Regulamentul de activitate al secretarului. Descrierea postului

Descrierea postului Secretarul conține cerințe pentru calificarea unui angajat, stabilește procedura de subordonare, numire și concediere a acestuia. Documentul descrie responsabilitățile funcționale, drepturile angajatului și responsabilitățile acestuia. Atribuțiile secretarului sunt determinate de specificul organizației.

Exemplu de fișă tipică a postului pentru secretarul unui manager

eu. Prevederi generale

1. Secretarul face parte din categoria „interpreți tehnici”.

2. Secretarul raportează direct directorului general/șefului unității structurale.

3. Numirea sau demiterea unui secretar se realizează prin ordin director general.

4. În funcția de secretar este numită o persoană cu cel puțin studii medii și cel puțin un an de experiență într-o funcție similară.

5. În absența secretarului, îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile sunt transferate altui funcționar, așa cum este raportat în ordinul organizației.

6. Secretarul trebuie să știe:

7. Secretarul în activitatea sa este îndrumat de:

  • Carta organizatiei;
  • legislația Federației Ruse;
  • regulile interne reglementările muncii, alte acte de conducere ale organizației;
  • comenzi și instrucțiuni de la conducere;
  • această fișă a postului.

II. Responsabilitatile postului de secretar

Secretarul îndeplinește următoarele atribuții funcționale:

1. Primește vizitatori.

2. Primește și transmite către manager documente și declarații personale spre semnare.

3. Primește corespondența trimisă managerului spre considerare. Conform prin decizieîl trimite unităților structurale sau anumitor persoane pentru a fi utilizat în activitatea lor.

4. Efectuează comunicarea folosind mijloace de comunicare, înregistrează și transmite informații oficiale către manager.

5. Desfășoară activități legate de suport tehnic și organizatoric pentru activitatea managerului.

6. Întocmește cereri, scrisori și alte documente în numele managerului.

7. Implicat in pregatirea intalnirilor si intalnirilor organizate de manager. Colectează informațiile necesare, înregistrează, informează participanții despre locul, ora întâlnirii și ordinea de zi. Conduce și întocmește procesele verbale ale întâlnirilor.

8. Organizează deplasări de afaceri pentru manager: cumpără bilete, închiriază transport, spații.

9. Monitorizează implementarea de către angajați a organizării instrucțiunilor și comenzilor din partea conducerii.

10. Formeaza dosare, asigura siguranta documentelor, le transfera in arhiva in termenele stabilite.

11. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale managerului.

III. Drepturi

Secretarul are dreptul:

1. Acceptați decizii independenteîn limitele competenţei sale.

2. Nu începeți să vă exercitați puterile dacă există un pericol pentru viață sau sănătate.

3. Solicită conducerii să creeze condiții normale pentru îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale, siguranța bunurilor materiale și a documentelor.

4. Primiți informații oficiale în întregime pentru a-și îndeplini atribuțiile.

5. Trimiteți propuneri de raționalizare către management pentru îmbunătățirea activităților organizației și a propriei activități.

6. Informați managerul despre deficiențele identificate în activitățile organizației, faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

7. Primește de la angajații diviziilor structurale materialele necesareși explicații ale motivelor încălcării termenelor limită și calitatea executării sarcinilor și instrucțiunilor de management.

IV. Responsabilitate

Secretarul este responsabil pentru:

1. Efectuarea reprezentării neautorizate a intereselor și întâlnirilor organizației.

2. Rezultatele deciziilor luate, acțiuni proprii.

3. Efectuarea necorespunzătoare a îndatoririlor sale oficiale.

4. Încălcarea cerințelor documentelor de conducere ale organizației.

5. Manipularea ilegală a informațiilor personale, transfer de informații confidențiale, secrete comerciale.

6. Cauzarea de daune organizației, angajaților acesteia, contractorilor sau statului.

7. Încălcarea cerințelor disciplina muncii, reglementări interne de muncă, standarde de siguranță, protecție împotriva incendiilor.

8. Încălcarea etichetei și a standardelor de comunicare în afaceri.

