Problema: L'organizzazione venditrice non trasmette la fattura. Cosa dovrebbe fare l'acquirente? Detrazione IVA se il fornitore rifiuta le fatture Il fornitore non fornisce la fattura cosa fare

Il tribunale arbitrale del distretto di Mosca, nella risoluzione n. F05-15674/2017 del 30 ottobre 2017, ha riconosciuto che l'acquirente non ha il diritto di richiedere una fattura al fornitore per i prodotti acquistati nell'ambito di una controversia civile.

Oggetto di controversia: L'organizzazione ha richiesto al fornitore di fornire una fattura per i prodotti acquistati al fine di ottenere la detrazione dell'IVA. Il fornitore ha rifiutato di emettere fattura, ritenendo di non avere tale obbligo.

Di cosa stavano discutendo?: fattura per 720.000 rubli

Chi ha vinto: organizzazione dei fornitori

Il fornitore non ha emesso fattura all'organizzazione acquisti per i prodotti acquistati. Di conseguenza, l'organizzazione non è stata in grado di ottenere una detrazione fiscale dell'IVA. Questa circostanza è stata la ragione per andare in tribunale.

In tribunale l'azienda ha chiesto che il fornitore fosse obbligato a emettere una fattura debitamente compilata per il costo dei prodotti spediti. I tribunali hanno rifiutato di soddisfare questo requisito. La corte di cassazione ha confermato la validità delle decisioni del tribunale, sottolineando le seguenti circostanze.

Il fornitore ha adempiuto pienamente ai propri obblighi nei confronti dell'acquirente: la merce è stata consegnata in tempo e ha rispettato pienamente i termini del contratto. La merce è stata ricevuta dall'acquirente secondo il certificato di accettazione, completamente pagata e registrata.

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Allo stesso tempo, insieme alla merce non sono stati trasferiti documenti primari che confermassero le spese del contribuente e il suo diritto di applicare detrazioni fiscali (fattura e bolla di consegna). L'organizzazione ha inviato un reclamo al fornitore per la fornitura di documenti, che è rimasto senza risposta e i documenti non sono mai stati ricevuti dall'organizzazione.

Tuttavia, tale comportamento del fornitore non significa che abbia violato eventuali requisiti legali e l'acquirente può richiedergli i documenti contestati.

La fattura non è né una cosa che il convenuto era obbligato a consegnare all'attore, né un accessorio della merce. Inoltre, una fattura non è un documento relativo al prodotto. Questo documento viene utilizzato nel campo dei rapporti giuridici fiscali. Allo stesso tempo, le norme del Codice Fiscale della Federazione Russa non sono applicabili a tali controversie (sulla richiesta di documenti nell'ambito delle relazioni civili).

I termini del contratto non prevedevano un obbligo diretto per il convenuto di trasferire la fattura all'acquirente. Nel frattempo, contando di dichiarare in futuro la detrazione fiscale dell’IVA, l’organizzazione ha dovuto stipulare nel contratto l’obbligo del fornitore di presentare una fattura. E prevedere anche una sanzione per la mancata presentazione dei documenti primari.

In caso contrario il fornitore non ha alcun obbligo di trasmettere la fattura all'acquirente. A questo proposito, la corte di cassazione ha rifiutato di soddisfare i requisiti dichiarati dell'organizzazione.

A prima vista, risolvere il problema non è difficile. Per fare ciò è sufficiente inserire nel contratto con il fornitore (o appaltatore) una condizione secondo la quale quest'ultimo è tenuto a emettere una fattura emessa secondo i requisiti stabiliti dalla legge. E per il mancato rispetto delle istruzioni contenute nello stesso contratto, dovrebbero essere previste sanzioni, ad esempio, l'accantonamento di sanzioni, il cui importo sarà pari all'importo dell'IVA “persa”.

È davvero facile impostare tali condizioni. Ma “funzioneranno” se, a causa delle violazioni del socio, il fisco dovesse effettivamente negare alla società il credito IVA? Purtroppo, non esiste una risposta chiara a questa domanda. Il problema è che l'obbligo di denuncia e il risarcimento del danno si collocano, per così dire, in “ambiti giuridici” diversi. Il primo concetto proviene dal campo dei rapporti di diritto pubblico, cioè quelli in cui una delle parti è lo Stato, il secondo dal campo del diritto privato. Pertanto, stipulando nel contratto la condizione di cui sopra, i partner commerciali, cioè i soggetti di diritto privato, cercano di regolare i rapporti di diritto pubblico. È da questo “luogo” che iniziano i disaccordi tra avvocati, fisco e giudici.

