Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск? Расчет и выплата компенсации за дополнительный неиспользованный отпуск при увольнении работника.
Все мы знаем, что ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть могут быть заменены денежной компенсацией. Между тем не все так просто - иногда работодатель просто обязан отказать работнику в выплате компенсации, а иногда ему даже не нужно заявление работника. Прочитав статью, вы узнаете, в каких случаях отпуск можно заменить компенсацией, для каких работников нельзя производить такую замену, как документально оформить замену части отпуска денежной компенсацией, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении.
Трудовым кодексом предусмотрено два случая замены отпуска денежной компенсацией:
- ст. 126 устанавливает, что часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией;
- ст. 127 определяет, что при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Компенсация части отпуска во время работы
Итак, рассмотрим первый вариант замены отпуска денежной компенсацией - в соответствии со ст. 126 ТК РФ .На выплату денежной компенсации на основании этой статьи могут рассчитывать работники, которым полагаются удлиненные отпуска (педагоги (ст. 334 ТК РФ ), инвалиды (ст. 23 Закона № 181‑ФЗ ), несовершеннолетние и пр.) или дополнительные отпуска (за ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ ), вредные или опасные условия труда (ст. 117 ТК РФ ), работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ ), спортсменам и тренерам (ст. 348.10 ТК РФ ), медицинским работникам (ст. 350 ТК РФ )).
Первым делом отметим, что данная норма предоставляет работодателю право, но не обязывает его выплачивать такую компенсацию сотруднику. То есть работодатель может отказать работнику и предоставить ему отпуск полностью.
Обязательное условие для выплаты компенсации - заявление работника. Так, Астраханский областной суд изменил решение районного суда, которым с работодателя была взыскана компенсация за часть отпуска, превышающую нормальную его продолжительность. В частности, областной суд указал, что для возникновения у работодателя обязанности по выплате работнику денежной компенсации вместо неиспользованного отпуска сверх нормальной продолжительности работник должен обратиться к работодателю с заявлением соответствующего содержания. Как установлено судом, работник с таким заявлением не обращался, а обращение его в суд с иском о выплате денежной компенсации вместо предоставления собственно отпуска не может заменить его обращение к работодателю с соответствующим заявлением. Таким образом, обязанность по выплате денежной компенсации у работодателя не возникла (Апелляционное определение Астраханского областного суда от 12.12.2012 по делу № 33‑3535/2012 ).
Но даже если работодатель согласен на замену части отпуска компенсацией, работникам некоторых категорий он должен отказать. Так, согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков:
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет.
Не подлежит компенсации ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляемый работнику на основании п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» , в связи с тем, что данный закон не предусматривает возможность такой компенсации (Письмо Минтруда РФ от 26.03.2014 № 13‑7/В-234 ).
Кроме этого, нельзя заменить дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных или опасных условиях. Однако нужно учитывать следующее. В силу ч. 2 ст. 117 ТК РФ минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, трудящимся в таких условиях, составляет 7 календарных дней. Между тем, если работнику полагается отпуск большей продолжительности, например 10 дней, то в силу ч. 4 ст. 117 ТК РФ на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающая 7 дней, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые определены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами. То есть в нашем примере работник может рассчитывать на компенсацию за 3 дня дополнительного отпуска за труд во вредных или опасных условиях.
Допустим, работник не использовал отпуск за предыдущие период, а в текущем году решил взять сразу 56 дней отпуска. При этом он написал заявление с просьбой о замене части отпуска, превышающей 28 дней, денежной компенсацией. Встает вопрос: можно ли вообще что‑то компенсировать, а если можно, то сколько? А ответ содержится в ч. 2 ст. 126 ТК РФ : при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части . Следовательно, в рассматриваемом примере работник не имеет права на выплату денежной компенсации, работодатель обязан предоставить 56 календарных дней ежегодного отпуска.
Рассмотрим другую ситуацию, заслуживающую внимания. Если сотруднику полагается удлиненный отпуск (например, 42 календарных дня как педагогическому работнику), может ли он рассчитывать на компенсацию? С одной стороны, удлиненный отпуск является такой же гарантией определенным категориям работников, как и 28 дней для всех остальных. И суды говорят о том, что замена основного ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией законом не предусмотрена (см., например, Определение Московского городского суда от 26.12.2011 № 33‑41006 ). С другой стороны, ст. 126 ТК РФ позволяет заменить компенсацией часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней. Конечно, «основной оплачиваемый отпуск» и «ежегодный оплачиваемый отпуск» - это разные понятия, ведь последний и складывается из основного и иных видов отпусков. И если исходить из терминологии, то заменить 14 дней (42 ‑ 28) отпуска работодатель не вправе. Но поскольку до настоящего времени разъяснений чиновников по данному вопросу нет, сложилась практика, при которой работодатели удовлетворяют просьбу работника и компенсируют денежными средствами часть удлиненного отпуска, превышающую 28 дней.
Для наглядности приведем пример расчета количества дней, подлежащих компенсации.
И. И. Иванов работает фасовщиком косметических средств с 15.09.2012. Он имеет право на 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска как инвалид III группы. В первый рабочий год он использовал 20 дней отпуска, во второй - 21 день. Сколько дней отпуска он может заменить денежной компенсацией?
За два полных года работы И. И. Иванов имеет право на 60 календарных дней отпуска, но использовал лишь 41 день (20 + 21). Между тем И. И. Иванов вправе заменить компенсацией лишь часть отпуска, превышающую 28 дней (ст. 126 ТК РФ ). То есть он может обратиться к работодателю с заявлением о компенсации 4 дней отпуска (по 2 дня за каждый год работы), а остальные 15 дней отпуска (28 + 28 ‑ 41) ему придется отгуливать.
Коротко расскажем об оформлении выплаты компенсации. Чтобы часть отпуска работнику заменили компенсацией, он должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Работодатель на основании такого заявления и при принятии решения о выплате компенсации:
1. Издает приказ , который может выглядеть так (см. образец на стр.).
