Maelezo ya kazi ya Katibu wa Kanisa. Maelezo ya kazi ya Katibu

Katibu shirika lolote linahitaji, na kwa hiyo, maelezo ya kazi ya katibu ni muhimu kwa kila kampuni. Ni muhimu kufafanua wazi majukumu ya kazi ya katibu, ambayo sio mdogo kuchukua simu na tabasamu tamu. Tunakupa mfano wa maelezo ya kazi kwa katibu mkuu - mkurugenzi mkuu, mkuu wa idara, mkurugenzi wa tawi, nk.

Maelezo ya kazi katibu

IDHINISHA
Mkurugenzi Mtendaji
Jina la mwisho I.O. _______________
"______"_____________ G.

1. Masharti ya jumla

1.1. Katibu ni wa kikundi cha wasanii wa kiufundi.
1.2. Katibu anateuliwa kwa nafasi hiyo na kufukuzwa kutoka kwa agizo la mkurugenzi mkuu wa kampuni.
1.3. Katibu anaripoti moja kwa moja kwa mkurugenzi mkuu/mkuu wa kitengo cha kimuundo cha kampuni.
1.4. Wakati wa kutokuwepo kwa katibu, haki na majukumu yake huhamishiwa kwa afisa mwingine, ambayo inatangazwa kwa utaratibu wa shirika.
1.5. Mtu anayekidhi mahitaji yafuatayo anateuliwa kwa wadhifa wa katibu: elimu - ya juu, isiyo kamili ya juu au ya sekondari maalum, uzoefu wa kazi kama hiyo kutoka miezi sita, ujuzi wa vifaa vya ofisi (faksi, mwiga, skana, printa), programu. Ofisi ya Microsoft(Neno, Excel).
1.6. Katibu anaongozwa katika shughuli zake na:
- vitendo vya kisheria vya Shirikisho la Urusi;
- Mkataba wa kampuni, Sheria za ndani ratiba ya kazi, wengine kanuni makampuni;
- maagizo na maagizo ya usimamizi;
- maelezo haya ya kazi.

2. Majukumu ya Kazi katibu

Katibu hufanya kazi zifuatazo:
2.1. Hufanya kazi juu ya usaidizi wa shirika na kiufundi wa shughuli za kiutawala na kiutawala za mkuu.
2.2. Inapokea barua zinazoingia kwa kuzingatiwa na mkuu, huihamisha kwa mujibu wa uamuzi kwa mgawanyiko wa miundo au mkandarasi maalum kwa ajili ya matumizi katika mchakato wa kazi au maandalizi ya majibu.
2.3. Inakubali hati na taarifa za kibinafsi kwa saini ya kichwa.
2.4. Majibu kwa simu, kunasa na kupitisha taarifa rasmi kwa kichwa, kupanga mazungumzo ya simu ya kichwa.
2.5. Kwa niaba ya mkuu, yeye huchota barua, maombi, na hati zingine.
2.6. Hufanya kazi ya utayarishaji wa mikutano na mikutano inayofanywa na mkuu (kukusanya nyenzo muhimu, kuwajulisha washiriki wakati na mahali pa mkutano, ajenda, usajili wao), kudumisha na kuandaa kumbukumbu za mikutano na mikutano.
2.7. Inafanya udhibiti juu ya utekelezaji na wafanyikazi wa biashara ya maagizo na maagizo yaliyotolewa, na pia kufuata tarehe za mwisho za utekelezaji wa maagizo na maagizo ya kichwa yaliyochukuliwa chini ya udhibiti.
2.8. Hutoa mahali pa kazi meneja na njia muhimu za teknolojia ya shirika, vifaa vya kuandika, hutengeneza hali zinazofaa kazi yenye ufanisi kiongozi.
2.9. Inapanga mapokezi ya wageni, inachangia kuzingatia kwa haraka maombi na mapendekezo ya wafanyakazi.
2.10. Huunda kesi kwa mujibu wa nomenclature iliyoidhinishwa, inahakikisha usalama wao na tarehe za mwisho inawasilisha kwenye kumbukumbu.
2.11. Inapanga safari za biashara za kichwa: maagizo ya tikiti za ndege na reli, hoteli za vitabu.
2.12. Hufanya kazi rasmi za kibinafsi za msimamizi wake wa karibu.

3. Haki za katibu

Katibu ana haki:
3.1. Pokea habari, pamoja na habari ya siri, kwa kiwango kinachohitajika kutatua kazi uliyopewa.
3.2. Kutoa usimamizi na mapendekezo ya kuboresha kazi zao na kazi ya kampuni.
3.3. Omba kibinafsi au kwa niaba ya mkuu kutoka kwa mgawanyiko wa biashara na wataalam wengine habari na hati muhimu kwa utekelezaji wa majukumu yake.
3.4. Inahitaji usimamizi kuunda hali ya kawaida kwa utendaji wa kazi rasmi na usalama wa hati zote zinazotokana na shughuli za kampuni.
3.5. Fanya maamuzi ndani ya uwezo wako.

4. Wajibu wa katibu

Katibu anawajibika:
4.1. Kwa kutofanya kazi na / au kwa wakati usiofaa, uzembe wa kutekeleza majukumu yao.
4.2. Kwa kutofuata sheria maelekezo ya sasa, maagizo na maelekezo ya uhifadhi wa siri za biashara na taarifa za siri.
4.3. Kwa ukiukaji wa kanuni za kazi ya ndani, nidhamu ya kazi, kanuni za usalama na usalama wa moto.