Nota

Se il fornitore non emette fattura, ma il contribuente ha ancora tempo per chiedere il rimborso, quest'ultimo ha il diritto di presentare un reclamo al tribunale arbitrale e obbligare il partner commerciale a farlo il prima possibile. La Corte Suprema Arbitrale lo ha annunciato nel 2004 (Risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 30 marzo 2004 n. 101/04). Tuttavia, va ricordato che tale controversia sarà risolta positivamente solo se il corrispondente obbligo della controparte fosse sancito nel contratto.

Alcuni esperti ritengono che l’importo dell’IVA trasferito al bilancio non possa essere considerato una perdita “civile”. Perché un soggetto di diritto privato non può esigere dalla controparte il rispetto delle norme di un altro ambito del diritto. Di conseguenza, non può esserci un “risarcimento civile” sulla base dell’articolo 15 del Codice civile della Federazione Russa. Ad esempio, in una delle decisioni, i giudici arbitrali hanno affermato direttamente che tale "...la pretesa del querelante deriva da rapporti giuridici fiscali, poiché le questioni relative all'applicazione di una detrazione fiscale sono oggetto di diritto fiscale e non sono regolate da diritto civile..." (risoluzione del Servizio federale antimonopoli del distretto degli Urali del 27 aprile 2010 n. A07-14206/2009; pratica simile - decisioni del Servizio federale antimonopoli del distretto del Volga-Vyatka del 24 settembre 2008 N. A11-11888/2007-K1-9/605-40 e del 9 giugno 2008 N. A17-4226 /13-2007, FAS del distretto della Siberia orientale del 26 settembre 2006 N. A19-9546/06- 16-F02-4769/06-S2, FAS del Distretto dell'Estremo Oriente del 24 gennaio 2005 N. F03-A51/04-1 /3254 FAS del Distretto di Mosca del 19 novembre 2009 N. KG-A40/11937-09 , FAS Distretto degli Urali del 27 aprile 2010 n. Ф09-2837/10-С2; nonché la risoluzione della sedicesima corte d'appello arbitrale del 29 dicembre 2008 n. 16AP-2481/08, ecc.).

Parere di giudici, autorità fiscali e avvocati

Altri giudici, fiscalisti e avvocati ritengono che in una situazione del genere si verifichi una sorta di trasferimento dei concetti di diritto pubblico nell'ambito del diritto privato attraverso il consolidamento del primo, per cui se il partner della transazione non emette fattura, ciò può essere qualificato come violazione dell'obbligo sancito dal diritto privato -accordo legale, e andare con calma in tribunale. Pertanto, qui dovrebbero essere utilizzati gli articoli 15 e 309 del codice civile della Federazione Russa. Attualmente esistono effettivamente casi di risarcimento dei danni da parte di un partner sotto forma di importo (anche se molto pochi - ad esempio, le decisioni del Servizio federale antimonopolio del distretto del Volga del 26 agosto 2009 n. A65-25888/2008, la Diciassettesima Corte d'appello arbitrale del 14 dicembre 2010 n. 17AP -11862/2010-GK nel caso n. A50-12478/20104, Ottava Corte d'appello arbitrale del 14 febbraio 2013 nel caso n. A75-6948/2012, Nono Corte d'appello arbitrale del 10 ottobre 2013 n. 09AP-32624/2013 -GK nel caso n. A40-95423/2012 e del 16 gennaio 2012 n. 09AP-32926/2011-AK nel caso n. A40-48916/ 11-11-403). Inoltre, nell '"arsenale" delle decisioni degli arbitri c'è una risoluzione della Corte Suprema Arbitrale (PP della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 9 aprile 2009 n. 16318/08 nel caso n. A40-37607/ 07-51-379), da cui risulta chiaro che i dipendenti di Themis hanno considerato la questione del rifiuto di rimborsare l'IVA pagata in eccesso al venditore dall'acquirente a causa di un'aliquota fiscale errata, arricchimento senza causa del venditore, vale a dire dal punto di visione del diritto civile. E nonostante il fatto che in quella controversia non si trattasse di perdite, è del tutto possibile utilizzarlo come argomento aggiuntivo, anche se indiretto. Va tuttavia ricordato che se una società decide di ricorrere all’arbitrato per recuperare da un socio un importo pari alla detrazione IVA non riscossa, allora dovrà, in particolare, dimostrare agli arbitri che gli ispettori hanno rifiutato proprio perché vi erano nessun documento tra quelli forniti.fatture. Ma qui può sorgere un’altra difficoltà.

