावित पद्धति के लिए मतदान करते हैं।

इस प्रकार, यदि एलएलसी प्रतिभागियों की आम बैठक का निर्णय, जिसका एक नमूना हमने प्रस्तुत किया है, गलत तरीके से तैयार किया गया है या कानून द्वारा निर्धारित अनुसार प्रमाणित नहीं है, तो यह संस्थापकों के लिए कुछ समस्याएं पैदा कर सकता है और इसे रद्द करने का आधार बन सकता है। प्रोटोकॉल में दोषों के परिणामों में पंजीकरण प्राधिकारी द्वारा इनकार और लंबी कानूनी कार्यवाही शामिल हो सकती है। कॉर्पोरेट संघर्षों की उपस्थिति में यह विशेष रूप से तीव्र है।

सचिव के पवित्र कर्तव्यों में से एक विभिन्न स्तरों पर प्रबंधकों द्वारा शुरू की गई बैठकों, सम्मेलनों और सत्रों की तैयारी करना है। ज्यादातर मामलों में, सचिव ऐसे आयोजनों का विवरण भी रखता है। इस लेख में हम आपको बताएंगे कि इन प्रक्रियाओं को और अधिक कुशल कैसे बनाया जाए।

प्रोटोकॉल के बारे में बात शुरू करने के लिए, पहला कदम बैठक की तैयारी के बारे में बात करना है। ऐसे आयोजन से पहले, एजेंडे पर विचार करना, प्रतिभागियों की संरचना निर्धारित करना और सभी वक्ताओं की रिपोर्ट और अन्य सामग्रियों से खुद को परिचित करना महत्वपूर्ण है। इस सब के लिए अतिरिक्त प्रयास की आवश्यकता होगी, लेकिन परिणामस्वरूप, प्रोटोकॉल को बनाए रखना बहुत आसान हो जाएगा।

समय कैसे बचाएं?

द्वारा विभिन्न अध्ययनसंगठन के प्रमुख और अन्य कर्मचारियों के कामकाजी समय का 10 से 50% तक बैठकों पर खर्च किया जा सकता है। समय की लागत कम करने के लिए, आरंभकर्ताओं, आयोजकों और बैठकों में भाग लेने वालों को निम्नलिखित नियमों को याद रखने की आवश्यकता है:

बैठक में केवल उन मुद्दों पर चर्चा करें जिन्हें काम पर हल नहीं किया जा सकता है।

बैठकों में प्रतिभागियों की संख्या सीमित करें। यह घटना की अवधि के सीधे आनुपातिक है। यदि 5 कर्मचारियों के साथ बैठक की अवधि 1 घंटा है, तो 10 या अधिक प्रतिभागियों की संख्या के साथ, यह संभवतः 2 घंटे या उससे अधिक समय तक चलेगी।

बैठक के लिए सूचना सामग्री पहले से तैयार करें। गणना, विश्लेषणात्मक रिपोर्ट, टेबल, ग्राफ़, रिपोर्ट, फोटो और वीडियो सामग्री, प्रस्तुतियाँ, उत्पाद नमूने, विशेषज्ञ राय विशेष विशेषज्ञों द्वारा प्रदान की जानी चाहिए। लेकिन सामग्री की तैयारी की जाँच करने की जिम्मेदारी बैठक के सचिव की होती है। इसलिए, आयोजन से एक या दो दिन पहले आपको यह करना चाहिए:

क) जिम्मेदार व्यक्तियों की सहायता से जो प्रस्तुतियाँ देंगे, सभी सूचना सामग्रियों की एक सूची संकलित करेंगे;

बी) जिम्मेदार व्यक्तियों से निर्मित सामग्री प्राप्त करें इलेक्ट्रॉनिक रूप(उदाहरण के लिए, प्रस्तुतियाँ, व्याख्यात्मक नोटवगैरह।);

ग) जिम्मेदार व्यक्तियों से रिपोर्ट के मुद्रित सार और पाठ प्राप्त करना।

प्रत्येक मुद्दे के लिए, एक जिम्मेदार कर्मचारी नियुक्त करें, तब भी जब लोगों के एक समूह को कार्य पूरा करना हो।

दोषियों को बेनकाब करने में समय बर्बाद न करें. याद रखें कि हर बैठक का मुख्य उद्देश्य एजेंडे पर चर्चा करना और उस पर निर्णय लेना है।

अजंडा

यह उन मुद्दों की सूची है जिन पर बैठक में चर्चा करने की योजना है। वे बैठक के अध्यक्ष द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। हालाँकि, सचिव भी इस प्रक्रिया में भाग ले सकते हैं।

अपना एजेंडा विकसित करते समय निम्नलिखित दिशानिर्देशों का उपयोग करें:

• मीटिंग के उन विषयों को तोड़ें जो बहुत व्यापक हैं, उन्हें कई उपविषयों में बाँटें।यदि आवश्यक हो, तो जिम्मेदार व्यक्ति प्रत्येक उपविषय के लिए तैयारी बैठकें आयोजित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, "मुख्य उत्पादन दुकानों द्वारा नियोजित संकेतकों के कार्यान्वयन पर" विषय पर महीने के अंत में होने वाली बैठक से पहले दुकानों में छोटी बैठकों की एक श्रृंखला होनी चाहिए: "योजना के कार्यान्वयन पर" फाउंड्री शॉप", "खरीद कार्यशाला द्वारा योजना के कार्यान्वयन पर", "मशीन शॉप द्वारा योजना के कार्यान्वयन पर", "असेंबली शॉप द्वारा योजना के कार्यान्वयन पर।" या "उद्यम में ईआरपी प्रणाली के कार्यान्वयन पर" विषय पर एक बैठक से पहले कई बैठकें होनी चाहिए: "उत्पादन में ईआरपी प्रणाली को लागू करने की समस्याओं पर", "ईआरपी प्रणाली और लेखांकन में 1सी के बीच संचार सुनिश्चित करने पर" ", "पर तकनीकी समर्थनईआरपी सिस्टम और डेटा ट्रांसफर”, आदि।

• समान विषय से एकजुट होकर समान महत्व के मुद्दों को एजेंडे में रखें।. उदाहरण के लिए, परिवहन का प्रावधान, गोदाम तक डिलीवरी की प्रक्रिया, शिपमेंट और निष्कासन तैयार उत्पादउद्यम के क्षेत्र से.

