Проблема: организация-продавец не передает счет-фактуру. Что делать покупателю? Вычет ндс, если поставщик отказался от счетов-фактур Поставщик не предоставляет счет фактуру что делать

Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 30.10.2017 № Ф05-15674/2017 признал, что покупатель не вправе требовать с поставщика счет-фактуру по приобретенной продукции в рамках гражданского спора.

Предмет спора : Организация потребовала от поставщика предоставить счет-фактуру по приобретенной продукции в целях получения вычета НДС. Поставщик отказался от выставления счета-фактуры, посчитав, что у него отсутствует такая обязанность.

За что спорили : счет-фактура на 720 000 рублей

Кто выиграл : организация-поставщик

Поставщик не выставил организации-покупателю счет-фактуру на приобретенную продукцию. Вследствие этого организация не смогла получить налоговый вычет по НДС. Данное обстоятельство и явилось причиной обращения в суд.

В суде компания потребовала обязать поставщика выставить надлежаще оформленный счет-фактуру на стоимость отгруженной продукции. Суды отказались удовлетворять данное требование. Суд кассационной инстанции подтвердил обоснованность судебных решений, указав на следующие обстоятельства.

Поставщик в полной мере исполнил свои обязательства перед покупателем – товар был поставлен точно в срок и полностью соответствовал условиям договора. Товар был получен покупателем по акту приема-передачи, полностью оплачен и принят на учет.

БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!

Вместе с тем, первичных документов, подтверждающих расходы налогоплательщика и его право на применение налоговых вычетов (счет-фактура и накладная), с товаром передано не было. Организация направила в адрес поставщика претензию о предоставлении документов, которая была оставлена без ответа, и документы в адрес организации так и не поступили.

Однако такое поведение поставщика не означает, что он нарушил какие-либо требования законодательства, и покупатель может истребовать с него спорные документы.

Счет-фактура не является ни вещью, которую ответчик был обязан передать истцу, ни принадлежностью товара. Также счет-фактура не является и документом, относящимся к товару. Данный документ используется в сфере налоговых правоотношений. При этом нормы НК РФ к подобным спорам (об истребовании документов в рамках гражданских отношений) не применимы.

Условиями договора прямой обязанности по передаче ответчиком счета-фактуры покупателю установлено не было. Между тем, рассчитывая на заявление в будущем налогового вычета НДС, организация должна была прописать в договоре обязанность поставщика по представлению счета-фактуры. А также оговорить неустойку за невыставление первичных документов.

В противном случае, у поставщика не появляется никакой обязанности по передаче покупателю счета-фактуры. В связи с этим кассация и отказала организации в удовлетворении заявленных требований.

На первый взгляд, урегулировать проблему несложно. Для этого достаточно включить в договор с поставщиком (или исполнителем) условие, согласно которому последний обязан выставить счет-фактуру, оформленный в соответствии с установленными законом требованиями. А за неисполнение предписания в этом же контракте должны быть предусмотрены санкции, например, начисление пеней, сумма которых будет равна размеру «потерянного» НДС.

Такие условия прописать действительно просто. Но «сработают» ли они, если из-за нарушений партнера налоговики и правда откажут фирме в зачете НДС? Увы, однозначного ответа на этот вопрос нет. Проблема заключается в том, что обязанность выставить и взыскание убытков находятся, так сказать, в разных «правовых полях». Первое понятие – из области публично-правовых отношений, т. е. тех, одной из сторон в которых является государство, а второе – из области частного права. По-этому, прописывая в договоре вышеуказанное условие, бизнес-партнеры, т. е. субъекты частного права, пытаются урегулировать публично-правовые отношения. Именно с этого «места» и начинаются разногласия между юристами, налоговиками и судьями.

Обратите внимание

Если поставщик не выставляет счет-фактуру, но время заявить возмещение у налогоплательщика еще есть, последний вправе обратиться в арбитражный суд с иском и обязать партнера по бизнесу как можно скорее это сделать. Об этом Высший арбитражный суд объявил еще в 2004 году (постановление Президиума ВАС РФ от 30 марта 2004 г. № 101/04). Однако следует помнить, что такой спор будет решен положительно лишь в том случае, если соответствующее обязательство контрагента было закреплено в договоре.