Secretarul ședinței de judecată

Secretarul instanței este funcționar public și lucrează numai în instanțe. El asigură munca documentară a judecătorului, procese și participă la ședințe. Acest funcționar îndeplinește următoarele responsabilități funcționale:

1. Colectează și pregătește materialele de caz pentru a fi luate în considerare la o ședință de judecată.

2. Păstrează procesul-verbal al ședinței de judecată.

3. Pregătește și trimite citații, convoacă participanții la ședință.

4. Pregătește cauzele în justiție în conformitate cu cerințele legale.

Grefier secretar

Secretarul grefier este un funcționar care gestionează fluxul de documente al organizației. Sarcinile sale includ:

1. Conducerea convorbirilor telefonice si lucrul cu clientii.

2. Monitorizarea indeplinirii la timp a obligatiilor consemnate in documente.

3. Înregistrarea și prelucrarea corespondenței.

4. Traducerea documentelor și a corespondenței dintr-o limbă străină.

5. Mentinerea unei arhive de documente.

Ele reprezintă partea principală a instrucțiunilor de implementare activitate de muncă pentru un post desemnat. Pe lângă o listă cu anumite recomandări care trebuie urmate, un astfel de document conține informații despre cerințele, drepturile, domeniul de responsabilitate al secretarului, precum și prevederile generale de muncă. Nu trebuie să presupunem că așa poziție profesională este simplu și nu necesită luarea în considerare a anumitor nuanțe.

Responsabilitati generale

În primul rând, trebuie să înțelegeți care sunt responsabilitățile clasice, unificate, ale unei secretare. Pe scurt, acestea pot fi rezumate ca următoarele recomandări obligatorii:

Cerințe de cunoștințe

Responsabilitățile unui angajat pot varia ușor în funcție de specializarea sa principală. Cu toate acestea, indiferent de aceasta, cunoștințele în următoarele domenii pentru această poziție vor fi utile și foarte utile:

  • Fundamentele legislației muncii și administrative.
  • Standarde generale de etică și etichetă în afaceri.
  • Bazele muncii de birou.
  • Măsuri de siguranță.
  • Reguli de lucru cu calculatoare, săli de recepție și negociere, precum și echipamente de birou.
  • Protecția muncii.
  • Cerințe pentru efectuarea corespondenței de afaceri.

Printre altele, este imposibil să îndeplinești în mod corespunzător sarcinile unui secretar fără cunoștințe despre fundamentele interne ale întreprinderii, procedurile de operare, documente de reglementare si multe altele.

Responsabilitățile unui asistent manager

Responsabilitățile postului de secretar al managerului nu sunt foarte diferite de cerințe generale dat mai sus. De asemenea, primește și transmite corespondența, copiază și arhivează documentele, controlează comunicarea comenzilor managerului către persoanele responsabile, efectuează actele necesare și asigură achiziționarea de bunuri prioritare. Printre altele, un astfel de specialist trebuie să fie capabil să:


De regulă, astfel de responsabilități de serviciu ale secretarului managerului pot fi îndeplinite atât de persoane cu studii superioare, cât și de studii medii. învăţământul profesional. În acest ultim caz, un avantaj semnificativ este deținerea de cel puțin 2 ani de experiență în profesie.

Drepturi de secretar

Trebuie amintit că nu numai responsabilitățile de serviciu ale secretarului îi determină munca, desigur, și anumite drepturi; Astfel, acestea includ posibilitatea de a vă familiariza cu proiectele de lucru și dreptul de a face propuneri raționale în cadrul fișei postului dumneavoastră. În plus, la identificarea deficiențelor din competența sa, secretarul are dreptul de a atrage atenția managerului asupra acestor aspecte.

Cerințe pentru activitățile unui funcționar

Responsabilitățile postului unui secretar de birou, de regulă, diferă ușor de cele descrise mai sus. În același timp, asistentul managerului trebuie să susțină în primul rând activitățile superiorilor săi, în timp ce funcționarul este concentrat mai ales pe documente. În instrucțiuni activitatea muncii Trebuie incluse următoarele aspecte:


Cerințe pentru activitățile unui secretar de instanță

Schimbări mult mai semnificative includ responsabilitățile postului de secretar al instanței. De regulă, acești specialiști sunt implicați direct în desfășurarea și înregistrarea ședințelor de judecată. În plus, ei pregătesc scrisori, cereri și alte documente și pot cita persoane care participă la dezbateri judiciare. O astfel de muncă activă poate fi efectuată de o persoană fie cu o diplomă universitară, fie cu o diplomă incompletă. studii superioare, fără experiență de lucru relevantă. De regulă, acest post este ales de tinerii bărbați și femei care doresc să dobândească experiență în domeniul judiciar și să-și continue cariera în domeniul dreptului.