आपस में जुड़ी व्यापक समस्याओं को भी एजेंडे में रखा जा सकता है। उदाहरण के लिए, इनमें शामिल हो सकते हैं:

एक नई उत्पादन लाइन की खरीद;

उत्पादन की तकनीकी तैयारी;

नए उपकरणों के अधिग्रहण के संबंध में डिजाइन और तकनीकी दस्तावेज में बदलाव करना;

उत्पादन भवनों का आधुनिकीकरण और मशीन कनेक्शन का विकास;

उत्पादन के लिए रसद समर्थन।

साथ ही, फैक्ट्री चेकपॉइंट का पुनर्निर्माण या फैक्ट्री कैंटीन में पास के लिए इलेक्ट्रॉनिक भुगतान का संगठन स्पष्ट रूप से इस बैठक में चर्चा के लायक नहीं है।

यह स्पष्ट है कि सचिव हमेशा एजेंडे की सामग्री को प्रभावित नहीं कर सकता। बैठक नेता द्वारा बुलाई जाती है, जो कई मुद्दों की रूपरेखा भी तैयार करता है। और यदि प्रबंधक एक बैठक के एजेंडे में कास्टिंग उत्पादन के लिए एक नई उत्पादन लाइन की खरीद और क्षेत्र को साफ करने के लिए एक स्प्रिंग सफाई दिवस के आयोजन को शामिल करता है, तो उसे मनाना संभव नहीं होगा। लेकिन अपनी ओर से, आप सफाई के आयोजन की चर्चा को किसी अन्य बैठक में लाने का प्रस्ताव कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, इसे किसी इमारत के मुखौटे को पेंट करने के मुद्दे के साथ जोड़ना या संगठन के जन्मदिन के अवसर पर समारोह आयोजित करना।

• केवल उन्हीं मुद्दों से एजेंडा बनाएं जो बैठक में भाग लेने वालों की क्षमता और जिम्मेदारी के क्षेत्र में हों। उदाहरण के लिए, आपूर्ति सेवा के प्रमुख की अनुपस्थिति में आपूर्ति के मुद्दों पर चर्चा करना बेकार होगा।
• एजेंडे में विषयों और वस्तुओं की संख्या सीमित करें. उनमें से उतने ही होने चाहिए जिन पर प्रभावी ढंग से चर्चा की जा सके और आवंटित समय के भीतर समाधान किया जा सके। उदाहरण के लिए, किसी बैठक के 1 घंटे में, आप 1 से 5 मुद्दों पर चर्चा कर सकते हैं, जो चर्चा किए गए विषयों के पैमाने और बैठक की तैयारी की गुणवत्ता पर निर्भर करता है।
• पिछली बैठक में दिए गए कार्यों और निर्देशों की रिपोर्ट को एजेंडे में शामिल करें, यदि बैठकें मर्ज कर दी जाती हैं सामान्य विषयऔर प्रतिभागियों की संरचना. इस तथ्य के लिए तैयार रहें कि, भले ही एजेंडे में ऐसी कोई वस्तु न हो, अध्यक्ष इसे अपने अधिकार से पेश कर सकते हैं। इसलिए, निर्देशों की सूची पहले से ही प्रिंट कर लेना बेहतर है - यह अध्यक्ष, जिम्मेदार व्यक्ति और सचिव के पास होनी चाहिए।

प्रतिभागियों से मुलाकात

इवेंट प्रतिभागियों के लिए सामान्य आवश्यकताएँ:

एजेंडे के मुद्दों में योग्यता और रुचि;

बैठक के परिणामों के आधार पर निर्णय लेने और अधीनस्थों को निर्देश देने के लिए पर्याप्त उच्च पद।

आयोजन के दौरान प्रतिभागियों की संरचना बदल सकती है। यदि एजेंडे में ऐसे विषय हैं जो सभी बैठक प्रतिभागियों को प्रभावित करते हैं और ऐसे मुद्दे हैं जो उनमें से केवल कुछ पर ही लागू होते हैं, तो आपको पहले उन पर चर्चा करनी चाहिए सामान्य प्रश्न. बैठक के इस भाग के अंत में, आगे की चर्चा में शामिल नहीं होने वाले कर्मचारियों को रिहा किया जा सकता है।

सभी को कैसे सूचित करें

सभी बैठक प्रतिभागियों को सूचित करें आयोजन की तिथि, समय, स्थान, विषय के बारे में.

आप इसका उपयोग करके किसी मीटिंग की रिपोर्ट कर सकते हैं फोन कॉल, एसएमएस संदेश, ईमेल (डिलीवरी और पढ़ने की अधिसूचना के साथ), व्यक्तिगत मुलाक़ातें।

यदि प्रतिभागियों में से कोई एक काम पर नहीं है कई कारण (वार्षिक अवकाश, अस्थायी विकलांगता, व्यापार यात्रा, आदि), अनुपस्थिति का कारण पता लगाना और प्रतिस्थापन योजना के अनुसार अनुपस्थित व्यक्ति की जगह लेने वाले कर्मचारी को याद दिलाना आवश्यक है कि उसे बैठक में उपस्थित होना चाहिए।

आपके कंप्यूटर कैलेंडर में एक पॉप-अप प्रॉम्प्ट डालना भी सहायक हो सकता है जैसे "बैठक में भाग लेने के लिए अपने डिप्टी को याद दिलाएं।"

बैठक की सूचना किसे और कब दी गई, इसकी जानकारी एक तालिका में दर्ज की जा सकती है (उदाहरण 1)।

उदाहरण 1

बैठक प्रतिभागियों को सूचित करना

बैठक 24 जून 2017 को 11:00 बजे खरीद निदेशक के कार्यालय में होगी।

विषय: 2017 की दूसरी छमाही के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध का समापन।

बैठक में भाग लेने वालों के लिए बैठने की व्यवस्था

यदि निम्नलिखित उपस्थित होंगे तो प्रतिभागियों से मिलने के लिए एक सीटिंग चार्ट तैयार करना सुनिश्चित करें:

उच्च अधिकारी (शहर, क्षेत्र, क्षेत्र, गणतंत्र, महासंघ);

अंतरराष्ट्रीय निगमों और होल्डिंग्स आदि के मालिक;

सहयोगी संगठनों के प्रतिनिधि.