Относительно расчета компенсации скажем следующее. Денежная компенсация за часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, определяется путем умножения среднего дневного заработка, рассчитанного по правилам подсчета отпускных, на количество заменяемых компенсацией дней.
Общество с ограниченной ответственностью «Зима»
«ООО «Зима»)
О замене части отпуска денежной компенсацией
В соответствии со ст. 126 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
Заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставленного за период работы с 15.09.2013 по 14.09.2014, превышающего 28 календарных дней в количестве 2 дня фасовщику Ивану Ивановичу Иванову.
Основание: заявление И. И. Иванова от 11.11.2014.
Директор Царев П. П. Царев
2. Вносит информацию в личную карточку (пример см. ниже) и график отпусков (заполняется графа 10 «Примечание»).
VIII . ОТПУСК
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количес-тво календар-ных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Ежегодный основной | 15.09.2013 | 14.09.2014 | 28 | 01.10.2014 | 28.10.2014 | Приказ от |
| оплачиваемый | 24.09.2014 | |||||
| № 20 | ||||||
| Ежегодный основной | 15.09.2013 | 14.09.2014 | 2 | Замена | отпуска | Приказ от |
| оплачиваемый | денежной | компенсацией | 13.11.2014 | |||
| № 25 | ||||||
На основании ст. 139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы , утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 , средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Воспользуемся условиями примера 1. И. И. Иванову полагается компенсировать 2 дня отпуска. Оклад И. И. Иванова составляет 20 000 руб., расчетный период отработан полностью.
Расчетный период - с 01.11.2013 по 31.10.2014.
Средний дневной заработок И. И. Иванова составит 682,59 руб. ((20 000 руб. х 12 мес.) / 12 мес. / 29,3). Компенсация за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, будет равна 1 365,18 руб. (682,59 руб. х 2 дн.).
Компенсация при увольнении
Повторим, что при увольнении компенсации подлежат все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ ).Прежде чем рассчитывать количество дней отпуска, подлежащих компенсированию, и, соответственно, сумму компенсации, стоит вспомнить, что все неиспользованные отпуска могут быть предоставлены работнику с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Но учитывайте, что работник должен написать заявление с соответствующей просьбой, а работодатель должен быть не против, чтобы работник отгулял отпуска.
К сведению
Обязанности у работодателя предоставлять отпуска с последующим увольнением нет, даже если работник попросил об этом в письменной форме.
Некоторые работодатели при рассмотрении заявления о предоставлении отпуска с последующим увольнением от работника, трудящегося по срочному трудовому договору, сразу отказывают, так как боятся, что срочный договор трансформируется в бессрочный: отпуск выйдет за пределы окончания срока договора и тогда уволить работника будет нельзя… Это мнение ошибочно. Часть 3 ст. 127 ТК РФ определяет, что при увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска . Однако последним рабочим днем, когда работодатель должен выдать трудовую книжку, произвести окончательный расчет с работником и совершить иные действия, связанные с увольнением, будет последний рабочий день перед началом отпуска.
Именно поэтому при предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника последний имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой сотрудник.
Если же работник не изъявил желания использовать отпуск с последующим увольнением или работодатель против, переходим к подсчету дней, подлежащих компенсации.
Как определить количество дней неиспользованного отпуска? Трудовой кодекс не устанавливает порядок их подсчета. Поэтому работодатели до сих пор ориентируются на Правила об очередных и дополнительных отпусках , утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169 (действуют в части, не противоречащей ТК РФ), и разъяснения Минтруда.
Так, согласно п. 28 этих Правил увольняемые по каким бы то ни было причинам сотрудники, проработавшие у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию. Согласно данному правилу, если работник, например, отработал год и 11 месяцев и не использовал свой отпуск, ему полагается компенсация 56 календарных дней (28 дней за первый год работы и 28 - за второй).
Полную компенсацию (то есть за 28 дней) получают также работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если увольняются вследствие:
- ликвидации организации или отдельных частей его, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ;
- поступления на действительную военную службу.
Обратите внимание!
Для определения количества дней, подлежащих компенсации при увольнении работника, берется рабочий год, который для каждого работника свой и начинает течь с даты приема на работу, а не календарный.
Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию. Таким образом, пропорциональную компенсацию получают проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются по каким‑либо другим причинам, кроме указанных выше (в том числе по собственному желанию), а также все проработавшие менее 5,5 месяцев, независимо от причин увольнения.
Для подсчета нужно определить, сколько дней отпуска полагается работнику за месяц. Для этого 28 дней отпуска делим на 12 и получаем 2,33 дня за месяц.
Работник трудится в организации с 10.03.2011. В ежегодном оплачиваемом отпуске был в 2012 году - 21 календарный день, в 2013 - 16, в 2014 - 21. Он увольняется 08.07.2014. За сколько дней неиспользованного отпуска ему полагается компенсация?
За период работы:
- с 10.03.2011 по 09.03.2012 - ему полагается 28 дней;
- с 10.03.2012 по 09.03.2013 - 28;
- с 10.03.2013 по 09.03.2014 - 28.
Уволься сотрудник в описанной в примере ситуации чуть раньше, например 22.06.2014, он получил бы компенсацию за меньшее количество дней неиспользованного отпуска. И вот почему. Согласно п. 35 Правил излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца . Таким образом, компенсировать увольняющемуся сотруднику нужно было бы 28,99 дня (22 + (2,33 х 3 мес.)).
У многих возникнет затруднение: как быть с цифрами после запятой? К сожалению, законодателем не урегулирован данный вопрос, поэтому округление остается на усмотрение работодателя. Однако если есть желание принять такое решение, нужно учитывать, что округление здесь производится не по правилам математики, а в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334‑17 ). То есть, если работнику, как у нас в примере 3, полагается 31,32 дня, то компенсацию нужно будет выплатить за 32 дня.
Обратите внимание!
Даже если сотрудник проработал месяц или два, ему все равно полагается компенсация за неиспользованный отпуск (согласно п. 35 Правил , если работник проработал более половины месяца, то ему уже положена компенсация).