Aina ya sampuli

IDHINISHA

___________________________________ (jina la ukoo)
(jina la shirika, kabla ya ___________________________________
kukubalika, nk, shirika lake (mkurugenzi au nyingine
fomu ya kisheria) mtu rasmi, aliyeidhinishwa
lazima iidhinishe
mafundisho ya nostalgic)
"" __________ 20__

Maelezo ya kazi

Katibu Mkuu
______________________________________________
(jina la shirika, biashara, nk)

"" ____________ 20__ N_______

Maelezo haya ya kazi yametengenezwa na kuidhinishwa kwa ajili ya
msingi mkataba wa ajira Na ____________________________________________________
(jina la nafasi ya mtu ambaye kwa ajili yake
____________________________________________________________ na kwa mujibu wa
maelezo haya ya kazi yameandaliwa)
masharti ya Kanuni ya Kazi Shirikisho la Urusi na udhibiti mwingine
vitendo vya kudhibiti uhusiano wa wafanyikazi katika Shirikisho la Urusi.

I. Masharti ya jumla
1.1. Katibu wa mkuu ni wa kitengo cha kiufundi
wasanii.
1.2. Mtu ambaye ana
elimu ya juu ya ufundi, bila kuwasilisha mahitaji ya uzoefu wa kazi
kazi, au elimu ya ufundi ya sekondari na uzoefu wa kazi
maalum kwa angalau miaka __________.
1.3. Uteuzi wa nafasi ya katibu mkuu na kufukuzwa
kutoka kwake hufanywa kwa agizo la mkuu wa biashara kwenye uwasilishaji

1.4. Katibu lazima ajue:
- maazimio, maagizo, maagizo, miongozo mingine na
kanuni juu na vyombo vingine vinavyohusika
shughuli za biashara;
- kanuni, maelekezo, nyaraka nyingine za udhibiti juu ya matengenezo
kazi ya ofisi;
- muundo na usimamizi wa biashara na mgawanyiko wake;
- hati ya biashara;
- shirika la kazi ya ofisi;
- njia za usajili na usindikaji wa hati;
- uhifadhi wa kumbukumbu;
- maandishi;
- sheria za matumizi ya vifaa vya mapokezi na mawasiliano;
- viwango vya mfumo wa umoja wa shirika na utawala
nyaraka;
- sheria za uchapishaji barua za biashara kutumia fomu za kawaida;
- misingi ya maadili na aesthetics;
- kanuni mawasiliano ya biashara;
- sheria za uendeshaji wa teknolojia ya kompyuta;
- Misingi ya sheria ya utawala na sheria ya kazi;
- kanuni za kazi za ndani;
- sheria na kanuni za ulinzi wa kazi, hatua za usalama;
usafi wa mazingira viwandani na ulinzi wa moto;
1.5. Katibu anaripoti moja kwa moja kwa meneja
________________________________________________________________________.
(biashara, kitengo cha miundo)
1.6. Wakati wa kutokuwepo kwa katibu (likizo, ugonjwa, nk)
majukumu yanafanywa na mtu aliyeteuliwa ipasavyo,
ambayo inapata haki zinazolingana na inawajibika
utekelezaji sahihi wa majukumu aliyokabidhiwa.
1.7. ______________________________________________________________.

II. Majukumu ya Kazi
Katibu:
2.1. Inafanya kazi ya usaidizi wa shirika na kiufundi
shughuli za kiutawala za kichwa.
2.2. Inakubali uwasilishaji ili kuzingatiwa na mkuu
barua, huihamisha kwa mujibu wa uamuzi uliochukuliwa
mgawanyiko wa kimuundo au watendaji maalum kwa ajili ya matumizi katika
mchakato wa kufanya kazi au kuandaa majibu.
2.3. Inafanya kazi za ofisi, hufanya shughuli mbalimbali na
matumizi ya teknolojia ya kompyuta iliyoundwa kukusanya, kusindika na
uwasilishaji wa habari katika kuandaa na kufanya maamuzi.
2.4. Inakubali hati na taarifa za kibinafsi kwa saini ya kichwa.
2.5. Huandaa nyaraka na nyenzo muhimu kwa kazi
kiongozi.
2.6. Inahakikisha ukaguzi na uwasilishaji kwa wakati
mgawanyiko wa kimuundo na watekelezaji maalum wa hati,
kuhamishwa kwa kichwa kwa saini, inahakikisha ubora wao
kuhariri.
2.7. Kupanga mazungumzo ya simu na meneja
huandika habari iliyopokelewa wakati hayupo na kumletea
habari maudhui yake, kupitisha na kupokea taarifa
kupokea na vifaa vya intercom (telefax, telex, nk), pamoja na
ujumbe wa simu, huleta habari zake mara moja,
kupokelewa kupitia njia za mawasiliano.
2.8. Kwa niaba ya mkuu, anaandika barua, maombi, nk.
hati, huandaa majibu kwa waandishi wa barua.
2.9. Inafanya kazi ya maandalizi ya mikutano na mikutano,
iliyofanywa na kichwa (mkusanyiko wa vifaa muhimu, arifa
washiriki kuhusu wakati na mahali pa tukio, ajenda, usajili wao),
huchukua na kutayarisha kumbukumbu za mikutano na mikutano.
2.10. Inasimamia utendaji wa wafanyikazi wa kampuni
ilitoa maagizo na maagizo, pamoja na kufuata tarehe za mwisho
utimilifu wa maagizo na maagizo ya kichwa, kuchukuliwa chini ya udhibiti.
2.11. Huhifadhi faili ya udhibiti na usajili.
2.12. Hutoa mahali pa kazi ya meneja na muhimu
vifaa vya shirika, vifaa vya kuandikia,
hutengeneza hali zinazofaa kwa kazi bora ya kiongozi.
2.13. Inachapisha vifaa vya ofisi kwa mwelekeo wa mkuu,
muhimu kwa uendeshaji wake, au huingiza taarifa za sasa kwenye benki ya data.
2.14. Inapanga mapokezi ya wageni, inakuza ufanisi
kuzingatia maombi na mapendekezo ya wafanyakazi.
2.15. Huunda kesi kwa mujibu wa neno lililoidhinishwa,
inahakikisha usalama wao na kuziwasilisha kwenye kumbukumbu kwa wakati ufaao.
2.16. Hufanya kazi rasmi za mtu binafsi za mkuu.
2.17. _____________________________________________________________.

