Maelezo ya kazi ya Katibu. Maelezo ya kazi ya katibu wa meneja: jinsi ya kuchora

Katibu - jina la pamoja aina mbalimbali nafasi zenye seti tofauti za majukumu ya kiutendaji. Kama sheria, makatibu ni wataalam ambao huhakikisha kazi ya afisa, chombo au taasisi. Kulingana na kazi hizi, majukumu maalum ya kazi ya katibu yanaundwa.

Kutoka kwa makala utajifunza:

Neno la pamoja "katibu" linaweza kueleweka kama katibu wa meneja au afisa mwingine, karani, katibu wa mahakama, katibu. mkutano mkuu wanahisa au wanachama wa kampuni na aina nyingine za wataalamu wa kiufundi.

Shirika lolote lililo na mtiririko wa hati zinazotoka na zinazoingia, wafanyikazi, na safu ya baraza tawala linahitaji katibu. Ni yeye anayejichukulia utendakazi wa kuhakikisha mtiririko wa hati na shughuli za meneja. Kulingana na ukubwa chombo cha kisheria huduma nzima ya ukatibu inaweza kuundwa. Kwa kuongezea, utendakazi wa mtaalamu huyu unaweza kupanuka kwa kampuni nzima kwa ujumla, au "kushikamana" na meneja maalum (chombo cha mtendaji pekee au mkuu wa kitengo cha kimuundo - usimamizi, idara, tawi, ofisi ya mwakilishi, n.k.) .

Kichwa maalum cha nafasi kinaonyeshwa ndani meza ya wafanyikazi makampuni. Kulingana na pointi hapo juu, kazi za kazi pia zinajengwa. Utendaji wa katibu umewekwa katika maelezo ya kazi. Kwa nini ni muhimu kuunda majukumu ya kazi ya katibu kwa undani na kwa ukamilifu iwezekanavyo? Ili mfanyakazi katika nafasi hii aelewe safu yake kamili majukumu ya kazi ili kuepuka kutokuelewana kati ya mwajiri na mfanyakazi, kupunguza hatari za migogoro ya kazi. Wakati mwingine swali linatokea ikiwa mtaalamu huyu anapaswa kuhakikisha kuwa shirika lina vifaa vya ofisi, vitu kemikali za nyumbani na mambo mengine muhimu kwa utendakazi wa kampuni yoyote.

Jibu hapa ni dhahiri - unahitaji kuangalia maelezo ya kazi, wapi majukumu ya katibu.

Bila shaka, utendaji wa wataalamu wenye vyeo tofauti vya kazi utakuwa tofauti.

Majukumu ya kazi ya katibu wa meneja

Katika Orodha ya Sifa za Nafasi za Wasimamizi, Wataalamu na Wafanyikazi Wengine, iliyoidhinishwa na Azimio la Wizara ya Kazi ya Urusi la Agosti 21, 1998 N 37, kuna maelezo ya nafasi ya "katibu wa meneja." Wakati wa kuunda sehemu ya majukumu, maelezo ya utendaji yaliyotolewa katika kitabu cha kumbukumbu yanaweza kuchukuliwa kama msingi. Kwa hivyo, ikiwa tunafanya jumla, basi majukumu ya kazi ya katibu wa meneja chemsha hadi yafuatayo:

kukubali barua iliyotumwa kwa meneja, pamoja na maombi yaliyoandikwa kwa mkuu wa wafanyikazi wa kampuni - memos, taarifa, memos, ripoti;

utayarishaji wa hati muhimu kwa kazi ya meneja, pamoja na utumiaji wa kompyuta, kunakili na vifaa vingine vya ofisi;

kufuatilia kuzingatiwa kwa wakati na uwasilishaji na mgawanyiko wa kimuundo na watekelezaji wa hati zilizohamishwa kwao kwa utekelezaji;

kuangalia usahihi wa hati za rasimu zilizowasilishwa kwa meneja kwa saini;

kuandaa mikutano na makongamano na meneja (kukusanya vifaa, kuwajulisha wafanyikazi kuhusu wakati na mahali pa mkutano, ajenda), kuandaa kumbukumbu za mikutano;

kuandaa mazungumzo ya simu ya meneja, kupokea na kurekodi habari zinazoingia, kuandaa mapokezi ya wageni;

kuandaa faili kwa mujibu wa nomenclature iliyoidhinishwa, kuhakikisha usalama wao na uhamisho kwenye kumbukumbu.

Kwa hivyo, majukumu ya msingi ya kazi ya katibu wa meneja hupunguzwa kwa usaidizi wa shirika na kiufundi kwa kazi yake.