Отметим, что если работнику трудовым законодательством установлен удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск (отпуск большей продолжительности - для педагогических и медицинских работников, инвалидов и пр.), то расчет количества дней неиспользованного отпуска стоит производить следующим образом. Например, педагогу полагается 56 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, а проработал он 7 месяцев. Тогда при увольнении компенсировать ему необходимо 32,66 дня (56 / 12 х 7).
При расчете количества дней неиспользованного отпуска важно правильно определить стаж для предоставления отпуска. Почему?
Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время:
- фактической работы;
- когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
- вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
- отстранения от работы лица, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
- предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Пример 4
Работник принят в организацию 25.10.2013. В марте 2014 года ему был предоставлен неоплачиваемый отпуск продолжительностью 21 день. Сотрудник увольняется в ноябре 2014 года, последний рабочий день - 13‑е число. За какое количество дней неиспользованного отпуска полагается компенсация?
Рабочий год сотрудника, за который полагается ежегодный оплачиваемый отпуск, - с 25.10.2013 по 24.10.2014. Поскольку в стаж работы, дающий право на отпуск, включается лишь 14 календарных дней неоплачиваемого отпуска, окончание рабочего года сотрудника придется «сдвинуть» на количество дней, превышающее 14, - на 7. Таким образом, рабочий год будет с 25.10.2013 по 31.10.2014.
С 1 до 13 ноября сотрудник проработал еще 13 дней, однако их не принимаем в расчет, так как в силу п. 35 Правил излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета.
Поскольку за рабочий год работнику полагается 28 дней отпуска, именно такое количество и подлежит компенсации.
Дополнительно отметим: если бы сотрудник не брал такой длительный «административный», то компенсировать нужно было бы 30,33 (28 + 2,33), поскольку с 25.10.2013 13.11.2014 он проработал год и 20 дней, а, как мы знаем, излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.
Компенсация для совместителей
Иногда встает вопрос о выплате компенсации за неиспользованный отпуск работникам-совместителям. Некоторые им не выплачивают компенсацию вовсе, а некоторые выплачивают, только если работник трудится по внешнему совместительству (у другого работодателя). А между тем согласно ст. 287 ТК РФ гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, работникам-совместителям предоставляются в полном объеме. Поэтому совместители вправе рассчитывать на компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении так же, как и сотрудники по основному месту работы, причем вид совместительства (внутреннее или внешнее) роли не играет. Об этом говорится и в п. 31 Правил .Подведем итог
В заключение хотелось бы сказать, что заменить денежной компенсацией можно не только основной неиспользованный отпуск, но и дополнительный. Например, если во время работы дополнительный отпуск за вредные условия не подлежит замене денежной компенсацией, то при увольнении работодатель обязан произвести такую замену. И помните, что выплата компенсации при увольнении должна быть осуществлена в последний рабочий день сотрудника (ст. 140 ТК РФ ). А вот сроков для выплаты компенсации части отпуска, превышающей 28 календарных дней, во время работы законодательством не установлено, поэтому рекомендуем закрепить их в локальном нормативном акте организации, устанавливающем правила оплаты труда.В ряде случаев, когда работник того или иного предприятия не воспользовался правом на свой ежегодный оплачиваемый отпуск, возможна замена отпуска денежной компенсацией. Однако существуют ситуации, когда руководство предприятия не имеет права на такую замену, а в некоторых просто обязано ее осуществить. Иногда замене подлежит лишь некоторая часть отпускного периода.
Когда отпуск может быть заменен компенсационной выплатой
Трудовое законодательство предусматривает замену денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска только в следующих случаях:
- в случае увольнения сотрудника. Наниматель обязан выплатить ему денежную компенсацию за один или несколько отпускных периодов, которыми не воспользовался сотрудник;
- если длительность ежегодных «каникул» превышает 28 дней, то данную превышающую часть можно заменить компенсационной выплатой. Для этого требуется заявление сотрудника, предоставленное в письменном виде.
В том случае, если длительность не превышает 28 дней, то возместить его полностью или частично в денежном выражении предприятие может только в одном случае – при увольнении работника. В данном случае работнику полагается выплата за все неизрасходованные отпускные дни.
Компенсационная денежная выплата полагается специалистам, которые имеют право на удлиненный отдых. К этой категории можно отнести инвалидов, педагогов, медицинских специалистов, тренеров и спортсменов, работников, трудящихся на Крайнем Севере или районах, приравненных к нему.
Те специалисты, продолжительность рабочего дня у которых является ненормированной, могут рассчитывать на возможность дополнительного отдыха. Его продолжительность составляет не менее 3 календарных дней (в соответствии с локальными нормативно-правовыми актами). Именно он также может быть заменен компенсационной выплатой.
В то же время важным моментом является следующий факт: если работник имеет право на возмещение в денежном эквиваленте неизрасходованной части отпускного периода, то предприятие не обязано удовлетворять заявление сотрудника. Вместо этого, руководство предприятия вправе предоставить своему сотруднику полагающееся ему в соответствии с законодательством положенное количество дней отдыха.
В каких случаях нельзя заменить отпуск денежной компенсацией в 2018-2019 году
Существует несколько ситуаций, в соответствии с которыми даже при обоюдном согласии сотрудника и работодателя, замена отпуска денежной компенсацией невозможна. Это касается как основного ежегодного оплачиваемого отдыха, так и дополнительного.
Невозможно осуществить замену компенсацией в денежном эквиваленте в том случае, если работником является беременная женщина или несовершеннолетний, не достигший 18-ти лет.
Если работник трудится на опасном или вредном производстве, ему полагается дополнительные дни отдыха. Их количество составляет 7 дней. Они также не могут быть компенсированы в денежном выражении. В то же время, если их продолжительность превышает 7 дней (такой порядок может регламентироваться коллективным договором или отраслевым соглашением), то превышающую семидневный отпуск дополнительную часть, допускается заменить компенсационными выплатами. Например, если дополнительно работнику предоставляется 13 дней, то компенсировать можно только 6 дней. Размер и условия компенсации также должны быть отражены в коллективном договоре или отраслевом соглашении.