III. Haki
Katibu ana haki:
3.1. Jua na maamuzi ya rasimu ya usimamizi wa kampuni,
kuhusiana na shughuli zake.
3.2. Peana mapendekezo ya kuzingatiwa na wasimamizi
uboreshaji wa kazi zinazohusiana na majukumu yaliyoainishwa
maagizo haya.
3.3. Ndani ya mipaka ya uwezo wake, arifu moja kwa moja
meneja kuhusu mapungufu yote yaliyoainishwa katika mchakato wa kutimiza yao
majukumu ya kazi na kutoa mapendekezo ya kuondolewa kwao.
3.4. Omba binafsi au kwa niaba ya usimamizi wa biashara kutoka
taarifa na nyaraka za mgawanyiko wa miundo na wataalamu,
muhimu kwa utekelezaji wa majukumu yao.
3.5. Inahitaji usimamizi wa biashara kusaidia katika
utekelezaji wa majukumu na haki zao.
3.6. ______________________________________________________________.

IV. Wajibu
Katibu anawajibika:
4.1. Kwa utendaji usiofaa au kutofanya kazi kwa afisa wao
majukumu yaliyoainishwa katika maelezo haya ya kazi
ndani ya mipaka iliyowekwa na sheria ya kazi ya Shirikisho la Urusi.
4.2. Kwa makosa yaliyotendwa wakati wa kutekeleza yao
shughuli - ndani ya mipaka iliyoamuliwa na utawala, uhalifu na
sheria ya kiraia ya Shirikisho la Urusi.
4.3. Kwa kusababisha uharibifu wa nyenzo- ndani ya mipaka
sheria ya kazi na kiraia ya Shirikisho la Urusi.

Maelezo ya kazi yalitengenezwa kwa mujibu wa _______________
(Jina,
_____________________________.
nambari ya hati na tarehe)

Mkuu wa kitengo cha kimuundo (waanzilishi, jina la ukoo)
_________________________
(Sahihi)

"" ___________ 20__

IMEKUBALIWA:

Mkuu wa idara ya sheria

(jina la kwanza, jina la kwanza)
_____________________________
(Sahihi)

"" _______________ 20__

Ninajua maagizo: (waanzilishi, jina la ukoo)
_________________________
(Sahihi)

I. Masharti ya jumla

1. Katibu wa mkuu ni wa kikundi cha watekelezaji wa kiufundi.

2. Mtu ambaye ana elimu ya juu ya kitaaluma bila kuwasilisha mahitaji ya uzoefu wa kazi au elimu ya ufundi wa sekondari na uzoefu wa kazi katika utaalam kwa angalau miaka 2 anateuliwa kwa nafasi ya katibu mkuu.

3. Uteuzi kwa wadhifa wa katibu na kufukuzwa kutoka kwake unafanywa kwa amri ya mkurugenzi wa biashara wakati wa kuwasilisha.

4. Katibu wa mkuu lazima ajue:

4.1. Amri, maagizo, maagizo, hati zingine za usimamizi na udhibiti wa mashirika ya juu na mengine yanayohusiana na shughuli za biashara.

4.2. Kanuni, maelekezo, nyaraka nyingine za udhibiti kwa uhifadhi wa kumbukumbu.

4.3. Muundo na usimamizi wa biashara na mgawanyiko wake.

4.4. Shirika la biashara.

4.5. Njia za usajili na usindikaji wa hati.

4.6. Biashara ya kuhifadhi kumbukumbu.

4.7. Chapa.

4.8. Sheria za matumizi ya vifaa vya mapokezi na mawasiliano.

4.9. Viwango vya mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala.

4.10. Sheria za kuchapisha barua za biashara kwa kutumia fomu za kawaida.

4.11. Misingi ya maadili na aesthetics.

4.12. Sheria za mawasiliano ya biashara.

4.13. Sheria za uendeshaji wa teknolojia ya kompyuta.

Katibu ana haki:

1. Jifahamishe na maamuzi ya rasimu ya usimamizi wa biashara inayohusiana na shughuli zake.

2. Toa mapendekezo ya kuboresha kazi inayohusiana na majukumu yaliyotolewa katika maagizo haya.

3. Ndani ya uwezo wake wa kutoa taarifa msimamizi wa haraka kuhusu mapungufu yote yaliyoainishwa katika mchakato wa kutekeleza majukumu yao, na kutoa mapendekezo ya kuyaondoa.