यदि संभव हो, तो सचिव को अध्यक्ष की मेज के बगल में एक अलग मेज पर सीट दी जाती है (उदाहरण 2)।

उदाहरण 2

सीटिंग चार्ट

नाम कार्ड

उपयुक्त स्थानों के सामने वाली टेबलों पर पद और (या) पूरे नाम के साथ नाम कार्ड रखना आवश्यक है। प्रत्येक प्रतिभागी. सबसे सरल विकल्प कागज की एक शीट है जिसे "घर" में मोड़ा जाता है (चित्र 1)

चावल। 1.बैठक में भाग लेने वाले के लिए नाम कार्ड

बैज

विशेष रूप से गंभीर मामलों में, बैज (ब्रेस्ट कार्ड) तैयार करना आवश्यक है, जिस पर आपको संकेत देना चाहिए:

पूरा नाम प्रतिभागियों;

उनकी स्थिति;

उस संगठन का नाम जिसका प्रत्येक प्रतिभागी प्रतिनिधित्व करता है;

वह इलाका जिसमें निर्दिष्ट संगठन स्थित है।

बैज में ये भी शामिल हो सकते हैं:

उस संगठन का लोगो जिसका प्रतिभागी प्रतिनिधित्व करता है;

आयोजन का लोगो (प्रतीक) (बैठकें, सम्मेलन आदि)।

आप बैज का उपयोग डोरी या कपड़ेपिन के साथ कर सकते हैं। वे स्टेशनरी और कार्यालय आपूर्ति दुकानों में बेचे जाते हैं।

आप स्वयं टेक्स्ट के साथ इंसर्ट डिज़ाइन कर सकते हैं, फिर उन्हें प्रिंटर पर प्रिंट कर सकते हैं, कैंची से काट सकते हैं और बैज में डाल सकते हैं (चित्र 2)।

चावल। 2.इन-हाउस डिज़ाइन किया गया बैज इंसर्ट

यदि तैयारी के लिए पर्याप्त धनराशि आवंटित की गई है, तो मुद्रण सेवाएँ प्रदान करने वाले संगठन से इन्सर्ट कार्ड मंगवाए जा सकते हैं। और नियमित आंतरिक बैठकों के लिए बैज की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं होगी।

बैठक की अवधि

पर विभिन्न प्रकारबैठकें आवंटित की जाती हैं अलग-अलग मात्रासमय। उदाहरण के लिए, सुबह की योजना बैठक में लगभग आधे घंटे का समय लग सकता है, लेकिन किसी विशिष्ट मुद्दे पर एक अंतर्क्षेत्रीय बैठक में पूरा दिन लग सकता है।

बैठक की अवधि की योजना पहले से बनाई जानी चाहिए। सभी प्रतिभागियों को इवेंट का प्रारंभ और समाप्ति समय पता होना चाहिए। इससे आपको जल्दी और कुशलता से काम करने में मदद मिलेगी ताकि आपको देर तक रुकना न पड़े।

ब्रेक

यदि बैठक की अवधि एक खगोलीय घंटे (60 मिनट) से अधिक है, तो प्रत्येक शैक्षणिक घंटे (45 मिनट) के बाद ब्रेक लेना आवश्यक है।

विशेष रूप से लंबे आयोजनों में, विराम प्रदान किया जा सकता है जिसके दौरान प्रतिभागियों को स्नैक्स (सैंडविच, फल, मिठाई) और पेय (चाय, कॉफी, जूस) दिए जाते हैं। मिनरल वॉटरवगैरह।)।

जब बैठक का स्तर कम हो और जिस कमरे में बैठक हो रही हो, उसके बगल में कार्यालय आगंतुकों के लिए कूलर, कॉफी मशीन और डिस्पोजेबल टेबलवेयर हो, तो बैठक में भाग लेने वाले अपने लिए कॉफी, चाय या पानी डाल सकेंगे।

जिन मेजों पर बैठक में भाग लेने वाले बैठे हैं उन पर पानी की बोतलें और गिलास पहले से रखे जा सकते हैं - फिर वे न केवल ब्रेक के दौरान, बल्कि किसी भी समय अपनी प्यास बुझा सकते हैं। बेहतर होगा कि मेज पर खाना न रखें। यह अजीब होगा यदि प्रतिभागियों में से एक ने व्यावसायिक कागजात पर सैंडविच गिरा दिया या कॉफी गिरा दी।

स्नैक्स और पेय के साथ टेबल सजाना बेहतर है अलग कमरा. यह आमतौर पर सचिव द्वारा किया जाता है, लेकिन केवल अगर वह मिनट नहीं लेता है। जब सचिव किसी बैठक के दौरान कमरे से बाहर नहीं जा सकता, तो इसके लिए जिम्मेदार नामित किसी अन्य कर्मचारी को एक अवकाश का आयोजन करना होगा। या, वैकल्पिक रूप से, सचिव बैठक शुरू होने से पहले कॉफी ब्रेक के लिए सब कुछ तैयार करता है। एक नियम के रूप में, विस्तारित बैठकों में सहायकों के बिना काम करना असंभव है।

निर्धारित समय - सीमा

आयोजन की अवधि को विनियमित किया जाना चाहिए। बैठक के अध्यक्ष इस नियम के अनुपालन की निगरानी करते हैं।

अपनी बैठक की योजना बनाते समय, प्रत्येक वक्ता के बोलने के लिए आवश्यक समय और प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा के लिए आवश्यक समय पर विचार करना सुनिश्चित करें।

प्रत्येक भाषण के नियमों के लिए अध्यक्ष से जाँच करें।

यदि आवश्यक हो तो शेड्यूल टूट जाता है।

कैलकुलेटर पर सभी समयावधियों को जोड़ें और परिणामी राशि में जोड़ें

अध्यक्ष को सूचित किया जाना चाहिए कि बैठक में कितना समय लग सकता है। यदि वह इस आंकड़े से सहमत हैं, तो नियमों को सभी प्रतिभागियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए; यदि नहीं, तो समायोजन करना होगा और अध्यक्ष को फिर से रिपोर्ट करना होगा।

समझौते के बाद, समय प्रतिबंध के साथ एजेंडा सभी बैठक प्रतिभागियों को भेजा जाता है (उदाहरण 3)।

उदाहरण 3

समय सीमा के साथ एजेंडा

बैठक के मिनट: 5 बुनियादी कदम

शिष्टाचारस्थायी कॉलेजियम निकायों (आयोगों, समितियों, परिषदों, आदि) और अस्थायी कॉलेजियम निकायों - विभिन्न बैठकों, सम्मेलनों, सेमिनारों और सम्मेलनों दोनों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करें।

प्रमुखता से दिखाना निम्नलिखित प्रकारप्रोटोकॉल:

. संक्षिप्त प्रोटोकॉल- एक दस्तावेज़ जिसमें पूरा नाम दर्ज है। और बैठक में भाग लेने वालों की स्थिति, उसका विषय, मुख्य मुद्दे, रिपोर्ट का सारांश, किए गए निर्णय, प्रत्येक जिम्मेदार व्यक्ति के लिए कार्यों की सूची। ऐसे कार्यवृत्त आमतौर पर परिचालन बैठकों में रखे जाते हैं।