Рассмотрим, допускается ли замена компенсацией в денежном эквиваленте при переносе. В том случае, если у сотрудника имеется неиспользованный отпуск, которым он не воспользовался в прошлом рабочем году, то в текущем ему полагается воспользоваться отдыхом. Общая продолжительность его составляет 56 календарных дней.
Если он желает заменить часть отпускного периода, превышающую 28 дней, работодатель должен будет ему отказать в выплате компенсации (ст. 127 ТК РФ, ч. 2), поскольку в данном случае речь идет о переносе и суммировании периодов, а продолжительность каждого из них не увеличивается. При этом работник и наниматель самостоятельно определяют, будет ли отдых предоставлен сразу в полном объеме или разделен на несколько частей.
Каким образом рассчитывается размер компенсации
При замене определенного количества дней отдыха компенсационными выплатами, их размер рассчитывается по принципу расчета отпускных. На законодательном уровне не установлено никаких других правил расчета.
Чтобы правильно рассчитать сумму материального возмещения за неиспользованный отдых, необходимо сначала определить среднедневную сумму заработка (из расчета последних 12-ти месяцев до начала отпуска). Допускается брать другой период для расчетов, который может быть определен в локальных нормативных документах при условии соблюдения прав сотрудников.
При расчете следует исключить дни, когда работник пребывал на больничном, в отпуске и т. д. Порядок расчетов будет следующим:
- Необходимо определить число дней в расчетном периоде. В том случае, если в месяце были отработаны все дни, следует принять количество дней в месяце равным значению 29,3. Если в расчетном месяце был больничный или отпуск, следует рассчитывать количество дней по формуле:
(число дней в месяце – количество дней, исключаемых из расчета) × 29,3 / число дней в месяце.
- Расчет среднедневного заработка осуществляется по формуле: размер выплат за последние 12 месяцев / количество календарных дней.
- Размер материального возмещения рассчитывается как произведение среднедневного заработка и количества дней неиспользованного отдыха. При выполнении расчетов необходимо исключать из количества календарных дней (а также из оплаты) праздничные дни.
Правильное оформление замены компенсационными выплатами
Замена определенного количества дней из отпуска компенсационными выплатами осуществляется только после предоставления письменного заявления сотрудника. Образец данного заявления не имеет строго заданной унифицированной формы, поэтому его можно составить в произвольной форме.
На основании полученного от работника заявления, составляется приказ. В этом документе необходимо обозначить данные сотрудника (Ф. И. О., должность), число заменяемых компенсацией отпускных дней, а также дату и номер заявления сотрудника. После составления приказа сотрудника ознакамливают с данным документом путем проставления на нем своей подписи и даты ознакомления.
После этого в личной карточке работника должна быть проставлена соответствующая отметка о произведенной замене отпуска на компенсацию с указанием вида отпуска (основного или дополнительного), периода работы, а также числа дней, подлежащих замене. Необходимо в карточке отметить номер и дату приказа.
Информацию о замене следует зафиксировать в графике отпусков. С этой целью в графе для примечаний необходимо внести отметку о замене определенного числа дней компенсационной выплатой. Желательно указать здесь же данные приказа.
Порядок получения компенсации в случае увольнения
Важным моментом является тот факт, что увольняющийся работник может получить компенсацию за неизрасходованный отдых либо воспользоваться им с возможностью последующего увольнения. Исключение составляют ситуации, когда работник увольняется вследствие совершенных виновных действий.
Для того чтобы реализовать такую возможность, работнику необходимо составить в письменном виде заявление на имя руководства предприятия. В свою очередь, руководство организации-работодателя должно согласовать данное заявление, т. е., по сути, не возражать против предоставления такой возможности работнику.
В то же время на законодательном уровне не прописана данная обязанность предприятия перед работником. Даже в том случае, когда сотрудник письменно изъявил просьбу о предоставлении отпускного периода перед увольнением, предприятие может отказать ему.
Количество неизрасходованных отпускных дней определяется, в зависимости от даты трудоустройства. Оно равно 28 дням, если сотрудник проработал 11 месяцев на предприятии, либо его стаж равен от 5 с половиной до 11 месяцев, а его увольнение осуществляется вследствие:
- необходимости приступить к действительной военной службе;
- сокращения (либо реорганизационных мероприятий).
Для посетителей нашего сайта действует специальное предложение - вы можете совершенно бесплатно получить консультацию профессионального юриста, просто оставив свой вопрос в форме ниже.
Во всех остальных ситуациях, количество отпускных дней определяется пропорционально отработанному на предприятии времени. Даже в том случае, если сотрудник проработал только свыше двух недель в организации.
" № 3/2017
Можно ли неиспользованный отпуск компенсировать во время работы? Как сократить количество дней неиспользованного отпуска? Как посчитать количество дней, подлежащих компенсированию? Правомерно ли предоставление отпуска на выходные?
Ежегодный оплачиваемый отпуск полагается каждому сотруднику. Составляемый работодателем график отпусков обязателен как для него, так и для работников. Однако в силу каких-либо причин, например, производственной необходимости, часть отпуска может остаться не использованной сотрудником. Такие «кусочки» накапливаются и у некоторых работников достигают значительных чисел. Можно ли неиспользованный отпуск компенсировать во время работы? Какие существуют способы сократить количество дней неиспользованного отпуска? На эти и некоторые другие вопросы вы найдете ответы, прочитав статью.
Компенсация части отпуска.
О компенсации ежегодного отпуска говорится в двух статьях Трудового кодекса – 126 и 127.
Согласно ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. На основании этой нормы на компенсацию части отпуска могут рассчитывать сотрудники, имеющие либо дополнительные оплачиваемые, либо удлиненные основные отпуска. Напомним, что удлиненный отпуск полагается:
- несовершеннолетним работникам – 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
- педагогическим работникам – от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466);
- инвалидам – не менее 30 дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
- судьям, прокурорам, государственным и муниципальным служащим, спасателям и пр. – 30 календарных дней.