4. Omba kibinafsi au kwa niaba ya usimamizi wa biashara kutoka kwa mgawanyiko wa biashara na wataalam wengine habari na hati muhimu kwa utekelezaji wa majukumu yake.

5. Inahitaji usimamizi wa biashara kusaidia katika utekelezaji wa majukumu na haki zao.

IV. Wajibu

Katibu anawajibika:

1. Kwa utendaji usiofaa au kutofanya kazi kwa kazi zao rasmi zinazotolewa na maelezo haya ya kazi - kwa kiwango kilichowekwa na sheria ya sasa ya kazi ya Shirikisho la Urusi.

2. Kwa makosa yaliyofanywa wakati wa kufanya shughuli zao - ndani ya mipaka iliyowekwa na sheria ya sasa ya utawala, jinai na kiraia ya Shirikisho la Urusi.

3. Kwa kusababisha uharibifu wa nyenzo - ndani ya mipaka iliyowekwa na sheria ya sasa ya kazi na ya kiraia ya Shirikisho la Urusi.


Mkuu wa kitengo cha miundo
	(Sahihi)	(jina la ukoo, herufi za kwanza)


IMEKUBALIWA:
Mkuu wa idara ya sheria

(Sahihi)	(jina la ukoo, herufi za kwanza)


Inajulikana na maagizo:
	(Sahihi)	(jina la ukoo, herufi za kwanza)

Sifa mpya za kufuzu za makatibu

Katibu Mkuu

Majukumu ya kazi.

Inafanya kazi juu ya usaidizi wa shirika na kiufundi wa shughuli za kiutawala na kiutawala za mkuu wa biashara.

Inakubali barua zinazoingia kwa kuzingatiwa na mkuu, huihamisha kwa mujibu wa uamuzi uliofanywa kwa mgawanyiko wa miundo au wasanii maalum kwa ajili ya matumizi katika mchakato wa kazi au maandalizi ya majibu.

Inafanya kazi za ofisi, hufanya shughuli mbalimbali kwa kutumia teknolojia ya kompyuta iliyoundwa kukusanya, kuchakata na kuwasilisha taarifa katika maandalizi na kufanya maamuzi.

Inakubali hati na taarifa za kibinafsi kwa saini ya mkuu wa biashara.

Huandaa nyaraka na vifaa muhimu kwa kazi ya kichwa.

Inafuatilia kuzingatiwa kwa wakati na uwasilishaji na mgawanyiko wa kimuundo na watekelezaji maalum wa hati zilizopokelewa kwa utekelezaji.

Hukagua usahihi wa hati zilizotayarishwa za rasimu zilizowasilishwa kwa meneja kwa saini, inahakikisha uhariri wao wa hali ya juu.

Hupanga mazungumzo ya simu ya mkuu, hurekodi habari iliyopokelewa wakati hayupo na huleta mawazo yake yaliyomo, husambaza na kupokea habari kupitia vifaa vya kupokea na intercom (telefax, telex, nk), pamoja na ujumbe wa simu, huleta. kwa usikivu wake kwa wakati habari iliyopokelewa kupitia njia za mawasiliano.

Kwa niaba ya kichwa, yeye huchota barua, maombi, nyaraka zingine, huandaa majibu kwa waandishi wa barua.

Hufanya kazi ya utayarishaji wa mikutano na mikutano inayofanywa na mkuu (kukusanya nyenzo muhimu, kuwajulisha washiriki wakati na mahali pa mkutano, ajenda, usajili wao), kudumisha na kuandaa kumbukumbu za mikutano na mikutano.

Inafanya udhibiti juu ya utekelezaji wa wafanyikazi wa biashara ya maagizo na maagizo yaliyotolewa, na pia kufuata tarehe za mwisho za utekelezaji wa maagizo na maagizo ya mkuu wa biashara iliyochukuliwa chini ya udhibiti. Huhifadhi faili ya udhibiti na usajili.

Hutoa mahali pa kazi ya kichwa na njia muhimu za teknolojia ya shirika, vifaa vya kuandikia, hutengeneza hali zinazofaa kwa kazi yake nzuri.

Inachapisha, kwa mwelekeo wa kichwa, vifaa vya ofisi muhimu kwa kazi yake, au huingiza habari ya sasa kwenye benki ya data.

Inapanga mapokezi ya wageni, inachangia kuzingatia kwa haraka maombi na mapendekezo ya wafanyakazi.

Huunda kesi kwa mujibu wa neno lililoidhinishwa, huhakikisha usalama wao na kuziwasilisha kwenye kumbukumbu kwa wakati ufaao.

Inakili hati kwenye kopi ya kibinafsi.

Lazima ujue:

maazimio, maagizo, maagizo na vifaa vingine vya mwongozo na hati za udhibiti zinazohusiana na shughuli za biashara na utunzaji wa kumbukumbu;

muundo na usimamizi wa biashara na mgawanyiko wake;

shirika la kazi ya ofisi;

njia za usajili na usindikaji wa hati;

biashara ya kumbukumbu;

maandishi;

sheria za matumizi ya kupokea na vifaa vya intercom;

viwango vya mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na utawala;

sheria za uchapishaji wa barua za biashara kwa kutumia fomu za kawaida;

misingi ya maadili na aesthetics;

sheria za mawasiliano ya biashara;

misingi ya shirika la kazi na usimamizi;

sheria za uendeshaji wa teknolojia ya kompyuta;

misingi ya sheria ya utawala na sheria ya kazi;

kanuni za kazi za ndani;

sheria na kanuni za ulinzi wa kazi.

Mahitaji ya kufuzu.