Одни специалисты считают, что перечисленную в бюджет сумму НДС нельзя считать «гражданско-правовым» убытком. Потому что субъект частного права не может потребовать от контрагента соблюдения правил другой сферы права. Соответственно, «гражданско-правового возмещения» на основании статьи 15 ГК РФ здесь быть не может. Например, в одном из постановлений арбитражные судьи прямо указали, что подобное «…требование истца вытекает из налоговых правоотношений, поскольку вопросы применения налогового вычета являются предметом налогового права и гражданским законодательством не регулируются...» (постановление ФАС Уральского округа от 27 апреля 2010 г. № А07-14206/2009; аналогичная прак-тика – постановления ФАС Волго-Вятского округа от 24 сентября 2008 г. № А11-11888/2007-К1-9/605-40 и от 9 июня 2008 г. № А17-4226/13-2007, ФАС Восточно-Сибирского округа от 26 сентября 2006 г. № А19-9546/06-16-Ф02-4769/06-С2, ФАС Дальневосточного округа от 24 января 2005 г. № Ф03-А51/04-1/3254; ФАС Московского округа от 19 ноября 2009 г. № КГ-А40/11937-09, ФАС Уральского округа от 27 апреля 2010 г. № Ф09- 2837/10-С2; а также постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29 декабря 2008 г. № 16АП-2481/08 и пр.).

Мнение судей, налоговиков и адвокатов

Другие судьи, налоговики и адвокаты считают, что в такой ситуации происходит своего рода перенос публично-правовых понятий в сферу частного права путем закрепления первых Соответственно, если партнер по сделке не выставит счет-фактуру, это можно будет квалифицировать как нарушение обязанности, закрепленной в частно-правовом соглашении, и спокойно идти в суд. Поэтому здесь должны использоваться статьи 15 и 309 ГК РФ. Случаи взыскания с партнера убытков в виде суммы в настоящее время действительно имеются (правда, весьма немногочисленные – например, постановления ФАС Поволжского округа от 26 августа 2009 г. № А65-25888/2008, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 декабря 2010 г. № 17АП-11862/2010-ГК по делу № А50-12478/20104, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 февраля 2013 г. по делу № А75-6948/2012, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10 октября 2013 г. № 09АП-32624/2013-ГК по делу № А40-95423/ 2012 и от 16 января 2012 г. № 09АП-32926/2011-АК по делу № А40-48916/ 11-11-403). Более того, в «арсенале» решений арбитров имеется постановление Высшего арбитражного суда (ПП ВАС РФ от 9 апреля 2009 г. № 16318/08 по делу № А40-37607/07-51-379), из которого видно, что служители Фемиды рассмотрели вопрос отказа возмещения НДС, излишне уплаченного продавцу покупателем из-за ошибочной ставки налога, неосновательным обогащением продавца, т. е. с точки зрения гражданского права. И несмотря на то, что в том споре речь шла не об убытках, воспользоваться им в качестве дополнительного, пусть и косвенного довода, вполне можно. Тем не менее следует помнить, что если компания решила обратиться в арбитраж для взыскания с партнера суммы, равной неполученному НДС-вычету, то нужно будет, в частности, доказать арбитрам, что инспекторы отказали именно из-за того, что среди предоставленных документов не было счета-фактуры. Но здесь может возникнуть еще одна трудность.

«Дело в том, – поясняет налоговый адвокат Сергей Воронин, – что Конституционный суд однажды уже указал, а арбитражные суды – поддержали вывод, что счет-фактура не является единственным документом, подтверждающим право на и последний вполне можно подтвердить другими бумагами, свидетельствующими об уплате налога на добавленную стоимость (определение КС РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 марта 2011 г. № А70-1837/2010, ФАС Московского округа от 28 сентября 2011 г. № А40-143191/10-28-1189, определение ВАС РФ от 27 января 2011 г. № ВАС-63/11). Таким образом, доказать в арбитраже, что вычет не удалось получить именно из-за отсутствия счета-фактуры, будет сложнее. Поэтому прежде, чем обратиться в суд, пострадавшая компания должна попытаться получить вычет с помощью других документов. И только если налоговики ей откажут, идти в арбитраж. При этом одним из основных доказательств должен будет служить этот самый отказ, в котором четко указано, что требования налогоплательщика не поддержаны именно из-за отсутствия счета-фактуры».

В ООО налоговая проверка. Налоговая проводит встречную проверку поставщика ООО. Поставщик не предоставляет первичные документы по поставкам. Признает ли налоговая расходы на покупку товаров от данного поставщика в данном случае?