. पूर्ण प्रोटोकॉलउपरोक्त सभी के अलावा, इसमें सभी भाषणों, राय, संशोधनों और चर्चा की अन्य बारीकियों के विस्तृत रिकॉर्ड शामिल हैं। यह दस्तावेज़ आपको बैठक की विस्तृत तस्वीर पुनर्स्थापित करने की अनुमति देता है।

कार्यवृत्त लेने का रूप बैठक के अध्यक्ष या उद्यम के प्रमुख द्वारा चुना जाता है।

बैठक के लिए तैयार किए गए भाषणों और अन्य सामग्रियों के पाठ परिशिष्ट के रूप में तैयार किए जाते हैं। उन्हें प्रोटोकॉल के पाठ में संदर्भित किया जाना चाहिए।

बैठक की प्रगति कितनी सही और पूर्ण रूप से दर्ज की गई है, इसके लिए सचिव जिम्मेदार है। इस ज़िम्मेदारी को कम करके नहीं आंका जा सकता, क्योंकि प्रोटोकॉल एकमात्र दस्तावेज़ है जो सभी भाषणों, चर्चाओं, टिप्पणियों और किए गए निर्णयों को दर्शाता है जिन्हें निष्पादित किया जाना चाहिए। बैठक के दौरान, प्रतिभागियों को कुछ सुनने या उसे लिखने का समय नहीं मिल सकता है। प्रोटोकॉल का हवाला देकर इसे पुनर्स्थापित करना आसान होगा।

चरण 1: कार्यस्थल तैयार करना

बैठक शुरू होने से पहले मिनट निकालना आसान बनाने के लिए:

. हॉल में अपनी सीट चुनेंजहां कार्यक्रम होगा. यह सभी प्रतिभागियों को व्यक्तिगत रूप से दिखाई देना चाहिए, अध्यक्ष, वक्ताओं के भाषण और "हॉल से प्रतिकृतियां" स्पष्ट रूप से सुनाई देनी चाहिए (उदाहरण 2 में बैठने का चार्ट देखें)।

. अपने डेस्क पर बैठक में भाग लेने वालों की एक सूची रखें जिसमें उनका पूरा नाम दर्शाया गया हो। और स्थिति, साथ ही एक बैठने का चार्ट भी. बैठक शुरू होने से पहले, यह ध्यानपूर्वक अध्ययन करना अच्छा होगा कि कौन कहाँ बैठा है, और फिर आवश्यकतानुसार आरेख को देखें।

. संचित करना लेखन सामग्री . अपने साथ 2-3 पेन, 2 पेंसिल, 2 इरेज़र ले जाएं।

. जांचें कि कार्यालय उपकरण और अन्य उपकरण काम कर रहे हैं या नहीं: घड़ी, वॉयस रिकॉर्डर, वीडियो कैमरा (यदि उपलब्ध हो)। पावर कॉर्ड और अतिरिक्त बैटरियां या रिचार्जेबल बैटरियां न भूलें।

बैठक से पहले, सभी रिपोर्टों के मुख्य बिंदुओं की अपनी याददाश्त ताज़ा करें।

चरण 2: बैठक की प्रगति रिकॉर्ड करें

बैठक के लिए तैयार की गई सामग्री (रिपोर्ट, भाषण, संदर्भ, मसौदा निर्णय, एजेंडा, प्रतिभागियों की सूची आदि) के अलावा, मिनट्स को ध्वनि रिकॉर्डिंग, वीडियो रिकॉर्डिंग, प्रतिलेख या मोटे हस्तलिखित नोट्स के आधार पर संकलित किया जाता है। जिन्हें बैठक के दौरान रखा जाता है.

रफ नोट्स कैसे रखें?

1. ड्राफ्ट प्रोटोकॉल के लिए शीट तैयार करें- इनकी संख्या एजेंडे के आकार पर निर्भर करती है. पहली शीट पर बैठक की तारीख, उसका विषय, कार्यवृत्त संख्या, प्रतिभागियों की सूची, एजेंडा (उदाहरण 4) लिखें।

उदाहरण 4

बैठक के कार्यवृत्त का प्रारूप. शीट नंबर 1

चर्चा के लिए लाए गए प्रश्नों को अलग से लिखें साफ़ चादरें, प्रविष्टियों के लिए पर्याप्त स्थान छोड़ना:

शीट नंबर 2: "अलौह और लौह धातुओं की आपूर्ति के लिए अनुबंध के समापन पर काम की स्थिति पर।" प्रोखोरोव पी.डी. द्वारा रिपोर्ट;

शीट नंबर 3

शीट संख्या 4: "आपूर्ति के लिए परिवहन सहायता पर।" मेदवेदेव वी.यू. द्वारा रिपोर्ट;

शीट नंबर 5: ... (बैठक के दौरान भरा जाना है);

शीट संख्या 6: "कच्चे माल और आपूर्ति की खरीद के लिए संपन्न और निष्पादित अनुबंधों के तहत बस्तियों की स्थिति पर।" फ़ोमिना के.डी. द्वारा रिपोर्ट;

शीट नंबर 7: ... (बैठक के दौरान भरा जाना है);

शीट नंबर 8: "ईएसपीजेड ओजेएससी को स्टील और मिश्र धातुओं की आपूर्ति पर एमेथिस्ट एलएलसी के साथ समझौते के समापन पर।" टेलेगिन आई.आई. से सुझाव;

शीट नंबर 9: ... (बैठक के दौरान भरा जाना है)।

2. जांचें कि सभी बैठक प्रतिभागी उपस्थित हैं।जो गायब हैं उन्हें काट दें मसौदापेंसिल में प्रोटोकॉल - शायद उन्हें देर हो गई है। बैठक के बाद अनुपस्थिति और देरी के कारणों का पता लगाएं।

देर से आने वालों के आगमन का समय सीधे प्रोटोकॉल के पाठ में कोष्ठक में दर्ज करें:

इस मामले में, यह पता चल जाएगा कि बैठक के दौरान उपस्थित लोगों में से कौन और वे वास्तव में क्या चूक गए।

3. "सुनी गई" वस्तु भरें. मसौदे की पहली शीट पर और रिपोर्ट के संबंधित शीर्षक वाली शीट पर, लगातार अपना पूरा नाम दर्ज करें। और वक्ताओं की स्थिति, भाषणों के विषय और उनका सारांश। आपको केवल बुनियादी जानकारी रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है: तिथियाँ, संख्याएँ, तथ्य. इसके बाद, नोट्स की तुलना भाषणों (थीसिस) के दिए गए पाठ से करें। यदि आपको कोई विसंगति मिलती है, तो बैठक अध्यक्ष को सूचित करें।