Ikiwa wengine huongezwa kwa majukumu ya msingi yaliyoorodheshwa, kwa kuzingatia maalum ya taasisi fulani ya kisheria, basi lazima pia irekodi katika maelezo ya sasa ya kazi.

Soma pia:

Sifa muhimu za kibinafsi na kitaaluma za katibu

Mfanyikazi kama huyo anaripoti moja kwa moja kwa meneja. Ili kufanya kazi kwa mafanikio, ya msingi na ya ziada, mtaalamu huyu lazima awe na ujuzi na ujuzi fulani. Kwa mfano, ujuzi unahitajika:

muundo wa shirika wa kampuni

shirika la kazi ya ofisi na taratibu za mtiririko wa hati

sheria za kufanya kazi na vifaa vya ofisi na vifaa vya mawasiliano

programu ya maombi

maadili ya biashara na ujuzi mawasiliano ya biashara

sheria za ulinzi wa kazi, misingi sheria ya kazi na ujuzi na ujuzi mwingine.

Katibu mwenye uwezo, aliyeelimika, mwenye busara, aliyekusanywa na anayefaa ni mungu kwa meneja. Wataalam kama hao sio tu kuwezesha kwa kiasi kikubwa shirika la kazi ya mkuu wa haraka, lakini pia kujenga mtiririko wa hati muhimu kwa kampuni nzima kwa ujumla. Na mara nyingi katibu ndiye "uso" wa shirika, mtunza mila yake, msaidizi wa lazima kwa wafanyakazi wote.

Majukumu ya Kazi ya Katibu Mkuu

Mtaalam kama huyo "hajashikamana" na meneja maalum, lakini hufanya kazi zinazohitajika kwa kampuni nzima kwa ujumla. Kama sheria, kazi yake inakuja kudumisha mtiririko wa hati ya shirika. Kwa ujumla, majukumu ya kazi ya katibu wa karani yanaweza kuonekana kama hii:

usajili na usindikaji wa mawasiliano, kuelekeza mtiririko wa hati kwa mujibu wa sheria zilizoidhinishwa na desturi za biashara;
kuhakikisha usajili, uhasibu, utaratibu, uhifadhi wa wingi mzima wa nyaraka - za ndani, zinazoingia, zinazotoka;
kudumisha kumbukumbu, kufuatilia utekelezaji wa vitu vilivyoidhinishwa;
kuandaa hati, kuhariri, kuandaa saini na meneja;
kazi na huduma za posta na courier;
kazi ya kufanya nakala, kushona, orodha za kumbukumbu, kuandaa vyeti na ripoti na kazi nyingine.

Seti hii ya kazi za wafanyikazi inaweza kuwa na sio tu nafasi ya katibu-karani, lakini pia katibu-rejeleo, karani, msaidizi wa kibinafsi, mtunzi wa kumbukumbu, mtaalam wa kufanya kazi na nyaraka, nk. Maelezo ya kazi mfanyakazi maalum biashara maalum inaweza kuwa na majukumu mengine, ambayo kwa hali yoyote inapaswa kuonyeshwa katika maelezo ya kazi.

Wakati wa kuelezea majukumu ya kazi ya katibu wa karani, unaweza kuchukua kama msingi kazi zilizofafanuliwa katika Kitabu cha Sifa za nafasi za katibu-chapa, katibu-stenographer. Ingawa kwa fomu yao safi nafasi kama hizo hazifai tena kwa sababu ya maendeleo ya teknolojia ya kompyuta na vifaa vya ofisi. Na kazi zingine za katibu sasa zinaweza kufanywa hata kwa mbali, bila uwepo wa mara kwa mara ofisini.

Katibu anaitwa msaidizi mwaminifu Na mkono wa kulia bosi na kwa sababu nzuri, kwa sababu majukumu ya katibu wa meneja ni pamoja na kuhakikisha usimamizi mzuri na shughuli za kiutawala. Katibu wa meneja anajishughulisha na maandalizi na utekelezaji wa karatasi na nyaraka za biashara, husaidia bosi katika biashara, na kutatua masuala mengi ya shirika.

Nafasi ya katibu-msaidizi pia inaweza kuchukuliwa nafasi ya mwakilishi, kwa kuwa yeye ni uso wa kampuni - hukutana na wageni, anajibu simu na barua. Kazi sawa inahitaji utulivu mkubwa, ujuzi wa mawasiliano na shirika. Kwa sababu hii, taaluma ya katibu inaweza kuahidi matarajio makubwa - katika siku zijazo, mtaalamu anaweza kuwa meneja wa ofisi, na kisha mmoja wa wakurugenzi au wasimamizi wakuu.