Elimu ya juu ya ufundi bila kuwasilisha mahitaji ya uzoefu wa kazi au elimu ya ufundi ya sekondari na uzoefu wa kazi katika taaluma hiyo kwa angalau miaka 2." Kama inavyoonekana kutoka kwa sifa za kufuzu hapo juu, mahitaji ya juu yanawekwa kwa katibu mkuu kwa maarifa na ustadi, na kwa anuwai ya kazi inayofanywa na yeye. Hii inachukua ufasaha katika teknolojia ya kompyuta, mkusanyiko wa kujitegemea kwa niaba ya mkuu wa nyaraka, uhariri wa hati za rasimu zilizopokelewa, utekelezaji wa ufuatiliaji, nk. Mahitaji haya na hadidu za rejea, ikiwa ni pamoja na aina nyingi za ubunifu za kazi, huamua mapema haja ya elimu ya juu ya kitaaluma, lakini pia inaruhusiwa elimu ya sekondari ya ufundi na uzoefu wa kazi. Elimu ya juu ya ufundi leo inatolewa na maalum 061300 "Usaidizi wa nyaraka na nyaraka kwa ajili ya usimamizi", na elimu ya ufundi ya sekondari hutolewa na maalum 0611 "Nyaraka na kumbukumbu". taasisi za elimu kujiandaa kwa taaluma hizi, haswa kwa sekondari elimu ya kitaaluma, mengi sana leo. Sifa za kufuzu za katibu-typist na secretary-stenographer katika toleo jipya zina mabadiliko madogo tu ya uhariri na kimtindo. Utayarishaji wa hati za kurudia kwa vifaa vya kurudia ziliongezwa kwa majukumu, na pia kunakili hati kwenye fotokopi ya kibinafsi. Kwa kuwa sifa za kufuzu za katibu-typist na katibu-stenographer ni sawa, na kwa kuzingatia kwamba katika toleo la kwanza la jarida "Katibu Biashara" la 1999 maelezo ya kazi ya katibu-typist tayari yalitolewa, katika toleo jipya sisi. itanukuu sifa ya kufuzu katibu wa stenographer. Hii itafanya iwezekanavyo kulinganisha sio tu ya zamani na toleo jipya, lakini pia mahitaji ya makundi haya mawili ya wafanyakazi.

Mkusanyiko wa wafanyikazi wa shirika lolote hufanya kazi, moja kwa moja kutegemea hati ambayo inadhibiti uhusiano na majukumu ya kila mfanyakazi mahali pa kazi. Maagizo kama haya ni maelezo ya kazi.

Ni yeye anayeamua haki na kuchukua kipimo cha uwajibikaji, anapeana mamlaka. Kazi zote za kazi, migogoro iwezekanavyo, pamoja na kiwango cha mzigo wa kazi hutatuliwa kulingana na hati hii.

Nafasi ya katibu - kuwajibika

Ili kuteka maagizo kwa usahihi na kwa usahihi, unahitaji kuzingatia nuances kadhaa:

Kwanza, watengenezaji lazima wazingatie umuhimu wake, wakifafanua muundo wa shirika.
Pili, kuna vitabu maalum vya kumbukumbu - waainishaji, na tatu, viwango kuu vya usimamizi vinazingatiwa.

Wacha tujaribu kusoma suala hili kwa undani zaidi kwa kutumia mfano wa nafasi ya katibu. Kama sheria, nafasi kama hiyo inachukuliwa kuwa ya kawaida, kwa hivyo hati hiyo ina sehemu kuu kadhaa za kawaida:

"Masharti ya jumla" - hapa utaalam wa kufanya kazi yenyewe unaelezewa, utii wake, hali kuu za ajira. Kwa kuongeza, inafafanua uwepo wa ujuzi fulani, ujuzi uliopatikana mapema, na pia inaonyesha suala la kuchukua nafasi ya mfanyakazi wakati wa kutokuwepo kwake.
"Majukumu ya Kazi" - sehemu hii inaonyesha uwezo wa mfanyakazi. Katika msingi wake, katibu hupanga mikutano, mawasilisho, mikutano. Kwa kuongeza, anadhibiti utekelezaji kwa miundo ya mstari wa maagizo yote yaliyotolewa na mkuu, hufanya mazungumzo ya simu, hufanya uteuzi na anajibika kwa mawasiliano zinazoingia na zinazotoka. Kulingana na maelezo ya shughuli za biashara, majukumu ya mfanyakazi yanaweza kupanuliwa.
"Haki" - hapa nafasi kuu zinaelezwa, ambayo inafanya uwezekano wa kuthibitisha mamlaka ya mtu mwenyewe. Hiyo ni, katibu ana haki ya kupata hati na habari za aina fulani, na pia kufanya kazi juu ya uboreshaji sahihi zaidi wa mchakato wake, kutunza kiwango cha kufuzu na kuiboresha mara kwa mara.
"Wajibu" - hapa ni maeneo ambayo mfanyakazi anajibika kwa kichwa. Kwa sehemu kubwa, sehemu kama hiyo ni ya kawaida kila wakati.

Kazi kuu za katibu - referent

Jukumu kuu la katibu ni kutimiza maagizo ya bosi

Maelezo ya kazi ya nafasi hii, kama ilivyotajwa hapo awali, ni ya kawaida. Kwa hivyo, mashirika mengi huchukua kama msingi wao. Kwa hivyo, ni nini bado kinajumuishwa katika hadidu za rejea za katibu?