4. आइटम "निष्पादित" दर्ज करें(यदि आवश्यक है)। यह आइटम तब भरा जाता है जब वक्ता की प्रगति अन्य प्रतिभागियों की टिप्पणियों, प्रश्नों और आपत्तियों से बाधित होती है। पूरे प्रोटोकॉल मेंऐसी प्रत्येक टिप्पणी को तुरंत रिकॉर्ड किया जाना चाहिए, खासकर यदि यह वाक्यांश के साथ हो: "कृपया इसे प्रोटोकॉल में डालें।" उदाहरण के लिए:

सच तो यह है कि कोई भी बयान बैठक की दिशा बदल सकता है और बाद में उस क्षण को उजागर करना जरूरी हो सकता है कि ऐसा कब और क्यों हुआ।

एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल में

नमूना बैठक मिनट. किसी चर्चा की प्रतिलेख कैसे लिखें. प्रोटोकॉल कैसे लिखें - निर्देश और उदाहरण। लेखन युक्तियाँ, संरचना, टेम्पलेट (10+)

मीटिंक का विवरण। उदाहरण, टेम्पलेट, नमूना

संरचना, मीटिंग मिनट्स टेम्पलेट

• आयोजन की तिथि, समय और स्थान
• आरंभकर्ता
• कार्यक्रम का आयोजन करने वाला व्यक्ति (संपर्क जानकारी के साथ)
• प्रतिभागियों की सूची (पदों और संपर्क जानकारी सहित)
• सचिवालय की संरचना / सचिव का पूरा नाम (संपर्क जानकारी के साथ)

बैठक में भेजी गई सामग्रियों की सूची

प्रथम वक्ता के भाषण की प्रतिलेख

• प्रथम वक्ता से पहला प्रश्न (टिप्पणी) (किसने पूछा, प्रतिलेख)
• पहले प्रश्न का उत्तर (प्रतिलेख)
• पहले वक्ता से दूसरा प्रश्न (टिप्पणी) (किसने पूछा, प्रतिलेख)
• दूसरे प्रश्न का उत्तर (प्रतिलेख)
• प्रथम वक्ता से अंतिम प्रश्न (टिप्पणी) (किसने पूछा, प्रतिलेख)
• अंतिम प्रश्न का उत्तर (प्रतिलेख)

दूसरे वक्ता के भाषण की प्रतिलिपि

निर्णय लिये गये

• पहला प्रस्ताव बनाया गया (शब्दांकन, इसे किसने प्रस्तुत किया)
• मतदान परिणाम (सामान्यीकृत - गुप्त मतदान के मामले में, विस्तृत - रोल कॉल के मामले में)

• दूसरा प्रस्ताव रखा गया
• किए गए और अपनाए गए समायोजनों और संशोधनों को ध्यान में रखते हुए अंतिम शब्दांकन
• मतदान के नतीजे
• स्वीकृत/अस्वीकृत/संशोधन हेतु भेजा गया

सचिव के हस्ताक्षर (सचिवालय के अध्यक्ष)

बैठक के लिए सामग्री

बैठक से पहले, प्रतिभागियों को बैठक की तैयारी करने और निर्णय लेने के लिए आवश्यक सामग्री भेजी जाती है, उदाहरण के लिए, सूचना नोट, दस्तावेजों के प्रारंभिक संस्करण (योजनाएं, अनुबंध, बजट, आदि) जिन्हें बैठक में अनुमोदित करने की आवश्यकता होती है। सभी बैठक प्रतिभागियों को बैठक की तारीख, समय और स्थान, बैठक शुरू करने वाले और कार्यक्रम का आयोजन करने वाले संपर्क व्यक्ति के बारे में जानकारी भेजी जाती है। आप अपने संपर्क व्यक्ति से प्रश्न पूछ सकते हैं संगठनात्मक प्रकृति(वहां कैसे पहुंचें, पास कैसे ऑर्डर करें, कार कहां पार्क करें)। व्यक्तियों से संपर्क करने के लिए सारगर्भित प्रश्न पूछे जाते हैं, जिनका उल्लेख सामग्री में अवश्य किया जाना चाहिए। द्वारा विभिन्न सामग्रियांविभिन्न संपर्क व्यक्तियों को दर्शाया जा सकता है।

उदाहरण, नमूना प्रोटोकॉल

बैठक की तिथि, समय और स्थान: 10/01/2010 12:30 - 13:30 केंद्रीय कार्यालय। बैठक कक्ष N34.

आरंभकर्ता: महानिदेशक स्विस्टुनोवा ओल्गा वासिलिवेना

बैठक का आयोजन करने वाला व्यक्ति: सहायक महानिदेशकएरोफीव ग्रिगोरी अनातोलीयेविच ( [ईमेल सुरक्षित], विस्तार. टी. 07703)

प्रतिभागियों की सूचि

• स्विस्टुनोवा ओल्गा वासिलिवेना (सामान्य निदेशक)
• इवानोव सर्गेई सेमेनोविच (सुरक्षा सेवा के प्रमुख) ( [ईमेल सुरक्षित], विस्तार. टी. 02345)
• एरोखिन एंड्री अनातोलियेविच (सेवा प्रमुख सूचान प्रौद्योगिकी) ([ईमेल सुरक्षित], विस्तार. टी. 02455)
• ट्रिफोनोव गेन्नेडी पेत्रोविच (वित्तीय विभाग के प्रमुख) ( [ईमेल सुरक्षित], विस्तार. टी. 01003)

बैठक के सचिव: महानिदेशक ग्रिगोरी अनातोलीयेविच एरोफीव के सहायक

निम्नलिखित को बैठक में भेजा गया:

• कर्मचारी ईमेल पते बनाने के नियमों पर सुरक्षा सेवा के प्रमुख से आंतरिक ज्ञापन
• स्पैम से निपटने के उपायों पर सूचना प्रौद्योगिकी सेवा के प्रमुख के प्रस्ताव

सुरक्षा प्रमुख की रिपोर्ट

कंपनी ने कर्मचारी ईमेल पते (अंतिम नाम के शुरुआती और पहले दो अक्षर) को एन्कोड करने के नियम अपनाए हैं, जो तीसरे पक्ष को किसी भी कर्मचारी के ईमेल पते को आसानी से पहचानने की अनुमति देते हैं। इससे विभिन्न व्यावसायिक प्रस्तावों और अन्य बेकार सूचनाओं के साथ अनधिकृत ईमेल की धाराएँ प्रवाहित होती हैं।