Maeneo ya kazi

Nafasi ya katibu mtendaji inahitajika katika karibu kila kampuni ambayo ina ofisi kwa wateja na wageni. Hizi zinaweza kuwa biashara kubwa na mashirika ya biashara ndogo.

Historia ya taaluma

Makatibu wa kwanza wanaweza kuzingatiwa kuwa waandishi na wanahistoria - waliandika amri na maagizo ya kifalme, waliandika matukio ya sasa, na walikuwa na jukumu la kudumisha mawasiliano. Baada ya muda, mamlaka ya katibu yameongezeka sana na leo wanaweza kufanya kazi mbalimbali. Kwa hivyo, hitaji liliibuka kwa wataalam walio na utaalam mdogo, kama matokeo ambayo taaluma ya katibu-msaidizi, karani, katibu-mtafsiri na meneja wa ofisi ilionekana.

Majukumu ya katibu

Majukumu ya kazi ya katibu msaidizi ni pamoja na:

kupokea wageni;
kupokea simu;
utunzaji wa kumbukumbu;
kupanga siku ya kazi ya meneja;
shirika la mikutano;
kuagiza tikiti na uhifadhi wa hoteli kwa meneja na wafanyikazi wengine wakati wa safari ya biashara;
kuagiza vifaa vya ofisi;
kutimiza maombi ya meneja.

Wakati mwingine kazi za katibu wa meneja ni pamoja na mawasiliano kwa Kiingereza.

Mahitaji ya katibu

Mahitaji ya katibu msaidizi ni pamoja na:

elimu ya sekondari au ya juu;
umiliki wa PC;
ujuzi wa misingi ya kazi ya ofisi;
maarifa Lugha ya Kiingereza(Wakati mwingine).

Pia, nafasi ya katibu inahitaji ujuzi ufuatao:

kushika wakati;
uwezo wa kuonekana mzuri (unaowasilishwa);
shirika.

sampuli ya wasifu wa Katibu

Jinsi ya kuwa katibu

Jinsi ya kuwa katibu? Mtu yeyote anaweza kuwa na hii elimu ya juu ambaye amemaliza kozi za ukatibu msaidizi au alipata mafunzo moja kwa moja kazini. Kama sheria, waajiri hawawasilishi mahitaji maalum kwa utaalam uliopatikana wa mwombaji, lakini zingatia kuhakikisha kuwa mwombaji anayo muhimu sifa za kibinafsi na aliweza kutekeleza majukumu kwa kiwango kinachostahili.

Mshahara wa katibu

Mshahara wa katibu unaweza kutofautiana - kutoka rubles 15 hadi 45,000. Mapato inategemea majukumu ya mfanyakazi na eneo ambalo anafanya kazi. Mshahara wa wastani katibu msaidizi ni rubles elfu 30.

Kitabu cha kumbukumbu cha kufuzu kwa nafasi za wasimamizi, wataalamu na wafanyikazi wengine, iliyoidhinishwa. Azimio la Wizara ya Kazi ya Urusi la tarehe 21 Agosti 1998 No. 37 linaainisha nafasi ya katibu wa meneja kuwa mtendaji wa kiufundi.

KATIBU ni msaidizi mtendaji anayehusika na usaidizi wa hati kwa shughuli za meneja, kitengo cha kimuundo, au shirika kwa ujumla, akifanya kazi kwa uhuru, bila udhibiti wa moja kwa moja kutoka kwa meneja, kufanya maamuzi na kutoa hukumu juu ya maswala yaliyo ndani ya uwezo wake.

Chama cha Kimataifa cha Makatibu

Katibu aliyehitimu huweka huru hadi 30% ya muda wa kufanya kazi wa meneja, hutoa taarifa muhimu kwa kila mgeni wa nne na kutatua kwa uhuru hadi nusu ya maswali yote ya simu.

Lakini kazi za kitaalamu na kazi za katibu huamuliwa kwa kiasi kikubwa na mwelekeo na maalum ya shughuli za shirika, utamaduni wake wa ushirika, mtindo wa kazi wa meneja na mambo mengine.

Orodha ya Sifa za Nafasi za Wasimamizi, Wataalamu na Wafanyikazi Wengine ina sifa za kufuzu za wafanyikazi wafuatao wa sekretarieti:

wachapaji;

katibu-chapa;

katibu wa meneja;

katibu-stenographer;

msimamizi;

katibu wa kisayansi.