Kwanza, huu ni utekelezaji wa maagizo yake. Hapa jambo kuu ni kwamba maagizo yaliyoundwa lazima yawasilishwe kikamilifu kwa wafanyakazi wa utendaji.
Pili, kufanya kazi na mawasiliano ni wajibu. Barua zote zinazoingia hutazamwa, kuchambuliwa na kutumwa kwa vitengo mbalimbali vya kimuundo au kwa dawati la mkurugenzi.
Tatu, ni jukumu la kutunza kumbukumbu. Hiyo ni, habari zote zinazoingia lazima zitafsiriwe fomu ya elektroniki. Na, nne, utendaji wa ziada umeonyeshwa hapa.

Wakati wa siku ya kazi, katibu hufanya kazi na nyaraka, kukubali aina mbalimbali za maombi, kukusanya vifaa vinavyohitajika, kuchora karatasi kwa saini. Maamuzi yote ya rasimu yanayopitia mikononi mwake lazima yaangaliwe kwa makosa na uwezekano wa mapungufu. Hapa, udhibiti wa kubuni yenyewe ni muhimu, pamoja na kuhariri ikiwa ni lazima.

Kwa kuongeza, simu zote zinazoingia zinakabiliwa na usajili, na taarifa zilizopokelewa wakati wa kutokuwepo kwa kichwa hurekodi kwa uangalifu kwa maambukizi na kuzingatia zaidi. Fanya kazi na mashine ya faksi, mashine ya kunakili, ujumbe wa simu pia inakuwa muhimu. Ili kuendana na msimamo huu, ni muhimu kuwa na utulivu, ushikaji wakati, usahihi, na kujua kusoma na kuandika.

Nafasi ya katibu wa shirika inahusisha kazi ya kuandaa mikutano.

Hapa unahitaji kukusanya nyenzo muhimu, toa kwa uchambuzi, amua mzunguko wa washiriki wa siku zijazo, wajulishe. Aidha, tukio lililofanyika kwa tarehe iliyowekwa inahusisha maandalizi ya itifaki maalum, ambayo inashughulikiwa na katibu. Nafasi nyingine kama hiyo inahusisha kujaza faili za usajili, kuleta maagizo kwa waigizaji, muda wa ufuatiliaji, pamoja na kumpa mkurugenzi wako vifaa vya kuandikia na vifaa vya ofisi vinavyoweza kutumika.

Inapaswa kufafanuliwa kuwa kufanya kazi na habari kwa katibu kunamfanya kuwajibika kwa muundo kamili wa benki ya data, usimamizi wa biashara, uhifadhi wao na usalama. Kwa kuongeza, kuwasiliana moja kwa moja na wafanyakazi wa usimamizi hukuwezesha kusaidia kuzingatia maombi ya uendeshaji, kutatua masuala muhimu na kusimamia wageni wanaofanya miadi.

Ikiwa ni lazima, mtu huyu huenda kwenye safari za biashara, muda ambao umeamua moja kwa moja na kichwa. Ratiba ya jumla siku ya Wafanyi kazi ni ya kawaida na inachukua saa 40 za kazi kwa wiki na mapumziko ya chakula cha mchana na. Kulingana na maalum ya shughuli za shirika, saa za kazi zinaweza kubadilishwa.

Haki na wajibu wa katibu - mwamuzi

Katibu - mkono wa kulia mkuu

Fikiria seti ya kawaida ya haki ambazo zinaweza kudaiwa kutoka kwa kichwa, ukishikilia nafasi hii:

Hali ya kazi - lazima iwe ya kawaida, si kinyume na sheria ya Kirusi.
Usaidizi katika kazi ni usaidizi katika utendaji wa kazi za mtu ili kupata matokeo bora.
Usaidizi wa habari - upatikanaji wa aina yoyote ya nyaraka, inahusisha muundo sahihi amri, makubaliano, mawasiliano.
Mafunzo ya juu - kupita kozi muhimu.
Kuwasiliana na usimamizi - karibu kazi juu ya masuala ya sasa, kufanya mapendekezo, kujadili yao.
Kusainiwa kwa hati - kumbukumbu au karatasi za habari zinathibitishwa na katibu ndani ya uwezo wake.

Wajibu wa nafasi hii iko katika hitaji la kutimiza majukumu yako kwa usahihi, kufanya shughuli kwa mujibu wa Kanuni ya Kazi, usifanye makosa na kufuatilia mara kwa mara matendo yao ili si kusababisha madhara kwa shirika.

karani wa mahakama

Kufanya kazi na hati kama kazi ya katibu

Sehemu za maagizo ya kuelezea haki na majukumu huzingatiwa karibu kawaida, lakini majukumu yana nuances yao wenyewe kulingana na kampuni inayowaagiza. Kwa hivyo ikiwa unagusa Haki ya Kirusi, inawezekana kutambua baadhi ya vipengele vikuu vya kazi hiyo.

Kazi ya kwanza na muhimu zaidi ya katibu wa kikao cha mahakama ni kuhakikisha kazi isiyoingiliwa, iliyoratibiwa vizuri ya kifaa hiki. Hapa ni muhimu kuandaa nyaraka zote, kukusanya saini, kuunda barua na kuwatuma kwa wapokeaji, kupokea wananchi, kufanya kazi kwenye dondoo, kuwaita mashahidi, nk.