Ответ

Сам факт непредставления контрагентом документов при встречной проверке не является основанием для снятия расходов по первичной документации от такого контрагента. Однако расходы могут быть признаны необоснованными, если налоговые органы докажут факт неблагонадежности контрагента и факт получения организацией необоснованной налоговой выгоды в связи с заключением сомнительных сделок. Чтобы этого не произошло, в налоговую необходимо предоставить подтверждение того, что организация принимала меры по проверке добросовестности контрагента. Меры, которые свидетельствуют об осмотрительности и осторожности организации-покупателя при выборе контрагента, в частности, включают в себя:

В таком случае действия организации должны быть признаны осмотрительными, а расходы приняты к учету.

Может ли налоговая инспекция лишить организацию-покупателя права на вычет НДС, если в ходе проверки было обнаружено, что поставщик, выставивший счет-фактуру, не сдает отчетность в налоговую инспекцию

Да, может, если будет доказано, что применение вычета повлекло за собой получение необоснованной налоговой выгоды.

Налоговый вычет по счету-фактуре такого поставщика может быть квалифицирован как необоснованная , а действия организации-покупателя - признаны неосмотрительными и неосторожными (п. , и постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53).

Следует отметить, что сам по себе факт представления контрагентом налоговой отчетности не является свидетельством его благонадежности. Отчетность может быть фальсифицированной, а убедиться в ее достоверности инспекция может только в ходе выездной налоговой проверки. Поэтому даже если из налоговой инспекции, в которой контрагент состоит на учете, пришло подтверждение, что он сдает отчетность, этого недостаточно для признания контрагента реально действующей организацией. Благонадежность контрагента следует оценивать по нескольким критериям в совокупности. Меры, которые свидетельствуют об осмотрительности и осторожности организации-покупателя при выборе контрагента, в частности, включают в себя:

получение от контрагента копии свидетельства о постановке на налоговый учет;

проверку факта регистрации контрагента в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;

получение доверенности или другого документа, уполномочивающего то или иное лицо подписывать документы от лица контрагента, а также копии документа, удостоверяющего его личность;

получение информации о фактическом местонахождении контрагента, его торговых или производственных площадях;

использование официальных источников информации, характеризующих деятельность контрагента (например, опубликованных данных бухгалтерской отчетности);

оценка возможности реального выполнения контрагентом условий договора.

Об этом сказано в письмах Минфина России , .

Таким образом, если перед тем как принять НДС к вычету, организация примет меры по проверке добросовестности контрагента, ее действия должны быть признаны осмотрительными. В противном случае инспекция может обвинить организацию в получении необоснованной налоговой выгоды и лишить ее права на налоговый вычет.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, определения ВАС РФ , постановления ФАС , Московского округа , Восточно-Сибирского округа , Северо-Кавказского округа , Дальневосточного округа , ).

Однако существует и противоположная арбитражная практика. По мнению многих судей, в данной ситуации организация не лишается права на вычет, поскольку факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством того, что организация получила необоснованную налоговую выгоду. Дело в том, что налоговая выгода может быть признана необоснованной, только если инспекция докажет один из следующих фактов:

организации было известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, из-за того, что организация и ее контрагент являются аффилированными или взаимозависимыми лицами;

деятельность организации (или ее взаимозависимых лиц) направлена на совершение операций преимущественно с контрагентами, не исполняющими своих налоговых обязанностей.

2. Из статьи Контрагент проигнорировал встречку

Что понадобится сделать: В течение пяти рабочих дней со дня получения сообщения от налоговиков направить им письменные пояснения.

По закону компания не обязана и не может отвечать за бездействие контрагента. Поэтому если из инспекции пришло сообщение с требованием пояснить, почему контрагент не представил документы на встречной проверке, то на такое сообщение отвечать необязательно. Но мы советуем все же подготовить письменные пояснения. И направить их в ИФНС в течение пяти рабочих дней с момента получения сообщения (). Во-первых, это защитит от штрафа. Во-вторых, от доначислений на камеральной проверке декларации.

Контрагенты компании не всегда представляют инспекторам документы в рамкахвстречной проверки. В такой ситуации налоговики иногда направляют самой компании сообщение с требованием представления пояснений. А за непредставление информации грозятся оштрафовать директора компании на сумму до 4000 руб. ().

Ведь для проверяющих игнорирование встречки — это всегда признак того, что проверяемая организация работает с неблагонадежным контрагентом. А это сразу ставит под сомнение реальность ее сделок и, соответственно, правомерность заявленных вычетов и списанных расходов.

Задача компании — убедить ревизоров, что она работает только с надежными, действующими, проверенными организациями. Кроме того, из пояснений должно быть видно, что компания сделала все возможное, чтобы связаться с контрагентом и добиться от него оперативного исполнения требования по встречке.