प्रस्तुतिकरण के संबंध में कोई प्रश्न नहीं पूछा गया।

सूचना प्रौद्योगिकी सेवा के प्रमुख की रिपोर्ट

मौजूदा पतों को अस्वीकार करने का कोई विकल्प नहीं है, क्योंकि वे प्रमुख प्रतिपक्षकारों और नियामक अधिकारियों को ज्ञात हैं। मैं सभी कर्मचारियों के लिए एक और बॉक्स रखने का प्रस्ताव करता हूं ईमेल- सक्रिय पत्राचार के लिए. एन्कोडिंग विकसित करें ताकि कर्मचारी के पते को उसके पूरे नाम से पहचानना संभव न हो। मेल फ़िल्टर कॉन्फ़िगर करें ताकि पुराने पते पर मेल सख्त फ़िल्टरिंग के अधीन हो। नए पतों पर मेल फ़िल्टर करना अधिक आसान बनाया जाना चाहिए। यदि संभव हो तो, पते में परिवर्तन के बारे में प्रतिपक्षकारों को सूचित करें। यह कार्य सूचना प्रौद्योगिकी विभाग द्वारा किया जायेगा।

सवालवित्तीय विभाग के प्रमुख ने वक्ता से पूछा: क्या प्रस्तावित प्रणाली के आयोजन की लागत सूचना प्रौद्योगिकी विभाग द्वारा तय की गई है? शायद इस काम को आउटसोर्स करना अधिक कुशल होगा?

उत्तर. नहीं, मुद्दे का अध्ययन नहीं किया गया है.

टिप्पणीवित्तीय विभाग के प्रमुख: मैं निम्नलिखित शब्दों में निर्णय को मंजूरी देने का प्रस्ताव करता हूं: सूचना प्रौद्योगिकी विभाग को ईमेल पते के साथ स्थिति को ठीक करने के उपाय विकसित करने चाहिए और अपने स्वयं के और आउटसोर्सरों द्वारा उनके कार्यान्वयन की लागत के मुद्दे पर काम करना चाहिए। सबसे कम खर्चीला विकल्प अपनाएं.

उत्तर. कोई आपत्ति नहीं है.

निर्णय लिये गये

उस क्रम को बदलें जिसमें ईमेल पते एन्कोड किए गए हैं। ईमेल पते को पुरानी एन्कोडिंग में रखें, लेकिन उन्हें भेजे गए ईमेल को सख्ती से फ़िल्टर करें।

कार्य को पूरा करने के लिए, सूचना प्रौद्योगिकी विभाग पांच कार्य दिवसों के भीतर एक कार्य असाइनमेंट विकसित करेगा। अगले पाँच कार्य दिवसों के भीतर, स्वयं कार्य करने की लागत और आउटसोर्सिंग की लागत निर्धारित करें। लागत गणना के आधार पर तय करें कि कार्य कैसे किया जाएगा। 15 कार्य दिवसों के भीतर स्वयं या आउटसोर्सर्स से कार्य पूरा कराएं। निर्णय के कार्यान्वयन पर नियंत्रण सुरक्षा सेवा के प्रमुख को सौंपें।

दुर्भाग्य से, लेखों में समय-समय पर त्रुटियाँ पाई जाती हैं, उन्हें सुधारा जाता है, लेखों को पूरक किया जाता है, विकसित किया जाता है और नए लेख तैयार किए जाते हैं।

व्यावसायिक पाठ और भाषण प्रारूपों के बीच क्या अंतर हैं? औपचारिक शब्दावली...
व्यावसायिक पाठ शैली. विशेषताएँऔपचारिक शब्दावली. अधिकारी की शैली...

प्रबंधन योग्यताएँ. एक अच्छा, सफल नेता, बॉस,...
नेतृत्व कौशल. सफल होने के लिए एक नेता को क्या करने में सक्षम होना चाहिए, सम्मान...

आदेश, निर्णय, निर्देश, आदेश। नमूना, टेम्पलेट, पाठ, पंक्ति...
नमूना आदेश, निर्णय, निर्देश या अनुदेश। विस्तृत टिप्पणियाँ, समझाते हुए...

कार्य की अनुसूची, सेवाओं का प्रावधान, वितरण। रचना. मुद्दा...
अनुसूची। नमूना, प्रारूपण के लिए युक्तियाँ....

परिचय।

प्रलेखन प्रबंधन गतिविधियाँविभिन्न मीडिया पर रिकॉर्डिंग (फिक्सिंग) और पंजीकरण से संबंधित सभी प्रक्रियाओं को शामिल करता है स्थापित नियमप्रबंधन कार्यों को करने के लिए आवश्यक जानकारी। दस्तावेज़ीकरण प्राकृतिक भाषा (हस्तलिखित, टाइप किए गए दस्तावेज़, टेलीग्राम, टेलीफोन संदेश, मशीन संदेश सहित) के साथ-साथ नए मीडिया (छिद्रित कार्ड, छिद्रित टेप) का उपयोग करके कृत्रिम भाषाओं में किया जाता है। चुंबकीय टेप, कार्ड, फ़्लॉपी डिस्क, आदि)"

प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना संगठन की क्षमता और कार्यों, मुद्दों को हल करने की प्रक्रिया, अन्य संगठनों के साथ संबंधों की मात्रा और प्रकृति द्वारा निर्धारित की जाती है और दस्तावेजों की तालिका में तय की जाती है। प्रबंधन के सभी स्तरों पर प्रबंधन कार्यों के दस्तावेजीकरण के लिए नियमों की एकता को इसके उपयोग से सुनिश्चित किया जाता है राज्य व्यवस्थाप्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन (जीएसडीओयू) और एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली (यूडीएस)।

एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियाँ समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाए गए परस्पर दस्तावेज़ों का एक समूह है, जिसमें गतिविधि के एक निश्चित क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है। USD का उपयोग कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की सहायता से और इसके साथ दोनों के लिए किया जाता है पारंपरिक तरीकेसूचनाओं का प्रसंस्करण करना।

नाम, रूप और विवरण की संरचना के अनुसार प्रबंधन दस्तावेजों को यूएसडी, राज्य बजटीय शैक्षिक संस्थान की आवश्यकताओं, संगठन के नियमों (चार्टर) और अन्य का पालन करना चाहिए। नियामक दस्तावेज़, जिसमें दस्तावेज़ीकरण नियम शामिल हैं।

इसका उद्देश्य परीक्षण कार्यएक प्रोटोकॉल की अवधारणा देना, इसके डिज़ाइन के नियमों को प्रतिबिंबित करना और यह भी दिखाना है कि प्रोटोकॉल के कौन से रूप हैं।