Kwa kuongeza, mfanyakazi huyu anachambua orodha za kesi, kuzikusanya na kuziweka kwa ukaguzi zaidi, mikono nakala za hitimisho, udhibiti wa kuonekana kwa mashahidi wote, akibainisha wakati wa kuwepo. Vikao vyote vya mahakama vinavyofanyika hurekodiwa kwenye rejista, na baada ya kukamilika, itifaki hutengenezwa. Pia hutayarisha nakala za maamuzi ya mahakama, nyenzo za utekelezaji wa hukumu hiyo, na hati ya kunyongwa.

Nyaraka zote za wahasiriwa pia hupitia kwa katibu.

Katibu - fundi wa mahakama

Maelezo ya kazi ya katibu mkuu yatakuwa na alama i

Hii ni nafasi mahususi inayohitaji ujuzi wa hali ya kisheria. Kwa ujumla, mtu kama huyo lazima awe na sifa za kutosha, uwezo, kukusanywa, kuwa na uwezo wa kuzingatia marufuku na vikwazo fulani.

Uzoefu ni muhimu hapa, utafiti wa sheria katika maelezo yao ya kisasa, kufanya kazi na Katiba, Kanuni ya Kazi na utekelezaji sahihi wa maagizo ya kazi ya ofisi.

Kwa kuongeza, mfanyakazi lazima ajue misingi ya mwingiliano na miundo ya usimamizi, kuwa na uwezo wa kuandika kwa usahihi, kufanya marekebisho, kuelewa mtindo wa biashara na kanuni za lugha ya Kirusi. Ustadi katika eneo hilo pia unachukuliwa kuwa muhimu. teknolojia ya habari, ujuzi wa usimamizi wa hati, nk.

Wakati huo huo, siku nzima ya kazi lazima ipangwa vizuri ili kuhakikisha wakati wa utekelezaji wa kesi. Taarifa zote zinazoingia zinakabiliwa na uchambuzi wa makini, na huchakatwa kwa kutumia teknolojia za kisasa. Ni muhimu kuwa na uwezo wa kufanya kazi kwa usahihi na mtandao, kutumia programu maalum.

Haki za katibu

Kwanza, nafasi hii inahusisha kufahamiana na maamuzi ya rasimu ambayo yanahusiana moja kwa moja nayo. Pili, hii ni uchambuzi wa shughuli na kutoa mapendekezo kwa mtu mwenyewe, pamoja na majadiliano ya mapungufu au vikwazo vinavyowezekana vilivyotambuliwa katika kutatua masuala.

Tatu, kuna haki ya kufanya kazi na mgawanyiko wote wa kimuundo, unaowahitaji kutimiza maagizo ya mkuu, pamoja na habari muhimu kwa utekelezaji wa majukumu yao. Na, nne, tegemea msaada wa mkurugenzi katika utekelezaji wa michakato ya kazi.

Ushauri wa video utakuambia jinsi ya kuandika maelezo ya kazi kwa mfanyakazi:

Katibu - jina la pamoja aina mbalimbali nafasi zilizo na seti tofauti majukumu ya kiutendaji. Kama sheria, makatibu ni wataalamu ambao hutoa kazi rasmi, chombo au taasisi. Kulingana na kazi hizi, majukumu maalum ya kazi ya katibu pia yanaundwa.

Kutoka kwa makala utajifunza:

Neno la pamoja "katibu" linaweza kueleweka kama katibu mkuu au afisa mwingine, katibu-katibu, katibu wa kikao cha mahakama, katibu. mkutano mkuu wanahisa au wanachama wa kampuni na aina nyingine za wataalamu wa kiufundi.

Shirika lolote lililo na mtiririko wa hati zinazotoka na zinazoingia, wafanyikazi, safu ya bodi inayoongoza inahitaji. katibu. Ni yeye ambaye huchukua utendaji wa kuhakikisha mtiririko wa kazi, shughuli za kichwa. Kulingana na ukubwa chombo cha kisheria huduma nzima ya makatibu inaweza kuundwa. Kwa kuongezea, utendakazi wa mtaalamu huyu unaweza kutumika kwa kampuni nzima kwa ujumla, na "kushikamana" na meneja maalum (mwili wa mtendaji pekee au mkuu wa kitengo cha kimuundo - usimamizi, idara, tawi, ofisi ya mwakilishi, nk. )

Kichwa maalum cha kazi kinaonyeshwa wafanyakazi makampuni. Kulingana na pointi hapo juu, kazi za kazi pia zinajengwa. Utendaji wa katibu umewekwa katika maelezo ya kazi. Kwa nini ni muhimu kuunda majukumu ya katibu kwa undani na kikamilifu iwezekanavyo? Ili mfanyakazi katika nafasi hii aelewe safu kamili ya zao majukumu ya kazi ili kuepusha kutokuelewana kati ya mwajiri na mwajiriwa, ili kupunguza hatari za migogoro ya kazi. Wakati mwingine swali linatokea ikiwa mtaalamu huyu anapaswa kuhakikisha kuwa shirika lina vifaa vya kuandikia, vitu kemikali za nyumbani na mambo mengine muhimu kwa utendaji kazi wa kampuni yoyote.

Jibu hapa ni dhahiri - unahitaji kuangalia katika maelezo ya kazi, ambapo zinaonyesha majukumu ya katibu.

Bila shaka, utendaji wa wataalam wenye vyeo tofauti vya kazi utakuwa tofauti.