Поэтому сразу после получения сообщения из инспекции нужно связаться с контрагентом и выяснить, с чем связано его молчание.

Причины могут оказаться какие угодно. К примеру, налоговики отправили требование по почте и оно потерялось. Компания переехала в другой офис, а требование пришло на старый адрес. Документы были отправлены, но из-за того, что компания находится в другом регионе, затерялись в пути. Либо главбух контрагента был в отпуске и некому было вовремя представить бумаги.

В пояснениях надо написать, как контрагент объяснил свое молчание и когда примерно можно ждать от него нужные бумаги. А также уточнить, какого числа состоялся разговор, привести номер телефона, по которому вам удалось дозвониться, и актуальный адрес электронной почты. Если требование по встречке потерялось, нужно попросить ИФНС отправить его контрагенту заново.

Если несмотря на все усилия найти контрагента не удалось, в пояснениях можно сказать, что компания пока не знает о причинах непредставления документов, но будет их выяснять. И как только что-то станет известно, сразу сообщит об этом в инспекцию.

Электронная газета

С 1 октября 2014 года возможен отказ от счетов-фактур на спецрежимах - поставщик вправе не составлять счета-фактуры покупателям, освобожденным от НДС. При этом в книге продаж можно зарегистрировать первичку — накладную на отгрузку или акты сдачи-приемки работ (письмо от 09.10.14 № 03-07-11/50894). Но не ясно, как поставщику заявлять вычеты и что регистрировать в книге покупок, если он оформил сделку без счета-фактуры, а потом предоставил скидку, вернул аванс либо покупатель отказался от товара. Во всех про отказ от счетов-фактур на спецрежимах мы разбирались вместе со специалистами ФНС.

Ситуация № 1
Покупатель на упрощенке вернул товары

Что регистрировать: накладную и акт о возврате

По общему правилу, если товар возвращают покупатели на упрощенке, поставщик заявляет вычеты на основании своих же счетов-фактур. При возврате всей партии он регистрирует в книге покупок первичный счет-фактуру. При возврате части товара — корректировочный (письмо от 14.05.13 № ЕД-4-3/8562@). Но с 1 октября эти бумаги можно не составлять.

Как мы выяснили в ФНС, вычет можно заявить на основании первички. Если покупатель вернул весь товар, то поставщик регистрирует в книге свою накладную на отгрузку. А если часть партии, то основанием для вычета будет накладная покупателя или акт о возврате. Зарегистрировать документ в книге покупок поставщик вправе в тех же графах, что и корректировочный счет-фактуру. То есть в графе 5 — записать номер и дату первички, а в графах 15 и 16 — разницу в стоимости и сумму НДС.

Ситуация № 2
Поставщик предоставил скидку компании на спецрежиме

Что регистрировать: соглашение или уведомление об изменении цен

Поставщик вправе заявить вычеты, если предоставляет покупателю скидку, уменьшающую стоимость ранее отгруженных товаров (п. 2.1 ст. 154 НК РФ). По общему правилу основанием для вычета является корректировочный счет-фактура поставщика. Но если покупатель на упрощенке, а компания отказалась от составления счетов-фактур, то корректировочный выставить не к чему. Опрошенные нами специалисты ФНС считают, что вычет можно заявить на основании соглашения об изменении цены. Этот же документ надо зарегистрировать в книге покупок: в графе 5 — записать номер и дату, а в графах 15 и 16 — сумму скидки и НДС.

Ситуация № 3
Поставщик вернул предоплату

При получении предоплаты от покупателя компания составляет авансовый счет-фактуру и платит НДС. А если стороны расторгают договор и поставщик возвращает деньги, то НДС он заявляет к вычету на основании своего счета-фактуры на предоплату (п. 22 приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

По соглашению с покупателем поставщик вправе не составлять любые счета-фактуры — и отгрузочные, и авансовые. Тогда при возврате денег можно сделать записи в книге покупок на основании платежки на возврат или расходника, если деньги отдают наличными. В графе 3 надо записать номер и дату документа, а в графах 15 и 16 — сумму возвращенного аванса и НДС.

Что регистрировать в книгах, если нет счетов-фактур

В книге продаж:

При отгрузке — накладную на отгрузку;

При выполнении работ (оказании услуг) — акт выполненных работ (оказанных услуг);

При получении аванса — платежку покупателя.