1. एक प्रोटोकॉल की अवधारणा और उसका उद्देश्य।

प्रबंधन दस्तावेज़ों में प्रोटोकॉल का एक विशेष स्थान होता है। वे संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली का हिस्सा हैं।

मिनट्स - बैठकों, सत्रों, सत्रों, सम्मेलनों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति को रिकॉर्ड करने वाला एक दस्तावेज़

यह ध्यान में रखना होगा कि संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों में, "प्रोटोकॉल" नामक दस्तावेज़ अक्सर तैयार किए जाते हैं, लेकिन वे उपरोक्त परिभाषा के अंतर्गत नहीं आते हैं। इस प्रकार, संविदात्मक संबंधों के क्षेत्र में, इरादे के प्रोटोकॉल, असहमति के प्रोटोकॉल, अनुमोदन के प्रोटोकॉल तैयार किए जाते हैं; शेयरधारकों की आम बैठक के मुख्य दस्तावेजों में, कानून में गिनती आयोग के कार्यवृत्त आदि का नाम दिया गया है। इस प्रकार के प्रोटोकॉल कृत्यों के उद्देश्य के समान होते हैं: वे तथ्यों या घटनाओं को रिकॉर्ड और पुष्टि करते हैं।

प्रोटोकॉल किसी भी संगठन में तैयार किए जाते हैं जहां अस्थायी या स्थायी कॉलेजियम निकाय, आयोग आदि होते हैं। उनकी गतिविधि का रूप बैठकों या सभाओं में समसामयिक मुद्दों पर चर्चा करना और अक्सर मतदान द्वारा संयुक्त निर्णय लेना है।

हमारे देश में संयुक्त स्टॉक कंपनियों के आगमन के साथ, इस प्रकार के दस्तावेज़ पर ध्यान बढ़ गया है। उच्च अधिकारीएक संयुक्त स्टॉक कंपनी का प्रबंधन कॉलेजियम होता है, और प्रोटोकॉल जो उनकी गतिविधियों को दर्शाते हैं, सबसे महत्वपूर्ण प्रबंधन दस्तावेजों में से एक बन जाते हैं। हम शेयरधारकों की सामान्य बैठकों, निदेशक मंडल और प्रबंधन बोर्ड की बैठकों के कार्यवृत्त के बारे में बात कर रहे हैं। संयोग से नहीं संघीय विधान"के बारे में संयुक्त स्टॉक कंपनियाँ» और अन्य कानूनी अधिनियम इन दस्तावेज़ों की सामग्री पर विशेष ध्यान देते हैं।

2. प्रोटोकॉल तैयार करने के नियम

कार्यवृत्त - एक दस्तावेज जिसमें कॉलेजियम निकायों की बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और सत्रों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति का लगातार रिकॉर्ड होता है।

प्रोटोकॉल एक कॉलेजियम निकाय या श्रमिकों के समूह द्वारा संयुक्त निर्णय लेने की गतिविधियों को दर्शाता है। संगठनों की प्रबंधन गतिविधियों में बनाई गई बैठकों के कार्यवृत्त से, जांच के कार्यवृत्त, कुछ प्रशासनिक निकायों और सार्वजनिक व्यवस्था संरक्षण निकायों (उदाहरण के लिए, एक स्वच्छता निरीक्षक का प्रोटोकॉल, एक यातायात दुर्घटना का प्रोटोकॉल, आदि) को अलग करना आवश्यक है। .), साथ ही संविदात्मक प्रकार के प्रोटोकॉल (असहमति के प्रोटोकॉल, असहमति के समाधान के प्रोटोकॉल, मूल्य समझौते के प्रोटोकॉल, आदि)।

स्थायी और अस्थायी कॉलेजियम निकायों की बैठकें (संघीय कार्यकारी निकायों के कॉलेज, श्रम सामूहिकों की बैठकें, शेयरधारकों की बैठकें, निदेशक मंडल की बैठकें, आदि) अनिवार्य मिनटों के अधीन हैं। बैठकों की प्रगति की रिकॉर्डिंग, प्रतिलेख, ध्वनि रिकॉर्डिंग और बैठक के लिए तैयार सामग्री (रिपोर्ट के पाठ, भाषण, प्रमाण पत्र, मसौदा निर्णय, एजेंडा, आमंत्रितों की सूची, आदि) के आधार पर मिनट तैयार किए जाते हैं।

मिनट्स विचाराधीन मुद्दों पर सभी राय और किए गए सभी निर्णयों को दर्शाते हैं। कार्यवृत्त सचिव या अन्य नियुक्त व्यक्ति द्वारा रखे जाते हैं। बैठकों का नेतृत्व करने वाले अध्यक्ष और सचिव मिनटों में प्रविष्टियों की सटीकता के लिए जिम्मेदार हैं। प्रोटोकॉल के आवश्यक विवरण हैं:

· संगठन का नाम;

· दस्तावेज़ प्रकार का नाम;

· दिनांक और पंजीकरण संख्या;

· संकलन या प्रकाशन का स्थान;

· पाठ का शीर्षक;

· हस्ताक्षर.

3.प्रोटोकॉल के प्रकार

प्रोटोकॉल दो प्रकार के होते हैं: पूर्ण और संक्षिप्त।

भरा हुआ शिष्टाचारइसमें बैठकों के सभी भाषणों का रिकॉर्ड शामिल है।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल - केवल वक्ताओं के नाम और भाषण के विषय के बारे में एक संक्षिप्त नोट।

किसी बैठक में कार्यवृत्त किस प्रकार लिया जाए, इसका निर्णय कॉलेजियम निकाय के प्रमुख या संगठन के प्रमुख द्वारा किया जाता है।

प्रोटोकॉल का शीर्षक कॉलेजियम निकाय या बैठक का नाम है (बैठक के कार्यवृत्त)। प्रमाणन आयोग...; मीटिंक का विवरण...)।

संपूर्ण प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

परिचयात्मक भाग को प्रोटोकॉल के पूर्ण और संक्षिप्त रूपों में उसी तरह स्वरूपित किया जाता है। यह अध्यक्ष और सचिव के नाम, बैठक में भाग लेने वालों और आमंत्रित व्यक्तियों के नाम या कुल संख्या को इंगित करता है (यदि कई प्रतिभागी हैं, तो उनकी संख्या के संकेत के आगे एक नोट बनाया गया है - "प्रतिभागियों की सूची संलग्न है") , और एजेंडा।