"Il fatto è", spiega l'avvocato tributarista Sergei Voronin, "che la Corte costituzionale già una volta ha indicato, e i tribunali arbitrali hanno sostenuto la conclusione, che la fattura non è l'unico documento che conferma il diritto e quest'ultimo può essere pienamente confermato da altri documenti indicando il pagamento dell'imposta sul valore aggiunto (definizione della Corte costituzionale della Federazione Russa del 2 ottobre 2003 n. 384-O, risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto della Siberia occidentale del 17 marzo 2011 n. A70-1837/2010, Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 28 settembre 2011 n. A40-143191/10-28-1189, decisione della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 27 gennaio 2011 n. VAS-63/11). Pertanto, sarà più difficile dimostrare in arbitrato che la detrazione non è stata ottenuta proprio a causa della mancanza di fattura. Pertanto, prima di rivolgersi al tribunale, l'impresa interessata dovrebbe cercare di ottenere la detrazione utilizzando altri documenti. E solo se il fisco la rifiuta, dovrebbe ricorrere all'arbitrato. In questo caso, una delle prove principali dovrà essere proprio questo rifiuto, in cui si afferma chiaramente che le richieste del contribuente non trovano fondamento proprio a causa della mancanza di fattura”.

Verifica fiscale LLC. L'ufficio delle imposte effettua una controispezione del fornitore LLC. Il fornitore non fornisce documenti di consegna primari. In questo caso l'ufficio delle imposte riconosce le spese per l'acquisto di beni da questo fornitore?

Risposta

Il semplice fatto che una controparte non fornisca documenti durante una controispezione non costituisce motivo per detrarre le spese per la documentazione primaria da tale controparte. Tuttavia, le spese possono essere considerate ingiustificate se le autorità fiscali dimostrano che la controparte non è affidabile e che l'organizzazione ha ricevuto un vantaggio fiscale ingiustificato in relazione alla conclusione di transazioni dubbie. Per evitare che ciò accada, l'ufficio delle imposte deve fornire conferma che l'organizzazione ha adottato misure per verificare l'integrità della controparte. Le misure che indicano la prudenza e l’attenzione dell’organizzazione acquirente nella scelta della controparte, in particolare, includono:

In questo caso, le azioni dell’organizzazione devono essere riconosciute come prudenti e le spese prese in considerazione.

L'ufficio delle imposte può privare l'organizzazione acquirente del diritto di detrazione dell'IVA se durante un controllo si scopre che il fornitore che ha emesso la fattura non presenta relazioni all'ufficio delle imposte?

Sì, se è dimostrato che il ricorso alla detrazione ha comportato un beneficio fiscale ingiustificato.

Una detrazione fiscale sulla fattura di un tale fornitore può essere qualificata come irragionevole e le azioni dell'organizzazione acquirente sono riconosciute come imprudenti e negligenti (clausola e risoluzione del Plenum della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 12 ottobre 2006 n. 53).

Va notato che il semplice fatto che una controparte presenti dichiarazioni fiscali non è prova della sua affidabilità. La rendicontazione può essere falsificata e l'ispettorato può verificarne l'esattezza solo durante una verifica fiscale in loco. Pertanto, anche se l'ufficio tributario presso il quale è iscritta la controparte ha ricevuto conferma dell'invio delle segnalazioni, ciò non è sufficiente per riconoscere la controparte come un'organizzazione realmente operativa. L'affidabilità della controparte dovrebbe essere valutata secondo diversi criteri combinati. Le misure che indicano la prudenza e l’attenzione dell’organizzazione acquirente nella scelta della controparte, in particolare, includono:

ricevere dalla controparte copia del certificato di registrazione fiscale;

verificare l'avvenuta iscrizione della controparte nel Registro delle persone giuridiche dello Stato unificato o nel Registro degli imprenditori individuali dello Stato unificato;

ottenere una procura o altro documento che autorizzi una persona a firmare documenti per conto della controparte, nonché una copia del suo documento di identità;

ottenere informazioni circa l'effettiva ubicazione della controparte, le sue aree commerciali o produttive;

utilizzo di fonti ufficiali di informazione caratterizzanti l'attività della controparte (ad esempio, bilanci pubblicati);

valutazione della possibilità che la controparte rispetti effettivamente i termini del contratto.

Ciò si afferma in lettere del Ministero delle Finanze russo.

Pertanto, se, prima di accettare l'IVA in detrazione, un'organizzazione adotta misure per verificare l'integrità della controparte, le sue azioni devono essere riconosciute come prudenti. In caso contrario, l'ispettorato può accusare l'organizzazione di ricevere un beneficio fiscale ingiustificato e privarla del diritto alla detrazione fiscale.

Nella pratica arbitrale, ci sono esempi di decisioni dei tribunali che confermano la legalità di questo approccio (vedi, ad esempio, le definizioni della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa, le decisioni della FAS, del Distretto di Mosca, del Distretto della Siberia Orientale, del Distretto Nord Distretto del Caucaso, Distretto dell'Estremo Oriente).

Tuttavia, esiste anche la pratica arbitrale opposta. Secondo molti giudici, in questa situazione l'ente non è privato del diritto alla detrazione, poiché il fatto che la controparte abbia violato i propri obblighi fiscali non costituisce di per sé prova che l'ente abbia ricevuto un vantaggio fiscale ingiustificato. Il fatto è che un vantaggio fiscale può essere riconosciuto come ingiustificato solo se l'ispezione dimostra uno dei seguenti fatti:

l'organizzazione era a conoscenza di violazioni commesse dalla controparte, in particolare, per il fatto che l'organizzazione e la sua controparte sono entità affiliate o interdipendenti;

Le attività dell'organizzazione (o delle sue persone interdipendenti) sono finalizzate all'esecuzione di transazioni principalmente con controparti che non adempiono ai propri obblighi fiscali.

2. Dall'articolo La controparte ha ignorato il traffico in arrivo

Cosa devi fare: Entro cinque giorni lavorativi dalla data di ricevimento della comunicazione da parte dell'Agenzia delle Entrate, invia loro le spiegazioni scritte.

Per legge, la società non è obbligata e non può essere ritenuta responsabile dell’inerzia della controparte. Pertanto, se dall'ispezione arriva un messaggio che richiede una spiegazione del motivo per cui la controparte non ha presentato documenti alla controispezione, non è necessario rispondere a tale messaggio. Ma consigliamo comunque di preparare spiegazioni scritte. E inviali al Servizio fiscale federale entro cinque giorni lavorativi dalla data di ricevimento del messaggio (). Innanzitutto ti proteggerà da una multa. In secondo luogo, dalle spese aggiuntive sulla verifica documentale della dichiarazione.

Non sempre le controparti della società forniscono documenti agli ispettori nell'ambito della controispezione. In una situazione del genere, i funzionari fiscali a volte inviano un messaggio alla società stessa chiedendo chiarimenti. E per la mancata fornitura di informazioni minacciano di multare il direttore dell'azienda fino a 4.000 rubli. ().

Dopotutto, per gli ispettori, ignorare un contatore è sempre un segno che l'organizzazione ispezionata sta lavorando con una controparte inaffidabile. E questo mette immediatamente in discussione la realtà delle sue transazioni e, di conseguenza, la legalità delle detrazioni dichiarate e delle spese ammortizzate.

Il compito dell’azienda è convincere i revisori che lavora solo con organizzazioni affidabili, attive e comprovate. Inoltre, dalle spiegazioni dovrebbe risultare chiaro che la società ha fatto tutto il possibile per contattare la controparte e farla tempestivamente adempiere all'esigenza imminente.

Pertanto, subito dopo aver ricevuto un messaggio dall'ispezione, è necessario contattare la controparte e scoprire qual è il motivo del suo silenzio.