Kila moja sifa za kufuzu ni pamoja na katika Directory ni hati ya kawaida kudhibiti yaliyomo katika kazi zinazofanywa na mfanyakazi.

Uzingatiaji wa Mfanyakazi mahitaji ya kufuzu ni hali ya lazima lakini haitoshi kwa uendeshaji wake wa ufanisi. Kulingana na eneo la shughuli za shirika, yake utamaduni wa ushirika, muundo wa shirika, ukubwa, mtindo wa usimamizi, orodha ya majukumu ya kazi ya katibu inaweza kuwa tofauti, na utekelezaji wao wa ufanisi hauhitaji tu kiwango sahihi cha ujuzi wa kitaaluma, lakini pia ujuzi fulani, uwezo, biashara na sifa za kibinafsi.

Katibu katika shirika la kibiashara

Katika miundo ya kisasa ya kibiashara hakuna mgawanyiko wa wazi wa makatibu kulingana na sifa, kama inavyoonyeshwa katika Kitabu cha Mwongozo wa Sifa, na neno "katibu" linatumika kurejelea makatibu katika viwango tofauti.

Soko la ajira kwa makatibu leo linawakilishwa na nyadhifa kama vile katibu wa simu, katibu wa mapokezi; katibu wa ofisi; katibu msaidizi; katibu-karani; meneja wa ofisi (msimamizi); katibu-mfasiri; msaidizi (katibu binafsi) kwa meneja; mkuu wa sekretarieti.

Wacha tuzingatie majukumu kuu ya kazi na mahitaji ya aina hizi za wafanyikazi.

Katibu yuko kwenye simu. Majukumu muhimu ya kazi ni pamoja na kujibu simu, kuzisambaza, kupokea faksi. Katibu wa simu lazima ajue sheria za msingi za kufanya mazungumzo ya simu, kuzungumza vizuri, na kuwa na uwezo wa kutumia vifaa vya ofisi. Sharti la ziada ni kuwa na sauti ya kupendeza.

KATIKA makampuni ya kigeni na makampuni ya Kirusi yanayofanya kazi na wateja wa kigeni, nafasi sawa katika asili ya kazi inaweza kuitwa katibu wa mapokezi. Mbali na kujibu simu, majukumu yake ni pamoja na kukutana na wateja na kuandaa mazungumzo. Moja ya mahitaji makuu kwa watahiniwa wa nafasi hii ni maarifa lugha ya kigeni katika kiwango kizuri cha mazungumzo.

Katibu wa mkuu (ofisi) hufanya kiasi kikubwa cha majukumu: kupokea simu, kukutana na wateja, kufanya kazi za ofisi, kusambaza ofisi na vifaa vya ofisi na matumizi. Katibu wa meneja lazima ajue mfumo wa usimamizi wa nyaraka, adabu za biashara, kuwa na uwezo wa kutumia kompyuta, programu za kompyuta na rasilimali za mtandao.

Majukumu ya kazi ya katibu msaidizi, pamoja na yale yaliyoorodheshwa hapo juu, yanajumuisha kupanga muda wa kazi wa meneja, kuandaa na kuandaa mikutano, na kutekeleza kazi muhimu. Katika suala hili, katibu msaidizi lazima awe na ujuzi mzuri wa uwanja wa shughuli za kampuni na timu yake ya usimamizi, na kuwa na uwezo wa kufanya kazi na mifumo ya habari na kisheria.

Katika makampuni makubwa, nafasi ya meneja wa ofisi (msimamizi) mara nyingi huanzishwa, ambayo majukumu yake ni pamoja na kutatua masuala yote ya kuhakikisha utendaji wa ofisi (kununua vifaa vya ofisi na za matumizi, kuandaa usafishaji wa majengo), kusimamia wasafirishaji na makatibu, ufuatiliaji wa kufuata ratiba za kazi, nk. Meneja wa ofisi lazima ajue misingi ya uuzaji, usimamizi, shirika la uzalishaji, kuwa na uwezo wa kupanga kazi za ofisi, kuandaa mawasilisho, na mazungumzo. Mahitaji ya lazima ni ujuzi mzuri wa shirika.

Nafasi ya katibu-mtafsiri hutolewa kwa makampuni yenye kazi shughuli za kiuchumi za kigeni. Mbali na ufasaha katika lugha ya kigeni, mtaalamu anahitajika kuwa na ujuzi wa istilahi maalum, uwezo wa kuwezesha mazungumzo, ujuzi wa mbinu ya tafsiri na tafsiri, na uwezo wa kuambatana na meneja katika safari za biashara nje ya nchi. Ujuzi wa adabu ya biashara ni hitaji la lazima.