Unii pot crede că un astfel de post vacant nu necesită cunoștințe specialeși aptitudini, așa că se va potrivi multora, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Ce altceva mai face un grefier? Responsabilitățile sale de serviciu includ:

  • Respectarea Constituției, Legile federaleși orice alte reglementări și ordine.
  • Executarea instructiunilor de la un judecator sau alte persoane autorizate.
  • Interacțiunea cu alți angajați ai structurii judiciare pentru rezolvarea problemelor de competența secretarului.

Informații generale

Atribuțiile postului de secretar-grefier, asistent manager și angajaților instanței sunt reglementate de un document special numit fișa postului. Prezența acestuia în orice companie este obligatorie, deoarece conform listei de reguli specificate angajatul înțelege ce acțiuni trebuie să efectueze și care nu. Un astfel de document este elaborat și compilat cu participarea echipei de management și conține în mod necesar astfel de subsecțiuni precum prevederi generale, drepturile și obligațiile, domeniul de responsabilitate, relațiile dintre angajații din cadrul companiei, precum și aplicațiile necesare.

Document: Ce ar trebui să poată face o secretară

Ce ar trebui să poată face o secretară

Nici un singur manager al unei companii mai mult sau mai puțin serioase nu se poate lipsi de o secretară. Cele mai importante fluxuri de informații converg spre el și totuși în lumea modernăÎn primul rând, acele întreprinderi care gestionează mai eficient fluxurile de informații câștigă competiția. Deci, acest angajat modest joacă un rol mult mai semnificativ decât se crede în mod obișnuit și, în anumite privințe, poate, decisiv pentru soarta întregii întreprinderi.

O secretară modernă nu este doar o „fată la telefon” care îi servește periodic cafeaua șefului, ea este un adevărat dispecer al întregii întreprinderi. Ea trebuie să-și amintească o mulțime de fapte și cifre, să planifice rațional orele de lucru- proprii și managerul (și adesea adjuncții săi), desfășoară cu competență munca de birou. Plus capacitatea de a găsi abordarea corectăși intonația corectă într-o conversație cu cei mai mulți oameni diferiti- pornind de la un simplu muncitor (al carui vocabular limitat la o duzină de cuvinte, dintre care doar jumătate pot fi pronunțate în societatea politicoasă) și se termină cu un profesor extrem de inteligent de la un institut de cercetare prietenos.

Și, în același timp, trebuie să rămâi mereu elegant, fermecător și prietenos: la urma urmei, secretara este chipul companiei.

Postul de secretar este în mod tradițional unul feminin, deși istoria ne-a vorbit despre mulți secretari de sex masculin legendari (să spunem că niciunul dintre ei oameni de stat epoca lui Stalin nu a ignorat figura lui Poskrebyshev, secretarul personal al lui Stalin, în memoriile sale). Adevărat, acum bărbații se găsesc din ce în ce mai mult în această poziție, dar „egalitatea de gen” completă este încă departe. Și femeile, sincer vorbind, datorită particularităților minții și caracterului lor, sunt mai potrivite pentru îndeplinirea funcțiilor de secretariat.

Ce ar trebui să știe și să poată face o secretară? Cu toate acestea, aceasta este a doua întrebare. În primul rând, ar trebui să vă gândiți la ce calități personale ar trebui să aibă o persoană care aplică pentru acest loc de muncă. Să încercăm să desenăm o imagine a unei secretare ideale. Deci, este foarte de dorit ca el (ea) să posede astfel de calități precum:

O memorie bună;

Capacitatea de a vă schimba rapid atenția;

Capacitatea de a lua decizii independente;

Nivel ridicat de rezistență la stres;

Punctualitate;

Capacitatea de a efectua lucrări monotone;

Performanţă;

Precizie;

Abilitatea de a-ți planifica timpul de lucru și de a prioritiza sarcinile;

Amabilitate (crede-mă, aceasta este o calitate importantă: poți „auzi” un zâmbet nesincer chiar și atunci când vorbești la telefon);

Abilitatea de a comunica cu persoane din diferite grupuri sociale;

Abilitățile unui psiholog, „simțul unui șef”.