Majukumu ya Katibu Mtendaji

KATIKA Mwongozo wa Sifa nafasi za wasimamizi, wataalamu na wafanyakazi wengine, iliyoidhinishwa na Amri ya Wizara ya Kazi ya Urusi tarehe 08.21.1998 N 37, kuna maelezo ya nafasi ya "katibu mkuu". Wakati wa kuunda sehemu ya majukumu, maelezo ya utendaji yaliyotolewa katika kitabu cha mwongozo yanaweza kuchukuliwa kama msingi. Kwa hivyo, kwa muhtasari, majukumu ya katibu wa ofisi kuja chini kwa zifuatazo:

kukubali barua iliyoelekezwa kwa mkuu, pamoja na rufaa iliyoandikwa kwa mkuu wa wafanyikazi wa kampuni - memos, taarifa, kumbukumbu, ripoti;

maandalizi ya nyaraka muhimu kwa kazi ya kichwa, ikiwa ni pamoja na kutumia kompyuta, kunakili na vifaa vingine vya ofisi;

kufuatilia kuzingatiwa kwa wakati na uwasilishaji na mgawanyiko wa kimuundo na watekelezaji wa hati zilizowasilishwa kwao kwa utekelezaji;

uhakikisho wa usahihi wa muundo wa hati za rasimu zilizowasilishwa kwa kichwa kwa saini;

maandalizi ya mikutano na mikutano na mkuu (mkusanyiko wa vifaa, taarifa ya wafanyakazi kuhusu wakati na mahali pa mkutano, kuhusu ajenda), usajili wa dakika za mikutano;

shirika la mazungumzo ya simu ya kichwa, mapokezi na urekebishaji wa habari zinazoingia, shirika la mapokezi ya wageni;

malezi ya kesi kwa mujibu wa nomenclature iliyoidhinishwa, kuhakikisha usalama wao na uhamisho kwenye kumbukumbu.

Kwa hivyo, majukumu ya msingi ya katibu wa mkuu hupunguzwa kwa msaada wa shirika na kiufundi wa kazi yake.

Ikiwa wengine wameongezwa kwa majukumu ya msingi yaliyoorodheshwa, kulingana na maalum ya chombo fulani cha kisheria, basi wanapaswa pia kurekodi katika maelezo ya sasa ya kazi.

Soma pia:

Sifa muhimu za kibinafsi na kitaaluma za katibu

Mfanyakazi huyu anaripoti moja kwa moja kwa meneja. Ili kufanya kazi kwa mafanikio, ya msingi na ya ziada, mtaalamu huyu lazima awe na ujuzi na ujuzi fulani. Kwa mfano, ujuzi unahitajika:

muundo wa shirika wa kampuni

shirika la kazi ya ofisi na mtiririko wa hati

sheria za kufanya kazi na vifaa vya ofisi na mawasiliano

programu ya maombi

maadili ya biashara na ujuzi wa mawasiliano ya biashara

sheria za ulinzi wa kazi, misingi sheria ya kazi na ujuzi na ujuzi mwingine.

Katibu mwenye uwezo, aliyeelimika, mwenye busara, aliyekusanywa na anayefaa ni mungu kwa kiongozi. Wataalam kama hao sio tu kuwezesha sana shirika la kazi ya msimamizi wa haraka, lakini pia kujenga mtiririko wa kazi muhimu kwa kampuni nzima kwa ujumla. Na mara nyingi katibu ndiye "uso" wa shirika, mtunza mila yake, msaidizi wa lazima kwa wafanyakazi wote.

Majukumu ya kazi ya katibu wa biashara

Mtaalam kama huyo "hajashikamana" na meneja fulani, lakini hufanya kazi zinazohitajika kwa kampuni nzima kwa ujumla. Kama sheria, kazi yake inapunguzwa ili kudumisha mtiririko wa hati wa shirika. Kwa ujumla, majukumu ya katibu wa karani yanaweza kuonekana kama hii:

usajili na usindikaji wa mawasiliano, mwelekeo wa mtiririko wa hati kwa mujibu wa sheria zilizoidhinishwa na desturi katika biashara;
kuhakikisha usajili, uhasibu, utaratibu, uhifadhi wa wingi mzima wa nyaraka - za ndani, zinazoingia, zinazotoka;
kutunza kumbukumbu, kufuatilia utekelezaji wa nomenclature iliyoidhinishwa;
maandalizi ya hati za rasimu, uhariri wao, shirika la kusainiwa na mkuu;
kazi na huduma za posta na courier;
fanya kazi katika kutengeneza nakala, viunganishi, orodha za kumbukumbu, utayarishaji wa vyeti na muhtasari na kazi zingine.

Seti kama hiyo ya kazi za wafanyikazi inaweza kuwa na sio tu nafasi ya katibu-karani, lakini pia katibu msaidizi, karani, msaidizi wa kibinafsi, mtunza kumbukumbu, mtaalamu wa kufanya kazi na nyaraka, nk Maelezo ya kazi ya mfanyakazi fulani. biashara maalum inaweza kuwa na majukumu mengine, ambayo kwa hali yoyote inapaswa kuonyeshwa katika maelezo ya kazi.

Akielezea kazi za katibu wa karani, mtu anaweza kuchukua kama msingi kazi zilizoelezwa katika Mwongozo wa Sifa za Nafasi za Katibu-Typist, Katibu-Stenographer. Ingawa katika hali yake safi, nafasi kama hizo hazifai tena kwa sababu ya maendeleo ya teknolojia ya kompyuta na vifaa vya ofisi. Na kazi zingine za ukatibu sasa zinaweza kufanywa hata kwa mbali, bila uwepo wa kudumu katika ofisi.