उपस्थित लोगों के नाम प्रोटोकॉल में दर्ज किए जाते हैं, यदि उनमें से 15 से अधिक नहीं हैं, तो वर्णमाला क्रम में, उनके कार्य स्थान और स्थिति को दर्शाते हुए; यदि अधिक मौजूद हैं, तो एक अलग सूची संकलित की जाती है। स्थायी बैठकों और आयोगों के कार्यवृत्त उपस्थित लोगों की स्थिति का संकेत नहीं देते हैं। उपस्थित लोगों की सूची एक पंक्ति रिक्ति के साथ पूरी पंक्ति चौड़ाई में तैयार की गई है।

इस मामले में, शब्द "अध्यक्ष", "सचिव", "वर्तमान" (उद्धरण के बिना) फ़ील्ड के बाईं ओर मुद्रित होते हैं, जो शीर्षक से और एक दूसरे से दो स्थानों से अलग होते हैं।

परिचयात्मक भाग एजेंडे के साथ समाप्त होता है। एजेंडे में मुद्दों को उनकी जटिलता, महत्व और चर्चा के लिए अपेक्षित समय के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। प्रश्न नाममात्र मामले में तैयार किए जाते हैं, अरबी अंकों में गिने जाते हैं और पूर्वसर्ग "ओ", "ओब" से शुरू होते हैं। किसी प्रश्न या प्रश्नों के समूह को "विविध" शब्द से तैयार करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। प्रश्न के साथ वक्ता का नाम और उसका पद भी दर्शाया गया है।

"एजेंडा" शब्द प्रतिभागियों की सूची से दो से तीन स्थानों पर केंद्रित हैं।

एजेंडे में प्रत्येक आइटम के लिए प्रोटोकॉल के पाठ का मुख्य भाग निम्नलिखित योजना के अनुसार संरचित है: हमने सुना... बोला... निर्णय लिया (निर्णय लिया)...

"सुने गए" अनुभाग में, संक्षिप्त प्रोटोकॉल वक्ता (वक्ता) का नाम और उसके भाषण का विषय दर्शाते हैं। में पूर्ण प्रपत्रप्रोटोकॉल में प्रतिवेदक का उपनाम और आद्याक्षर, उसकी रिपोर्ट की सामग्री (संदेश, सूचना, रिपोर्ट) शामिल है। यदि रिपोर्ट का पाठ वक्ता द्वारा प्रस्तुत किया जाता है लेखन में, भाषण के विषय को इंगित करने के बाद, एक नोट बनाने की अनुमति है: "रिपोर्ट का पाठ संलग्न है।" "स्पीकिंग" अनुभाग में, संक्षिप्त प्रोटोकॉल केवल उन व्यक्तियों के नाम दर्शाते हैं जिन्होंने चर्चा में बात की थी; पूर्ण प्रोटोकॉल भी उनके भाषणों को रिकॉर्ड करते हैं, जिसमें वक्ता के प्रश्न भी शामिल होते हैं। यदि आवश्यक हो तो वक्ता के नाम के बाद उसका पद दर्शाया जाता है। "निर्णय लिया गया" अनुभाग में, किया गया निर्णय दर्ज किया जाता है, जिसे दोहरी व्याख्या से बचने के लिए संक्षिप्त, सटीक और संक्षिप्त रूप से तैयार किया जाता है। निर्णय के साथ, "पक्ष", "विरुद्ध", "विरुद्ध" डाले गए वोटों की संख्या, साथ ही उन व्यक्तियों की सूची भी दर्शाई गई है जिन्होंने मतदान में भाग नहीं लिया। निर्णय में एक या कई बिंदु हो सकते हैं, उन्हें महत्व के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, उनमें से प्रत्येक को क्रमांकित किया जाता है।

एजेंडा के अनुसार "सुने गए" शब्द से पहले एक नंबर रखा जाता है। शब्द "सुने गए", "बोले गए", "निर्णय किए गए" शब्द बाएं हाशिये से बड़े अक्षरों में मुद्रित होते हैं और एक कोलन के साथ समाप्त होते हैं। "सुने गए", "बोले गए", "निर्णय लिया गया" अनुभागों का पाठ लाल रेखा से 1.5 पंक्ति अंतर के साथ मुद्रित किया जाता है। वक्ताओं के प्रत्येक उपनाम और आद्याक्षर को नाममात्र मामले में एक नई पंक्ति पर मुद्रित किया जाता है, भाषण की रिकॉर्डिंग को एक हाइफ़न द्वारा उपनाम से अलग किया जाता है।

किसी सभा या बैठक में भाग लेने वाला कोई व्यक्ति विशेष राय प्रस्तुत कर सकता है निर्णय लिया गया, जो एक अलग शीट पर प्रस्तुत किया गया है और प्रोटोकॉल से जुड़ा हुआ है। निर्णय दर्ज होने के बाद असहमतिपूर्ण राय का अस्तित्व मिनटों में दर्ज किया जाता है।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल के पाठ में भी दो भाग होते हैं। परिचयात्मक भाग पीठासीन अधिकारी (अध्यक्ष) के प्रारंभिक और उपनामों के साथ-साथ बैठक में उपस्थित व्यक्तियों के पदों, प्रारंभिक और उपनामों को इंगित करता है।

शब्द "वर्तमान" को बाएं हाशिये से मुद्रित किया गया है, रेखांकित किया गया है, और शब्द के अंत में एक कोलन रखा गया है। नीचे उपस्थित लोगों के कार्य शीर्षक, आद्याक्षर और उपनाम दिए गए हैं। नौकरी के शीर्षक सामान्य रूप से दर्शाए जा सकते हैं। उपस्थित लोगों के बहु-पंक्ति कार्य शीर्षक 1 पंक्ति रिक्ति के साथ दर्शाए गए हैं। सूची को प्रोटोकॉल के मुख्य भाग से एक ठोस रेखा द्वारा अलग किया जाता है।

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग में विचाराधीन मुद्दे और उन पर लिए गए निर्णय शामिल हैं। प्रश्न का नाम रोमन अंक से क्रमांकित है और पूर्वसर्ग "ओ" ("अबाउट") से शुरू होता है, जो फ़ॉन्ट आकार संख्या 15 में केंद्र में मुद्रित होता है और अंतिम पंक्ति के नीचे एक पंक्ति के साथ रेखांकित होता है। इस मुद्दे पर चर्चा के दौरान बोलने वाले अधिकारियों के नाम पंक्ति के नीचे दर्शाए गए हैं। अंतिम नाम 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं। फिर मुद्दे पर लिए गए फैसले का संकेत दिया जाता है.