La aceasta, desigur, trebuie să adăugați orală competentă și discurs scris combinat cu reprezentant aspect. Dacă compania este implicată activ activitatea economică externă, la număr calitati necesare secretarul trebuie să includă și proprietatea limba straina(limbi) în măsura determinată de specificul întreprinderii.

După cum puteți vedea, găsirea unui candidat potrivit pentru funcția de secretar nu este o sarcină ușoară. Nu toată lumea poate face munca de secretariat: unii sunt complet neliniștiți de mustrarea oricărui șef, unii au în mod clar umflat stima de sine și își percep munca ca pe o favoare și există mulți solicitanți care sunt ferm convinși că toate sarcinile de secretariat se rezumă la a servi periodic. cafeaua șefului și „creați condiții confortabile”.

Desigur, calificările necesare sunt dobândite cu experiență, astfel încât întreprinderile de renume, atunci când fac publicitate pentru posturi vacante de secretar, adesea limitează vârsta solicitanților (de exemplu, nu mai puțin de 30-35 de ani). Dar există un alt pericol aici: s-ar putea dovedi că este mai dificil să recalificați un nou angajat cu experiență vastă decât să antrenezi o fată de 20 de ani „de la zero”.

Dar a fost găsită o persoană potrivită, iar acum este necesar să-l inițiezi în complexitatea lucrării. Principalele responsabilități ale secretarului sunt consemnate în instrucțiunile de lucru (un exemplu este dat mai jos). De asemenea, precizează cerințele pentru calificări și competențe pur tehnice (cum ar fi capacitatea de a lucra pe un computer, de a manipula un fax și alte echipamente de birou, tastare rapidă sub dictare etc.).

Cu toate acestea, munca unui secretar are multe caracteristici care nu pot fi notate în instrucțiunile de lucru. Pentru a evita insultele reciproce și reproșurile nemeritate, este recomandabil să instruiți imediat secretarul despre astfel de caracteristici. De exemplu, îi va fi util să știe:

1. Cum să te prezinți la telefon? Conform etichetei, se obișnuiește să se numească compania și apoi să se salute, dar în practică, mulți manageri, din motive de securitate, nu permit rostirea numelui companiei.

2. Care este ierarhia formală și reală a angajaților din companie? Trebuie să execut instrucțiuni de la alți angajați și, dacă da, în ce ordine?

3. Cum să „filtrați” apelurile telefonice? Cu cine ar trebui să te conectezi în orice moment și cu cine nu ar trebui să te conectezi niciodată?

4. Care este procedura de primire a vizitatorilor? Cine poate accesa managerul oricând, fără programare și fără raport?

5. Care este „ritualul” servirii ceaiului și cafelei? Ce și când preferă managerul? Când ar trebui să fie oferită o ceașcă de ceai sau cafea vizitatorilor?

6. Care este programul aproximativ de lucru pentru un manager?

7. Când se încheie efectiv munca secretarei - la o oră strict stabilită sau după plecarea managerului?

În următoarele numere ale săptămânalului nostru vom vorbi mai detaliat despre unele dintre nuanțele „tehnologiei” activității de secretariat. Și acum - instructiuni de lucru. Vă reamintim că acesta este doar un eșantion pe care îl puteți modifica la discreția dvs., adăugând puncte care credeți că lipsesc și eliminați-le pe cele inutile. Și nu uitați să vă familiarizați secretara cu aceste instrucțiuni împotriva semnăturii.

Alena Myshkina,
avocat

Serghei Koval,
avocat

„Sunt de acord”
__________________ (_________________)
(semnătură) (nume complet)
Director
_____________________________________
(numele întreprinderii, organizației)
„____” ____________ 200__

Instructiuni de lucru pentru secretara managerului

I. Prevederi generale

1. Această instrucțiune de lucru definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile secretarului managerului (denumit în continuare secretar).

2. Secretarul este angajat și concediat prin ordin al conducătorului întreprinderii, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Ucrainei și legislația în vigoare a muncii.