Msaidizi (katibu wa kibinafsi) wa meneja anasimamia utekelezaji wa maagizo, maamuzi, kufuata sheria za ndani. kanuni za kazi, husaidia fomu ya meneja ufumbuzi wa kujenga, hupanga mikutano na mazungumzo, hupanga na kupanga siku ya kazi ya meneja. Meneja msaidizi lazima awe na ujuzi katika uwanja wa usimamizi, usaidizi wa nyaraka kwa usimamizi, na lazima ajue misingi ya shirika la kazi, uchumi na teknolojia. Mahitaji ya ziada ni utangamano wa kisaikolojia na meneja na ujuzi wa sheria za etiquette.

Nafasi ya mkuu wa sekretarieti huletwa, kama sheria, katika makampuni makubwa yenye wafanyakazi wa angalau 5-8 makatibu katika ofisi. Majukumu makuu ya kazi ni uwekaji, shirika, uratibu wa kazi ya makatibu na udhibiti wa shughuli zao. Katika baadhi ya makampuni, majukumu ya kazi ya mkuu wa sekretarieti yanajumuishwa kwa sehemu na kazi za msimamizi (meneja wa ofisi).

KATIKA miaka ya hivi karibuni katika muktadha wa hali halisi mpya za kiuchumi na kijamii, mahitaji yaliyounganishwa kwa makatibu yalianza kuunda. Kwa kweli, waajiri wengi wanaanza kulazimisha mahitaji ya kimataifa kwa wafanyikazi viwango vya kitaaluma. Msingi wa viwango vya kitaaluma huko Uropa na USA ni kiwango cha ISO-9000 - mifumo ya usimamizi wa ubora inategemea hiyo, katikati ambayo ni mfanyakazi aliyeidhinishwa.

Kila sifa ya kufuzu iliyojumuishwa kwenye saraka ni hati ya kawaida inayodhibiti yaliyomo katika kazi zinazofanywa na mfanyakazi.

Katika miundo ya kisasa ya kibiashara hakuna mgawanyiko wazi wa makatibu kulingana na sifa, kama inavyotolewa saraka ya kufuzu, na neno “katibu” linatumiwa kurejelea makatibu katika ngazi mbalimbali

Soko la ajira kwa makatibu leo linawakilishwa na nafasi kama vile katibu wa simu, katibu wa mapokezi, katibu wa ofisi, katibu msaidizi, katibu wa makatibu, meneja wa ofisi, katibu mfasiri, msaidizi mtendaji, mkuu wa sekretarieti.

Udhibiti wa kisheria wa shughuli za katibu unafanywa kwa kutumia maelezo ya kazi. Maelezo ya kazi ya katibu yamechorwa ili kufidia anuwai kamili ya haki na majukumu ya kitaaluma ya mfanyakazi huyu. Inafafanua haki zake na wajibu wa kazi, pamoja na wajibu wa kushindwa kutekeleza au utendaji usiofaa wa kazi yake ya kazi.

Umuhimu wa maelezo ya kazi ya katibu ni mkubwa sana. Inahitajika kimsingi ili kuzuia ukiukwaji wa sheria ya kazi na kutaja majukumu ya mfanyakazi aliyeainishwa, kwani ina mahitaji ya kimsingi kwa katibu kuhusiana na maarifa maalum, ujuzi wa sheria, mbinu na njia fulani ambazo katibu lazima aweze kuzitumia katika utendaji wa kazi zake rasmi.

Maelezo ya kazi ya katibu yana fomu maalum. Wakati huo huo, wakati wa kuendeleza, mwajiri anapaswa kutegemea kanuni za kitengo cha kimuundo cha shirika. Maelezo ya kazi na kanuni kwenye kitengo cha kimuundo ni nyaraka zinazohusiana zinazosaidiana. Uhusiano huu unaweza kuonekana katika ukweli kwamba majukumu ya kila katibu hutoka kwa kazi na kazi za kitengo cha kimuundo cha shirika yenyewe.

Maelezo ya kazi yameundwa kwa fomu ya jumla. Nakala ya maelezo ya kazi ya katibu inajumuisha sehemu zifuatazo:

1) "Masharti ya jumla";

2) "Kazi";

3) "Majukumu ya kazi";

4) "Haki";

5) "Wajibu".