Виды дополнительных отпусков названы в Трудовом кодексе – см.
Однако не все работники, которым полагаются удлиненные и дополнительные отпуска, могут рассчитывать на компенсацию. Согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного и дополнительных оплачиваемых отпусков:
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- работающим во вредных и (или) опасных условиях труда.
К сведению
В силу ч. 2 ст. 117 ТК РФ минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работников, трудящихся во вредных и опасных условиях, составляет 7 календарных дней. Но если работнику полагается, например, 10 дней, то в силу ч. 4 ст. 117 на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающая 7 дней, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые определены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.
Исключением является увольнение – в этом случае компенсация выплачивается за все отпуска. Но об этом мы поговорим чуть позже.
Отметим, что ст. 126 ТК РФ не обязывает выплачивать компенсацию работнику – работодатель вправе удовлетворить такую просьбу работника. А может и отказать, предоставить отпуск полностью. Даже при обращении работника в суд с требованием о выплате компенсации судьи в данном случае займут сторону работодателя. Например, Брянский областной суд в Апелляционном определении от 23.12.2014 по делу № 33-4550 (2014) указывал, что суд не вправе обязывать работодателя выплатить работнику указанную компенсацию.
Считаем дни для компенсации.
Подсчет количества дней, подлежащих компенсации, нередко вызывает затруднения. Так, нужно знать, что при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Пример 1.
Сотрудник был отозван из ежегодного оплачиваемого отпуска, в связи с чем у него остались неиспользованные дни. Соответственно в следующем году его отдых превысит 28 дней. Однако компенсацию за эти «превышающие» дни он получить не сможет.
Пример 2.
Сотруднику гарантирован отпуск продолжительностью 30 календарных дней. На 2017 год было перенесено 10 дней отпуска с 2016 года. Соответственно в 2017 году полагается 40 дней отпуска. Сотрудник может получить компенсацию за 2 дня – часть, которая превышает 28 дней.
Вопрос
У педагогического работника отпуск составляет 56 дней. Может ли он получить компенсацию за 28 дней (56 - 28)?
Вопрос интересный, поскольку законодатель как бы запрещает заменять ежегодный основной оплачиваемый отпуск денежной компенсацией во время работы. Да, удлиненный отпуск является такой же гарантией для определенных категорий работников, как и 28 дней для всех остальных. Но на практике работодатели обычно удовлетворяют просьбу работника и компенсируют денежными средствами часть удлиненного отпуска, превышающую 28 дней.
Оформляем документы.
Для получения компенсации работник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если работодатель решит удовлетворить просьбу работника, издается приказ. Его форма не установлена, поэтому приказ издается в свободной форме.
К сведению
Денежная компенсация за часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, определяется путем умножения среднего дневного заработка, рассчитанного по правилам подсчета отпускных, на количество заменяемых компенсацией дней.
Общество с ограниченной ответственностью «Рубин»
(ООО «Рубин»)
Приказ № 18
о замене части отпуска денежной компенсацией
В соответствии со ст. 126 Трудового кодекса РФ и на основании заявления А. П. Евсеевой от 07.02.2017
ПРИКАЗЫВАЮ:
заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска за период работы с 23.10.2016 по 22.10.2017, превышающего 28 календарных дней, в количестве 3 (дополнительный отпуск за ) дней горничной Евсеевой Анне Петровне.
Директор Князев И. И. Князев
Компенсация при увольнении.
Неиспользованный отпуск подлежит компенсированию при увольнении (ст. 127 ТК РФ). Причем компенсация выплачивается за все такие отпуска, включая дополнительный отпуск за работу во вредных и опасных условиях.
Порядок выплаты компенсации регламентирован НКТ СССР в Правилах об очередных и дополнительных отпусках (30.04.1930 № 169).
Увольняемые сотрудники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию.
Полную компенсацию получают также сотрудники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие:
- ликвидации организации или отдельных ее частей, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ;
- поступления на действительную военную службу;
- выяснившейся непригодности к работе.
Во всех остальных случаях сотрудники получают пропорциональную компенсацию. Таким образом, если сотрудник проработал, например, 7 месяцев и увольняется по каким-либо иным причинам, кроме указанных выше, компенсация ему выплачивается пропорционально этому времени.
Вопрос
За какое количество дней неиспользованного отпуска нужно выплатить сотруднику компенсацию, если он проработал в организации 1 год и 7 месяцев и в отпуске не был, но компания ликвидируется? Сотрудник имеет право на 28 календарных дней отпуска.
При увольнении в связи с ликвидацией организации сотрудника, проработавшего в компании 1 год и 7 месяцев, ему полагается компенсация за 56 дней неиспользованного отпуска.
Правила об очередных и дополнительных отпусках неразрывно связывают право на отпуск с рабочим годом сотрудника. В пункте 28 этих правил речь идет о 5,5 месяцах рабочего года, то есть о сроке, за который предоставляется отпуск, а не об общей продолжительности работы у данного работодателя. Иное толкование ставит в неравное положение лиц, проработавших в организации менее года, и лиц, работающих более длительный срок. Таким образом, если на момент увольнения в связи с сокращением штата сотрудник проработал в организации более года, то он вправе получить полную компенсацию за неиспользованный отпуск за последний рабочий год, если имеет в этом периоде 5,5 и более месяцев отпускного стажа (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 12.11.2014 по делу № 33-9318/2014).
Если в результате получилось дробное число, то его можно округлить, но только в большую сторону (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).
Если нельзя… но очень хочется.
Понятно, что копить отпуска слишком долго нельзя, ведь работодатель обязан предоставлять работникам отдых, а непредоставление отпуска в течение двух лет и вовсе запрещено. Многие работодатели все-таки идут навстречу своим работникам и изыскивают разные способы выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск во время работы, даже когда работнику не полагается никакого дополнительного отдыха и у него стандартная продолжительность отпуска – 28 дней.
А вариантов есть несколько. Давайте их рассмотрим.
Предоставляется на выходные дни.
Насколько правомерно такое решение вопроса?