3. Secretarul raportează direct conducătorului întreprinderii.

II. Cerințe de calificare

Secretara trebuie sa stie:

1. Managementul întreprinderii și al diviziilor acesteia.

2. Organizarea și conținutul activității directorului întreprinderii.

3. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, reglementări, instrucțiuni și alte materiale privind păstrarea evidenței.

4. Reguli de proiectare scrisori de afaceri folosind formulare standard.

5. Reguli de prelucrare a informațiilor orale și scrise (documentare).

6. Reguli de funcționare a echipamentelor informatice și a sistemelor de comunicații.

7. Procese tehnologice prelucrarea informațiilor, instrucțiuni de lucru, programe, machete, reglementare și materiale didactice privind tehnica și succesiunea operațiilor în sisteme informatice(rețele).

8. Cerințe tehnice la discuri magnetice și laser, alte medii de stocare utilizate, hârtie, consumabile pentru imprimantă și fax.

9. Reguli de ortografie și punctuație (pentru rusă și limbi ucrainene), au abilități de tastare de mare viteză.

10. Limba engleză* în măsura necesară pentru muncă.

11. Discursul de afaceri și etica relațiilor oficiale.

12. Reglementări interne de muncă.

13. Fundamentele legislaţiei muncii, organizarea muncii.

14. Norme și reglementări privind protecția muncii.

III. Sarcini și responsabilități

Secretarul este obligat:

1. Execută functii tehnice sa asigure si sa intretina munca conducatorului intreprinderii.

2. Lucrați cu informațiile și documentele necesare conducerii, conducerii și interacțiunii unităților structurale.

3. Primiți informații de la departamente sau interpreți, necesar managerului, sunați lucrătorii în numele lui.

4. Furnizați locul de munca cap papetărie, creați conditii favorabile pentru munca lui productivă.

5. Trimiteți și primiți informații prin fax, e-mail etc.

6. Organizați convorbiri telefonice ale managerului, primiți și transmiteți mesaje telefonice, înregistrați mesajele primite în timpul absenței managerului și aduceți-i în atenție conținutul.

7. Organizați pregătirea ședințelor și ședințelor ținute de manager (strângeți materialele necesare, anunțați participanții despre ora, locul și ordinea de zi a ședinței sau ședinței, păstrați înregistrarea etc.), întocmește procese-verbale.

8. Efectuează munca de birou, primește corespondența primită în numele managerului, o sistematizează în conformitate cu procedura adoptată la întreprindere și o transferă, după examinarea acesteia de către manager, către departamente sau interpreți specifici.

9. Monitorizați progresul executării ordinelor luate sub control, determinați motivele executării lor intempestive și informați în permanență managerul despre acest lucru.

10. Cunoașteți locația oficialilor de conducere ai companiei și a altor angajați cheie (conform listei).

11. În conformitate cu instrucțiunile managerului, organizați munca vehiculelor oficiale, comandați transportul terților dacă este necesar și, de asemenea, asigurați comanda biletelor pentru trenuri, avioane etc. pentru conducerea întreprinderii în cazul unei călătorie de afaceri.

12. Acceptați documentele și declarațiile personale ale angajaților pentru semnare de către manager.

13. Organizați primirea vizitatorilor, facilitați luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

14. Formează dosare, asigură păstrarea și clasarea acestora în arhivă în termenul stabilit.

15. Observați cerințele necesare la securitatea computerelor. Actualizați bazele de date antivirus în timp util, verificați toate fișierele primite pentru viruși în timpul lucrului și nu permiteți lucrul pe Internet sau local retea de calculatoare fără software antivirus activat.

16. Nu permiteți instalarea de software fără licență pe computer softwareși orice programe care nu au legătură cu îndeplinirea directă a atribuțiilor oficiale. Instalarea oricărui program trebuie să fie autorizată de șeful întreprinderii sau de administratorul de sistem al rețelei de calculatoare.

17. Raportați angajatului responsabil despre toate abaterile detectate în funcționarea echipamentelor informatice, virușii detectați, precum și programele instalate neautorizat pe computer în lipsa secretarei.

18. Păstrați secretele comerciale și luați măsuri pentru a le proteja:

18.1. Nu lăsați niciun document nesupravegheat, inclusiv cele de pe suporturi magnetice și laser, nu le scoateți din întreprindere fără permisiunea managerului, nu le transferați altor persoane, nu faceți copii în mod inutil.