Le ragioni potrebbero essere qualsiasi cosa. Ad esempio, i funzionari fiscali hanno inviato una richiesta per posta ed è andata perduta. L'azienda si è trasferita in un'altra sede e la richiesta è arrivata al vecchio indirizzo. I documenti sono stati inviati, ma poiché l'azienda si trova in un'altra regione, sono andati persi durante il trasporto. Oppure il capo contabile della controparte era in ferie e non c'era nessuno a presentare i documenti in tempo.

Nelle spiegazioni è necessario scrivere come la controparte ha spiegato il suo silenzio e approssimativamente quando ci si può aspettare da lui i documenti necessari. Inoltre, chiarisci in quale data è avvenuta la conversazione, fornisci il numero di telefono che sei riuscito a raggiungere e il tuo attuale indirizzo email. Se la richiesta di sportello viene persa, è necessario chiedere al Servizio fiscale federale di inviarla nuovamente alla controparte.

Se, nonostante tutti gli sforzi, non è stato possibile trovare una controparte, la spiegazione può dire che la società non conosce ancora i motivi della mancata fornitura dei documenti, ma ne verrà a conoscenza. E non appena si saprà qualcosa, lo segnalerà immediatamente all'ispettorato.

Giornale elettronico

Dal 1 ottobre 2014 è possibile rifiutare fatture in regime speciale: il fornitore ha il diritto di non emettere fatture a clienti esenti IVA. Allo stesso tempo, è possibile registrare un documento principale nel registro delle vendite: una fattura di spedizione o certificati di accettazione del lavoro (lettera del 09/10/14 n. 03-07-11/50894). Ma non è chiaro come il fornitore dovrebbe richiedere le detrazioni e cosa registrare nel registro degli acquisti se ha completato la transazione senza fattura e poi ha concesso uno sconto, ha restituito il pagamento anticipato o l'acquirente ha rifiutato la merce. Abbiamo discusso di tutto ciò che riguarda il rifiuto delle fatture in regime speciale insieme agli specialisti del Servizio fiscale federale.

Situazione n.1
L'acquirente ha restituito la merce in modo semplificato

Cosa registrare: fattura e certificato di restituzione

Di norma, se la merce viene restituita dal cliente in condizioni semplificate, il fornitore richiede detrazioni in base alle proprie fatture. Quando restituisce l'intera spedizione, registra la fattura originale nel registro degli acquisti. In caso di restituzione di parte della merce - un adeguamento (lettera del 14.05.13 n. ED-4-3/8562@). Ma dal 1° ottobre non sarà più necessario redigere questi documenti.

Come abbiamo scoperto presso il Servizio fiscale federale, la detrazione può essere richiesta sulla base dell'imposta primaria. Se l'acquirente ha restituito tutta la merce, il fornitore registra la fattura di spedizione nel registro. E se fa parte di un lotto, la base per la detrazione sarà la fattura dell’acquirente o il certificato di restituzione. Il fornitore ha il diritto di registrare il documento nel libro acquisti nelle stesse colonne della fattura di rettifica. Cioè, nella colonna 5, annota il numero e la data dell'articolo principale e nelle colonne 15 e 16, la differenza di costo e l'importo dell'IVA.

Situazione n.2
Il fornitore ha concesso uno sconto all'azienda per un trattamento speciale

Cosa registrare: accordo o avviso di modifica del prezzo

Il fornitore ha il diritto di richiedere detrazioni se offre all'acquirente uno sconto che riduce il costo delle merci precedentemente spedite (clausola 2.1 dell'articolo 154 del Codice fiscale della Federazione Russa). Di norma la base per la detrazione è la fattura rettificativa del fornitore. Ma se l'acquirente ha un regime semplificato e la società rifiuta di emettere fatture, non è necessario emettere una fattura di rettifica. Gli specialisti del Servizio fiscale federale da noi intervistati ritengono che la detrazione possa essere richiesta sulla base di un accordo sulla modifica del prezzo. Lo stesso documento deve essere registrato nel libro acquisti: nella colonna 5 - annotare il numero e la data, e nelle colonne 15 e 16 - l'importo dello sconto e dell'IVA.