Inapaswa pia kuzingatiwa kuwa kazi ya pamoja ya ufanisi kati ya meneja na katibu inawezekana tu ikiwa kuna uaminifu kamili kati yao. Uaminifu huu unategemea umoja wa maoni, uelewa wa pamoja wa malengo na malengo ya kazi, shauku ya kazi, hamu ya kufikia ufanisi wa juu wa shirika, mafunzo ya kutosha ya kitaaluma, bidii na kuegemea kwa katibu. mtindo wa kazi wa meneja, uwezo wa kuelewa na kutabiri mwendo wa mawazo yake na mantiki ya hukumu, kuheshimiana.

Pia mambo muhimu Mafanikio ya kazi ya katibu wa kibinafsi ni uwezo wa kuishi na watu na uwezo wa kuunda hisia ambayo huongeza mamlaka ya meneja. Katibu anapaswa kuwa kiungo muhimu katika mfumo wa mawasiliano ya meneja wake, kuhakikisha mawasiliano yenye ufanisi na kukubalika kwa wakati hatua muhimu. Katibu ndiye mwakilishi wa kibinafsi wa meneja wake, na kutimiza jukumu hili muhimu kunahitaji uwezo wa kutoa maoni mazuri kwa wafanyikazi wa shirika na wawakilishi wa kampuni zingine. Wajibu wa katibu mtendaji kama ilivyofafanuliwa katika brosha Jumuiya ya Ulaya makatibu kitaaluma, ni kujua kiini cha shughuli za kiongozi wao na kuweza sehemu muhimu chukua kazi hii.

Katibu inahitajika na shirika lolote, na kwa hiyo, maelezo ya kazi ya katibu yatakuwa na manufaa kwa kila kampuni. Ni muhimu kueleza wazi majukumu ya kazi ya katibu, ambayo sio mdogo kabisa kuchukua simu na tabasamu tamu. Tunakupa mfano wa maelezo ya kazi kwa katibu wa meneja - mkurugenzi mkuu, mkuu wa idara, mkurugenzi wa tawi, n.k.

Maelezo ya kazi ya Katibu

NIMEKUBALI
Meneja mkuu
Jina la mwisho I.O. _______________
"______"_____________ G.

1. Masharti ya jumla

1.1. Katibu ni wa kikundi cha wasanii wa kiufundi.
1.2. Katibu anateuliwa kwa nafasi hiyo na kufukuzwa kutoka kwa agizo la mkurugenzi mkuu wa kampuni.
1.3. Katibu anaripoti moja kwa moja kwa mkurugenzi mkuu/mkuu wa kitengo cha muundo wa kampuni.
1.4. Wakati wa kutokuwepo kwa katibu, haki na majukumu yake huhamishiwa kwa afisa mwingine, kama ilivyotangazwa kwa utaratibu wa shirika.
1.5. Mtu anayekidhi mahitaji yafuatayo anateuliwa kwa nafasi ya katibu: elimu - ya juu, isiyo kamili ya elimu ya juu au ya sekondari maalum, uzoefu katika kazi kama hiyo kwa angalau miezi sita, ujuzi wa vifaa vya ofisi (faksi, copier, scanner, printer); programu Ofisi ya Microsoft(Neno, Excel).
1.6. Katibu anaongozwa katika shughuli zake na:
- vitendo vya kisheria vya Shirikisho la Urusi;
- Mkataba wa Kampuni, Kanuni za Kazi ya Ndani, zingine kanuni makampuni;
- maagizo na maagizo kutoka kwa usimamizi;
- maelezo haya ya kazi.