На основании ч. 1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Поскольку законодательство не регламентирует, как использовать оставшуюся часть отпуска, полагаем, что возможно и ее дробление – на части, о которых договорятся работник и работодатель, хоть по одному дню, хоть по два.
Получите заявление от сотрудника на отпуск в выходные дни и не менее чем за три дня до отпуска выплатите отпускные.
Отпуск предоставляется в календарных днях, значит, закон не разделяет, рабочие это дни или выходные. Да и нормы Трудового кодекса не содержат прямого запрета на предоставление отпуска в дни, являющиеся выходными (исключение составляют нерабочие праздничные дни). Следовательно, предоставление отпуска только на выходные или присоединение к одному дню отпуска двух выходных не будет нарушать трудовое законодательство.
Вместе с тем отпуск по выходным дням может быть расценен проверяющими органами как завуалированная форма предоставления денежной компенсации за неиспользованный отпуск во время работы. При проверке ГИТ, конечно же, обратит внимание на отпуск, предоставляемый по 2 дня, тем более если это не единичный случай в компании.
Итак, несмотря на отсутствие запрета на предоставление отпуска по выходным дням, работодателю следует помнить, что тут есть определенный риск. Доказывать, что все законно, придется уже в суде.
Увольнение и прием.
Это еще один способ, который применяют работодатели. Он удобен потому, что при увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска. Чаще всего такое увольнение происходит по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) или инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77). Сегодня работник уволен (оформлены все документы, выплачены все суммы, выдана трудовая книжка и пр.), а завтра с ним снова заключают . На практике ничего не меняется: сотрудник приходит в отдел кадров, ставит подпись в необходимых документах, получает компенсацию за неиспользованный отпуск – и все довольны.
Если подобный «маневр» осуществить один-два раза, то контролеры ГИТ могут ничего не заподозрить. Да и работодатель сумеет оправдаться – мол, да, уволили, а завтра человек пришел и обратно попросился. Но если способ применяется массово, скорее всего, инспекторы найдут, к чему придраться. И работодателю вряд ли удастся избежать объяснений, а может, и разборок в суде.
При таком способе выплаты компенсации за неиспользованный отпуск у работника:
- прерывается стаж на ежегодный оплачиваемый отпуск (он начинает течь с даты нового трудового договора);
- исчезает право на выплаты за непрерывный стаж работы в компании или другие социальные гарантии, определенные локальными актами организации.
Принудительное предоставление отпуска.
Есть ситуации, когда никак не получается выпроводить сотрудника в отпуск. Работодатель готов соблюдать трудовое законодательство, а сотрудник ходит и ходит на работу. Что делать?
Если сотрудник отказывается уходить в отпуск в первый год работы, можно попросить его написать заявление о переносе отпуска на следующий год. Однако если и на второй год сотрудник не хочет отдохнуть, работодатель может применить дисциплинарное взыскание. Ведь ни работодатель, ни сотрудник не вправе в одностороннем порядке изменить определенное графиком время ухода в отпуск. А непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено.
В таком случае необходимо правильно оформить все документы по предоставлению отпуска (утвержденный график отпусков, письменное уведомление работника о времени начала отпуска), выплатить отпускные и зафиксировать выходы в это время на работу. Затем можно привлечь работника к дисциплинарной ответственности, ведь соблюдение графика отпусков является обязанностью и работника, и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Главное – соблюдайте порядок привлечения к ответственности, определенный ст. 192, 193 ТК РФ.
Подведем итог
Компенсация за неиспользованный отпуск в течение трудовой деятельности может быть выплачена сотруднику лишь в соответствии со ст. 126 ТК РФ – часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Компенсация за все неиспользованные дни отпуска выплачивается лишь при увольнении.
Чтобы неиспользованный отпуск использовался и работник получал за него плату, можно принудительно отправить его отдыхать или отправлять в отпуск на выходные дни. В последнем случае об этом нужно достигнуть договоренности с работником.
Ну и последний вариант, который мы рекомендуем не использовать или использовать, но «раз в пятилетку», – увольнение сотрудника и прием на работу вновь. Тогда компенсация будет выплачена за все неиспользованные дни отпуска. Однако работодателю нужно быть готовым к претензиям контролеров и заранее подготовить оправдательную речь.
То, что при увольнении работника за неизрасходованные дни отпуска ему полагается денежная компенсация, известно, наверное, каждому бухгалтеру. А можно ли выплатить компенсацию работающему сотруднику, который не отгулял все положенные за год дни отпуска? Статья 126 ТК РФ предоставляет такую возможность, но в строго ограниченных случаях. Кроме того, для вас как для работодателя замена отпуска компенсацией работающему сотруднику является правом, а не обязанностью. То есть вы при желании можете и отказать работнику в выплате денег вместо отпуска. А если вы все же согласны на такую замену, читайте в статье подробности о том, как правильно ее оформить.
Примечание. Замена отпуска денежной компенсацией — это право работодателя, а не его обязанность.
Кому нельзя заменять отпуск денежной компенсацией
Работник просит вас заменить отпуск денежной компенсацией. И прежде чем удовлетворить его просьбу, вам следует убедиться, не относится ли работник к числу лиц, которым вы не можете заменить отпуск деньгами. Перечень таких лиц предусмотрен частью 3 статьи 126 НК РФ. К ним относятся:
— беременные женщины;
— работники в возрасте до 18 лет;
— работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);
— работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.
Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность — 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ст. 117 ТК РФ).
Соответственно если ваш работник не подпадает ни под одну из указанных категорий лиц, то вы можете заменить ему отпуск денежной компенсацией.
Сколько дней отпуска можно заменить
Предельное количество дней отпуска, которое можно заменить компенсацией, законодательно не установлено. Однако весь отпуск работника заменить денежной компенсацией вы тоже не вправе.
Положения части 1 статьи 126 ТК РФ разрешают выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
Следовательно, ваши работники могут рассчитывать на замену, только если вы предоставляете им удлиненный основной или дополнительный отпуск (ст. 115 и 116 ТК РФ). В таблице на с. 28 мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.