Situazione n.3
Il fornitore ha restituito il pagamento anticipato

Al ricevimento del pagamento anticipato da parte dell'acquirente, la società emette una fattura anticipata e paga l'IVA. E se le parti rescindono il contratto e il fornitore restituisce il denaro, richiede la detrazione dell'IVA sulla base della fattura di pagamento anticipato (clausola 22 dell'appendice 4 del decreto del governo della Federazione Russa del 26 dicembre 2011 n. 1137).

Previo accordo con l'acquirente, il fornitore ha il diritto di non emettere alcuna fattura, sia di spedizione che di anticipo. Successivamente, in caso di restituzione del denaro, è possibile effettuare registrazioni nel libro degli acquisti in base alla polizza di pagamento della restituzione o ai materiali di consumo, se il denaro viene consegnato in contanti. Nella colonna 3 è necessario annotare il numero e la data del documento e nelle colonne 15 e 16 l'importo dell'anticipo restituito e dell'IVA.

Cosa registrare nei libri se non ci sono fatture

Nel libretto di vendita:

Al momento della spedizione: fattura di spedizione;

Durante l'esecuzione del lavoro (servizi resi) - un atto di completamento del lavoro (servizi resi);

Al ricevimento del pagamento anticipato: pagamento a carico dell'acquirente.

Nel libro della spesa:

In caso di restituzione dell'intera spedizione di merci: fattura di spedizione;

In caso di restituzione di parte della merce: fattura dell'acquirente o certificato di restituzione;

Quando si forniscono sconti - accordo sulle variazioni di prezzo;

In caso di restituzione di un pagamento anticipato: una polizza di pagamento o materiali di consumo per un rimborso.

In che modo questo articolo ti aiuterà: Ti diremo quali misure adottare se i tuoi fornitori o acquirenti non ti forniscono i documenti per molto tempo.

Da cosa ti proteggerà: Non dovrai ricalcolare ogni volta l'imposta sul reddito o l'IVA perché le tue controparti hanno ritardato la fattura principale o la fattura.

In qualità di contabile, è importante per te ricevere in tempo i documenti primari e le fatture dalle tue controparti. Dopotutto, se i documenti arriveranno tardi nel prossimo trimestre, solo allora sarà possibile tenere conto delle spese e richiedere la detrazione dell'IVA a monte. Cioè, più tardi di quanto sarebbe potuto accadere se avessi ricevuto in tempo i documenti dalle tue controparti.

Inoltre, sorgono difficoltà quando i vostri fornitori ritardano i documenti. E nel caso in cui gli acquirenti non restituiscano le tue copie primarie per molto tempo. In questo articolo forniremo consigli pratici su cosa fare se i partner ritardano costantemente le pratiche burocratiche. Scegli i suggerimenti adatti a te.

Ti consigliamo inoltre di consultare la tabella seguente. Lì abbiamo mostrato come il fatto che i documenti dei partner siano stati ricevuti dopo la chiusura del trimestre avrebbe influito sulle tasse. Inoltre, puoi vedere quali rischi si corrono se i tuoi acquirenti ritardano le pratiche. E viceversa, quando i fornitori non consegnano i documenti in tempo.

Cosa fai più spesso se le controparti ritardano i documenti?

Suggerimento uno: specificare nel contratto le modalità di scambio dei documenti con la controparte

Supponiamo che tu abbia una controparte con la quale lavori da molto tempo, ma spesso ricevi i documenti da loro in ritardo. Un'altra situazione: stai per stipulare un contratto a lungo termine con un partner e presumi che dovrai scambiare spesso documenti con lui.

In questi casi, consigliamo di stabilire condizioni speciali in un nuovo contratto o in un accordo aggiuntivo a quello esistente. Vale a dire, scrivi in ​​che modo tu e il tuo partner scambierete i documenti, a spese di chi avverrà il trasferimento.

Diciamo che la controparte è nella tua stessa città. Stabilire poi che il partner dovrà consegnare i documenti tramite corriere, e indicare entro quale termine. O forse manderai il tuo rappresentante per i documenti. Anche in questo caso non dimenticare le scadenze.

Cosa succede se il partner è in un'altra città? Annotare nel contratto la condizione che le parti si scambieranno i documenti tramite posta celere. E poiché i suoi servizi sono più costosi della posta ordinaria, specifica nel contratto a spese di chi verranno inviati i documenti.