В книге покупок:

При возврате всей партии товара — накладную на отгрузку;

При возврате части товара — накладную покупателя или акт на возврат;

При предоставлении скидок — соглашение об изменении цены;

При возврате аванса — платежку или расходник на возврат денег.

Чем поможет эта статья: Мы подскажем, какие меры предпринять, если ваши поставщики или покупатели подолгу не предоставляют вам документы.

От чего убережет: Вам не придется каждый раз пересчитывать налог на прибыль или НДС из-за того, что контрагенты задержали первичку или счет-фактуру.

Вам, как бухгалтеру, важно вовремя получать от контрагентов первичные документы и счета-фактуры. Ведь если бумаги поступят с опозданием в следующем квартале, только тогда и удастся учесть расходы и заявить вычет входного НДС. То есть позже, чем могло бы быть, получи вы документы от контрагентов в срок.

Причем сложности возникают и тогда, когда документы задерживают ваши поставщики. И в случае, если покупатели подолгу не возвращают ваши экземпляры первички. В статье мы приведем практические рекомендации, как поступать, если партнеры постоянно задерживают бумаги. Выберите те советы, которые вам подходят.

Также советуем заглянуть в таблицу ниже. Там мы показали, как скажется на налогах тот факт, что документы от партнеров поступили после закрытия квартала. Причем вы можете посмотреть, какие риски возникнут, если бумаги задерживают ваши покупатели. И наоборот, когда документы не передают в срок поставщики.

Что вы делаете чаще всего, если контрагенты задерживают документы?

Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами

Предположим, у вас есть контрагент, с которым вы давно работаете, но документы от него часто получаете с опозданием. Другая ситуация: вы только собираетесь заключить договор с партнером на длительный срок и предполагаете, что вам придется часто обмениваться с ним бумагами.

В таких случаях рекомендуем закрепить особые условия либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к уже действующему. А именно пропишите, какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться бумагами, за чей счет будет происходить пересылка.

Скажем, контрагент находится с вами в одном городе. Тогда установите, что партнеру придется передавать документы курьером, и укажите, в какой срок. Или, возможно, вы станете отправлять за бумагами своего представителя. В этом случае тоже не забудьте про сроки.

А если партнер находится в другом городе? Пропишите в договоре условие о том, что стороны будут обмениваться бумагами экспресс-почтой. И поскольку ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.

Конечно, это возможно, только если контрагент согласен прописать такое условие в контракте. То есть когда обе стороны договора хотят навести порядок в документообороте.

Еще один совет на случай, когда с контрагентом вы обмениваетесь большим количеством документов. В договоре нелишним будет закрепить условие о том, что по итогам месяца стороны присылают друг другу список полученных на подпись и отправленных бумаг.

Так вы сможете проконтролировать, какие документы из отправленных партнером вы до сих пор не получили. Образец соглашения с пунктом об обмене документами мы привели ниже.

Опытом делится: Олеся Качан - гл. бухгалтер ООО «Бизнес Альянс»:

В договорах указываем: копии документов являются верными, пока нет оригиналов.

Совет второй: попросите у покупателей отсканированные копии документов

Вот еще один совет на тот случай, если ваши покупатели (заказчики) до сих пор не вернули вам некоторые экземпляры накладных и актов. Для начала свяжитесь с ними и выясните, в чем причина. Возможно, покупатель пока не подписал акт или накладную. Скажем, из-за того, что товары находятся в пути. Или директор партнера не успел поставить подпись на акте.

В этой ситуации попросите бухгалтерию покупателя связаться с вами сразу же, как документы будут готовы. И попросите выслать вам отсканированные копии подписанных документов. Это поможет вам убедиться, что покупатель согласился с данными в первичке.

Объясним, почему все же важно заполучить подписанные оригиналы своих же документов.

Вообще, доходы в налоговом учете безопасно признавать в том квартале, в котором вы выписали накладные или акты (передали товары, оказали услуги или выполнили работы). То есть не дожидаться, когда их подпишут контрагенты. На этом настаивают чиновники и судьи. Примеры - письмо Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750 и определение ВАС РФ от 8 декабря 2010 г. № ВАС-15640/10 . Чиновники и судьи аргументируют это тем, что при расчете налога на прибыль доходы от реализации определяют на ту дату, когда к покупателю переходит право собственности на товары (работы, услуги). А это, по мнению чиновников, происходит, когда поставщик подписывает первичку.