18.2. Nu dezvăluiți colegilor de muncă informații care nu au legătură directă cu responsabilitățile lor.

18.3. Nu dezvăluiți informații referitoare la mijloace tehnice prelucrarea și stocarea informațiilor, inclusiv computere (parole, coduri, nume și locații ale fișierelor și directoarelor, conținutul acestora) și interzicerea accesului persoanelor fără acces și străinilor.

19. Îmbunătățiți constant abilitățile și obiceiurile de lucru.

20. Execută sarcini oficiale individuale ale managerului.

Secretarul are dreptul:

1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale șefului întreprinderii referitoare la activitățile sale.

2. Trimite propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile sale pentru a fi luate în considerare de către conducerea întreprinderii.

3. Informați șeful întreprinderii despre toate deficiențele identificate în activitățile întreprinderii și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.

4. Cere și primește personal sau în numele directorului întreprinderii de la șefii diviziilor structurale și de la specialiști informațiile și documentele necesare.

5. Cere asistență de la conducerea întreprinderii în îndeplinirea atribuțiilor lor oficiale.

V. Responsabilitate

Secretarul este responsabil:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea obligațiilor oficiale prevăzute în aceste instrucțiuni - în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Ucrainei.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele stabilite de legislația civilă, administrativă și penală în vigoare a Ucrainei.

3. Pentru daune aduse întreprinderii daune materiale- în limitele stabilite de legislația civilă în vigoare și legislația muncii a Ucrainei.

4. Pentru divulgarea secretelor comerciale - răspundere penală conform art. 232 din Codul penal al Ucrainei.

VI. Relații

1. În absența secretarului, atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în în modul prescris. Această persoană dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor care i-au fost atribuite.

2. Pentru îndeplinirea atribuțiilor și exercitarea drepturilor, secretarul interacționează:

2.1. De la _____________________ pentru întrebări: ______________________

2.2. De la _____________________ pentru întrebări: ______________________

Şeful unei unităţi structurale.

Secretar – denumire colectivă diverse tipuri poziții cu seturi diferite responsabilități funcționale. De regulă, secretarele sunt specialiști care asigură muncă oficial, organism sau instituție. Pe baza acestor sarcini se formulează responsabilitățile specifice postului de secretar.

Din articol vei afla:

Termenul colectiv „secretar” poate fi înțeles ca secretar al unui manager sau al altui funcționar, un grefier, un secretar de instanță, un secretar adunarea generală actionarii sau membrii societatii si alte tipuri de specialisti tehnici.

Orice organizație cu un flux de documente de ieșire și de intrare, personal și o ierarhie a organelor de conducere are nevoie secretar. El este cel care preia funcționalitatea de a asigura fluxul de documente și activitățile managerului. In functie de marime persoană juridică ar putea fi creat un întreg serviciu de secretariat. În plus, funcționalitatea acestui specialist se poate extinde la întreaga companie în ansamblu sau poate fi „atașată” unui anumit manager (organ executiv unic sau șef al unei unități structurale - conducere, departament, sucursală, reprezentanță etc.) .

Titlul specific al postului este reflectat în masa de personal companiilor. În funcție de punctele de mai sus, se construiesc și funcții de muncă. Functionalitatea secretarei este fixata in fisa postului. De ce este important să formulați responsabilitățile postului secretarului în detaliu și cât mai complet posibil? Pentru ca un angajat în această poziție să înțeleagă întreaga gamă a lui responsabilități de muncă pentru a evita neînțelegerile între angajator și angajat și pentru a reduce riscurile de conflicte de muncă. Uneori apare întrebarea dacă acest specialist ar trebui să se asigure că organizația are articole de papetărie, articole produse chimice de uz casnic si alte lucruri necesare functionarii oricarei companii.

Răspunsul aici este evident - trebuie să te uiți la fișa postului, unde responsabilitățile postului de secretar.

Desigur, funcționalitatea specialiștilor cu diferite titluri de post va fi diferită.