Перечень работников, которым в обязательном порядке предоставляется удлиненный основной или дополнительный отпуск
| Категория работников | Основание предоставления отпуска | Минимальная продолжительность отпуска |
| Удлиненный основной отпуск | ||
| Работники моложе 18 лет | ст. 267 ТК РФ | 31 календарный день |
| Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) | ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ | 30 календарных дней |
| Дополнительный отпуск | ||
| Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда | ст. 117 ТК РФ | 7 календарных дней |
| Работники с особым характером работы | ст. 118 ТК РФ | Срок определяется постановлениями Правительства РФ |
| Работники с ненормированным рабочим днем | ст. 119 ТК РФ | 3 календарных дня |
| Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству) | ст. 321 ТК РФ | 24 календарных дня (16 календарных дней — для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера) |
| Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне | П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ | 14 календарных дней |
| Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС | П. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1 | 14 календарных дней |
Но даже если ваши работники под указанный перечень не подпадают, вы можете установить для них дополнительный отпуск самостоятельно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). В этом случае обязательно пропишите в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте порядок и условия предоставления такого отпуска.
Примечание. Работодатель вправе по своему решению предоставить работникам дополнительные отпуска.
Если же в одном рабочем году работник не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий год, он не сможет заменить эти дни компенсацией. Денежной замене подлежат только отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года.
Пример 1. М.Е. Соболев трудится в ООО «АвтоЛомбард» с 14 мая 2012 года. Согласно трудовому договору он имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) он использовал 21 календарный день отпуска. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.2014) — 26 календарных дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. + 28 календ. дн.) он использовал только 47 дней. Неиспользованными остались 9 календарных дней. Можно ли ему заменить эти неиспользованные дни денежной компенсацией? Нет, в данном случае работник не имеет права на замену части отпуска денежной компенсацией. Так как продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска составляет только 28 календарных дней. А замене подлежат исключительно дни, превышающие указанный предел за каждый год работы.
Как оформить замену отпуска денежной компенсацией
Для замены части отпуска денежной компенсацией вам необходимо:
— получить от работника заявление с соответствующей просьбой;
— издать приказ;
— внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;
— внести информацию о замене отпуска в график отпусков.
Рассмотрим указанные шаги более детально.
Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде. Образец заявления работника на замену отпуска денежной компенсацией представлен выше.
Генеральному директору
ООО «АвтоЛомбард»
Ефимову П.С.
Заявление
В соответствии со статьей 126 ТК РФ прошу заменить денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска за период с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года в количестве 4 (четырех) календарных дней.
Дата: 28.07.2014
Шаг 2. Приказ работодателя. Если вы согласны на замену части отпуска работника денежной компенсацией, необходимо издать соответствующий приказ.
Унифицированной формы такого приказа также нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. Укажите в нем ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией. Также отразите основание издания данного приказа — реквизиты заявления работника. Образец оформления приказа на замену части отпуска денежной компенсацией представлен ниже. С приказом обязательно ознакомьте сотрудника под роспись.
Общество с ограниченной ответственностью «АвтоЛомбард»
Приказ
О замене части отпуска денежной компенсацией
В соответствии со статьей 126 ТК РФ
Приказываю:
Менеджеру отдела приема О.В. Симоновой заменить денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставленного за период работы с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года, превышающего 28 календарных дней, в количестве 4 (четырех) календарных дней.
Основание: заявление О.В. Симоновой от 28.07.2014
Генеральный директор Ефимов П.С. Ефимов
С приказом ознакомлен:
Менеджер Симонова О.В. Симонова
29.07.2014
Шаг 3. Личная карточка работника. После оформления приказа информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Эти сведения отражаются в разделе VIII «Отпуск». Фрагмент заполнения личной карточки работника представлен выше.
Личная карточка работника (фрагмент)
| Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) | Период работы | Количество календарных дней отпуска | Дата | Основание | ||
| с | по | начала | окончания | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Ежегодный основной оплачиваемый | 01.08.2013 | 31.07.2014 | 28 | 01.04.2014 | 28.04.2013 | Приказ от 07.08.2013 N 15-от |
| Дополнительный оплачиваемый | 01.08.2013 | 31.07.2014 | 4 | Замена отпуска | денежной компенсацией | Приказ от 30.06.2014 N 136-лс |
Шаг 4. График отпусков. Также вам следует отразить сведения о замене части отпуска денежной компенсацией в графике отпусков. Для этого сделайте запись в графе 10 «Примечание». Обязательно укажите количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа. Запись в графе 10 графика отпусков может быть следующей: «Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 29.07.2014 N 136-лс».
Как рассчитать компенсацию
Для определения суммы денежной компенсации, подлежащей выплате работнику, вам нужно средний дневной заработок умножить на количество заменяемых компенсацией дней.
Примечание. Размер денежной компенсации, выплачиваемой взамен отпуска, рассчитывается исходя из среднего дневного заработка сотрудника.
Средний дневной заработок в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных. Они установлены статьей 139 ТК РФ и пунктом 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).
Так, если расчетный период сотрудник отработал полностью, вам следует фактическую сумму заработной платы работника за этот расчетный период разделить на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или в нем были исключаемые периоды, то средний дневной заработок рассчитывается следующим образом. Сначала определите количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах:
КДМП = КМП х 29,3,
где КДМП — количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;
КМП — количество полностью отработанных месяцев;
29,3 — среднемесячное число календарных дней.
КДМН = 29,3: ККДМН х КОД,
где КДМН — количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;
ККДМН — количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;
КОД — количество отработанных календарных дней в данном месяце.
Если не полностью отработанных месяцев несколько, то количество календарных дней надо определить по каждому из них. А потом сложить результаты.
Затем вычислите общее количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка:
ККД = КДМП + КДМН,
где ККД — количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка.
И наконец, определите сумму среднего дневного заработка:
СЗ = СВ: ККД,
где СЗ — средний дневной заработок;
СВ — сумма выплат, начисленных работнику в расчетном периоде.