Начислить НДС также нужно сразу после того, как вы выставите счет-фактуру покупателю. Ведь налоговую базу определяют на дату отгрузки товаров или передачи работ, услуг. Об этом прямо сказано в статье 167 Налогового кодекса РФ. То есть и тут, казалось бы, необязательно дожидаться своих экземпляров, подписанных контрагентом.

И все-таки рекомендуем добиться от покупателей вернуть вам бумаги с подписями. Без первички вас могут оштрафовать за грубые нарушения правил учета доходов и расходов по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер санкции - 10 000 или 30 000 руб.

Осторожно!

Признавать расходы на основании одних лишь копий документов рискованно.

Есть еще одна причина, почему первичку все-таки стоит запрашивать у покупателей. Возможно, контрагенты не согласились с результатами работ, услуг или отказались от каких-нибудь товаров. А значит, выручка и налоговая база по НДС у вас могут измениться. Вы же узнаете об этом, только получив первичку от покупателей. И если вы уже отразили операции, не дожидаясь подписи второй стороны, то придется корректировать выручку и сумму НДС.

Но заметьте: в обратной ситуации, когда документы задерживает поставщик, признавать расходы на основании лишь отсканированных копий рискованно. Налоговики могут попросту не признать такие доказательства без живых подписей. В любом случае у вас на руках должны быть оригиналы первичных документов от продавца.

Опытом делится: Валентина Ивойлова - гл. бухгалтер ООО «Консультант»:

Чаще всего документы задерживают исполнители услуг. Если оригиналы запаздывают, то мы обмениваемся копиями со своими контрагентами по электронной почте или факсу. А потом, конечно же, ждем от партнеров оригиналы документов.

Частые вопросы из практики про документы

Товарная накладная, которую подписал покупатель, затерялась на почте. Мы признали расходы на основании отсканированной копии. Могут ли проверяющие потребовать оригинал?

Да, налоговики могут затребовать оригиналы документов. Основание здесь — пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.

Можно ли в договоре с поставщиком прописать санкции на тот случай, если он нарушит сроки передачи документов?

Конечно, можно. Но только если против этого не станет возражать ваш контрагент. Иными словами, если обе стороны договора заинтересованы навести идеальный порядок в документообороте.

Мы получили от продавца счет-фактуру с опозданием. Можно ли принять к вычету НДС в текущем периоде на том основании, что у нас есть запись в журнале входящих документов?

Нет, налоговики и судьи с этим не согласны (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008).

Могут ли нас оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие первички, если мы не занижали налоги?

Да, если у вас нет первички, то ревизоры сочтут это нарушением по статье 120. При этом не важно, возникла у вас недоимка или нет. Просто в случае недоимки сумма штрафа будет выше.

Совет третий: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документов

Разговор с бухгалтерией контрагента не всегда дает результаты. Если документов по-прежнему нет, то имеет смысл написать письмо на имя директора партнера (образец мы привели ниже).

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. И объясните контрагенту, чем рискует ваша компания из-за того, что он задерживает документы.

Такое письмо поможет и в том случае, если вы отразили операции на основании отсканированных копий, а к вам с проверкой пожаловали налоговые инспекторы. Только тут уже стоит поторопиться и при возможности отослать письмо сразу в электронном виде или по факсу.

Чтобы поскорее получить от контрагента оригиналы документов, попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить получение нужной первички и счетов-фактур.

Но прежде чем отправлять директора к партнерам, проведите инструктаж. Объясните начальнику, для чего нужны оригиналы, какие налоговые риски возникнут у вашей компании без документов контрагента.

Опытом делится: Марина Артюшенкова - гл. бухгалтер ООО «Пресс Бюро»:

Вопрос по документам, которые задерживают контрагенты, для меня очень актуален! В основном пишу им письма или звоню. Убедила директора помогать мне - он тоже звонит и пишет.

Совет четвертый: заполните документы вместо продавца

Бывает, когда от продавца документов не дождаться, проще самим заполнить первичку и счета-фактуры вместо него. А потом просто дать ему документы на подпись.

Важная деталь

В исключительных случаях можно заполнить документ за поставщика и дать ему на подпись.

Да, первичку не запрещено заполнять покупателю. Поэтому вы можете смело это сделать за поставщика (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Да и счет-фактуру вы также можете оформить. Просто там, где нужно, проставьте данные продавца и грузоотправителя.

Понятно, что воспользоваться таким советом вам стоит в крайних случаях. Да и то когда речь идет о двух-трех документах, а не о большом объеме бумаг. Заполнять первичные документы и счета-фактуры вместо контрагента регулярно, естественно, у вас не получится.