2. Majukumu ya kazi ya katibu

Katibu hufanya kazi zifuatazo:
2.1. Hufanya kazi juu ya usaidizi wa shirika na kiufundi kwa shughuli za kiutawala na za kiutawala za meneja.
2.2. Inapokea barua iliyopokelewa kwa kuzingatiwa na meneja na kuisambaza kwa mujibu wa kwa uamuzi kwa vitengo vya miundo au kontrakta maalum kwa ajili ya matumizi katika mchakato wa kazi au maandalizi ya majibu.
2.3. Inakubali hati na taarifa za kibinafsi kwa saini ya meneja.
2.4. Hujibu simu, hurekodi na kutuma taarifa rasmi kwa msimamizi, hupanga mazungumzo ya simu na meneja.
2.5. Kwa niaba ya meneja, huchota barua, maombi na hati zingine.
2.6. Hufanya kazi ya kuandaa mikutano na mikutano inayofanywa na meneja (kukusanya nyenzo muhimu, kuwajulisha washiriki kuhusu wakati na mahali pa mkutano, ajenda, usajili wao), hudumisha na kuandaa kumbukumbu za mikutano na mikutano.
2.7. Inafuatilia utekelezaji wa wafanyikazi wa biashara ya maagizo na maagizo yaliyotolewa, na pia kufuata tarehe za mwisho za kutimiza maagizo na maagizo ya meneja, yaliyochukuliwa chini ya udhibiti.
2.8. Hutoa mahali pa kazi meneja na njia muhimu za teknolojia ya shirika, vifaa vya kuandika, hutengeneza hali zinazofaa kazi yenye ufanisi kiongozi.
2.9. Hupanga mapokezi ya wageni, kuwezesha uzingatiaji wa haraka wa maombi na mapendekezo kutoka kwa wafanyakazi.
2.10. Huunda faili kwa mujibu wa nomenclature iliyoidhinishwa, inahakikisha usalama wao na tarehe za mwisho zilizowekwa imehifadhiwa kwenye kumbukumbu.
2.11. Hupanga safari za biashara kwa meneja: huagiza tikiti za ndege na treni, hoteli za vitabu.
2.12. Hufanya kazi rasmi za kibinafsi kutoka kwa mkuu wake wa karibu.

3. Haki za Katibu

Katibu ana haki:
3.1. Pokea habari, pamoja na habari ya siri, kwa kiwango kinachohitajika kutatua kazi uliyopewa.
3.2. Peana mapendekezo kwa usimamizi ili kuboresha kazi yako na ya kampuni.
3.3. Omba kibinafsi au kwa niaba ya meneja kutoka kwa idara za biashara na wataalam wengine habari na hati muhimu ili kutimiza majukumu yake rasmi.
3.4. Inahitaji usimamizi kuunda hali ya kawaida ya utekelezaji wa majukumu rasmi na usalama wa hati zote zinazozalishwa kama matokeo ya shughuli za kampuni.
3.5. Fanya maamuzi ndani ya uwezo wako.

4. Wajibu wa katibu

Katibu anawajibika:
4.1. Kwa kushindwa kutekeleza na/au kwa wakati, utendaji wa uzembe wa majukumu rasmi ya mtu.
4.2. Kwa kutofuata sheria maelekezo ya sasa, maagizo na maagizo ya kutunza siri za biashara na taarifa za siri.
4.3. Kwa ukiukaji wa kanuni za kazi za ndani, nidhamu ya kazi, kanuni za usalama na usalama wa moto.

Maelezo ya kazi ya katibu yana mahitaji ya sifa za mfanyakazi, huweka utaratibu wa kuwa chini yake, uteuzi na kufukuzwa. Hati inaelezea majukumu ya kiutendaji, haki za mfanyakazi, wajibu wake. Mamlaka ya katibu yanaamuliwa na maalum ya shirika.

Mfano wa maelezo ya kawaida ya kazi kwa katibu wa meneja

I. Masharti ya jumla

1. Katibu ni wa kikundi cha "watendaji wa kiufundi".

2. Katibu anaripoti moja kwa moja kwa mkurugenzi mkuu/mkuu wa kitengo cha kimuundo.

3. Uteuzi au kufukuzwa kazi kwa katibu unafanywa kwa amri ya mkurugenzi mkuu.

4. Mtu aliye na angalau elimu ya sekondari na angalau mwaka mmoja wa uzoefu katika nafasi sawa anateuliwa kwa nafasi ya katibu.

5. Wakati katibu hayupo, majukumu ya kiutendaji, haki, na majukumu huhamishiwa kwa afisa mwingine, kama ilivyoripotiwa katika agizo la shirika.

6. Katibu lazima ajue:

muundo wa shirika;
kanuni za mawasiliano ya biashara na adabu;
shirika la kazi ya ofisi;
misingi ya sheria ya kiraia na kazi ya Shirikisho la Urusi;
sheria za uendeshaji wa vifaa vya shirika na kompyuta;
programu za maombi (Neno, Excel, nk);
maandishi;
sheria za ulinzi wa kazi, kanuni za usalama, ulinzi wa moto.

7. Katibu katika shughuli zake anaongozwa na:

Mkataba wa shirika;
sheria ya Shirikisho la Urusi;
kanuni za kazi za ndani, vitendo vingine vya usimamizi wa shirika;
maagizo na maagizo kutoka kwa usimamizi;
maelezo ya kazi hii.

II. Majukumu ya kazi ya katibu

Katibu hufanya kazi zifuatazo:

1. Hupokea wageni.

2. Hupokea na kuwasilisha hati na taarifa za kibinafsi kwa meneja ili kutiwa saini.

3. Hupokea barua zinazotumwa kwa meneja ili kuzingatiwa. Kwa mujibu wa uamuzi uliofanywa, hutumwa kwa vitengo vya miundo au watu maalum kwa matumizi katika kazi zao.