Naturalmente ciò è possibile solo se la controparte accetta di includere tale condizione nel contratto. Cioè quando entrambe le parti del contratto vogliono ripristinare l'ordine nel flusso dei documenti.

Un altro consiglio per quando si scambiano molti documenti con una controparte. Sarebbe utile prevedere nell'accordo che alla fine del mese le parti si inviino reciprocamente un elenco dei documenti ricevuti per la firma e inviati.

In questo modo puoi controllare quali documenti non hai ancora ricevuto dal tuo partner. Di seguito abbiamo fornito un accordo modello con una clausola sullo scambio di documenti.

Esperienza condivisa da: Olesya Kachan- Cap. Ragioniere LLC "Business Alliance":

Nei contratti indichiamo: le copie dei documenti sono corrette purché non siano presenti gli originali.

Suggerimento due: chiedere agli acquirenti copie scannerizzate dei documenti

Ecco un altro consiglio nel caso in cui i tuoi acquirenti (clienti) non ti abbiano ancora restituito alcune copie di fatture e atti. Per prima cosa contattali e scopri qual è il motivo. Forse l'acquirente non ha ancora firmato l'atto o la fattura. Diciamo perché la merce è in transito. Oppure il direttore del partner non ha avuto il tempo di firmare l’atto.

In questa situazione, chiedi al reparto contabilità dell'acquirente di contattarti non appena i documenti saranno pronti. E chiedi loro di inviarti copie scannerizzate dei documenti firmati. Ciò ti aiuterà a verificare che l'acquirente sia d'accordo con i dati nell'account principale.

Spieghiamo perché è ancora importante ottenere gli originali firmati dei propri documenti.

In generale, è sicuro riconoscere i redditi nella contabilità fiscale nel trimestre in cui sono state emesse fatture o atti (trasferimenti di beni, servizi forniti o lavori eseguiti). Cioè, non aspettare che le controparti li firmino. Funzionari e giudici insistono su questo. Esempi sono la lettera del Ministero delle Finanze della Russia del 13 novembre 2009 n. 03-03-06/1/750 e la decisione della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa dell'8 dicembre 2010 n. VAS-15640/ 10. Funzionari e giudici lo sostengono affermando che nel calcolo dell'imposta sul reddito, il reddito derivante dalle vendite viene determinato alla data in cui la proprietà dei beni (lavoro, servizi) viene trasferita all'acquirente. E questo, secondo le autorità, avviene nel momento in cui il fornitore firma l'accordo primario.

Inoltre, l'IVA deve essere addebitata immediatamente dopo l'emissione della fattura all'acquirente. Dopotutto, la base imponibile è determinata dalla data di spedizione di beni o di trasferimento di lavoro e servizi. Ciò è affermato direttamente nell'articolo 167 del Codice fiscale della Federazione Russa. Cioè, anche qui, a quanto pare, non è necessario attendere le vostre copie firmate dalla controparte.

Tuttavia, ti consigliamo di chiedere agli acquirenti di restituirti i documenti con le firme. Senza un documento primario, potresti essere multato per gravi violazioni delle norme sulla contabilità delle entrate e delle spese ai sensi dell'articolo 120 del Codice fiscale della Federazione Russa. L'importo della sanzione è di 10.000 o 30.000 rubli.

Accuratamente!

Riconoscere le spese basandosi solo sulle copie dei documenti è rischioso.

C’è un altro motivo per cui vale comunque la pena richiedere informazioni primarie agli acquirenti. Forse le controparti non erano d'accordo con i risultati del lavoro, dei servizi o hanno rifiutato alcuni beni. Ciò significa che le tue entrate e la tua base imponibile IVA potrebbero cambiare. Lo scoprirai solo dopo aver ricevuto il primo feedback dagli acquirenti. E se hai già rispecchiato le transazioni senza attendere la firma della seconda parte, dovrai adeguare le entrate e l'importo dell'IVA.

Ma attenzione: nella situazione opposta, quando i documenti vengono ritardati dal fornitore, riconoscere le spese basandosi solo sulle copie scannerizzate è rischioso. Le autorità fiscali potrebbero semplicemente non riconoscere tali prove senza firme viventi. In ogni caso è necessario avere tra le mani gli originali dei documenti primari del venditore.