Responsabilitățile postului de secretar al managerului

ÎN Director de calificare posturile de manageri, specialiști și alți angajați, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 21 august 1998 N 37, există o descriere a funcției de „secretar al managerului”. La crearea unei secțiuni despre responsabilități, poate fi luată ca bază descrierea funcționalității din cartea de referință. Deci, dacă generalizăm, atunci responsabilitățile de serviciu ale secretarului managerului se rezumă la următoarele:

acceptă corespondența adresată managerului, precum și solicitările scrise adresate șefului angajaților companiei - memorii, declarații, memorii, rapoarte;

pregătirea documentelor necesare activității managerului, inclusiv utilizarea computerului, copierea și alte echipamente de birou;

monitorizarea luării în termen și transmiterii de către direcțiile structurale și executanții a documentelor care le-au fost transferate în vederea executării;

verificarea corectitudinii proiectelor de documente transmise managerului spre semnare;

pregătirea ședințelor și conferințelor cu managerul (colectarea materialelor, anunțarea angajaților despre ora și locul ședinței, ordinea de zi), întocmirea proceselor verbale de ședințe;

organizarea convorbirilor telefonice ale managerului, primirea și înregistrarea informațiilor primite, organizarea primirii vizitatorilor;

întocmirea dosarelor în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigurând siguranța acestora și transferarea în arhivă.

Astfel, responsabilitățile de bază ale postului de secretar al managerului se reduc la suport organizatoric și tehnic pentru munca sa.

Dacă la responsabilitățile de bază enumerate se adaugă și altele, pe baza specificului unei anumite persoane juridice, atunci acestea trebuie să fie înregistrate și în fișa postului curent.

Citeste si:

  • Calități personale și profesionale importante ale unei secretare

Un astfel de angajat raportează direct managerului. Pentru a îndeplini cu succes funcționalitatea, atât de bază, cât și suplimentară, acest specialist trebuie să aibă anumite abilități și cunoștințe. De exemplu, sunt necesare cunoștințe:

structura organizatorica a firmei

organizarea muncii de birou și procedurile de flux de documente

reguli de lucru cu echipamente de birou și echipamente de comunicații

software de aplicație

etica în afaceri și abilitățile de comunicare în afaceri

normele de protecție a muncii, legislația de bază a muncii și alte abilități și competențe.

Un secretar competent, educat, plin de tact, colectiv și competent este o mană cerească pentru un manager. Astfel de specialiști nu numai că facilitează în mod semnificativ organizarea muncii superiorului imediat, ci și construiesc fluxul de documente necesar pentru întreaga companie în ansamblu. Și adesea secretarul este „fața” organizației, păstrătorul tradițiilor sale, un asistent indispensabil pentru toti angajatii.

Responsabilitățile postului de secretar de serviciu

Un astfel de specialist nu este „atașat” unui anumit manager, ci îndeplinește funcții necesare pentru întreaga companie în ansamblu. De regulă, munca lui se reduce la menținerea fluxului de documente al organizației. În general, responsabilitățile postului unui secretar de funcționar pot arăta astfel:

  • înregistrarea și prelucrarea corespondenței, dirijarea fluxului de documente în conformitate cu regulile și obiceiurile aprobate ale întreprinderii;
  • asigurarea inregistrarii, contabilitatii, sistematizarea, stocarea intregii mase de documente - interne, de intrare, de iesire;
  • menținerea unei arhive, urmărirea implementării articolelor aprobate;
  • redactarea documentelor, editarea acestora, organizarea semnarii de catre manager;
  • colaborarea cu servicii poștale și de curierat;
  • lucrați la realizarea de copii, cusături, inventare de arhivă, pregătirea certificatelor și rapoartelor și alte funcții.

Acest set de funcții de muncă poate conține nu numai funcția de secretar-grefier, ci și secretar-referent, funcționar, asistent personal, arhivar, specialist în lucrul cu documentație etc. Descrierea postului unui anumit angajat întreprindere specifică poate conține și alte responsabilități, care în orice caz ar trebui să se reflecte în fișa postului.

Când descrieți responsabilitățile postului unui secretar de serviciu, puteți lua ca bază funcțiile descrise în Manualul de calificare pentru posturile de secretar-dactilograf, secretar-stenograf. Deși în forma lor pură, astfel de poziții nu mai sunt relevante din cauza dezvoltării tehnologiei informatice și a echipamentelor de birou. Iar unele sarcini de secretară pot fi acum îndeplinite chiar și de la distanță, fără prezență constantă în birou.