4. Hufanya mawasiliano kwa kutumia njia za mawasiliano, rejista, na kupitisha taarifa rasmi kwa meneja.

5. Hufanya shughuli zinazohusiana na msaada wa kiufundi na shirika kwa kazi ya meneja.

6. Huchora maombi, barua na nyaraka zingine kwa niaba ya msimamizi.

7. Kushiriki katika kuandaa mikutano na mikutano iliyoandaliwa na meneja. Hukusanya taarifa muhimu, kusajili, kuwafahamisha washiriki kuhusu mahali, saa ya mkutano na ajenda. Anaongoza na kuandaa kumbukumbu za mikutano.

8. Hupanga safari za biashara kwa meneja: tikiti za ununuzi, usafiri wa kukodisha, majengo.

9. Inafuatilia utekelezaji wa wafanyakazi wa shirika la maagizo na maagizo kutoka kwa usimamizi.

10. Faili za fomu, huhakikisha usalama wa nyaraka, huwahamisha kwenye kumbukumbu ndani ya muda uliowekwa.

11. Hufanya kazi rasmi za kibinafsi za meneja.

III. Haki

Katibu ana haki:

1. Kubali maamuzi huru ndani ya mipaka ya uwezo wake.

2. Usianze kutumia nguvu zako ikiwa kuna hatari kwa maisha au afya.

3. Kufanya madai kwa usimamizi kuunda hali ya kawaida kwa ajili ya utendaji wa kazi zao rasmi, usalama wa mali na nyaraka.

4. Kupokea taarifa rasmi kwa ukamilifu ili kutimiza mamlaka yao.

5. Tuma mapendekezo ya upatanishi kwa usimamizi ili kuboresha shughuli za shirika na kazi ya mtu mwenyewe.

6. Mjulishe meneja kuhusu mapungufu yaliyotambuliwa katika shughuli za shirika, kuweka mapendekezo ya kuondolewa kwao.

7. Kupokea kutoka kwa wafanyakazi wa mgawanyiko wa kimuundo vifaa muhimu na maelezo ya sababu za ukiukaji wa tarehe za mwisho na ubora wa utekelezaji wa kazi na maagizo ya usimamizi.

IV. Wajibu

Katibu anawajibika kwa:

1. Kufanya uwakilishi usioidhinishwa wa maslahi na mikutano ya shirika.

2. Matokeo ya maamuzi yaliyofanywa, matendo mwenyewe.

3. Utendaji usiofaa wa majukumu rasmi ya mtu.

4. Ukiukaji wa mahitaji ya nyaraka za uongozi wa shirika.

5. Utunzaji haramu wa taarifa za kibinafsi, uhamisho wa taarifa za siri, siri za biashara.

6. Kusababisha uharibifu kwa shirika, wafanyakazi wake, wakandarasi, au serikali.

7. Ukiukaji wa mahitaji ya nidhamu ya kazi, kanuni za kazi ya ndani, viwango vya usalama, na ulinzi wa moto.

8. Ukiukaji wa etiquette na viwango vya mawasiliano ya biashara.

Katibu wa kikao cha mahakama

Katibu wa mahakama ni mtumishi wa serikali na anafanya kazi katika mahakama pekee. Anahakikisha kazi ya maandishi ya hakimu, majaribio, na kushiriki katika mikutano. Imetolewa rasmi hufanya majukumu yafuatayo ya kiutendaji:

1. Hukusanya na kuandaa nyenzo za kesi kwa ajili ya kuzingatiwa katika kusikilizwa kwa mahakama.

2. Huhifadhi kumbukumbu za kikao cha mahakama.

3. Hutayarisha na kutuma wito, kuwaita washiriki kwenye mkutano.

4. Hutayarisha kesi mahakamani kwa mujibu wa matakwa ya kisheria.

Katibu Katibu

Katibu wa karani ni afisa anayesimamia mtiririko wa hati za shirika. Kazi zake ni pamoja na:

1. Kufanya mazungumzo ya simu na kufanya kazi na wateja.

2. Kufuatilia utimilifu wa wakati wa majukumu yaliyoandikwa katika nyaraka.

3. Usajili na usindikaji wa mawasiliano.

4. Tafsiri ya nyaraka na mawasiliano kutoka kwa lugha ya kigeni.

5. Kutunza kumbukumbu ya nyaraka.