Esperienza condivisa da: Valentina Ivoilova - Cap. commercialista LLC "Consulente":

Molto spesso, i documenti vengono ritardati dai fornitori di servizi. Se gli originali sono in ritardo, scambiamo copie con le nostre controparti tramite e-mail o fax. E poi, ovviamente, aspettiamo i documenti originali dai partner.

Domande frequenti dalla pratica sui documenti

La bolla di consegna firmata dall'acquirente è andata persa nella posta. Abbiamo riconosciuto le spese in base alla copia scannerizzata. Gli ispettori possono richiedere l'originale?

Sì, le autorità fiscali possono richiedere documenti originali. La base qui è il paragrafo 2 dell'articolo 93 del Codice fiscale della Federazione Russa.

È possibile prevedere sanzioni nel contratto con il fornitore nel caso in cui non rispetti i termini per il trasferimento dei documenti?

Certo che puoi. Ma solo se la tua controparte non si oppone a ciò. In altre parole, se entrambe le parti del contratto sono interessate a stabilire un ordine ideale nel flusso dei documenti.

Abbiamo ricevuto una fattura in ritardo dal venditore. È possibile detrarre l'IVA nel periodo corrente sulla base del fatto che abbiamo una registrazione nel giornale dei documenti in entrata?

No, le autorità fiscali e i giudici non sono d'accordo con questo (risoluzione del Servizio federale antimonopoli del distretto del Caucaso settentrionale del 7 luglio 2008 n. F08-3751/2008).

Possiamo essere multati ai sensi dell'articolo 120 del Codice tributario della Federazione Russa per l'assenza di un'imposta sul reddito primario se non sottovalutiamo le tasse?

Sì, se non hai un reddito primario, i revisori lo considereranno una violazione ai sensi dell'articolo 120. Non importa se hai degli arretrati o meno. Solo che in caso di arretrati l’importo della multa sarà più alto.

Suggerimento tre: inviare una lettera al direttore della controparte con la richiesta di fornire i documenti originali

Una conversazione con il reparto contabilità della controparte non sempre dà risultati. Se non ci sono ancora documenti, ha senso scrivere una lettera indirizzata al direttore del partner (ne abbiamo fornito un esempio di seguito).

Nella lettera, chiedi che i documenti vengano forniti il ​​prima possibile. E spiega alla controparte cosa rischia la tua azienda a causa del fatto che ritarda i documenti.

Tale lettera ti aiuterà anche se rifletterai le transazioni sulla base di copie scannerizzate e gli ispettori fiscali verranno a controllarti. Solo qui dovresti sbrigarti e, se possibile, inviare immediatamente la lettera in formato elettronico o via fax.

Per ricevere rapidamente i documenti originali dalla tua controparte, chiedi aiuto al direttore della tua azienda. Una lettera da parte sua o una telefonata possono accelerare la ricezione del modulo iniziale e delle fatture necessarie.

Ma prima di inviare il direttore ai partner, conduci un briefing. Spiega al tuo capo perché sono necessari gli originali e quali rischi fiscali dovrà affrontare la tua azienda senza i documenti della controparte.

Esperienza condivisa da: Marina Artyushenkova- Cap. Ragioniere di Press Bureau LLC:

La questione relativa ai documenti ritardati dalle controparti è per me molto rilevante! Per lo più scrivo lettere o li chiamo. Ho convinto il regista ad aiutarmi: anche lui chiama e scrive.

Suggerimento quattro: compilare i documenti al posto del venditore

Succede quando non puoi aspettare i documenti dal venditore, è più facile invece compilare il modulo iniziale e fatturare tu stesso. E poi dagli semplicemente i documenti da firmare.

Dettaglio importante

In casi eccezionali potete compilare il documento per il fornitore e darglielo da firmare.

Sì, all'acquirente non è vietato compilare il modulo principale. Pertanto, puoi tranquillamente farlo per il fornitore (articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ). Sì, puoi anche emettere fattura. Basta inserire i dati del venditore e dello spedizioniere ove necessario.

È chiaro che dovresti usare questo consiglio solo in casi estremi. E anche allora quando si tratta di due o tre documenti e non di una grande quantità di documenti. Naturalmente non potrai compilare regolarmente i documenti primari e le fatture al posto della tua controparte.