Пример 2. Сотруднице ООО «АвтоЛомбард» О.В. Симоновой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией. Расчетный период — с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года О.В. Симонова была в очередном отпуске 28 календарных дней. А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные — 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности — 9200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.
Сначала определим количество календарных дней в полностью отработанных месяцах. Оно составляет 234 дн. (8 мес. х 29,3 дн.). Теперь вычислим количество дней в месяцах, отработанных не полностью. За январь 2014 года оно равно 19,85 дн. (29,3 дн. : 31 дн. х 21 дн.), за апрель 2014 года — 1,95 дн. (29,3 дн. : 30 дн. х 2 дн.). Общее количество дней в месяцах, отработанных не полностью, составило 21,8 дн. (19,85 дн. + 1,95 дн.).
Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 255,8 дн. (234 дн. + 21,8 дн.). В учитываемые выплаты не входит средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из 381 500 руб. (420 500 руб. — 29 800 руб. — 9200 руб.). Средний дневной заработок для расчета компенсации составит 1491,4 руб. (381 500 руб. : 255,8 дн.). Сумма компенсации, подлежащая выплате О.В. Симоновой, составит 5965,6 руб. (1264,04 руб. х 4 дн.).
Заметим, что трудовым законодательством не определен срок, в который вы должны выплатить работнику компенсацию взамен отпуска. Но мы рекомендуем сделать это в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.
Примечание. Часто задаваемые вопросы
Можно ли заменить денежной компенсацией учебный отпуск?
Нет. Трудовое законодательство разрешает заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 и 127 ТК РФ). А учебный отпуск вашего работника не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам. Он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173-176 ТК РФ).
Что нам будет, если мы заменим деньгами отпуск сотрудника, не превышающий 28 календарных дней?
В таком случае вас могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Руководителю компании грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. А на организацию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб., на предпринимателя — от 1000 до 5000 руб. Вместо штрафа организации и коммерсанту может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток. Правда, это нарушение может быть выявлено, только если трудовая инспекция придет к вам с проверкой.
Какие налоги и взносы следует начислить на выплаченную компенсацию
По общему правилу компенсация, выплачиваемая взамен отпуска, является доходом работника. В перечне выплат, не облагаемых НДФЛ, она не поименована (ст. 217 НК РФ). Соответственно с ее суммы вам необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Об этом — письмо ФНС России от 13.03.2006 N 04-1-03/133. Заплатить НДФЛ в бюджет следует в день получения в банке денег на выплату компенсации или в день ее перечисления на счет работника в банке.
Также сумма выплаченной работнику компенсации облагается взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. Это прямо предусмотрено подпунктом «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и абзацем 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ. Подтверждают такой вывод и контролирующие органы (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Замена отпуска денежной компенсацией не теряет актуальности: с одной стороны, работодателю не нужно думать, кем заменить работника во время его отпуска, с другой — работник получает двойную оплату за этот период. Однако не стоит забывать и о том, что право на ежегодный отпуск гарантировано федеральным законодательством. Как в этом случае быть? О нюансах выплаты денежной компенсации вместо отпуска и о том, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, пойдет речь в этой статье.
Замена отпуска денежной компенсацией — когда это возможно?
Многие думают, что отпуск — это дело добровольное и работник сам вправе решить, идти ему отдыхать или воспользоваться правом на замену отпуска денежной компенсацией. На самом деле ежегодный отдых продолжительностью не менее 28 календарных дней — это в некотором роде обязанность, предусмотренная ТК РФ. Если же по каким-либо причинам, например в связи с особенностями осуществляемой работником трудовой деятельности либо проживанием в регионе с особыми климатическими условиями, длительность такого отпуска превышает 28 дней, то можно дни сверх установленного минимума не «отгуливать», а получить за них компенсацию.
Замена же денежной компенсацией части отпуска — право работника, которое можно реализовать посредством подачи соответствующего заявления . Работодателю права по собственной инициативе ограничить права сотрудника на причитающиеся ему дни отдыха закон не предоставляет, но вот выплатить компенсацию или отправить работника отдыхать в течение всего положенного срока — это уже решать именно работодателю. Решение принимается, как правило, с учетом потребности в работе данного сотрудника, производственных особенностей, возможности предприятия нести дополнительные материальные затраты на выплату компенсаций и особенностей личности работника, обратившегося за получением компенсационной выплаты.
Когда невозможна замена отпуска денежной компенсацией?
Итак, несмотря на то что работник имеет право на получение денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска, это, скорее, исключение, чем правило. К тому же далеко не все категории граждан могут отказаться от положенного отпуска в пользу денежной надбавки. Например, не могут отказаться от дней отдыха, в соответствии с нормами трудового законодательства (ст. 126 ТК РФ), работники, не достигшие возраста совершеннолетия (18 лет) и беременные женщины.
Следует также сказать, что дополнительные отпуска, предоставляемые гражданам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам также придется использовать, потому как вышеуказанная норма права в этом случае запрещает замену отпуска денежной компенсацией .
Все остальные категории сотрудников наделены правом подачи работодателю заявления о замене части отпуска, превышающего установленный минимум (28 календарных дней), денежной компенсацией. Хотя решать, удовлетворить требования сотрудника или нет, будет работодатель.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении (пошаговый расчет)
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск производится точно так же, как и расчет отпускных. При расчете компенсации учитывается:
- среднегодовой заработок работника с учетом премий и поощрений;
- периоды, когда работник находился на больничном, в командировках или неоплачиваемых отпусках.
Годовой заработок работника делится на 12 месяцев, затем — на среднее количество дней в месяце. Получившаяся сумма будет означать средний заработок за 1 день. Дневная зарплата умножается на количество дней отпуска, за которое вы хотите получить денежную компенсацию. Получавшаяся сумма и будет итоговым размером выплаты, с которой, как и с любого другого дохода физического лица, должен быть уплачен НДФЛ в размере 13% от начисленной суммы. Таким образом, от получившейся в ходе расчета суммы выплаты нужно отнять 13% — и получите итоговый размер полагающейся вам компенсации.